lucia starola - Copyright Wolters Kluwer Italia s.r.l. Gli obblighi antiriciclaggio per i revisori legali di Lucia Starola

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1 Gli obblighi antiriciclaggio per i revisori legali di Lucia Starola L Associazione Italiana Revisori Contabili, Assirevi, ha pubblicato a fine maggio 2014 sul proprio sito il Documento di ricerca n. 181, rubricato Normativa antiriciclaggio: applicazione alle società di revisione, circa le modalità di adempimento degli obblighi di adeguata verifica, organizzazione, registrazione, procedure e controlli interni. I contenuti di tale Documento, degno di rilievo, sono per molti aspetti validi anche per i revisori persone fisiche e per i sindaci revisori, nonché per i professionisti in genere. La normativa di prevenzione del riciclaggio contiene una articolata previsione di normative secondarie di attuazione, la cui emanazione è affidata alle Autorità di Vigilanza di settore (art. 7 D.Lgs. n. 231/2001). In particolare è previsto che la Consob, autorità di vigilanza dei revisori legali e delle società di revisione con incarichi di revisione su enti di interesse pubblico, emani diposizioni circa le modalità di adempimento degli obblighi di adeguata verifica (1), di organizzazione, registrazione, procedure e controlli interni (2). L Associazione Italiana Revisori Contabili, Assirevi, ha pubblicato a fine maggio sul proprio sito il Documento di ricerca n. 181, rubricato Normativa antiriciclaggio: applicazione alle società di revisione. Il Documento analizza diverse problematiche sottese agli adempimenti richiesti dal D.Lgs. n. 231/2007 alla luce delle disposizioni di Consob e di Banca d Italia (3) ed appare utile analizzare alcune interpretazioni fatte proprie da Assirevi. I contenuti di tale Documento, degno di rilievo, sono per molti aspetti validi anche per i revisori persone fisiche e per i sindaci revisori, nonché per i professionisti in genere. Principi generali In premessa, il Documento richiama i principi generali enunciati nell art. 3 del Decreto all interno dei quali deve essere ricondotto e deve essere interpretato il contenuto precettivo di ogni singola norma. Tali principi sono essenzialmente due: i destinatari adempiono agli obblighi avendo riguardo alle informazioni possedute o acquisite nell ambito della propria attività istituzionale o professionale; l applicazione delle misure deve essere proporzionata alla peculiarità delle varie professioni. Rapportando tali principi alle società di revisione, Assirevi richiama la necessità che siano po- Lucia Starola - Starola - Cantino Battaglia - Sandri - Dottori Commercialisti Associati (1) Provvedimento recante disposizioni attuative in materia di adeguata verifica della clientela da parte dei revisori legali e delle società di revisione con incarichi di revisione su enti di interesse pubblico, ai sensi dell art. 7, comma 2, del D.Lgs. 21 novembre 2007, n. 231, adottato con Delibera del 18 febbraio (2) Provvedimento recante disposizioni attuative in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l utilizzo a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo delle società di revisione iscritte nell Albo speciale previsto dall articolo 161 del D.Lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 e contemporaneamente iscritte nel Registro dei revisori contabili, ai sensi dell art. 7, comma 2, del D.Lgs. n. 231/2007, adottato con Delibera n del 28 giugno (3) Provvedimento recante gli indicatori di anomalia per le società di revisione e revisori legali con incarichi di revisione su enti di interesse pubblico, emanato con Delibera della Banca d Italia n. 61 del 31 gennaio Provvedimento recante disposizioni attuative per la tenuta dell archivio unico informatico e per le modalità semplificate di registrazione di cui all art. 37, commi 7 e 8, del D.Lgs. n. 231/2007, emanato con Delibera della Banca d Italia del 3 aprile

2 ste in essere le misure e le attività coerenti con la natura e l oggetto dell incarico, quindi le metodologie di lavoro, gli strumenti ed i processi organizzativi tipici dell attività di revisione, senza che debbano essere utilizzati strumenti differenti da quelli adottati nel processo di lavoro per lo svolgimento dell attività ordinaria (principi di revisione). In effetti l art. 3 contiene i precetti relativi al tipo di condotta e la diligenza richiesta al professionista, che deve operare consapevolmente per preservare la sua attività dal rischio di coinvolgimento in attività criminose. La diligenza attiene alla capacità di adottare misure (4) idonee ad un funzionale adempimento degli obblighi, ed occorre sottolineare che il richiamo alle informazioni possedute o acquisite nell ambito della propria attività professionale esclude attività legate a compiti parainvestigativi. Al professionista non potrà essere imputata l eventuale carenza nella ricerca di prove o indizi, se non con esclusivo riferimento alle informazioni oggettivamente e direttamente connesse allo svolgimento dell operazione ed, inoltre, l applicazione delle misure previste deve essere proporzionata alla peculiarità delle professioni ed alle dimensioni dei destinatari. Assirevi ricorda che la valutazione del rischio costituisce il parametro di riferimento per la commisurazione degli obblighi di adeguata verifica della clientela e, pertanto, è necessario avvalersi di una procedura di valutazione dell entità del rischio da assegnare ad ogni incarico professionale al momento del conferimento del medesimo. La codifica delle procedure interne non è Individuazione del soggetto cliente Nelle attività di adeguata verifica della clientela, correttamente Assirevi evidenzia come si renda necessario, in primo luogo, individuare quale sia il soggetto cliente, ovvero il soggetto cui la società di revisione rende una prestazione professionale, in seguito al conferimento di un incarico. In tale ambito, Assirevi afferma che, qualora non vi sia coincidenza tra soggetto conferente l incarico e società oggetto delle verifiche, cliente è il soggetto nel cui interesse è resa la prestazione professionale. In proposito vengono esemplificate talune tipologie di incarico: revisione bilancio consolidato. Se l incarico viene conferito dalla sola capogruppo deve essere identificato come cliente la sola capogruppo; acquisition due diligence / vendor due diligence. È cliente il soggetto conferente l incarico; incarichi conferiti dal Collegio sindacale, da altri organi/strutture sociali e dall attestatore: cliente è la società presso la quale viene svolta l attività di ispezione e controllo. espressamente prevista dal D.Lgs. n. 231/2007, tuttavia, per i professionisti, è stata suggerita dal Ministero della Giustizia nel Provvedimento (D.M. 16 aprile 2010) che ha indicato gli indici di anomalia per i professionisti ed i revisori, al fine di garantire omogeneità di comportamenti ed assicurare la pronta ricostruibilità a posteriori delle decisioni assunte. Individuazione del soggetto cliente Considerando che la prima delle attività di adeguata verifica è costituita dall identificazione del cliente e del titolare effettivo, correttamente Assirevi evidenzia come si renda necessario, in primo luogo, individuare quale sia il soggetto cliente, ovvero il soggetto cui la società di revisione rende una prestazione professionale, in seguito al conferimento di un incarico. In tale ambito, Assirevi afferma che qualora non vi sia coincidenza tra soggetto conferente l incarico e società oggetto delle verifiche, cliente è il soggetto nel cui interesse è resa la prestazione professionale. In proposito vengono esemplificate talune tipologie di incarico: revisione bilancio consolidato. Se l incarico viene conferito dalla sola capogruppo deve essere identificato come cliente la sola capogruppo; acquisition due diligence/vendor due diligence. È cliente il soggetto conferente l incarico; Nota: (4) G. Caputi, Gli adempimenti per i professionisti, in AA.VV., Gli adempimenti dei professionisti dopo il D.Lgs. 231/2007 di recepimento della III direttiva 2005/60/CE, Milano, 2008, pag

3 incarichi conferiti dal Collegio sindacale, da altri organi/strutture sociali e dall attestatore: cliente è la società presso la quale viene svolta l attività di ispezione e controllo. L interpretazione appare corretta, stante la precisazione che, a prescindere dall individuazione del soggetto cliente ai fini dell adeguata verifica, permangono, comunque, gli autonomi obblighi di segnalazione delle operazioni sospette in relazione a fatti di cui la società di revisione dovesse venire a conoscenza nello svolgimento delle proprie attività presso la società target. L interpretazione richiamata induce ad un pensiero critico nei confronti di talune risposte a quesiti, risalenti nel tempo, da parte dell allora Ufficio Italiano dei Cambi (5) che forse dovrebbero essere ripensate, risultando inutile e ridondante l identificazione di due diversi soggetti quali clienti, pur essendo dovuto l obbligo di eventuale segnalazione di operazione sospetta su entrambi. Allo stesso modo, Assirevi ritiene che, qualora una società estera o italiana conferisca un incarico per verifiche da svolgere nei confronti di una entità italiana, quest ultima sia da considerare cliente, ad eccezione dei casi di incarichi cosiddetti di assistenza contabile staff nel qual caso cliente dovrà essere considerata solo l entità conferente l incarico. In una visione che guardi all aspetto sostanziale della normativa, l interpretazione può essere condivisibile, sempre nel presupposto che in ogni caso permangano gli obblighi di segnalazione di operazione sospetta, attività che costituisce il fine ultimo della disciplina di prevenzione. Tuttavia, se si considera che l emergere di un sospetto deriva molte volte da una incongruenza tra un fatto e la conoscenza del cliente, acquisita anche per mezzo dell adeguata verifica dello stesso, potrebbero risultare Identificazione del cliente persona giuridica Assirevi afferma che il Provvedimento Consob in tema di adeguata verifica della clientela chiarisce» che non è richiesta l identificazione della persona fisica conferente l incarico in nome e per conto dell entità cliente o del suo legale rappresentante. Alla base dell assunto Assirevi riporta alcune considerazioni: che nell attività di revisione non esiste un soggetto esecutore di operazioni per conto del cliente, compiute mediante/presso il soggetto destinatario; che l identificazione dell esecutore/legale rappresentante è richiesta solo quando ricorra un operazione. L interpretazione di Assirevi dovrebbe estendersi a tutte le prestazioni professionali che non si concretizzano in una operazione. eccessivamente scarne le conoscenze del soggetto e quindi non rilevabile l anomalia, qualora non sia stata effettuata l adeguata verifica sull entità italiana. Identificazione del cliente persona giuridica Richiamata la peculiarità dell attività professionale della società di revisione, che si sostanzia in un rapporto di durata con l entità cliente, avente ad oggetto verifiche contabili ex post, con assenza di interazione con il legale rappresentante del cliente, Assirevi afferma che il Provvedimento Consob in tema di adeguata verifica della clientela chiarisce che non è richiesta l identificazione della persona fisica conferente l incarico in nome e per conto dell entità cliente o del suo legale rappresentante. L affermazione non è priva di interesse e merita un approfondimento. Alla base dell assunto Assirevi riporta alcune considerazioni: che nell attività di revisione non esiste un Nota: (5) - Incarichi ricevuti da altro professionista (del 21 giugno 2006). Nel caso in cui un professionista A conferisca incarico ad altro professionista B in relazione a clientela propria di A (il cliente di A non conferisce un incarico congiunto ai due professionisti) il professionista B dovrà considerare, ai fini dell espletamento degli obblighi di identificazione e registrazione, quale cliente sia il professionista A sia il cliente di A. Nell ipotesi in cui la prestazione professionale resa dal professionista B si sostanzi unicamente in una collaborazione puramente intellettuale senza che ciò importi un esame della posizione giuridica del cliente di A, il professionista B sarà tenuto unicamente agli obblighi di identificazione e registrazione nei confronti del professionista A. Ced a servizio di più professionisti (del marzo 2007). Analoga considerazione vale per l UIC nel caso di incarico conferito ad un professionista che si avvale di un Ced in forma societaria, a cui partecipa lo stesso professionista. Il cliente deve essere identificato sia dal professionista che dal Ced ed il Ced deve identificare sia il professionista che il cliente. 2497

4 soggetto esecutore di operazioni per conto del cliente, compiute mediante/presso il soggetto destinatario (6); che l art. 19, comma 1, lettera a), del Decreto, richiede l identificazione dell esecutore/legale rappresentante solo quando ricorra un operazione. In effetti, l art. 19, lettera a), primo periodo, si riferisce sia alle operazioni che all instaurazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale, mentre il secondo periodo recita: qualora il cliente sia una società o un ente è verificata l effettiva esistenza del potere di rappresentanza e sono acquisite le informazioni necessarie per individuare e verificare l identità dei relativi rappresentanti delegati alla firma per l operazione da svolgere. L interpretazione di Assirevi, se valida a livello sostanziale, dovrebbe estendersi a tutte le prestazioni professionali che non si concretizzano in una operazione. che la posizione è stata chiarita da Consob nelle risposte alle osservazioni formulate da Assirevi in sede di consultazione del Provvedimento. In effetti, nelle osservazioni di Assirevi al documento Consob in consultazione si chiedeva di confermare che, con riferimento ai legali rappresentanti, le informazioni richieste siano unicamente quelle desumibili dai certificati camerali ed albi, e che pertanto non si deve procedere all acquisizione né di un documento in corso di validità né dei dati identificativi relativi allo stesso. Inoltre, sempre in presenza di cliente non persona fisica, si richiede di confermare che non è necessario procedere all identificazione del firmatario dell incarico, atteso che è sufficiente accertarne i soli poteri di rappresentanza. Nelle sue Valutazioni Consob ha risposto: si sottolinea che dall art. 19, comma 1, lett. a), del Individuazione del titolare effettivo Assirevi concorda con l interpretazione della nozione di titolare effettivo che assume il parametro quantitativo del 25% più uno quale criterio residuale, applicabile solo nell ipotesi in cui non si giunga alla identificazione di un soggetto controllante ai sensi dell art c.c. Assirevi sottolinea anche che la sovrapposizione fra il concetto di controllo ed un parametro quantitativo fisso che prescinde dal controllo può generare incertezza. Sul tema dell individuazione del titolare effettivo, la Proposta di IV direttiva non fornisce chiarimenti univoci, in quanto da un lato prevede che una percentuale del 25% più uno posseduto da una persona fisica costituisce prova di proprietà diretta, dall altro, prevede che la nozione di controllo sia determinata con riferimento ai criteri previsti per i bilanci consolidati. decreto antiriciclaggio si evince il principio che: deve essere verificata l effettiva esistenza del potere di rappresentanza di chi conferisce l incarico in nome e per conto di una società/ente; nel caso in cui il firmatario dell incarico sia persona diversa (es. procuratore) dal legale rappresentante vanno verificati sia a) il (particolare) potere di firma del primo; sia b) i (generali) poteri di rappresentanza del secondo. Nel silenzio di Consob sulla necessità o meno di acquisire il documento ed i dati identificativi del legale rappresentante, Assirevi legge un assenso alle proprie osservazioni. Se così è, l interpretazione è valida per qualsiasi fattispecie di cliente persona giuridica, per il quale viene svolta una prestazione professionale che non si concretizza in una operazione finalizzata ad un obiettivo di natura finanziaria o patrimoniale modificativo della situazione giuridica preesistente (art. 1, lettera l) (7). Pur considerando corretta l interpretazione di Assirevi, che non risulta essere stata percorsa in precedenza, si pongono alcune domande: se non viene identificata la persona fisica, come può esservi certezza della coincidenza con il legale (6) L affermazione è indubbiamente vera e sarebbe altrettanto vera, ad es., per la tenuta della contabilità da parte di un professionista. (7) Per analogia di argomento, si ricorda l opinione da sempre espressa dalla Commissione antiriciclaggio del CNDCEC: a sensi dell art. 16, comma 1, le prestazioni professionali che non hanno per oggetto mezzi di pagamento, né la trasmissione o movimentazione di mezzi di pagamento, non possono ritenersi operazioni a sensi del Decreto, in quanto non finalizzate ad obiettivi di natura finanziaria o patrimoniale e quindi, di per sé, gli obblighi di adeguata verifica e registrazione non sussistono, salvo il caso di sospetto di riciclaggio. 2498

5 rappresentante? Conservano valore le dichiarazioni (identità del titolare effettivo, scopo e natura della prestazione ) rese da una persona non identificata? Individuazione del titolare effettivo Assirevi concorda con l interpretazione della nozione di titolare effettivo che assume il parametro quantitativo del 25% più uno quale criterio residuale, applicabile solo nell ipotesi in cui non si giunga alla identificazione di un soggetto controllante ai sensi dell art (8). Ancora il Documento recita: la sovrapposizione fra il concetto di controllo ed un parametro quantitativo fisso che prescinde dal controllo possono generare incertezza ed in proposito viene riportato il caso in cui figurino più soci che detengano una percentuale superiore al 25%+1, ma dove il controllo sia esercitato, per effetto di un patto parasociale, soltanto da alcuni di essi; oppure l ipotesi che nessuno detenga il 25%+1, ma uno o più soci, attraverso patti di sindacato, possano esercitare, magari in relazione solo ad alcune deliberazioni, il controllo dell entità cliente. Sul tema dell individuazione del titolare effettivo, allo stato attuale degli emendamenti approvati dal Parlamento europeo, la Proposta di IV direttiva non fornisce chiarimenti univoci, in quanto da un lato prevede che una percentuale del 25% più uno posseduto da una persona fisica costituisce prova di proprietà diretta, mentre, per contro, prevede che la nozione di controllo sia determinata con riferimento ai criteri di cui all art. 22, par. da 1 a 5, della direttiva 2013/34 relativa ai bilanci consolidati. Il tema non è sicuramente ancora definito in modo univoco. Persone politicamente esposte Il Decreto non prende in considerazione la fattispecie in cui il titolare effettivo sia Persona politicamente esposta. Tuttavia si sta ormai diffondendo la convinzione sull opportunità di applicare, in tal caso, gli obblighi di adeguata verifica rafforzata (9). Inoltre, in base alla definizione normativa, non sono qualificabili Persone politicamente esposte i residenti in Italia. Tuttavia Banca d Italia (10) nelle disposizioni attuative in materia di adeguata verifica, anticipando il contenuto della Proposta di IV direttiva, prevede l applicazione degli obblighi rafforzati anche nei confronti delle persone residenti sul territorio nazionale che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche. Nella stessa direzione, sia per il titolare effettivo PEP che per la PEP nazionale, vanno le indicazioni di Consob, con la precisazione, ripresa nel Documento Assirevi, che qualora ci si trovi in presenza di una PEP estera l obbligo di adeguata verifica in forma rafforzata scatta automaticamente, mentre in presenza di una PEP italiana, l adeguata verifica sarà svolta in forma rafforzata solo in presenza di un elevato rischio di riciclaggio. Obbligo di conservazione e di registrazione Assirevi precisa nel Documento che il termine decennale di conservazione dei documenti e delle informazioni, previsto dall art. 36, comma 2, decorre dalla conclusione dell attività di revisione relativa a ciascun esercizio, avendo tali incarichi ad oggetto prestazioni scindibili e nettamente individuabili. Mutuando da tale condivisibile interpretazione, i professionisti, con riferimento alle singole prestazioni professionali rientranti in un incarico continuativo, possono delineare il periodo decennale con riferimento alla singola prestazione (es. adempimenti in merito al bilancio d esercizio, assistenza per operazioni straordinarie, ecc.). Modalità di registrazione L assolvimento degli obblighi di registrazione per le società di revisione può essere attuato mediante un Archivio Unico Informatico (AUI), strutturato secondo gli standard tecnici di cui al Provvedimento Banca d Italia d intesa con Consob e Ivass del 3 aprile 2013, in vigore dal 1 gennaio (8) In tal senso le Linee guida per l adeguata verifica della clientela CNDCEC luglio Difforme è invece l interpretazione di Banca d Italia. (9) In tal senso le Linee guida per l adeguata verifica della clientela CNDCEC luglio 2011 e il Provvedimento Banca d Italia del 3 aprile (10) Provvedimento 3 aprile

6 In alternativa, i dati identificativi e le altre informazioni, qualora i soggetti siano tenuti a registrare unicamente rapporti continuativi ovvero prestazioni professionali, possono essere contenute in archivi informatici diversi dall archivio unico, a condizione che: siano previste modalità tecniche che garantiscano l ordine cronologico, l inalterabilità e la conservazione dei dati registrati; l interrogazione di tali archivi garantisca la possibilità di ottenere informazioni ed evidenze integrate; eventuali rettifiche siano registrate in modo da consentire la tracciabilità delle registrazioni anteriori alla modifica. Per le società di revisione è quindi configurabile l adozione di un registro informatico (Registro elettronico ) che può essere strutturato secondo modalità differenti rispetto all AUI, nel rispetto delle suddette condizioni. Purtroppo, per i professionisti, la possibilità di istituire un archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informatici non è ancora stata regolamentata dal Ministero della giustizia, sentiti gli ordini professionali, come previsto dall art. 38, comma 7, e pertanto sinora le uniche alternative sono l utilizzo dell Archivio Unico Informatico ovvero di un registro cartaceo (11). Divieto di comunicazione L art. 46 del Decreto fa divieto di dare comunicazione dell avvenuta segnalazione al soggetto interessato o a terzi, con espresso esonero per gli intermediari finanziari appartenenti al medesimo gruppo e per i professionisti che svolgono l attività in forma associata. A tal proposito, Assirevi afferma che il divieto di rivelazione della segnalazione di operazione sospetta non impedisce, tuttavia, l adempimento di una comunicazione obbligatoria, ove questa Divieto di comunicazione Assirevi afferma che il divieto, che la legge impone, di rivelazione della segnalazione di operazione sospetta, al soggetto interessato o a terzi, non impedisce l adempimento di una comunicazione obbligatoria, ove questa sia prevista da una norma di legge. In particolare, per le società di revisione rilevano, a tale fine, lo scambio di informazioni con il Collegio Sindacale, nonché le comunicazioni sui fatti censurabili rese al medesimo Collegio Sindacale e alla Consob. In tali casi, fermo restando che non si dovrà fare menzione con il cliente dell avvenuta segnalazione di operazione sospetta, sarà possibile portare a conoscenza dei destinatari previsti dalla legge i fatti e gli elementi posti alla base della stessa. sia prevista da una norma di legge. In particolare, per le società di revisione rilevano, a tale fine, lo scambio di informazioni con il Collegio Sindacale ai sensi dell art septies c.c., nonché le comunicazioni sui fatti censurabili rese al medesimo Collegio Sindacale e alla Consob ai sensi dell art. 155, comma 2, del D.Lgs. n. 58/1998. In tali casi, fermo restando che non si dovrà fare menzione con il cliente dell avvenuta segnalazione di operazione sospetta, sarà possibile tuttavia portare a conoscenza dei destinatari previsti dalla legge (Collegio Sindacale e, ove previsto, la Consob), nel contesto dei menzionati obblighi di comunicazione, i fatti e gli elementi posti alla base della stessa. L affermazione appare condivisibile ed induce a ripensare alla convinzione, da più parti espressa, dell obbligo di segretezza nell ambito dei componenti del Collegio Sindacale. Tale problema è recentemente emerso a seguito delle risposte fornite dall UIF nel novembre 2013, con le quali è stato precisato che alla segnalazione di operazione sospetta è tenuto il singolo sindaco revisore legale. È stato giustamente osservato (12) che, l eventuale impossibilità di condividere il sospetto nell ambito del Collegio Sindacale, potrebbe rendere sanzionabile il sindaco-revisore non segnalante: si creerebbe in tal modo una situazione davvero paradossale alla luce della previsione dell art septies c.c. (11) Così è previsto dal D.M. n. 141/2006 e dal provvedimento UIC del 24 febbraio 2006, emanati in attuazione del D.Lgs. n. 56/2004 e tuttora in vigore. (12) L. De Angelis, Sindaci revisori alla prova antiriciclaggio, in Eutekneinfo, 26 marzo

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