Microsoft Word Programma di elaborazione testi

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1 Concetti di base DOCUMENTO un file di Word formato da una o più sezioni SEZIONE una parte del documento che può contenere una o più pagine PARAGRAFO una sequenza racchiusa tra due a capo ossia tra due comandi <Invio> FRASE una porzione di testo racchiusa tra due punti (.) BLOCCO un insieme contiguo di parole, frasi o paragrafi (selezionato) OGGETTO un elemento di tipo testuale (carattere, parola, frase, paragrafo, tabella) oppure immagine (Word Art, Clip Art, rappresentazioni grafiche, fotografie) FONT un tipo di carattere SPAZIATURA lo spazio tra caratteri sulla riga di scrittura INTERLINEA lo spazio tra le righe dei paragrafi TABELLA una struttura di presentazione dati disposta su righe e colonne MODELLO una struttura che contiene una raccolta di elementi usati frequentemente INTERFACCIA DI WORD Visualizzazione NORMALE serve soprattutto per scrivere, modificare e formattare testo LAYOUT DI STAMPA permette di vedere come sono posizionati gli oggetti nella pagina Le barre degli strumenti sono composte da una riga di pulsanti raffigurati da piccole icone. Con un solo clic si possono attivare le operazioni più utilizzate, invece di dover aprire il menu dove tali funzioni sono contenute. All avvio, WORD presenta un nuovo documento. Questo è progettato per simulare un vero foglio di carta. In corrispondenza del margine superiore sinistro della pagina è visibile un cursore intermittente, che costituisce il punto di inserimento del testo.

2 In linea di massima, Word funziona in maniera molto simile a una macchina da scrivere. Mentre si digita si può vedere un facsimile del lavoro ultimato il tasto (<Maiusc>) scrive i caratteri in maiuscolo, il tasto < Invio> va a capo e cosi via Mentre viene inserito il testo, Word calcola quante parole entrano in ciascuna riga e nel caso in cui non ci fosse spazio automaticamente passa alla riga successiva. Se si preme <Invio> si forza il testo su una nuova riga e si da inizio a un nuovo paragrafo. Oltre i caratteri digitati sulla tastiera, nel documento Word sono presenti dei caratteri che non compaiono nella stampa e il cui scopo è unicamente quello di consentire la corretta formattazione dei documenti. Avviare Word dal pulsante Start/Programmi/Microsoft Word o doppio clic dal Desktop Creare un documento automaticamente Documento1 oppure dal menu File/Nuovo Aprire un documento dal menu File/Apri oppure doppio clic sull icona del documento Salvare un documento dal menu File/Salva con nome (per la prima volta) e poi File/Salva Chiudere un documento si chiude la finestra Word (implicito) oppure dal menu File/Esci (esplicito) Durante la scrittura di un documento, spesso occorre intervenire sul testo per cancellare, spostare, apportare cambiamenti ai caratteri e paragrafi, alle parole. Per modificare il testo è necessario POSIZIONARSI NEL PUNTO INTERESSATO usando i tasti di direzione oppure facendo clic col mouse. Prima di effettuare una qualsiasi operazione su un blocco di testo occorre SELEZIONARLO usando il mouse oppure una combinazione di tasti, in modo da avvisare WORD su quale porzione di documento vogliamo applicare le modifiche. Un testo selezionato viene evidenziato in video inverso (negativo). WORD dispone di una serie di strumenti di aiuto (Menu?) La Guida in linea, l Assistente Office. COPIARE/SPOSTARE BLOCCHI DI TESTO/OGGETTI Per le operazioni di tagliare, copiare e incollare testo/immagine si seleziona il blocco/oggetto d interesse, si sceglie dal menu Modifica/Copia (Modifica/Taglia nel caso di spostamento) oppure si fa clic sul pulsante Copia (Taglia nel caso di spostamento) sulla barra degli strumenti Standard. Poi si posiziona nel punto di destinazione e si sceglie dal menu Modifica/Incolla oppure si fa clic sul pulsante Incolla sulla barra degli strumenti Standard. Un'altra modalità, nota come DRAG & DROP consiste nel selezionare il blocco e, mantenendo premuto il tasto <CTRL>, trascinarlo nel punto in cui si desidera copiare. Per lo spostamento non si preme <CTRL>.

3 N.B. E sempre possibile annullare le modifiche apportate mediante il comando Annulla presente nel menu Modifica oppure facendo clic sul pulsante Annulla posto sulla barra degli strumenti Standard. L INSERIMENTO DELLE IMMAGINI Per inserire un immagine nel documento si seleziona dal menu Inserisci il comando Immagine e nel sottomenu corrispondente si può scegliere tra le diverse alternative: ClipArt sono disegni, simboli grafici, vignette divise per tema Da file per inserire immagini create con altri programmi Forme per creare forme geometriche ed elementi decorativi WordArt per realizzare testi con effetti artistici Da scanner o fotocamera digitale per acquisire immagini attraverso un dispositivo periferico Grafico per inserire semplici grafici Per selezionare un disegno, un immagine e o un grafico presenti in un documento occorre semplicemente fare clic con il tasto sinistro su di esso. L elemento selezionato si presenta contornato con un bordo nero con tre quadratini per lato. Se si desidera modificare l aspetto dell immagine selezionata fare clic col tasto destro e scegliere dal menu di scelta rapida la voce Formato immagine che consente operazioni di ridimensionamento preciso, formattazione, controllo qualità e l inquadramento rispetto al testo (layout).

4 LA FORMATTAZIONE DEL TESTO Tutte le operazioni che curano l aspetto grafico di un documento costituiscono la fase di formattazione che riguarda essenzialmente caratteri (parole, frasi) e paragrafi. Il CARATTERE è l elemento più piccolo di testo ed è caratterizzato da: TIPO (detto anche FONT) - ogni font ha una propria FORMA e un proprio STILE (per esempio Times New Roman, Tahoma, Arial ) STILE definisce il modo in cui viene scritto un carattere: Grassetto, Corsivo, Sottolineato DIMENSIONE viene misurata in punti tipografici: più grande è il numero di punti, maggiori sono le dimensioni del carattere (per esempio 9, 11, 14, 16 punti) SPAZIATURA definisce lo spazio tra i vari caratteri POSIZIONE indica la posizione dei caratteri sulla riga di scrittura (normale, apice, pedice) COLORE ED EFFETTI SPECIALI Tutte queste caratteristiche possono essere attribuite o modificate mediante il menu Formato/Carattere oppure tramite i pulsanti presenti sulla barra strumenti Formattazione oppure col tasto destro del mouse Formattare un PARAGRAFO significa assegnargli (utilizzando il menu Formato/Paragrafo ): l ALLINEAMENTO, ossia l incolonnamento del testo all interno dei margini; Word mette a disposizione quattro tipi di allineamento a Sinistra, Centrato, a Destra e Giustificato (questi allineamenti possono essere anche scelti utilizzando i pulsanti presenti sulla barra degli strumenti Formattazione) i RIENTRI un rientro è una modifica apportata all allineamento e consiste nel variare la distanza del testo dai margini sinistro e destro del documento; i rientri possono essere positivi (cioè verso destra, tipico del capoverso) oppure negativi (cioè verso sinistra); i rientri possono essere impostati col mouse direttamente dal righello la SPAZIATURA consente di impostare lo spazio da lasciare prima o dopo il paragrafo, in modo da evitare l inserimento di righe vuote l INTERLINEA consente di impostare lo spazio da lasciare tra le righe del paragrafo le TABULAZIONI consentono di ordinare colonne di dati BORDI e SFONDI i bordi e gli sfondi vengono applicati dal rientro sinistro al rientro destro del paragrafo selezionato per l operazione MODELLI Maiuscole/Minuscole - Con Word è possibile trasformare velocemente le lettere maiuscole in minuscole e viceversa tramite il menu Formato. ELENCHI PUNTATI E NUMERATI Negli ELENCHI PUNTATI ogni voce è contraddistinta da un simbolo grafico: gli ELENCHI NUMERATI sono, invece, quelli in cui il criterio di ordinamento risulta fondamentale ed ogni voce è caratterizzata da un numero (arabo o romano) o da una lettera. Per creare un elenco è sufficiente scrivere le voci una sotto l altra, selezionare gli elementi appena scritti, scegliere dal menu Formato/Elenchi puntati e numerati oppure fare clic sui pulsanti associati della barra degli strumenti Formattazione. Per rimuovere un elenco si opera nello stesso modo. LE COLONNE Word permette di scrivere testi su colonne affiancate, proprio come quelle dei giornali, per mezzo del menu Formato/Colonne oppure tramite il pulsante con lo stesso nome della barra degli strumenti Standard.

5 LE TABELLE Una TABELLA è composta da un insieme di celle disposte su righe e colonne, che permettono di incolonnare numeri, testo e/o altri oggetti. Per creare una tabella si sceglie dal menu Tabella il commando Inserisci oppure si utilizza il pulsante Inserisci tabella della barra degli strumenti Standard. Per inserire dati all interno delle celle, ma anche per formattare il testo in esso contenuto, si utilizzano gli stessi procedimenti descritti per la formattazione del testo. Per spostarci da una cella all altra si può utilizzare il mouse facendo clic direttamente sulla cella in cui si intende operare oppure puoi premere il tasto <TAB> per proseguire da sinistra verso destra. Per selezionare una parte della tabella o l intera tabella si utilizza direttamente i mouse, il menu Tabella/Seleziona oppure per una cella fare triplo clic al suo interno, per una riga fare clic sul suo lato sinistro, per una colonna fare clic sul bordo superiore. Per unire più celle oppure per dividere una cella si sceglie dal menu Tabella il comando Unisci o Dividi celle. Per modificare l altezza di una riga è sufficiente trascinare in su o in giù un bordo della riga. Per modificare la larghezza di una colonna si deve posizionare il puntatore del mouse su uno dei suoi bordi e trascinare nel punto desiderato. L indicatore del mouse prende il simbolo di una doppia linea affiancata da due frecce. Di può operare utilizzando anche i corrispondenti indicatori posti sui righelli (orizzontale e verticale). Per copiare o spostare il contenuto delle celle occorre procedere con i metodi descritti per copiare/spostare. Naturalmente in una tabella si possono anche aggiungere o eliminare righe, colonne e celle, utilizzando le opzioni che si trovano nel menu Tabella oppure le opzioni del menu di scelta rapida del tasto destro del mouse. Una nuova riga viene inserita sopra alla riga selezionata mentre una nuova colonna viene inserita a sinistra di quella selezionata. In modo analogo si può procedere per eliminare una riga o una colonna. Se si ha la necessità di assegnare a più righe o colonne la stessa dimensione, selezionare gli elementi sui quali si intende operare e fare clic col tasto destro del mouse, scegliendo l opzione Ripartisci uniformemente Nel caso di tabelle irregolari e possibile disegnare direttamente bordi (esterni e interni) con il mouse per le righe e le colonne din grandezza diversa (serve la barra degli strumenti Tabelle e Bordi oppure il pulsante Bordi della barra degli strumenti Standard ). Per modificare lo stile dei bordi ed applicare uno sfondo ad una cella, riga, colonna o tabella, si utilizza il menu Formato/Bordi e sfondo oppure il menu di scelta rapida del tasto destro del mouse. Ordinare i dati in una tabella Per ordinare gli elementi di una colonna all interno di una tabella si sceglie dal menu Tabella la voce Ordina e nella casella Tipo si impostano i parametri per l ordinamento: in modo alfabetico, numerico o in base alla data. Un altra funzione utile è quella della somma dei valori di più righe o colonne nella tabella.

6 L IMPOSTAZIONE DELLA PAGINA Il menu File/Imposta pagina consente di modificare: i MARGINI ossia la distanza tra i bordi della pagina e l area occupata dal testo le DIMENSIONI (formato A4, A5, busta, personalizzato ecc.) e l ORIENTAMENTO (orizzontale o verticale) del foglio INTESTAZIONE E PIÈ DI PAGINA L intestazione e il piè di pagina sono elementi che permettono di fornire al documento una CORNICE informativa per ogni pagina. Le intestazioni sono poste sopra il margine superiore della pagina, mentre i piè di pagina occupano lo spazio del margine inferiore. Una volta inserite, tramite il menu Visualizza\Intestazione e piè di pagina, le informazioni si ripetono per tutte le pagine del documento. Word inserisce all esterno dei margini superiori e inferiori della pagina due aree tratteggiate, nelle quali è possibile digitare il testo. Inoltre, compare una barra di strumenti di lavoro che permette di inserire elementi standard e numerazioni di pagina e di spostarsi tra le zone d interesse. L ANTEPRIMA DI STAMPA Il menu File/Anteprima di stampa oppure il pulsante con lo stesso nome dalla barra degli strumenti Standard consente di controllare l aspetto complessivo del documento prima di procedere alla stampa. E possibile visualizzare una o più pagine del documento, con il mouse che funge da lente di ingrandimento. LA STAMPA Per stampare un documento si sceglie il menu File/Stampa oppure si utilizza il pulsante con lo stesso nome dalla barra degli strumenti Standard. Tramite il comando Stampa dal menu File è possibile impostare alcune opzioni: il numero di pagine o la porzione di testo da stampare, il numero di copie, la risoluzione la qualità della stampa, quindi alta, media o bozza.. TROVARE/SOSTITUIRE TESTO La funzione di ricerca e sostituzione permette di compiere in modo automatico le revisioni sul testo senza che sia necessario leggere tutto il documento. Si seleziona il menu Modifica e si sceglie il comando Trova. la scheda Trova permette di cercare parole all interno del testo; nella casella di testo bisogna scrivere la parola ricercata e Word setaccia l intero documento evidenziando in sequenza gli elementi che corrispondono al termine ricercato; nella scheda Sostituisci appaiono due caselle di testo: nella prima è possibile specificare il termine che si vuole cercare mentre la seconda consente di sostituire la parola trovata con un nuovo termine. Le opzioni Trova e Sostituisci sono utilissime per correggere un errore che si ripete in tutto il documento. CONTROLLO ORTOGRAFICO E GRAMMATICALE Word offre Strumenti che aiutano a controllare l ortografia e la grammatica del testo e a correggere gli errori sia in fase di stesura sia successivamente, durante la revisione del documento. Mentre si scrive il testo, infatti, Word sottolinea le parole che presentano dei problemi ortografici con una linea rossa e segna con una linea verde le imprecisioni grammaticali. Correggere un errore ortografico è semplice, in quanto Word confronta la parola errata con quella memorizzata nel suo dizionario e propone la correzione. Più complicata è la correzione grammaticale e ancora più difficile è la correzione sintattica in quanto intervengono elementi di stile e di gusto che possono essere personali. Tuttavia Word avanza dei suggerimenti su costruzioni di frasi che appaiono scorrete o poco usate.