Programma di gestione per service audio, luci, video Manuale operativo

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1 Programma di gestione per service audio, luci, video Manuale operativo

2 Presentazione ServiceControl è l evoluzione del primo programma, scritto per gestire il mio service circa 12 anni fa. Il programma è stato scritto principalmente per avere la situazione del magazzino (disponibilità, inventario, dislocazione degli apparecchi noleggiati, uscite e rientri) sempre sotto controllo e per avere la possibilità di inserire i dati di un noleggio UNA sola volta ed ottenere con un click, in base ai dati inseriti, di volta in volta un elenco interno per la preparazione del materiale, il preventivo, il DDT e la fattura. Negli ultimi due anni il programma è stato adattato alle ulteriori richieste di 2 service che lo hanno utilizzato e lo utilizzano con piena soddisfazione, adattamento che ha riguardato principalmente le sezioni contabilità e sicurezza. Perché un programma che risiede su internet? Per due motivi principali: il primo è che ho sempre trovato molto comodo poter accedere al programma da qualsiasi luogo del globo ci si trovi e poterci lavorare esattamente come se ci si trovasse nel proprio ufficio, il secondo è che in questo modo gli aggiornamenti possono essere operati direttamente dagli amministratori senza alcun intervento presso le sedi dei clienti, quindi senza spese di alcun tipo. ServiceControl è strutturato in modo che il cliente possa apportare da solo ed in modo semplice le modifiche necessarie a personalizzare la propria copia (dati della società, logo ecc.). Tutti i dati del programma sono memorizzati in un database, residente sullo stesso server, con possibilità di effettuare il backup completo in qualsiasi momento, backup che verrà inviato via mail alla casella di posta elettronica del cliente. Si raccomanda di effettuare copie di backup spesso e ad intervalli regolari, poiché solo grazie a queste si riusciranno a recuperare tutti i dati in caso di problemi. I dati risiedono in più tabelle, con struttura ad albero, i dati da inserire saranno richiesti con la stessa modalità. In linea generale si parte sempre dall inserimento del cliente, che è la radice dell albero, inserendo poi la ramificazione principale (ad esempio i dati dal progetto) e le sottoramificazioni (ad esempio il dettaglio materiali). Per questo motivo la cancellazione/modifica dei dati in alcuni casi non è permessa (es. clienti), in altri è accompagnata da messaggi che avvertono l operatore della pericolosità dell intervento, in particolare quando questi dati sono già stati utilizzati per l emissione di documenti cartacei quali fatture o DDT. E necessario quindi prestare la massima attenzione nelle operazioni di Pagina 2 di 36

3 cancellazione/modifica, che sono comunque sconsigliate a meno che non si tratti di errori ortografici o errori rilevati subito dopo l immissione dei dati. AVVERTENZE: ServiceControl non va utilizzato in sostituzione dei documenti cartacei, che per legge, ma anche per buon senso, vanno sempre stampati e conservati per il periodo prescritto. Si declina ogni responsabilità per danni derivati da perdita di dati per qualsivoglia motivo e per danni derivati da indisponibilità all accesso al server. ServiceControl è offerto "as is" cioé senza alcuna responsabilità rispetto alla sua funzionalità ed eventuali danni derivanti da un suo utilizzo improprio. Pagina 3 di 36

4 Login/Logout La schermata di login è la prima schermata che appare nel momento in cui apriamo il browser all indirizzo web che ci è stato fornito. Per il primo accesso utilizzeremo l username e la password comunicate all acquisto, con la raccomandazione di sostituirle al più presto possibile! Al primo accesso, dopo aver cambiato username e password (assicurarsi di inserire almeno un operatore con privilegi di Super Utente) possiamo procedere alla configurazione del programma come indicato nel capitolo Personalizzazione Per effettuare il logout occorre cliccare sul nome utente che compare in alto a destra in tutte le pagine del programma. In caso di chiusura del browser la sessione si conclude ed il logout è effettuato automaticamente. Si consiglia di utilizzare password lunghe, almeno sopra i 10 caratteri, utilizzando numeri e lettere, sia minuscole che maiuscole, e di non utilizzare assolutamente password cui si possa risalire conoscendo la persona che le inserisce, tipo nome del cane, data di nascita ecc. Pagina 4 di 36

5 Personalizzazione Effettuato il primo accesso? Bene, se avete effettuato il login con le credenziali fornite avete i privilegi di Super Utente. Le cose da fare ora sono due. La prima è cliccare sul pulsante operatori del programma.,apparirà la schermata di gestione Da qui potrete modificare/cancellare gli username, le password e il livello da impostare per i vari operatori o aggiungere ulteriori operatori. Ricordate sempre di inserire la password e di inserire almeno un operatore con i privilegi di Super Utente perché solo con questi privilegi è possibile accedere di nuovo a questa pagina. Una volta finito effettuate il logout (cliccando sull username che compare in alto a destra) e ricollegatevi con le nuove username/password inserite. Si raccomanda di non lasciare come username e password i dati forniti per il primo accesso e di utilizzare password lunghe almeno 10 caratteri con numeri e lettere sia maiuscole che minuscole, evitando riferimenti ad informazioni personali. La seconda operazione da effettuare riguarda la personalizzazione del programma. Cliccate sul pulsante,si aprirà una finestra nella quale potrete inserire i dati del vostro service ed altre costanti Pagina 5 di 36

6 Vediamole voce per voce: Le prime tre si riferiscono ai dati del vostro service utilizzati nel programma. Nella quarta casella dovete inserire l indirizzo mail dell azienda. E a questa mail che arriveranno i backup del database e le copie di tutti i documenti che invierete ai clienti via mail direttamente dal programma. Le altre due caselle contengono le informazioni del vostro service che compariranno, a piè di pagina, su tutti i documenti cartacei. Inserite le informazioni che ritenete opportune, cercando di non superare i 130 caratteri per riga, tenendo la prima riga un po più lunga della seconda per motivi estetici, ricordandovi di controllare il tutto alla prima visualizzazione di un qualsiasi documento cartaceo. Infine il campo tema, serve per definire i colori del programma, una questione puramente estetica, richiesta da qualcuno a cui non piaceva il tema originale, che è comunque quello che preferisco e che consiglio, ovvero Acqua de gustibus Effettuate tutte le modifiche del caso cliccate sul pulsante Modifica per renderle operative. In caso di errori è sempre possibile accedere a questa pagina e rivedere il tutto, purchè si effettui il login con credenziali di Super Utente. Più in basso troviamo il form per inserire/cambiare il logo del service che apparirà in alto a sinistra su tutti i documenti cartacei. Quello che compare a sinistra è il logo attuale. Il vostro logo potrà essere caricato dal vostro computer direttamente nel programma. Usate il pulsante Sfoglia per individuare l immagine sul vostro computer e una volta caricata inseritela nel sito cliccando su Inserisci. Dopo il tempo necessario all elaborazione ed al ridimensionamento automatico dell immagine, essa apparirà al posto della precedente. Nel caso ciò non dovesse avvenire per problemi di cache del browser, Pagina 6 di 36

7 potete farla apparire aggiornando la pagina tenendo premuto il tasto Maiuscole della vostra tastiera. L immagine da caricare dovrà avere estensione jpg o jpeg ed è consigliabile un formato nativo di 900x450 pixel per ottenere la risoluzione massima in fase di stampa. Immagini più piccole verranno automaticamente ingrandite, con conseguente perdita di definizione. Infine, in basso, troviamo una tabella nella quale compaiono gli ultimi log di accesso, o tentativi di accesso al programma. Quelli non andati a buon fine saranno evidenziati in rosso. Nel caso appaiano un numero considerevole di tentativi falliti ed essi siano con certezza non riconducibili a voi o a vostri collaboratori, si prega di contattare gli amministratori del programma alla mail: Pagina 7 di 36

8 Menù Dopo le operazioni di login, l operatore si troverà nella pagina del menù principale. Esso è diviso in tre sezioni principali: 1) La prima è rappresentata dai pulsanti sulla sinistra, questa risulta visibile a tutti gli operatori e comprende tutte le attività di gestione del magazzino, compresa la stampa dell elenco interno per la preparazione del materiale e del DDT. 2) La seconda sezione è dedicata alla gestione amministrativa ed è visibile solo agli utenti con permesso Magazzino e contabilità. Essa comprende tutti i pulsanti del lato destro, esclusi Utenti e Config. E organizzata in 5 colonne affini. a) La prima, a sinistra dei pulsanti più scuri, è dedicata alle fatture e alle note di credito emesse. b) La seconda, con i pulsanti più scuri, è dedicata al riepilogo amministrativo, sia in forma tabellare che in forma di grafici. c) La terza colonna, situata subito a destra, è analoga alla prima ma per fatture e note di credito ricevute. d) La quarta colonna è dedicata alla contabilità vera e propria (cassa). e) La quinta ed ultima colonna comprende due pulsanti che ricordano, le scadenze di pagamento e il bilancio IVA, oltre al pulsante di Backup che permette di creare copie di backup dell intero database. 3) La terza sezione, infine, accessibile solo ai Super Utenti, ovvero gli amministratori del sistema, permette di configurare il programma e di gestire gli aventi diritto all accesso (pulsanti Utenti e Config. ). Pagina 8 di 36

9 Sotto i vari pulsanti sono presenti due utilissime tabelle riepilogative dinamiche che indicano le prossime uscite ed i prossimi rientri di materiale. Cliccando sulle date possiamo accedere comodamente alle pagine dei relativi progetti per modificarli al volo. Pagina 9 di 36

10 Anagrafica L anagrafica costituisce l indirizzario globale del Service. E divisa in categorie. Nella versione standard sono implementate le categorie visibili in figura, facilmente selezionabili grazie al comodo menù a tendina. L inserimento dei dati viene operato nella pagina cui si accede cliccando sul tasto. Questa è la schermata di input: Un cenno particolare alla casella a discesa Suffisso. Mi son trovato spesso e volentieri ad avere nominativi doppi, o tripli, o peggio, solo perché uno stesso cliente veniva ricercato ad esempio come Ass. tal dei tali e, non avendo riscontro, veniva reinserito anche se era già in anagrafica come Associazione tal dei tali e come Ass. Cult. tal dei tali. Per ovviare a questo problema, che può verificarsi spesso se gli operatori al programma sono più di uno, ho adottato 2 accorgimenti, il primo è stato quello di definire un numero limitato di suffissi ed assegnarli al nominativo attraverso una casella a discesa che consenta solo di scegliere tra le diverse opzioni, senza la possibilità di crearne di nuove. Il secondo accorgimento è che la ricerca può essere effettuata per stringa (è questo il parametro di default) e solo sul campo Intestazione. La ricerca per stringa fa sì che digitando Ass nella casella di ricerca Seleziona un nominativo, la suddetta Ass. tal dei tali non compaia nel menù a discesa, mente invece apparirà digitando ta, insieme a taleggio e Taranto, ma la ricerca verrà ristretta al solo taleggio nel momento in cui nella casella di ricerca si digita tal (è più complicato spiegarlo che Pagina 10 di 36

11 farlo!). Il vantaggio di un tal tipo di ricerca sta nel fatto che basta una stringa parziale, quel particolare che ci si ricorda dell intestazione del cliente, per trovarlo rapidamente. Una volta trovato il nominativo basterà cliccarvi sopra per accedere ad una schermata analoga ove c è la possibilità di modificare i dati relativi al nominativo selezionato. Unico neo è la velocità, ma essendo i motori di ricerca per i database mysql strutturati per gestire enormi quantità di dati, finché non supererete qualche milione di nominativi nel vostro database (cosa che vi auguro), non ve ne accorgerete nemmeno! Comunque esiste anche la possibilità di ricercare un nominativo in base alle lettere iniziali. Cliccando sul pulsante Lista si accede alla lista dei nominativi contenuti nel database, ordinati alfabeticamente, con la possibilità di selezionare una singola categoria o di visualizzarli tutti. Oltre il nominativo completo di suffisso che appare nella prima colonna, cliccabile per accedere alla schermata di modifica dati, si possono visualizzare i numeri telefonici del nominativo, la sua mail e l indirizzo del sito web. Tutte le info sono cliccabili per accedere rapidamente, nel caso dei numeri telefonici ad una chiamata diretta tramite skype (ammesso che lo abbiate istallato nel computer in uso), nel caso della mail all apertura di una nuova mail indirizzata al nominativo, effettuata dal programma di gestione mail predefinito ed infine, nel caso si clicchi sull indirizzo del sito web, all apertura della pagina web nel browser predefinito, un ottima pagina da cui partire per contattare i vostri clienti/fornitori. Nel caso utilizziate un altro programma per la gestione del service ed abbiate già un archivio, sappiate che è probabile che si possano importare direttamente nel database di questo programma i dati del vostro archivio. Avvertenze: si sconsiglia vivamente di modificare i dati di clienti già operativi, in quanto salterebbero i collegamenti dei dati fra progetti e fatture. La modifica dei dati cliente è pensata solo per ovviare errori subito dopo l inserimento. Ultim ora: aggiunto indirizzo della eventuale sede operativa del cliente. Verrà utilizzato, se presente, quale destinazione nei DDT. Pagina 11 di 36

12 Magazzino Il magazzino rappresenta la lista dei materiali presenti nel vostro magazzino, con alcuni parametri che serviranno in fase di progetto, analizziamoli uno per uno: La Descrizione è quella che verrà utilizzata nella ricerca e nella stampa di preventivi, ddt, ecc. La Quantità è il numero dei pezzi presenti in magazzino, ovvero l inventario. Il Costo è il costo dell apparecchio nuovo mentre il Nolo al giorno rappresenta il prezzo di noleggio al giorno. Apro qui una parentesi: non esiste un calmiere dei costi di noleggio per cui ognuno utilizza dei propri criteri per calcolarlo. Nella versione standard del programma è implementato quello che utilizzo io e, credo, buona parte dei service medio piccoli, ovvero un prezzo di noleggio fisso giornaliero, da scontare poi a manina a seconda della quantità di materiale noleggiato, del periodo e della tipologia del cliente. Quindi il parametro nolo al giorno servirà solo a calcolare un prezzo indicativo che apparirà in fase di progetto ma sarà poi l operatore a decidere ed inserire il prezzo complessivo finale. Nulla vieta di modificare questa parte del programma per adattarla agli standard e ai metodi di calcolo del proprio service, se diversi da quello citato. Chiusa parentesi. Abbiamo poi la casella Tipo che indica la categoria del prodotto, ma anche del servizio, tipo fornitura di un tecnico o trasporto. Infine il campo Ordinamento, rappresentato da un dato numerico, è il campo utilizzato dal programma per ordinare i materiali/prestazioni in fase di stampa preventivi/ddt. Ad esempio, io preferisco seguire un ordine nelle liste dei materiali che parta con i power box (quindi partirò con 1, 2, ecc), per poi passare ai dimmer (li distanzio un po e parto da 100, 101, ecc), poi ai proiettori (200, 201), sagomatori (300, 301), poi passo al materiale audio( è un altro gruppo quindi parto, ad es. da 1000, 1001 ecc.) e così via quindi i power box avranno il numero d ordinamento più basso, seguito dai dimmer ecc..il numero è un numero decimale che va da 0,000 a 9999,999 ed utilizza i decimali perché sia più semplice inserire dei nuovi materiali, come succede per l inserimento delle memorie luci in uno spettacolo. L inserimento dei dati viene effettuato nella pagina a cui si accede cliccando il pulsante ed i dati possono essere modificati cercando la descrizione nella casella a discesa e cliccandoci sopra. Pagina 12 di 36

13 Cliccando sul pulsante si aprirà invece una tabella contenente tutto il materiale presente in magazzino con immediata visualizzazione della disponibilità e del materiale impegnato in noleggio. In figura il materiale non era stato ancora inventariato per cui la colonna inventario è piena di zeri e alcune disponibilità risultano negative. In questa schermata c è la possibilità di cercare un dato materiale tramite la solita casella a discesa, di inserirne uno nuovo direttamente da qui, cliccando sul pulsante nuovo, di ordinare la tabella in base alla descrizione o al numero di ordinamento cliccando sulle intestazioni delle relative colonne e di avere informazioni sul materiale impegnato (dove si trova e quando rientra) o non rientrato cliccando sui relativi numeri delle colonne fuori e persi. Anche per l inserimento del materiale, come per l anagrafica, si può operare importando direttamente nel database del programma i dati presenti in altri programmi di gestione, purché questi siano esportabili nei principali formati di database. Vi sono poi altri tre pulsanti che si riferiscono al materiale: Materiale fuori, che apre una tabella dove trovare informazioni sul materiale attualmente impegnato in noleggio. Materiale perso, che visualizza un elenco del materiale non rientrato e Mat. Ext. Che visualizza il materiale preso a noleggio da altri service. In tutte e 3 le schermate, cliccando sul cliente si accede al relativo progetto. Pagina 13 di 36

14 Progetto Avete completato l inserimento/importazione di Anagrafica e Magazzino? Allora siete pronti a creare il vostro primo progetto. Si tratterà di inserire un unica volta i dati relativi ad un noleggio per ottenere poi, di volta in volta, con un unico click, preventivo, elenco interno per la preparazione del materiale, ddt e fattura! L inserimento si basa su tre passaggi: cliente, dati fornitura e dettaglio materiale Il primo passaggio è un click sul pulsante, avrete accesso alla pagina dove selezionare il cliente a cui deve far capo il progetto. Ricercate il cliente nella solita casella di ricerca e cliccate su di esso. Vi troverete in una pagina che elenca i progetti attivi del cliente selezionato, se ve ne sono, con la possibilità di effettuare diverse operazioni nonché di navigare tra i progetti del cliente. Per un nuovo progetto, che ci siano o no progetti del cliente, bisogna cliccare sul pulsante nuovo. Nella pagina che si apre troveremo in alto i dati del cliente selezionato e dovremo inserire la prima parte dei dati relativi al progetto, siamo al secondo passaggio: Nel campo Data troverete la data odierna, è possibile cambiarla nel calendario che si apre cliccando su di essa. Il campo Descrizione, oltre ad essere un promemoria, sarà il campo utilizzato nelle fatture e nei preventivi. Un Pagina 14 di 36

15 generico Fornitura di materiale luci audio per lo spettacolo tal dei tali può andar bene per entrambi. Sempre tramite i calendari a comparsa è possibile inserire le date di inizio e fine noleggio, nella casella Giorni comparirà il numero dei giorni di noleggio. A questo punto è bene aprire un altra parentesi, oltre la funzione di calcolare i giorni di noleggio, i campi data inizio e data fine agiscono anche come indicatori del tipo di fattura. Se questi campi sono impostati a zero (basta scrivere 0 nelle rispettive caselle) il programma saprà che sui cartacei non deve scrivere il periodo di noleggio ed interpreterà il progetto come una vendita, non evidenziandola nel riepilogo del menù principale come prossimo rientro e facendola apparire nella lista delle vendite. Lo stesso discorso è valido anche per le fatture. Chiusa parentesi. Se non avete già deciso il prezzo, il campo Imponibile può essere lasciato vuoto. Nel caso vogliate inserirlo ricordate che il formato numero di inserimento è impostato senza divisore per le migliaia e col punto come divisore per i decimali, ad esempio ma non 2.350,5. Digitando la cifra, nelle caselle I.V.A. e Totale compariranno le relative cifre. Scegliete poi una delle modalità di pagamento dalla casella a discesa Pagamento. I parametri In/Out e Fatturato potete non toccarli, sono degli indici automatici. Il primo indica se il materiale è in magazzino o meno, si imposta automaticamente in Out nel momento in cui si inseriscono i dati del ddt e va reimpostato manualmente in In quando rientra la fornitura. Il secondo indica al programma se per il progetto è stata emessa o meno la fattura e si imposta automaticamente al momento dell emissione della fattura. Clicchiamo ora su Inserisci e arriviamo al terzo passaggio. Questa schermata è simile alla precedente, con in più delle caselle per l inserimento del materiale: Cominciamo con l inserire il numero di apparecchi, ricerchiamo nella casella codice il codice dell apparecchio (da notare che nella casella a discesa, oltre a comparire il codice dell apparecchio, apparirà anche il numero di apparecchi disponibili. Credo che questa sia una delle funzioni principali del programma: mostrare in fase di inserimento l effettiva disponibilità del magazzino). Nel caso ci siano in quella fornitura apparecchi noleggiati da altri service, ne specifichiamo il Pagina 15 di 36

16 numero nella casella di cui ed il service dal quale sono stati noleggiati, che comparirà nella casella da, insieme a tutti i dati in anagrafica memorizzati come fornitori. La casella persi andrà utilizzata al rientro della fornitura nel caso manchi all appello qualche apparecchio. A questo punto clicchiamo sul pulsante Inserisci, le voci saranno memorizzate e compariranno sotto le caselle di inserimento. Nel frattempo, nelle caselle Al giorno e Imp. Automatico comparse sotto la casella giorni compariranno automaticamente i dati dipendenti dal campo nolo al giorno ed al meccanismo scelto per calcolo automatico dell indicazione del prezzo del noleggio. Basandosi su questo dato si potrà poi inserire l imponibile voluto nella casella Imp (imponibile) e confermare il tutto cliccando sulla barra modifica in basso ed usciamo per ritrovarci nella pagina del progetto. L inserimento dei dati del progetto è completato. Mancano solo due operazioni che potremo effettuare quando il preventivo sarà accettato, ovvero l inserimento dei dati aggiuntivi per il ddt e per la fattura. Pagina 16 di 36

17 Preventivo Dalla pagina del progetto possiamo inviare il preventivo tramite i pulsanti: Tutti i cartacei di questo programma sono in formato PDF. Si può visualizzarli o stamparli tramite il programma gratuito Adobe Reader (sconsigliato), presente nella stragrande maggioranza dei computer, o utilizzare altri programmi gratuiti per la lettura/stampa dei PDF tipo foxit (consigliato) o altri. Per preventivi e fatture c è anche la possibilità di inviarli come allegato, direttamente dal programma, alla mail inserita nei dati del cliente. In caso la mail non sia stata inserita o sia stata inserita in modo non corretto, il click sul tasto mail darà luogo ad un messaggio d errore. La mail inviata dal programma con questa modalità non lascia traccia nel vostro programma di posta, per questo motivo una copia della mail verrà inviata anche all indirizzo di posta del service in modo da averne memoria. Consiglio di creare nel programma di posta una regola per inviare in una cartella ad hoc, tipo documenti inviati, tutte le mail inviate dal programma o, in alternativa spostarle a mano in una cartella di proprio gradimento così da poter risalire, in caso di bisogno, al documento o meglio, alla data di invio del documento, visto che il documento sarà sempre disponibile visualizzandolo dal programma. Pagina 17 di 36

18 Elenco Il preventivo è stato accettato? Bene, ve lo auguro accedete nuovamente al progetto ricercandolo fra i progetti del cliente o tramite la lista. Il prossimo passo è legato ai pulsanti: questi servono a visualizzare e stampare un elenco interno da consegnare ai dipendenti che si occupano della preparazione del materiale. Verrà stampato un elenco per ogni categoria di apparecchi, ovvero luci, audio e video, se presenti nel progetto. Pagina 18 di 36

19 DDT Il materiale è pronto? Il trasportatore ha caricato? Bene, con le informazioni fornite da quest ultimo possiamo inserire i dati per il ddt. Clicchiamo su uno qualsiasi dei seguenti pulsanti: non sono stati ancora inseriti si aprirà una pagina inserire, se invece i dati del ddt sono già presenti, permetteranno di visualizzare o stampare il ddt. se i dati relativi per poterli ci Nella pagina che si aprirà inseriremo i seguenti dati: la Data, che comparirà sarà quella odierna, ma come sempre modificabile tramite il calendario che si apre cliccando sulla casella. Se i dati relativi alla destinazione sono gli stessi del cliente basterà spuntare la casellina Stessa Destinazione. Se il cliente ha una sede operativa, saranno privilegiati questi ultimi, se la destinazione è diversa, ad esempio un teatro, andranno inseriti a mano. Nella casella Vettore andrà inserita la ragione sociale del vettore, completando poi il tutto con le voci delle caselle a discesa relative a Causale, A mezzo, Aspetto e con il numero dei colli. A questo punto il click sulla barra inserisci memorizzerà i dati e ci riporterà alla pagina precedente dove cliccando sui pulsanti del menù DDT potremo visualizzare e stampare il documento da consegnare al trasportatore. Questa operazione setterà il progetto su out, il materiale non risulterà più a disposizione in magazzino e bisognerà ricordarsi, al rientro della fornitura, di settare nuovamente il progetto su In e, magari di fatturarlo, ma per questo non manca un promemoria nella pagina di accesso principale, come già avete letto alla sezione Menù. Pagina 19 di 36

20 La fornitura è rientrata? Bene, gli addetti potranno usare lo stesso elenco della preparazione per controllare che tutto sia rientrato, a questo punto non vi resta altro che indicare il numero di eventuale materiale non rientrato nella colonna persi e settare il progetto su In nella pagina di modifica del progetto. A questo punto vale la pena di spendere due parole sul pulsante visto che potrebbe essere utile in questa fase. Nel caso la fornitura rientrata presentasse del materiale preso a noleggio da altri service possiamo usare questo pulsante per il DDT di riconsegna. La procedura è questa: cliccando sul pulsante apparirà una tabella contenente le informazioni su tutto il materiale preso a noleggio da altri service. Per creare il ddt di riconsegna spuntiamo la casellina relativa al materiale che ci interessa nella colonna ddt. A questo punto la lista si restringerà a quel determinato fornitore. Se ci sono altri materiali da rimandare al fornitore spuntiamo le relative caselline per ottenere un unico ddt, altrimenti clicchiamo sul pulsante DDT che sarà comparso in alto. Si aprirà una pagina con il form di inserimento dati per il ddt con già inseriti i dati del fornitore. Se tutto è corretto, completare il form con gli altri dati richiesti e cliccare sulla barra inserisci si verrà rimandati alla lista dei DDT da dove si potrà visualizzare/stampare il DDT agendo sulle icone animate dell ultima colonna. Pagina 20 di 36

21 C è una terza procedura per creare DDT, ed è legata al pulsante In questo caso è possibile creare DDT completamente slegati da un progetto, come possono essere i DDT di riconsegna di materiali in visione. Cliccando sul pulsante si accede ad una pagina dove avremo la possibilità, dopo aver selezionato il fornitore, di inserire quantità e descrizione estesa del materiale che si intende rimandare al fornitore (se l abbiamo inserita al ricevimento la troveremo già lì). Una volta inseriti i materiali si procede come nel caso di materiali noleggiati da altri service. Riepilogando, i sistemi per creare un DDT sono 3: 1. Partendo dal progetto. In questo caso i materiali sono in carico al magazzino ed al rientro della fornitura occorrerà segnalarlo al programma settando il flag In/Out su in. 2. Partendo dal tasto Mat. Ext.. In questo caso i materiali sono quelli noleggiati da altri service, sono in carico al progetto ma non al magazzino e verranno azzerati nel momento in cui si genera il DDT di riconsegna. 3. Partendo dal tasto Visione. In questo caso i materiali non sono in carico né al magazzino né al progetto. Come per il caso precedente si azzerano nel momento in cui si genera il DDT. Sembra complicato, ma, credetemi, è più facile farlo che spiegarlo! Pagina 21 di 36

22 Fattura Pronti ad emettere fattura? Richiamate la pagina del progetto e cliccate su uno dei tre pulsanti del menù Fattura si aprirà una pagina dove inserire gli ultimi dati, relativi alla fattura. In realtà nel form troverete già tutti i dati necessari ma avrete la possibilità di correggerli nel caso durante il periodo di noleggio vi sia stato qualche cambiamento. Cliccate sulla barra Inserisci, uscite ed utilizzate i pulsanti del menù Fattura per Visualizzare, stampare o inviare una mail al cliente con la fattura allegata. Anche qui è previsto l invio di una copia della mail all indirizzo mail del service. Tutte le mail inviate dal programma richiedono al cliente una conferma di lettura. Pagina 22 di 36

23 Spaventati? Tranquilli, è più facile operare sul programma che leggere le istruzioni. Di seguito un breve diagramma esemplificativo: Anagrafica Magazzino Scelta cliente Dati Progetto Scelta dettagli Progetto completo Dati DDT Dati Fattura Pagina 23 di 36

24 Contabilità L ultima parte della sezione precedente, ovvero le fatture, rientrano già in questa sezione. In realtà nel programma esiste una sorta di doppia contabilità. La prima fa capo a fatture e note di credito emesse e ricevute e alle relative caselline di spunta Pagato. Oltre le fatture emesse partendo dai progetti esiste un pulsante Nuova fattura, che può essere usato per emettere fatture slegate dai progetti e Nuova N.C., utilizzato per emettere note di credito. Questo gruppo di 4 pulsanti si trova a sinistra dei pulsanti più scuri. Sulla destra troviamo un altro gruppo di 4 pulsanti che sono i corrispettivi per le fatture ricevute e le note di credito ricevute. I valori inseriti, con le relative spunte sulle caselline pagato andranno poi a formare i resoconti di entrate e uscite e relativi grafici (pulsanti più scuri). Le modalità per l inserimento dei dati sono intuitive e le somme da inserire sono sempre al netto di I.V.A.. Le fatture ricevute si inseriscono cliccando su Ins. Spesa. Sia per le spese che per le note di credito ricevute possiamo non definire il cliente, anche se consiglio sempre di associare qualsiasi spesa ad una entità precisa. Nel caso di spese con pagamenti dilazionati si può utilizzare la casella Rate. L importo inserito verrà diviso per il numero di rate indicate e verranno inserite più scadenze, a partire dalla data di scadenza inserita. L ultima voce, Spesa annuale, invece inserirà l intero importo per i 12 mesi successivi, a partire dalla data di scadenza inserita. E utilizzabile, ad esempio, per l affitto dei locali o altri canoni annuali. Invece di inserire la voce manualmente per 12 volte, impostando la rata su Spesa annuale sarà il programma ad inserire la stessa voce per i 12 mesi successivi, a partire dalla data di scadenza inserita. La seconda contabilità mi è stata richiesta da un service il cui stato è S.r.L.. In questo caso occorre avere anche una sorta di contabilità di cassa, ovvero di movimento contanti. Questa si ottiene inserendo i dati nel form cui si accede cliccando sul pulsante Acconti. Gli acconti erogati sono negativi, vanno quindi inseriti col segno meno e i campi conto e N. Assegno vanno inseriti solo per gli acconti erogati se si desidera avere una lista degli assegni erogati. Il Pagina 24 di 36

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