In collaborazione Gestionale per Hotel

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1 In collaborazione Gestionale per Hotel

2 Caratteristica Fondamentali E un programma di gestione alberghiera facile e intuitivo, in grado di gestire le prenotazioni, il check-in, i conti e le partenze in modo grafico ed immediato anche per gli utenti meno esperti. Eccelle rispetto agli altri software per la semplicità con cui permette di gestire le operazioni più complicate. Offre tutte le funzionalità di base per la gestione dell'albergo e anche molto di più! E possibile ricevere le prenotazioni online direttamente dal vostro sito web; verificare giorno per giorno le statistiche di incasso e di occupazione delle camere; mantenere i contatti con i clienti tramite un modulo di CRM che consente l'invio di e la produzione di lettere personalizzate; Stampare tutti i documenti indispensabili per la gestione quotidiana del vostro lavoro. Funzionalità di HotelXP: - Prenotazione arrivi e partenze - il Bureau - Gestione del Tableau Grafico - Gestione della contabilità - Gestione della cucina - Gestione degli Extra - Stampe di lavoro - Gestione delle agenzie e dell allotment - Gestione delle camere - Gestione della clientela - Configurazione parametri generali - Statistiche - Prenotazioni On-Line - Invio Telematico di ISTAT e PS

3 Il sistema gestionale offre al suo interno la piena integrazione con server che offrono altri servizi connessi

4 In Pratica: Il sistema permette di gestire un attività che comprende un bar, un ristorante ed un eventuale Hotel con un unica soluzione. Tablet Server Gestione Tavoli Access Point rete sala Comunicazione delle camere al sistema di gestione tavoli Access Point rete sala Ordinazioni tramite Palmari Switch centrale invia Fax via mail Fax Server Addebito del conto Sulla camera selezionata Access Point servizio Server / Terminale per Gestionale Hotel Riceve ed invia Fax Linea FAX Accesso tramite Autentificazione ADSL Hot Spot Router ADSL

5 Gestione degli extra HotelXP consente una gestione semplice per gli addebiti extra e i supplementi. È inoltre possibile ricevere direttamente gli extra da postazioni esterne modello POS virtuale. Dal menu extra potrete: Gestire il listino degli extra e la suddivisione in categorie. Gestire i supplementi. Gestire rapidamente gli addebiti degli extra. Importare gli addebiti degli extra da POS esterni. Stampe di lavoro HotelXP permette di stampare tutti i documenti necessari per lo svolgimento dell'attività quotidiana. HotelXP vi permette di: Stampare le liste di gestione della struttura: lista degli arrivi lista delle partenze lista delle schede di notifica lista con l'elenco delle camere e relativi occupanti lista per la portineria lista per le governanti lista per i camerieri lista delle prenotazioni scadute lista dell'elenco maturati lista degli incassi giornalieri l'elenco degli ospiti presenti il conteggio dei trattamenti Stampare i menù in base al numero e alla lingua degli ospiti presenti Stampare il modello A in 3 diversi formati oppure esportazione in Excel dei dati statistici Stampare il modello C/60 o C/59 Controllare lo stato di avanzamento delle stampe giornaliere Gestione delle agenzie e dell'allotment HotelXP permette la gestione delle agenzie e di riservare specifiche camere in periodi selezionati: Gestione dell'anagrafica delle agenzie di viaggio e dei rispettivi movimenti contabili Gestione dell'allotment delle camere e visualizzazione grafica sul tabellone delle prenotazioni delle camere in allotment Gestione della sospensione di un pagamento per la successiva fatturazione all'agenzia titolare della prenotazione Gestione delle camere HotelXP permette una gestione dettagliata delle camere dell'albergo: Gestione dell'elenco delle camere e dei tipi di camera Gestione dei supplementi associati alle camere Gestione della preparazione delle camere Quadro grafico di visualizzazione dello stato delle camere Gestione dei clienti La gestione dei cliente fatta con HotelXP è estremamente completa e permette: Gestione dei clienti e dello storico delle visite Gestione del nucleo familiare Gestione del mailing via posta o con filtri di selezione destinatari Selezione del metodo di archiviazione dei clienti Gestione delle circolari con il sistema della "stampa unione" Gestione delle etichette e delle buste Stampa e visualizzazione dei compleanni dei clienti Gestione del CRM e del grado di soddisfazione dei clienti

6 Gestione del bureau Il bureau di HotelXP contiene tutte le funzionalità necessarie per il Front Office dell'albergo. Dal bureau potrete: Calcolare velocemente un preventivo Inserire una prenotazione singola o di un gruppo Visualizzare le prenotazioni che non sono ancora state confermate Gestire le schedine di pubblica sicurezza Gestire l'arrivo delle persone Predisporre la partenza di un ospite o della camera Visualizzare i dati degli ospiti partiti Visualizzare le camere disponibili e quelle occupate Effettuare ricerche avanzate delle camere disponibili. Effettuare ricerche sugli ospiti Visualizzare il tableau Gestione del tableau Il tableau di HotelXP è il cuore del programma e permette di accedere direttamente a tutte le funzionalità relative all'operatività quotidiana durante l'attività. Dal tableau potrete: Inserire una prenotazione singola o di un gruppo Visualizzare velocemente le informazioni e le note delle registrazioni Gestire l'arrivo delle persone Addebitare gli extra agli ospiti Preparare e stampare il conto, la ricevuta o la fattura Eseguire un cambio camera o uno spostamento di camera Effettuare ricerche sugli ospiti La gestione della contabilità HotelXP permette di gestire in maniera estremamente flessibile e personalizzabile i listini relativi alle rette, ai supplementi e agli extra. Contiene un modulo per la gestione della contabilità con un sistema basato sul piano dei conti e sulla prima nota. Lo sviluppo del conto, della ricevuta e della fattura sono realizzate tramite un percorso guidato che ne facilita la composizione dettagliata.con le funzioni di contabilità di HotelXP si può: Gestire listini flessibili in base al tipo di camera e al trattamento, gestione delle riduzioni e dei supplementi Aggiungere extra e supplementi al momento della stampa del conto Modificare la retta, inserire sconti e riduzioni, utilizzare forfait per i singoli ospiti di cui stampare il conto Personalizzare dei moduli di stampa di ricevute e fatture, scelta del dettaglio del conto Sospendere il pagamento di parte o tutto l'importo per la fatturazione dilazionata ad altri ospiti o agenzie Stampare un conto passante o un conto ristorante senza dover inserire il cliente tra gli ospiti Archiviare e consultare fatture e ricevute Gestire i movimenti di magazzino e degli articoli sottoscorta Gestire il piano dei conti e la prima nota La gestione della cucina HotelXP permette di gestire in maniera completa, flessibile e personalizzabile tutte le operazioni legate alla ristorazione.l'archivio piatti di HotelXP è composto da oltre 300 pietanze già tradotte in 3 lingue (inglese, francese e tedesco) e permette la composizione di menu in lingua e la gestione delle comande. Con le funzioni di cucina è possibile: Gestire l'elenco dei piatti fino a 6 lingue. Gestire i menù e le eventuali variazioni. Personalizzare la stampa dei menù. Gestire la disposizione dei tavoli e associare i camerieri. Gestire le comande con stampe per i camerieri, per la cucina e in base alle portate.

7 Configurazione dei parametri HotelXP consente di configurare le impostazioni principali del programma. Tutte i parametri caratteristici dell'attività dell'albergo sono facilmente personalizzabili anche dagli utenti meno esperti. Colori, descrizioni, tipi di camere, lingue, modalità di pagamente, composizione delle camere e modalità di visualizzazione grafica possono essere personalizzate a piacimento. Inolte tramite una procedura guidata HotelXP vi guida all'impostazione dei parametri fondamentali per l'operatività dell'albergo come le camere, i listini, i trattamenti e tutte le informazioni caratteristiche della struttura alberghiera. HotelXP permette di: Gestire gli archivi di base (lingue, monete, province, nazioni, trattamenti, marketing, pagamenti, documenti). Gestire della disposizione dei tavoli nelle sale per la personalizzazione delle comande. Gestire i numeratori, l'intestazione della struttura e i moduli predefiniti delle stampe. Gestire gli operatori ed eventualmente limitare gli accessi al programma. Impostare il back-up dei dati, la chiusura di fine anno, la copia delle basi dati. Gestire le stampe configurando appositamente i moduli prestampati. Personalizzare l'interfaccia grafica. Statistiche HotelXP contiene un importante modulo per la produzione delle statistiche di esercizio. È fondamentale per ogni albergatore conoscere dettagliatamente l'andamento della propria attività ed è per questo che HotelXP incorpora un modulo per la gestione delle statistiche che permette di: Valutare le statistiche di provenienza dei clienti Visualizzare il rapporto tra clienti nuovi e consolidati Visualizzare le statistiche di scelta dei trattamenti Valutare la durata media del soggiorno Effettuare statistiche sull'età degli ospiti Visualizzare il ricavo complessivo nel periodo selezionato suddiviso in extra, supplemtenti e rette Valutare i ricavi suddivisi per reparto Controllare il riepilogo dei maturati Visualizzare il dettaglio di vendita degli extra Analizzare la percentuale di occupazione delle camere nei periodi Analizzare la percentuale di occupazione dei letti nei periodi effettuare raffronti con budget preventivi Prenotazioni online HotelXP permette di gestire le prenotazioni provenienti dal vostro sito web. Attraverso un'interfaccia di dialogo con il vostro sito web, HotelXP permettere di mettere online la disponibilità di alcune camere e di ricevere direttamente sul tableau la prenotazione confermata da un pagamento con carta di credito. Vi seguiremo nell'apertura del "canale elettronico" per l'incasso della caparra e per attivare il sistema di prenotazione web che sta acquisendo sempre più importanza nelle modalità di prenotazione. invio telematico di ISTAT e PS HotelXP permette di creare automaticamente i file da inviare telematicamente alla questura per comunicare le schede di Pubblica Sicurezza tramite il sistema degli Alloggiati Web. Attraverso un'interfaccia semplice ed intuitiva potrete selezionare le schede di PS da inviare ed eventualmente di modificare al volo i dati mancanti o errati inseriti al momento del check-in. Con lo stesso sistema è possibile anche creare il file con le informazioni statistiche (ex tavola A, mod C/59, mod C/60) da inviare al vostro Ente Provinciale preposto alla raccolta dati.

8 Per una consulenza gratuita sulle nostre soluzioni non esitate a contattarci Tel: 045/ Fax: 045/

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