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1 CT identificazione e controllo SORI dp S.R.L. Via A. Murri, 97/ BOLOGNA tel.: fax web: CT è un insieme di soluzioni hardware e software di identificazione e controllo per applicazioni in ambito ospedaliero. È incentrato sull utilizzo di un terminale portatile come strumento per coadiuvare l operatore sanitario nello svolgimento delle mansioni di assistenza al paziente, assumendo i diversi ruoli di supporto informativo, di guida e di verifica dei processi. Identificazione Il terminale ha un lettore di codici a barre integrato, con cui identifica il paziente, il farmaco o la sacca di sangue, leggendo i codici a barre da un braccialetto, da una confezione o da un etichetta applicata alla sacca. Controllo All identificazione segue un incrocio dei dati scaricati dal server in tempo reale, se in connessione wireless, o già presenti sul terminale, se operante in modalità batch, che consente all operatore di verificare la correttezza delle operazioni eseguite. Principio di funzionamento La prima operazione richiesta all operatore è la propria autenticazione, che avviene tramite inserimento di un PIN o lettura del proprio badge. A seconda del ruolo dell operatore o del reparto in cui il terminale è in uso, viene consentito l accesso ai vari servizi. Il passo successivo è l identificazione del paziente su cui si desidera operare. Alcuni servizi richiedono un unica identificazione del paziente (controllo emotrasfusioni e raccolta parametri vitali), altri ne richiedono una di apertura e una di chiusura (controllo somministrazioni). Mentre l operazione di apertura può essere eseguita con la lettura di un codice a barre stampato su un foglio di terapia o visualizzato su un monitor, l identificazione di chiusura è più importante e avviene tramite la lettura di un codice a barre o di un tag RFID applicato su un braccialetto al polso del paziente. Con l identificazione, il terminale può acquisire, da una base dati locale o remota, tutte le informazioni sul paziente inerenti il servizio richiesto, guidando l operatore nel controllo e nella raccolta dei dati. Identificazione operatore tramite inserimento PIN Accesso ai servizi Identificazione del paziente

2 Servizi disponibili Il software dispone di diversi moduli applicativi, estendibili e adattabili alle esigenze di diverse realtà ospedaliere. Controllo somministrazioni (erogazione farmaci) All operatore viene fornita sul terminale la terapia da somministrare al paziente nella fascia oraria corrente, in un elenco che include tutti i farmaci e la loro modalità di somministrazione. È possibile scorrere l elenco con le descrizioni dei tipi di farmaci per visualizzare i dettagli di ogni prescrizione, ovvero le indicazioni delle quantità, delle unità posologiche e delle vie di somministrazione. Il percorso di controllo somministrazioni prevede la verifica del farmaco da somministrare tramite la lettura e l associazione del codice a barre sulla confezione con i codici dei farmaci in terapia ricevuti dal terminale. In caso di associazione positiva, il terminale permette di continuare le operazioni; in caso contrario, interrompe le operazioni e segnala l anomalia all operatore. Sono disponibili varie tipologie di farmaci e modalità di somministrazione (al bisogno, cocktail, a schema, giudizio medico, estemporanee, ecc.) che consentono all operatore di effettuare diverse scelte operative (inserire una quantità, richiedere la consulenza di un medico, impostare un valore a computer, ecc.). Al termine dell identificazione di ogni farmaco è possibile impostare una causale che indica eventuali problemi che si sono incontrati nella somministrazione del farmaco al paziente. Completata l identificazione di tutti i farmaci della terapia, l operazione si conclude con la lettura del bracciale del paziente, e con la conferma che è il paziente corretto a cui somministrare i farmaci identificati. Altre caratteristiche - Durante le operazioni di controllo somministrazioni, è possibile raccogliere i parametri vitali del paziente su cui si sta operando (vedere Registrazione parametri vitali di seguito) e consultare i parametri già raccolti. - È possibile visionare i farmaci dei turni precedenti, consultando quelli già somministrati o verificando che di alcuni non sia stata tralasciata la somministrazione, per provvedere a farlo nel turno corrente. - In qualsiasi momento è possibile visionare le informazioni della scheda paziente riguardanti il paziente identificato, come l anagrafica o il gruppo sanguigno. Lista delle terapie prescritte Lettura di un farmaco errato Scelta causali Lettura di un farmaco in terapia Tipologie di terapie Informazioni sul paziente, terapie e parametri vitali

3 Preparazione cocktail La procedura di preparazione cocktail è antecedente a quella di controllo somministrazioni, in quanto il cocktail verrà poi somministrato al paziente. Durante la preparazione, all operatore non viene richiesto di identificare il paziente, bensì i vari componenti farmaceutici che costituiscono il cocktail. L elenco dei farmaci componenti viene acquisito dal terminale attraverso la lettura del codice del cocktail, un codice univoco generato dal software di prescrizione. Il procedimento di identificazione dei componenti è estremamente simile a quello di identificazione dei farmaci durante il controllo somministrazioni. Registrazione parametri vitali A seconda della modalità d uso impostata, l operatore può selezionare da una lista i parametri vitali che intende raccogliere, che vengono quindi presentati uno a uno per l inserimento dei rispettivi valori. È possibile inserire quantità numeriche o scegliere valori o descrizioni predefinite da un menu. Al termine dell operazione, si procede con l identificazione del paziente da cui sono stati raccolti e a cui vengono associati i dati. Un altra modalità di lavoro è l identificazione previa del paziente, a cui può seguire la predisposizione automatica dei parametri da raccogliere da parte di un operatore o nel corso di un turno specifico. Per ogni tipo di parametro vitale, inoltre, è possibile visionare tutti i parametri vitali raccolti precedentemente. Alcuni valori di parametri, anziché essere inseriti manualmente dall operatore, possono essere acquisiti direttamente da strumenti dotati di interfaccia Bluetooth. Allo stato attuale, gli strumenti da cui è possibile acquisire direttamente i parametri sono misuratori di temperatura, pressione e glicemia nel sangue. Il servizio di raccolta parametri vitali, oltre a essere eseguibile in sequenza su più pazienti, può essere richiamato durante il controllo somministrazioni per il paziente in corso. Selezione dei parametri da raccogliere Inserimento parametri

4 Controllo Emotrasfusioni Il servizio di controllo emotrasfusioni si basa su una rigorosa associazione uno a uno tra la sacca da trasfondere e il paziente a cui è destinata. La sacca è identificata da uno o due codici a barre, mentre il paziente è sempre identificato dal braccialetto. Il controllo avviene in due fasi: quella di inizio e quella di fine trasfusione. In entrambe le fasi, i codici sacca e paziente vengono letti in sequenza e il terminale conferma la validità dell associazione, autorizzando a procedere nella fase di inizio e chiedendo l esito della trasfusione nella fase di fine. Per questo tipo di servizio, è prevista la possibilità di una doppia autenticazione quando la normativa richiede la presenza di due operatori per eseguire la trasfusione. Controllo prelievi Il servizio di controllo prelievi permette di associare il codice su provette contenenti il sangue prelevato da un paziente al codice del paziente stesso. Informazioni sul paziente Il terminale può consentire l accesso per consultazione a tutte le informazioni che possono essere fornite dal sistema informativo o dal sistema di prescrizione farmaci dell ospedale. Può anche, in determinati casi, permettere la modifica di informazioni specifiche o l invio di informazioni non presenti nel sistema informativo, come la foto del paziente, acquisibile tramite la fotocamera del terminale (se disponibile). Servizi accessori Note fotografiche e vocali In qualunque momento dell operazione che si sta eseguendo, con qualsiasi servizio, è possibile richiamare le funzioni di documentazione fotografica o di nota vocale. La funzione di documentazione fotografica consente di scattare una foto contestualmente all operazione in corso, in modo da disporre di un immagine per analisi successive. Questa funzione può essere utilizzata per documentare sia problemi tecnici che problemi clinici. L immagine può essere inviata al server per essere visionata con l applicativo web di monitoraggio CTReport (vedere CTReport di seguito), ma anche al sistema informativo o di prescrizione per essere visionata dal personale ospedaliero che ha in carico il paziente. Per la nota vocale, il procedimento è il medesimo: in qualsiasi momento, l operatore può registrare una nota vocale con osservazioni riguardanti un particolare evento o problema occorso durante le operazioni. La nota potrà essere riascoltata sia dal terminale che dall applicativo web di monitoraggio CTReport. Inizio trasfusione Esito trasfusione Note fotografiche e vocali Registrazione audio Errore di associazione Fotografia (salvata in alta risoluzione)

5 Browser All interno dell applicativo è disponibile un browser web che permette di accedere ad applicativi web mobili di terze parti anche contestualmente alle operazioni in corso, ovvero inviando al server web informazioni riguardanti l operatore che sta usando il terminale e il paziente identificato. L accesso a pagine o applicativi può essere predefinito e richiamato rapidamente attraverso pulsanti a video o con la tastiera del terminale. È anche possibile la navigazione come in un normale browser. Stampa etichette Browser Il terminale si può interfacciare a stampanti Bluetooth, anche portatili, per stampare direttamente braccialetti o etichette. Questa funzione può essere particolarmente utile, ad esempio durante una fase di controllo prelievi o preparazione cocktail.

6 Specifiche del sistema Architettura e connettività a basi dati Il software in esecuzione sui terminali comunica con l applicativo CTServer, che è il concentratore di tutte le richieste e registrazioni dei dati. L applicazione a sua volta si interfaccia con le basi dati e i software già in uso nella struttura ospedaliera. Ogni richiesta dati da terminale viene inoltrata al CTServer, che la inoltra nel formato prestabilito al software o database competente: se si sta controllando un emotrasfusione, il CTServer interrogherà il gestionale del trasfusionale; se si richiedono dati sul bracciale, il CTServer interrogherà il sistema informativo dell ospedale; se si richiedono le terapie del paziente, infine, verrà interrogato il software di prescrizione in uso. La comunicazione tra il terminale e il CTServer può essere impostata in due modalità: - Wi-Fi a connessione permanente: per strutture completamente coperte da rete wireless, in cui la richiesta e l invio dati sono in tempo reale. - Batch: per strutture non coperte o parzialmente coperte da rete wireless, in cui ogni terminale scarica periodicamente e automaticamente in locale i pacchetti dati necessari alla sua operatività nelle ore successive. La connettività per lo scarico dati in modalità Batch si può ottenere in diversi modi: - Installando un access point solo in prossimità di dove vengono riposti i terminali in carica - Usando un cradle Ethernet - Collegando i terminali via cradle USB a un PC connesso alla rete ospedaliera La modalità Batch potrà facilmente evolversi in Wi-Fi a connessione permanente quando la struttura ospedaliera disporrà di una copertura completa dei reparti. Questa architettura a tre tier con diverse modalità di lavoro wireless e batch offre la flessibilità di poter adattare la soluzione a diverse realtà ospedaliere, con diversi software gestionali e basi dati. Offre inoltre la possibilità di usare contemporaneamente diverse tipologie di terminali (vedere Hardware di seguito) all interno della stessa struttura, a seconda delle necessità dei reparti (diverso livello di protezione IP, diversa dimensione o presenza di caratteristiche hardware aggiuntive). La connettività tra il CTServer e le basi dati o software in uso nell ospedale è completamente configurabile a seconda delle necessità, usando i più comuni protocolli (Web services o connessione diretta ai DB) e secondo le specifiche che vengono fornite.

7 Hardware Terminali Il software è sviluppato su due tipologie di terminali: grafici e a carattere. La scelta tra le due tipologie si riconduce alle caratteristiche richieste e alla praticità d uso dello strumento nell ambito della funzione che gli è richiesta. I terminali a carattere sono CipherLab con sistema operativo proprietario. I terminali grafici possono essere di qualsiasi tipo con sistema operativo Windows CE o Windows Mobile. Ciò offre la possibilità di scegliere tra un ampia gamma di terminali, con diverse caratteristiche di peso e dimensione, protezione, robustezza ed equipaggiamento hardware. Modalità di lavoro con i terminali La modalità di lavoro su cui si è improntato il progetto è quella di offrire all operatore la maggiore praticità d uso possibile, attraverso la scelta di determinate linee guida nell interfaccia di utilizzo e la preferenza di un determinato fattore di forma nella scelta dei terminali. Praticità a livello hardware significa innanzitutto ergonomia, quindi il terminale di riferimento deve avere dimensioni e peso tali da rendere possibile l uso agevole con una sola mano, con facile accesso ai tasti necessari per le funzioni più comuni, in quanto l altra mano deve generalmente impugnare l oggetto da controllare o utilizzare (farmaco, sacca, strumento di rilevamento parametri vitali). Praticità a livello software significa che l interfaccia e il flusso di lavoro sono stati disegnati per garantire quanto segue: - Il controllo del flusso di lavoro in tutti i servizi attraverso pochi tasti e ben definiti: il tasto di scansione, il tasto di conferma, il tasto di annullamento e i tasti di direzione per scorrere liste. La tastiera numerica o qwerty è richiesta solo in casi particolari (inserimento quantità o note) o per eseguire scorciatoie nei menu. - La possibilità di controllare tutte le operazioni usando esclusivamente la tastiera fisica: in determinati ambienti di lavoro, la reattività e il feedback di un pulsante fisico offrono vantaggi rispetto al touch screen, che si presta anche a sporcarsi molto più facilmente. L interfaccia e le operazioni di selezione rimangono comunque possibili anche via touch screen, con dita o pennino. - L uso di vibrazione e segnalazioni acustiche per automatizzare il più possibile le operazioni senza dover verificare eventuali errori sul display per ogni lettura. Le operazioni di lettura per il controllo farmaci, ad esempio, possono essere eseguite in sequenza, e l operatore viene avvertito dell errore da un allarme sonoro o con una vibrazione. - Il controllo completo del terminale per mantenere l operatore sul flusso di lavoro corretto. Ad esempio, in caso di errore, oltre alla segnalazione acustica e al messaggio di errore a video, il terminale viene bloccato in tutte le sue funzioni (scanner spento e tastiera disattivata a parte il pulsante Esc per annullare). Oppure, è possibile impostare l attivazione dello scanner solo nel momento in cui l operatore deve eseguire operazioni di lettura, per evitare che esegua letture errate. - Passaggi rapidi da una funzione all altra e reattività dell interfaccia in qualsiasi situazione: l operatore deve sempre evitare di trovarsi in una situazione di dubbio.

8 Gestione e servizi web CTReport Tutte le operazioni eseguite con i terminali (interrogazione, invio dati, lettura codici, inizio e annullamento operazioni), indipendentemente dal servizio in uso, vengono registrate su database per una successiva analisi. Il pannello di controllo fornisce tutte le situazioni di possibili allarmi generati dai terminali, come letture errate di farmaci, di pazienti o di sacche, offrendo la possibilità di accedere a informazioni relative alla situazione in cui si è generato l errore, nonché di vedere documentazioni fotografiche o note vocali contestuali. L analisi può essere di tracciamento e revisione delle attività di un operatore, ad esempio per individuare un problema in cui è incorso analizzando i passaggi eseguiti, e può essere eseguita eventualmente ascoltando una nota vocale o visionando un immagine acquisita dall operatore. Il CTReport dispone anche di funzioni di statistica per confrontare modalità operative o errori tra operatori o reparti, per valutare se i problemi sono sistematici o se sono necessari interventi di formazione. Stampa braccialetti La soluzione include servizi web richiamabili da qualsiasi applicativo web per la stampa di etichette e braccialetti. Fornendo al servizio il codice a barre, vengono generate e inviate direttamente alla stampante le istruzioni di stampa nel linguaggio della stampante, senza dover generare file PDF o installare driver proprietari. La stampante può essere installata come Generica/solo testo. Invio dati via QR Code È disponibile un servizio web per la generazione a video di QR Code per inviare direttamente una certa quantità di dati da un applicativo web a un terminale. Se usato unitamente ad applicativi web su PC (desktop o portatili su carrello, ad esempio), che in quanto applicativi web non possono interfacciarsi direttamente al terminale via wireless o Bluetooth, il terminale può acquisire dati o contesti operativi leggendo direttamente dal monitor del PC il codice QR. Gestione terminali: aggiornamento e controllo remoto I terminali Windows CE o Windows Mobile connessi alla rete wireless possono ricevere in modo automatico aggiornamenti software ed essere controllati in remoto in caso di richiesta di assistenza da parte di un operatore.

9 Beta - In fase di sviluppo Identificazione e Controllo - Tablet+Terminale A integrazione della soluzione basata unicamente su terminale stiamo sviluppando una ulteriore soluzione basata sulla interconnessione di due prodotti per la mobilità: un tablet e un terminale con lettore per l identificazione. Il tablet è pensato per le operazioni da eseguirsi a carrello, siano di consultazione o inserimento dati, ed è favorito da un ampio display grafico in grado di fornire molte informazioni, oltre a eventuali strumenti di input aggiuntivi come una tastiera. Il terminale mantiene la sua centralità per tutto quello che riguarda le operazioni di identificazione e controllo, da eseguirsi a bordo letto e non, mantenendo la sua praticità di uso con una sola mano per le sue piccole dimensioni. In tutte e tre le situazioni la comunicazione è BlueTooth e bidirezionale, quindi c è sempre sincronizzazione tra le informazioni disponibili sull applicativo tablet e sull applicativo per terminale. L apertura di una terapia paziente su terminale attraverso la lettura del braccialetto apre automaticamente la terapia sul tablet. La selezione di un elenco di parametri vitali da rilevare sul tablet imposta lo stesso elenco sul terminale.

10 All atto pratico, a seconda della struttura ospedaliera e delle diverse modalità operative (controllo somministrazioni, emotrasfusioni, controllo provette, rilevamento parametri vitali), non sempre l operatore può avere visibilità sull applicativo tablet mentre esegue l identificazione (carrello in corridoio e paziente in corsia), per questo proponiamo tre diverse soluzioni di terminali identificativi, con diversi livelli di informazione all operatore e indipendenza dall uso del tablet per lo svolgimento di certe funzioni: Lettore di codici a barre BlueTooth Non è un semplice lettore in emulazione di tastiera, è controllabile dall applicativo tablet e può fornire all operatore un feedback alle operazioni attraverso segnali sonori e con l interruzione della lettura. Terminali a carattere CipherLab Dispongono di un display che fornisce un ulteriore feedback all operatore sulle operazioni che sta eseguendo. Un modello può operare solo in congiunzione al tablet, mentre un secondo modello con display più ampio può operare in WiFi anche in modo indipendente Terminali grafici Possono operare in modalità completamente autonoma fornendo all operatore tutte le informazioni necessarie per il controllo somministrazioni e emotrasfusioni. L applicativo tablet può fornire ulteriori informazioni di più comoda visualizzazione sul display più ampio, e facilitare l inserimento di dati e note con la tastiera fisica. Le applicazioni per tablet e per terminale sono native per i sistemi operativi degli stessi, per sfruttare al meglio le caratteristiche degli strumenti e della connettività WiFi e BlueTooth. Nell attesa di terminali grafici con sistema operativo Android e Windows RT (8), e di tablet con sistema operativo Windows RT (8), in grado di estendere l offerta, la nostra soluzione si basa su un applicativo Android per il lato tablet e applicativi Windows CE/Mobile per il lato terminali grafici.

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