PROCEDURA PRIVACY PER RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

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1 Pag. 1 di 11 PROCEDURA PRIVACY PER RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI REV. DATA REDATTO APPROVATO Rev. 2 aprile 2014 Dr. Egidio Sesti Referente Aziendale Privacy Dr. Vitaliano De Salazar Direttore Generale Azienda USL Roma B

2 Pag. 2 di 11 INDICE AMBITO 3 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 3 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO 3 DEFINIZIONI 3 ISTRUZIONE PER LE CREDENZIALI DI AUTENTICAZIONE 5 1. PASSWORD INIZIALE 5 2. LUNGHEZZA DELLA PASSWORD 6 3. SCELTA E COSTRUZIONE DELLA PASSWORD 6 4. RISERVATEZZA DELLA PASSWORD 6 5. AGGIORNAMENTO DELLA PASSWORD 6 ISTRUZIONI PER UTILIZZO PC 7 ISTRUZIONI PER LA GESTIONE DEI SUPPORTI DI MEMORIZZAZIONE RIMOVIBILI 7 ISTRUZIONI PER IL TRATTAMENTO DEI DOCUMENTI CARTACEI 8 1. ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI 9 2. CONSULTAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI 9 3. CONSEGNA DEI DATI AGLI INTERESSATI - INCARICATI 9 4. DISTRUZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI 9 ALLEGATO 1 10

3 Pag. 3 di 11 AMBITO Il presente documento si inquadra nell ambito delle Misure Minime di Sicurezza, previste dall allegato B del Decreto Legislativo n. 196 del 30 Giugno 2003, applicabili alla Azienda USL Roma B. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Il presente documento, strutturato in differenti sezioni, ha l obiettivo di specificare le istruzioni operative a cui si devono attenere i Responsabili del trattamento dei dati personali della Azienda USL Roma B, in conformità con la Normativa vigente in materia di trattamento dei Dati Personali, Sensibili e Giudiziari (Decreto Legislativo n. 196 del 30 giugno 2003). Si precisa comunque che possono essere eseguite attività in autonomia purché non comportino una diminuzione del livello generale e specifico di sicurezza. L Azienda USL Roma B, tramite verifiche periodiche, effettuerà i controlli che riterrà opportuni per vigilare sulla puntuale osservanza delle disposizioni della Normativa vigente e delle presenti Istruzioni Operative. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Decreto Legislativo n. 196 del 30 giugno Procedura informatica Regolamento aziendale sulla Privacy (cod. doc. Py 1 06) ed in particolare quanto previsto dall art. 4. I documenti disponibili in formato elettronico sono pubblicati sull area Intranet della Azienda ASL Roma B. DEFINIZIONI Ai fini del presente documento, si applicano, le definizioni riportate nel Codice in materia di protezione dei dati personali quali: Tabella 1: Definizioni Autenticazione informatica L insieme degli strumenti elettronici e delle procedure per la verifica, anche indiretta, dell identità Banca di dati Qualsiasi complesso organizzato di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti. Blocco La conservazione di dati personali con sospensione temporanea di ogni altra operazione del trattamento. Comunicazione Il dare conoscenza dei dati personali a uno o più soggetti determinati diversi dall'interessato, dal rappresentante del titolare nel territorio dello Stato, dal responsabile e dagli incaricati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione.

4 Pag. 4 di 11 Credenziali di autenticazione Dato anonimo Dato giudiziario I dati ed i dispositivi, in possesso di una persona, da questa conosciuti o ad essa univocamente correlati, utilizzati per l autenticazione informatica Il dato che in origine, o a seguito di trattamento, non può essere associato ad un interessato identificato o identificabile. I dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all'articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale. Dato identificativo Dato personale che permette l identificazione diretta dell interessato. Dato personale Qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale. Dato personale pubblico Dato personale di dominio pubblico (es. rubriche telefoniche pubbliche) Dato sensibile I dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale. Diffusione Il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione. Garante per la protezione dei dati personali L'autorità di cui all articolo n. 153 del D.Lgs. n. 196, istituita dalla legge 31 dicembre 1996, n. 675 Incaricato Le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento dal titolare o dal responsabile. Interessato La persona fisica, la persona giuridica, l'ente o l'associazione cui si riferiscono i dati personali. Misure minime Il complesso delle misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza che configurano il livello minimo di protezione richiesto in relazione ai rischi previsti nell articolo 31. Parola chiave Componente di una credenziale di autenticazione associata ad

5 Pag. 5 di 11 Responsabile del trattamento Strumenti elettronici Titolare Trattamento una persona ed a questa nota, costituita da una sequenza di caratteri o altri dati in forma elettronica La persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali. Gli elaboratori, i programmi per elaboratori e qualunque dispositivo elettronico o comunque automatizzato con cui si effettua il trattamento. La persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza. Qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati. ISTRUZIONE PER LE CREDENZIALI DI AUTENTICAZIONE Lo scopo di questa sezione è di fornire le Istruzioni Operative riguardanti il processo di autenticazione, in particolare per l utilizzo delle credenziali (di seguito indicate come password). Il Responsabile del trattamento dei dati ha la responsabilità di richiedere l assegnazione e/o la disattivazione di una utenza, che richieda misure di sicurezza, relative all identificativo degli utenti ed alla password. Inoltre, qualora si verifichi una prolungata assenza o impedimento dell'incaricato che renda indispensabile e indifferibile intervenire per sopraggiunte necessità di operatività e di sicurezza del sistema, Responsabile del Trattamento, mediante la collaborazione del Responsabile I.T., accede ai dati ed al trattamento degli stessi. Il processo di autenticazione descritto in questa sezione prevede l inserimento di un codice identificativo dell Utente (Incaricato) associato a una parola chiave riservata (password). Password iniziale La prima password viene comunicata in modalità riservata all Incaricato, con comunicazione che invita ad effettuare immediatamente la sostituzione. La prima password ha carattere provvisorio; non attiva alcuna operazione diversa da

6 Pag. 6 di 11 quelle strettamente necessarie alla sua sostituzione da parte dell Incaricato. L utente non deve effettuare alcuna operazione se prima non ha provveduto a sostituire la password iniziale. L incaricato effettua la sostituzione della prima password attenendosi alle raccomandazioni fornite nell Allegato 1. Lunghezza della password La lunghezza minima della password deve essere almeno di otto caratteri. Nel caso in cui il sistema non consenta l utilizzo di una password di 8 caratteri, deve essere utilizzato un numero di caratteri pari al massimo consentito. Scelta e costruzione della password La password scelta non deve essere banale o facilmente individuabile pertanto è necessario attenersi alle raccomandazioni fornite nell Allegato 1. Riservatezza della password Occorre adottare le necessarie cautele per assicurare la segretezza e la riservatezza della password. L Incaricato al trattamento è tenuto alla custodia della password attenendosi alle seguenti disposizioni: la password di accesso relativa ad un Incaricato è strettamente personale e non può essere comunicata ad altri; non è consentita la trascrizione della password su carta o su qualsiasi altro supporto; l Incaricato non deve lasciare incustodito e accessibile lo strumento elettronico durante una sessione di trattamento; la perdita o la diffusione di una password personale deve prontamente essere comunicata al Responsabile del Trattamento e al Responsabile I.T.. Aggiornamento della password L aggiornamento della password è consentito esclusivamente all Incaricato attenendosi alle seguenti disposizioni: la password deve essere aggiornata dall Incaricato al primo utilizzo e successivamente almeno ogni tre mesi; dove tecnicamente possibile deve essere concessa all Utente finale la possibilità di sostituire in qualsiasi momento ed autonomamente le password di accesso alle informazioni in caso di sospetto di compromissione della riservatezza. L Incaricato aggiorna la propria password personale, avvalendosi delle regole fornite in Allegato 1, al verificarsi di uno dei seguenti eventi: immediatamente in caso di prima attivazione per decorrenza del periodo di validità attribuito alla password (3 mesi) su esplicita richiesta del Responsabile I.T. È vietata la sostituzione di una password con una frequenza superiore alle 2 volte al

7 Pag. 7 di 11 giorno. ISTRUZIONI PER UTILIZZO PC Lo scopo di questa sezione è fornire le istruzioni per la gestione dei Personal Computer. Non è consentito che due o più Incaricati al trattamento accedano al sistema, simultaneamente o in maniera differita, utilizzando il medesimo identificativo utente e la medesima password. Il periodo massimo di non utilizzo della password da parte dell Incaricato è stabilito in tre mesi. Al fine di proteggere la sessione di lavoro da utilizzi non autorizzati in sua assenza l incaricato non deve lasciare incustodito e accessibile lo strumento elettronico. Quindi nel caso in cui ci si allontani dalla postazione si dovrà attivare lo screensaver o idonei mezzi di protezione messi a disposizione dalla Fondazione che impediscano l accesso ai dati presenti nel PC. Quando vi è necessità di assentarsi in modo prolungato dalla propria postazione di lavoro, oltre che attivare gli idonei mezzi di protezione sopra citati, si consiglia, ove possibile, di chiudere a chiave la porta quando si esce dalla stanza. L Azienda USL Roma B non risponderà della perdita dei dati strettamente personali, eventualmente archiviati nella propria postazione di lavoro, il cui trattamento in ogni caso non deve interferire con la normale attività lavorativa. In particolare tali dati non potranno essere salvati nei server aziendali. Ulteriori disposizioni e/o informazioni sono contenute nella procedura informatica pubblicata nell area intranet aziendale. ISTRUZIONI PER la gestione dei supporti di memorizzazione rimovibili Lo scopo di questa sezione è di fornire le Istruzioni Operative riguardanti la gestione dei supporti di memorizzazione rimovibili: hard disk dei personal Computer, CD ROM, floppy disk, ecc. Prima di procedere al riutilizzo per altri scopi dei supporti di memorizzazione e nel caso fosse necessario conservare le informazioni contenute negli stessi, deve essere effettuato il salvataggio dei dati. I supporti di memorizzazione prima di essere riutilizzati, devono essere completamente reinizializzati, di modo che le informazioni precedentemente contenute non siano recuperabili e tecnicamente ricostruibili in alcun modo. Il Responsabile del trattamento dei dati ha la responsabilità di: richiedere la riparazione degli hard disk richiedere la dismissione degli hard disk, dei CD-ROM, dei nastri magnetici e dei floppy disk richiedere il riutilizzo degli hard disk e dei nastri magnetici decidere sul riutilizzo o meno dei floppy disk verificare la reinizializzazione dei floppy disk per poterli successivamente riutilizzare. Gli Incaricati al trattamento dei dati personali hanno la responsabilità di: segnalare la necessità di un eventuale riparazione degli hard disk

8 Pag. 8 di 11 segnalare la necessità di un eventuale dismissione dei floppy disk segnalare la necessità di un eventuale riutilizzo degli hard disk, dei CD-ROM e dei floppy disk eseguire la reinizializzazione dei floppy disk per poterli successivamente riutilizzare effettuare il test sulla reinizializzazione dei floppy disk eseguita precedentemente. ISTRUZIONI PER IL TRATTAMENTO DEI DOCUMENTI CARTACEI Il Responsabile del trattamento dei dati dovrà provvedere a: nominare gli Incaricati al trattamento dei Dati Personali Sensibili, specificando l ambito del trattamento consentito agli stessi; redigere la lista degli Incaricati, anche per classi omogenee di incarico correlate ai relativi profili di autorizzazione, che contenga almeno le seguenti informazioni (misura minima): nominativo degli Incaricati al trattamento; ambiti del trattamento consentiti ai singoli Incaricati; aggiornare tale lista almeno con cadenza annuale (misura minima); identificare gli eventuali soggetti ammessi ad accedere ai Dati Personali Sensibili al di fuori dell orario di lavoro (misura minima); identificare e comunicare gli archivi presso l unità, dove riporre i documenti contenenti i Dati Personali e/o Personali Sensibili (armadi, stanze, casseforti, ecc).; prevedere, ove possibile, la conservazione dei documenti contenenti Dati Personali Sensibili separata dai documenti contenenti Dati Personali; verificare la corretta esecuzione delle procedure di distruzione dei documenti quando non più necessari o quando richiesto dall Interessato. Il Responsabile del trattamento, nella veste di Incaricato, così come gli stessi Incaricati al trattamento, dovrà inoltre provvedere a: trattare i Dati Personali e/o Personali Sensibili secondo il principio di necessità, ovvero unicamente per lo scopo per cui sono stati raccolti; non diffondere o comunicare i Dati Personali e/o Personali Sensibili a soggetti non autorizzati al trattamento; non lasciare incustoditi documenti contenenti Dati Personali e/o Personali Sensibili durante e dopo l orario di lavoro; non lasciare in luoghi accessibili al pubblico i documenti contenenti Dati Personali e/o Personali Sensibili; riporre i documenti negli archivi quando non più operativamente necessari; limitare allo stretto necessario l effettuazione di copie dei suddetti documenti. La riproduzione di documenti contenenti Dati Personali Sensibili su supporti non informatici (ad esempio fotocopie) è vietata se non espressamente autorizzata preventivamente e specificatamente dalla Direzione Sanitaria, dal Responsabile competente o se richiesta dal paziente. La riproduzione deve essere sottoposta alla medesima disciplina dei documenti originali. Nel seguito sono evidenziate le disposizioni che il Responsabile del trattamento e gli Incaricati al trattamento devono applicare e rispettare quando trattano documenti cartacei

9 Pag. 9 di 11 contenenti Dati Personali e/o Personali Sensibili. Archiviazione dei documenti cartacei I documenti cartacei devono essere: tenuti in archivi adeguatamente protetti, per evitare la lettura e/o il prelievo non autorizzato dei documenti cartacei, garantendo, quindi, la riservatezza e l integrità dei Dati Personali e/o Personali Sensibili, in essi contenuti riposti negli appositi archivi che dovranno essere chiusi a chiave, in armadi o stanze, al termine della giornata lavorativa le chiavi dovranno essere risposte in un luogo sicuro e non lasciate nelle serrature stesse trasferiti presso gli archivi centrali quando non più operativamente necessari. In particolare, a titolo esemplificativo si evidenziano, nella tabella sottostante, alcune disposizioni da osservare: Tipo documento Cartelle Cliniche Cartelle Cliniche Disposizione Il documento deve, quanto più possibile, viaggiare insieme al paziente cui si riferisce Il documento deve essere utilizzato in maniera che i dati relativi al paziente siano visibili solo a chi è autorizzato a trattarli (Es. deve essere appoggiato sempre con il frontespizio rivolto verso il basso, ecc.) Consultazione dei documenti cartacei La consultazione dei documenti, contenenti Dati Personali e/o Personali Sensibili, deve avvenire esclusivamente da parte degli Incaricati al trattamento, solo quando operativamente necessario e, quando possibile, in loco. L Incaricato al trattamento può effettuare la consultazione di tali documenti fuori orario di lavoro, solo se preventivamente autorizzato dal Responsabile, identificato e registrato dalla vigilanza. Consegna dei dati agli Interessati - Incaricati La consegna dei documenti contenenti Dati Personali e/o Personali Sensibili deve essere effettuata, in modo da garantirne la riservatezza, in busta chiusa indirizzata nominativamente al destinatario (Responsabile, Incaricato e/o Interessato). Distruzione dei documenti cartacei Tutti i documenti che non devono essere conservati per legge, devono essere distrutti al termine della loro utilizzazione. La distruzione dei documenti cartacei, nei limiti consentiti dalla legge, deve essere effettuata quando è espressamente richiesto dall Interessato e/o quando comunicato dal Responsabile del trattamento, all interno della propria area di competenza. I documenti dovranno essere distrutti, sotto la supervisione del Responsabile del Trattamento, all interno della propria unità. La distruzione dei documenti cartacei contenenti Dati Personali Sensibili deve essere effettuata, attraverso opportuni strumenti, in modo da rendere impossibile la ricostruzione del documento.

10 Pag. 10 di 11 Allegato 1 - RACCOMANDAZIONI PER LA CREAZIONE DELLE PASSWORD 1. Le password dovrebbero essere costruite utilizzando caratteri alfabetici, numerici e simboli speciali disponibili con le tastiere di utilizzo comune. 2. Le password dovrebbero contenere almeno un carattere appartenente a ciascuno degli insiemi sopra enunciati. 3. Nei casi in cui non risulti possibile l utilizzo dei simboli speciali, le password dovrebbero contenere caratteri numerici ed alfabetici ripartibili in numero compreso tra un minimo di 3 ed un massimo di 5, ferma restando la lunghezza minima complessiva fissata in 8 caratteri. 4. Le password non dovrebbero contenere più di 3 caratteri uguali consecutivi. 5. Le password non dovrebbero contenere caratteri di spaziatura. 6. Le password non dovrebbero contenere: a. nomi propri di persona; b. sigle di funzioni organizzative o progetti interni alla Fondazione; c. nomi di giorni della settimana, mesi dell anno o stagioni; d. nomi di riferimenti geografici; e. nomi di personaggi della politica, sport, cinema e fumetti. f. riferimenti al corrispettivo identificativo utente; g. il nome o cognome dell incaricato; h. la matricola dell incaricato; i. la data di nascita dell incaricato; j. esclusivamente date in qualsiasi formato e con qualsiasi separatore di uso comune. 7. Ogni nuova password dovrebbero differire dalla precedente perlomeno in 4 caratteri.

11 Pag. 11 di 11 ALLEGATO 2. INCARICATO DELLA CUSTODIA DELLE COPIE DELLE CREDENZIALI Compiti degli incaricati della custodia delle copie delle credenziali Il Responsabile della sicurezza dei dati personali nomina, se lo ritiene opportuno, uno o più incaricati della custodia delle copie delle credenziali. Questi, tra i compiti affidati devono: Gestire e custodire le credenziali per l accesso ai dati degli incaricati del trattamento; Predisporre per ogni incaricato del trattamento, una busta sulla quale è indicato il nome dell incaricato e all interno della busta deve essere indicata la credenziale usata. La busta con le credenziali debbono essere conservate in luogo chiuso e protetto; Istruire gli incaricati del trattamento sull uso delle parole chiave, e sulle caratteristiche che debbono avere, e sulle modalità per la loro modifica in autonomia; Revocare tutte le credenziali non utilizzate in caso di perdita della qualità che consentiva all incaricato l accesso ai dati personali; Revocare le credenziali per l accesso ai dati degli incaricati del trattamento nel caso di mancato utilizzo per oltre 6 mesi. Nomina degli incaricati della custodia delle copie delle credenziali Qualora il Responsabile della sicurezza dei dati personali ritenga di non delegare nessun incaricato della custodia delle credenziali, ne assumerà le responsabilità e funzioni. L incarico viene affidato con lettera d incarico, controfirmata per accettazione, e conservata il luogo sicuro a cura del Responsabile della sicurezza dei dati personali. Il Responsabile della sicurezza dei dati personali consegna a ciascun Incaricato della custodia delle credenziali copia di tutte le norme che riguardano la sicurezza del trattamento dei dati in vigore al momento della nomina. La nomina dell Incaricato della custodia delle credenziali è a tempo indeterminato e decade per revoca o dimissioni dello stesso. La nomina dell Incaricato della custodia delle credenziali può essere revocata in qualsiasi momento dal Responsabile della sicurezza dei dati personali senza preavviso ed eventualmente affidata ad altro soggetto.

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