SP3C Servizio Pubblico di Connettività, Collaborazione e Conservazione

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1 SP3C Servizio Pubblico di Connettività, Collaborazione e Conservazione SPConn SPColl SPCons Raccolta, conservazione sostitutiva e notifica digitali della documentazione legale e tributaria per i cittadini, le imprese e la pubblica amministrazione. PROPOSTA Giulio Beltrami, 2009 Sommario: Premessa...1 Requisiti e obiettivi...2 Soluzione proposta...3 Caratteristiche architettoniche...4 Tecno-struttura...4 Info-struttura...5 Caratteristiche funzionali...6 Benefici previsti...7 Premessa Si propone una implementazione a valore aggiunto del SPC (Servizio Pubblico di Connettività e Collaborazione) del CNIPA (http://www.cnipa.it/); per cui la descrizione è finalizzata a illustrare tale valore aggiunto, rimandando alle specifiche SPC per le prestazioni generiche. Le considerazioni e soluzioni formulate si avvalgono della competenza di ITside (http://www.itside.it/) sulle problematiche di conservazione sostitutiva e in particolare sulla integrazione fra sistemi informativi gestionali e documentali. SP3C_0_04.doc 1

2 Requisiti e obiettivi Ci si continua ad illudere sulla eliminazione della carta negli uffici, con l adozione di sistemi documentali, in grado di trattare a norma i documenti digitali, derivati dalla scansione dei documenti cartacei, ed i documenti informatici prodotti dai sistemi informativi gestionali, grandi o piccoli che siano (da ERP, CRM, SCM, ecc. fino a Office Business Application): Ma se le tecnologie di produzione, gestione, memorizzazione, consultazione e trasmissione di documenti informatici (tipicamente Office, XML e PDF) 1, stanno riducendo la carta, almeno nei rapporti d affari correnti fra le imprese, stenta ad affermarsi la pratica della conservazione digitale sostitutiva della documentazione con valore legale, per due motivi: 1. La gestione quotidiana utilizza archivi informatici di lavoro, tipicamente data base e cartelle di file e caselle di posta, sempre più capaci e prestanti, ogni giorno che passa. 2. Il costo di possesso di un sistema di conservazione digitale non è giustificato dalla frequenza di consultazione, a babbo morto, e dai costi e rischi di gestione dell archivio cartaceo. Solo un sistema pubblico di raccolta, conservazione e notifica digitali della documentazione, con valore legale/tributario, può garantire le economie di scala che permettano di toglierci la carta di torno, una volta per tutte, a favore dei cittadini, delle imprese e della pubblica amministrazione. Invero negli ultimi anni si sono verificate le condizioni tecniche e organizzative: 1. L infrastruttura di telecomunicazione pubblica, con il Servizio Pubblico di Connettività e Collaborazione (SPConn-SPColl), offre urbi et orbi le capacità di integrazione applicativa della Service Oriented Architecture (SOA). 2. Alcune banche (Intesa S.Paolo, ecc.) e imprese di servizi (Info Camere, Poste Italiane, Comdata, ecc.) offrono servizi esternalizzati di gestione documentale alle imprese. 3. I principali prodotti ECMS/EDMS (OpenText, Esker, Alfresco, Filenet-IBM, Stellant-Oracle, Documentum-EMC, ecc.) prevedono SaaS (Software as a Service) ed interfacce standard di accesso ai contenuti (CMIS, JCR, ecc.) e di integrazione ERP (ArchiveLink, ecc.). abilitanti una fattiva collaborazione fra pubblico e privato, che permetta di estendere alle PMI ed ai Cittadini, servizi digitali di gestione della documentazione legale, più semplici ed economici da usare, di quelli tradizionali, rivolti alle grandi imprese ed alla stessa PA. Da ultimo, ma altrettanto importante, il supporto infrastrutturale del SP3C, agli enti e imprese locali ed ai visitatori, sarebbe ideale per Expo Le tecnologie abilitanti ai processi aziendali di dematerializzazione ClubTI 2007 Dematerializzare per innovare - le relazioni digitali tra le imprese e la pubblica amministrazione ClubTI Milano 2008 SP3C_0_04.doc 2

3 Soluzione proposta L architettura SPC e la relativa porta di dominio rivestono un ruolo importante non solo come base delle prossime architetture delle Pubbliche Amministrazioni (PA), sia centrali che locali, ma anche come elemento trascinante verso soluzioni SOA per tutti i sistemi informativi in Italia. 2 Estesa Ufficio Casa SP3C Conservatrice Data Center E quindi possibile sfruttare l infrastruttura pubblica SPC per veicolare in sicurezza, adattandoli, servizi condivisi (shared services) di conservazione sostitutiva e notifica digitali, offerti on the cloud da imprese competenti e autorevoli ed implementati nei loro data-center: alla Pubblica Amministrazione, locale e centrale, come originalmente previsto; alle imprese, di qualsiasi natura e dimensione, anche tramite consorzi, associazioni e studi professionali (es. commercialisti); in prospettiva, ai cittadini ed alle loro famiglie, attraverso gli enti pubblici locali competenti. con l obiettivo di garantire la massima qualità ed economia di tali servizi, intesi come comodità, in un regime di libero mercato per le imprese erogatrici. 2 Libro Bianco della SOA Club TI Milano, 2008 SP3C_0_04.doc 3

4 Caratteristiche architettoniche Tecno-struttura L integrazione applicativa nel SPC prevede un primo livello di interoperabilità, assicurato dalla trasmissione di Buste di e-government, fra servizi applicativi attestati alle Porte di Dominio ed un secondo livello di Servizi Infrastrutturali di Coordinamento Applicativo (SICA). Pertanto, nell architettura SPCoop, per instaurare una relazione fra servizi applicativi (linea blu), è necessario definire un Accordo di Servizio (linea rossa), fra i Domini di Cooperazione interessati, nel Registro SICA (Servizi Infrastrutturali di Interoperabilità, Cooperazione e Accesso): Livello di Coordinamento SICA Supporto di Gestione e Controllo Specifica degli Accordi di Servizio Servizi di registro SICA Accordo di Servizio Servizi di Sicurezza SICA Indice dei Soggetti Specifica Regole di Nomenclatura Specifica delle Regole di Sicurezza Catalogo Schemi Concettuali / Ontologie PAC1 DSC1 1 PAC3 PAL2 DSC3 DSL2 3 Infrastruttura di Trasporto Erogazione Servizio PDL2/3 PAL3 DSL3 PAC2 PAL1 DSC4 4 DSC2 DSL1 PDL1 2 PAC4 Livello di Interazione Servizi Applicativi 1 Cittadino che convenendo fra le parti: Le funzionalità (classi di prestazioni) del servizio erogato Le interfacce di scambio dei messaggi tra erogatore e fruitore I requisiti di sicurezza dell erogazione/fruizione I requisiti di qualità di servizio dell erogazione/fruizione permetta alle applicazioni gestionali front-office, del cittadino e dell impresa, di fruire di servizi back-office di notifica e conservazione sostitutiva, esposti nel SICA dalle imprese fornitrici, attraverso Porte di Dominio, concesse a enti locali, grandi e medie imprese, consorzi/associazioni di piccole imprese e studi professionali (es. commercialisti). Per garantire la scalabilità del servizio e la rettificazione dei procedimenti (Straight Through Processing), una volta individuate le modalità di trattamento nel Registro SICA, i documenti fluiscono direttamente (peer to peer) dal sistema gestionale dell utente al sistema di conservazione digitale, e viceversa, attraverso un apposito Service Bus di SPC. SP3C_0_04.doc 4

5 Info-struttura Nel mondo delle imprese i pacchetti software gestionali da tempo offrono interfacce standard d integrazione con i sistemi documentali; ad esempio SAP R/3 ha la API proprietaria ALE (Application Linking and Embedding), per scambiare qualsiasi informazione nel formato documentale proprietario IDocs, fra istanze SAP ed anche con applicativi non SAP; inoltre prevede il protocollo applicativo di gestione documentale ArchiveLink, con cui il DMS può avere diverse modalità di interazione con R/3 e di trattamento dei documenti in ingresso; e d altra parte il DMS può archiviare qualsiasi report (ALF) e tabulato SAP, convertendoli in documenti PDF fincati, con l opzione COLD (Computer Output Laser Disk). In particolare SP3C implementa un interfaccia di archiviazione documentale tipo ArchiveLink, implementata in SOA (SOAP/WSDL) e declinabile a qualsiasi livello d applicazione utente, da ERP a OBA (Office Business Application), in grado di offrire: Utente Utente Conservatrice Data Center Data Center Conservatrice ai Fornitori servizi di formazione e conservazione digitale, presso il loro Conservatore, dei documenti interni o da notificare ai Clienti (ciclo attivo), ai Clienti servizi di consultazione e riproduzione (in copia conforme) dei documenti notificati dai Fornitori (ciclo passivo), disponibili presso il Conservatore di quest ultimi La interoperabilità fra gli archivi dei diversi Conservatori, è garantita dall adozione dello standard CMIS (Content Management Interoperability Services), mentre la notifica a norma dei documenti (offerte, ordini, fatture, ecc.) ai sistemi gestionali utente è supportata da servizi certificati: Semiautomatici di Posta Elettronica (PEC) e Protocollo Informatico (GEDOC), Automatici di EDI (Electronic Data Interchange), disponibili su SPC. SP3C_0_04.doc 5

6 Caratteristiche funzionali SP3C garantisce la raccolta e conservazione digitale dei documenti, modulata secondo l evoluzione tecnologica e delle normative vigenti nei diversi Paesi, in cui anche le PMI si possono trovare ad operare, nella economia globalizzata: Certification Timestamp Certification Timestamp Documenti cartacei scansionati Documenti digitali indici + immagine Internet Formazione (country dependent) Internet Conservazione (country dependent) Responsabile conservazione (Italia) HSM Token USB Smart card HSM Token USB Smart card Documenti amministrativi Documenti del personale Contratti Fatture Libri e registri, Libro giornale, Libro inventari, Registri Iva, Ordini, Contrattualistica, Libri sociali, Bilanci, Relazione dei sindaci e dei revisori, Relazione sulla gestione, DDT, Corrispondenza, Telegrammi Libro Unico del Lavoro, Cedolini paga, Cedolini riepilogo, Fogli presenza, Contratti, CUD, Modello 770, Modello 730, Libri e registri assicurativi SP3C_0_04.doc 6

7 Benefici previsti Invero SP3C funge da rete di smaltimento documentale, nell ecologia dei sistemi informativi pubblici e privati, a beneficio dell economia e della conformità normativa generali: SP3C sfrutta le prestazioni native SPConn per veicolare le richieste di archiviazione documentale fra Imprese Utenti ed Imprese incaricate della conservazione digitale sostitutiva. SP3C sfrutta le prestazioni native SPColl per conciliare la interfaccia applicativa API utente standardizzata con quelle dedicate dei servizi commerciali di conservazione digitale sostitutiva. SP3C permette alle Imprese Utenti di condividere la documentazione unificata sulle forniture di propria competenza, come cliente o come fornitore, deduplicando ad esempio le fatture. SP3C prevede un prezzo politico al suo servizio di mediazione, fra Imprese Utenti e Imprese di Conservazione; pagato da queste ultime, per operare, in regime di libera concorrenza, con le Imprese Utenti. SP3C facilita la e il Cittadino utente a reperire la documentazione relative alle proprie forniture di servizi pubblici (telefono, luce, gas, ecc.), ad esempio contratti e bollette, qualora le Imprese eroganti (Utility) interfaccino SP3C, come Utente Fornitore o come Conservatore. SP3C offre un accesso unificato e semplificato al patrimonio documentale dell impresa, sollevandola da costi di proprietà di sistemi informatici complessi e mutevoli, come quelli che realizzano la fatturazione elettronica e la conservazione digitale sostitutiva. SP3C giustifica sconti fiscali e incentivi economici per l innovazione tecnologica, a favore delle Imprese servite, favorendone la conformità legale e tributaria. SP3C favorisce la proliferazione di servizi di gestione documentale on the cloud, a valore aggiunto rispetto alla mera conservazione digitale sostitutiva, attraverso la medesima infrastruttura pubblica di integrazione applicativa (SPC). Da ultimo, ma altrettanto importante, la partecipazione di privati al SPC favorirebbe il superamento delle secche di autorefenzialità entro cui la PA tende ad arenarsi. SP3C_0_04.doc 7

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