PROGRAMMA ROMANO Versione Tricolore Revisione

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1 Gestione degli Ordini Indice generale Gestione degli Ordini...1 Introduzione...1 Associare una Casa Editrice ad un Distributore...1 Creazione della scheda cliente nella Rubrica Clienti...2 Inserimento di un ordine...2 Stampa ordine al Distributore per la richiesta del fabbisogno...3 Scarico dell'ordine Distributore e assegnazione della copia al Cliente...5 Scarico ordini da Ordini Correnti, tramite procedura F4...5 Scarico ordini da Divisione Ordini, tramite procedura F2...6 Divisione ordini dei titoli in giacenza...7 Servizio S.I.R.I.O. (Servizio Integrato Romano Informazione Ordini)...8 Stampa dei biglietti di prenotazione cliente...8 Consegna al cliente dei libri arrivati...9 Eliminazione degli ordini...9 Stampa Sommario Ordini e Stampa multipla Schede Ordine...10 Esportazione e Importazione dell'ordine...10 Introduzione Il Programma Romano (da questo momento in poi PR) ha una serie di procedure per gestire le ordinazioni scolastiche. Per ordine intendo la richiesta da parte di un cliente di uno o più libri. L'ordine è quindi necessariamente associato ad un cliente. Una volta acquisiti gli ordini, è possibile organizzare la richiesta del fabbisogno al distributore di zona. La cosa avviene automaticamente, dopo che si saranno fatte le associazioni tra editore e distributore di competenza. A tale riguardo si faccia riferimento alla guida aggancio case editrici ai distributori nel menù guide del PR; in ogni caso farò degli esempi anche in questa guida. Il ciclo e gestione di un ordine si riassume come nel prospetto seguente: associazione degli editori ai distributori creazione della scheda cliente nella rubrica clienti creazione dell'ordine, ovvero associazione dei libri ad un determinato cliente stampa del fabbisogno ripartito per distributore e relativo acquisto presso questi scarico dell'ordine e relativa assegnazione al cliente dell'arrivo pubblicazione sul web della situazione ordini per la consultazione da parte dei clienti impostazione dell'ordine come CONSEGNATO al momento del ritiro da parte del cliente Associare una Casa Editrice ad un Distributore Per prima cosa si deve creare la scheda del distributore nella rubrica fornitori/distributori. Aperta la finestra dei fornitori dal menù <Rubriche><Fornitori/Distributori> proviamo prima a fare una Gestione degli Ordini - Pag.1/12

2 ricerca per essere certi che il nominativo non sia già inserito. Digitiamo quindi il nome nel primo campo a sinistra e battiamo INVIO. Se trovato apparirà nella griglia a destra altrimenti pigiamo il pulsante [Nuovo Fornitore] e viene creata una nuova numerazione. Modificare i campi anagrafici opportunamente e pigiare il pulsante [Conferma]. Da ultimo annotiamo il codice fornitore, ci servirà tra pochi istanti. Ora chiudiamo questa finestra ed apriamo <Rubrica><Editori>. In questa finestra cerchiamo, digitando il nome nel primo campo a sinistra e battendo INVIO, le case editrici del distributore creato prima e per ciascuna casa dobbiamo pigiare il pulsante [Associa] che farà aprire la rubrica dei distributori. Qui inseriamo il codice (o il nome) del distributore e battiamo invio. Una volta evidenziato il distributore pigiamo il pulsante [Seleziona] che sta a sinistra. Il PR torna alla rubrica editori e ci evidenzia nella colonna associato a.. il nome del distributore. Ripetere l'operazione per le altre case di questo stesso distributore. A questo punto esiste una relazione tra editore-distributore, ma eventuali ordini giù immessi non conoscono questa nuova relazione pertanto OGNI VOLTA che viene variata la relazione editoridistributori si deve riorganizzare gli ordini dal menù <Ordini><Riorganizza Distributori>. Creazione della scheda cliente nella Rubrica Clienti Analogamente al metodo utilizzato per la creazione della scheda distributore, si procede per la creazione della scheda del cliente. Quanti più dati vengono immessi quanto più efficace sarà la scheda nelle operazioni aggiuntive che gestisce il PR, come ad esempio l'invio dei dati sul web 1. Ai soli fini della compilazione dell'ordine è sufficiente che venga immesso almeno il nominativo (cognome nome). Notare il pannello ACCONTO che permette di gestire gli acconti lasciati dal cliente, e il pannello SCUOLA che permette di segnare la scuola classe e sezione del cliente. Notare inoltre i pannelli ORDINI e USATO che permettono di gestire direttamente dalla rubrica cliente sia gli ordini che l'usato. Inserimento di un ordine Come ho detto, un ordine DEVE essere associato ad un cliente e di conseguenza il PR lo ripartisce poi per distributori, NON il contrario. Quindi dopo aver creato il cliente nella rubrica clienti, possiamo dalla rubrica stessa cliccare sul pulsante [Nuovo Ordine] e si raggiunge cosi la finestra per l'inserimento ordini. La stessa finestra si raggiunge anche dal menù <Ordini><Nuovo inserimento>. In questo caso si dovrà digitare il nome cliente per far aprire la rubrica e una volta individuato il nominativo (o creato nuovo) cliccare sul pulsante [Seleziona] e tornare alla finestra di inserimento ordine. Il modo diretto di inserimento di un ordine consiste nel digitare il codice del libro (es: ) nel campo codice CR, ISBN e premere invio. Se il libro viene trovato il PR si posiziona nel campo copie e qui basta premere invio per accettare il valore 1 copia e inserire l'ordine. È anche possibile cliccare il pulsante [Archivio Romano], cercare il libro e poi pigiare il pulsante [Seleziona]. É anche possibile inserire in ordine un libro non presente in Archivio Romano. In questo caso è fondamentale inserire la casa editrice del libro. Inoltre è possibile inserire l'ordine 1 Vedi capitolo S.I.R.I.O. Gestione degli Ordini - Pag.2/12

3 dalle adozioni o dai moduli d'ordine su file (MOF) 2 se questi sono stati preparati. La voce colibri sta ad indicare i libri che devono essere plastificati sulla copertina. Ogni libro viene inserito come NON ARRIVATO. Nel caso in cui il cliente desiderasse ordinare un libro non nuovo ma usato, allora dobbiamo inserire l'ordine come USATO prima di battere invio nel campo copie. Solo gli ordini impostati come NON ARRIVATO verranno elaborati nella stampa per i distributori che vedremo in seguito. Al termine dell'inserimento è possibile stampare una ricevuta per il cliente. Notare che anche in questa finestra è possibile gestire l'acconto. Notare anche che è possibile inserire uno sconto. Questo risulterà utile in fase di consegna del libro o di fatturazione. Stampa ordine al Distributore per la richiesta del fabbisogno Per stampare il fabbisogno e procedere all'acquisto dei libri presso il distributore di dovrà procedere alla stampa dei tabulati esterni. Si accede quindi al menù <Ordini><Stampa Distributori> e si raggiunge la relativa finestra di gestione dei distributori. Prima che la finestra si apra il PR fa una verifica in tutti gli ordini per controllare che ciascun Editore sia associato ad un unico Distributore. Questa circostanza potrebbe capitare nel caso in cui avessimo inserito ordini di editori dapprima associati ad una distribuzione, e in seguito associati ad altra distribuzione. Se non si ha un motivo particolare per avere uno stesso editore, negli ordini, associato a più distributori, sarebbe il caso di assecondare la procedura di Riorganizzazione. Il PR prevede in effetti una sola distribuzione per ogni casa editrice. Come detto in premessa, occorre che ciascun editore che figura negli ordini sia associato ad una distribuzione. Qualora ci siano degli editori NON associati a dei distributori, prima dell'apertura della finestra, appare un messaggio che ci avvisa che un tot di ordini sono relativi ad editori orfani. Se si accetta di agganciare in questo momento gli editori orfani, viene proposta la Rubrica Distributori dalla quale possiamo scegliere (o creare nuovo) il nominativo al quale associare tutti gli editori attualmente in ordini e non abbinati ad una distribuzione. Questa relazione sarà permanente e varrà anche per le elaborazioni future. Si può anche decidere di ignorare questi avvisi iniziali e raggiungere in ogni caso l'apertura della finestra. Si ottiene un elenco di questi editori orfani cliccando sul pulsante [Editori Orfani] posizionato accanto al pulsante [Elabora]. La finestra di gestione degli ordini distributori è divisa sostanzialmente in due pannelli: quello di sinistra serve per decidere in base a quali criteri e filtri verranno preparate le stampe, quello di destra per eseguire il comando di stampa (anche su file..) o eventuali modifiche e personalizzazioni delle stampe. Qualora si debba produrre un file o una mail da inviare al distributore, sempre di elaborazioni di stampe stiamo parlando. Sarà in base alle impostazioni stabilite nel pannello protocolli della rubrica Distributori, o anche in funzione della scelta conseguente alla pressione del pulsante [Esporta] che si produce alla fine un file o una mail, ma lo vedremo in seguito. La prima cosa da fare è quindi procedere alla elaborazione degli ordini. L'elaborazione consiste nello scorrere gli ordini correnti e considerare SOLAMENTE quelli non arrivati e che siano stati inseriti in una data e ora compresa tra i due intervalli del pannello di sinistra. È inoltre possibile filtrare questi ordini per cliente o distributore. Come a dire: vogliamo solo gli ordini dei clienti 1, 2, 7. Potrebbe avere un senso nel caso in cui questi clienti siano da considerare come rifornimento 2 Si rimanda ad altra guida per la creazione, modifica e gestione dei file MOF Gestione degli Ordini - Pag.3/12

4 interno e vogliamo per il momento acquistare solo questo tipo di ordini. Il campo esprimi codice dovrebbe rimanere su editore in quanto ci sono ancora distributori che utilizzano il codice interno (RCS). Lasciando in quella posizione il campo, valgono le impostazioni eventualmente impostate a livello del distributore nel pannello protocolli. Se li per esempio al distributore Zanichelli è stato impostato come codice di uscita l'isbn13, in ogni caso qui nella stampa verranno espressi i codici a 13 cifre anche se il campo viene lasciato su editore. Come ho detto vengono elaborati i soli ordini non arrivato, tuttavia è possibile impostare lo stato di arrivo da elaborare cliccando il pulsante [Selezione Stato]. L'applicazione di questa scelta potrebbe essere quella di elaborare tutti gli ordini contrassegnati come consegnato cosi da avere una statistica di quello che abbiamo venduto e consegnato al cliente, ripartita per distributore. Fatta l'elaborazione, otteniamo le stampe nel pannello di destra. La prima colonna indica il tipo di tabulato che viene prodotto. In questa colonna viene indicato come stampa il tabulato che sarà inoltrato alla stampante. Esiste poi la dicitura PDF in che converte in file pdf la stampa e la inoltra come allegato di posta elettronica, ammesso che sia configurato su questo computer un programma di posta elettronica 3. Altre diciture possibili sono tutte quelle impostabili nel pannello protocolli della Rubrica Fornitori. Alla pressione del pulsante [Tabulati Esterni] il PR esegue dalla prima all'ultima riga selezionata (accesa) il comando espresso nella prima colonna. Qualora si avesse bisogno di esportare l'ordine in un formato non previsto nei protocolli, si deve evidenziare la riga (non importa che sia accesa o spenta, deve essere evidenziata), pigiare il pulsante [Esporta], e scegliere tra i formati possibili 4. Facendo doppio click su un distributore si ottiene l'anteprima di stampa che è ovviamente stampabile cliccando sull'icona della stampante. Il tasto destro sull'area gialla delle stampe disponibili, permette una serie di funzioni molto utili. Tralasciamo quelle intuitive e occupiamoci delle due più interessanti: la prima è la modifica dei dati di elaborazione e ci permette di modificare le copie che stiamo per inviare al distributore, inserire note, e altre modifiche utili. La seconda ci permette di convogliare più stampe ad un unico nominativo tramite il comando aggrega. La funzione aggrega ha valore solo temporaneo e quindi alla prossima elaborazione tutto torna normale. Non è possibile aggregare solo una parte di un distributore ad un altro. E' possibile stampare un unico foglio con all'interno tutti i distributori selezionati semplicemente pigiando il pulsante [Tabulato Compresso]. In questo modo si ottiene una stampa condensata con i distributori stampati uno di seguito all'altro, sempre con la distinzione per casa editrice. Utile se si sta inviando l'ordine ad un grossista. Ultima nota importante è l'uso del pulsante [Interni]. Qualora nelle impostazioni di elaborazione degli ordini si sia scelto di considerare la giacenza, il PR divide il fabbisogno tra Interni (ordini trovati in giacenza) ed Esterni (ordini da richiedere necessariamente al distributore). La stampa degli interni permette quindi di sapere quali e quanti libri prelevare dal magazzino interno 5. Altra funzione importante di questo pulsante si ottiene cliccandoci sopra col tasto destro. Appare un menù dal quale scegliendo la voce <Scarica tabulato dalla giacenza> verranno automaticamente scaricate le giacenze riportate nel tabulato. 3 Come programma di posta elettronica consiglio di usare Windows Live Mail. La configurazione di tale programma è a cura del libraio e non dipende dal PR. 4 Il PR prevede l'esportazione su file dell'ordine per tutti i distributori. Qualora non sappiate quale scegliere fatevi dire le specifiche tecniche del file dal distributore. Dire un file di testo e basta, non serve a nulla se non si sa poi come siano disposti i dati all'interno. In fase di assistenza dovete quantomeno dirci quali case distribuisce il distributore. 5 Se si elabora lo stato USATO e si imposta la giacenza usato, è possibile gestire un tabulato interni dei libri usati. Gestione degli Ordini - Pag.4/12

5 Scarico dell'ordine Distributore e assegnazione della copia al Cliente Acquistati i libri presso il Distributore si deve dire alla macchina quali siano i libri arrivati in modo da non richiederli nuovamente. In definitiva si tratta di cambiare lo stato di arrivo di ciascun libro da non arrivato ad arrivato. Non c'è alcun bisogno di eliminare tutto l'ordine e reinserirlo di nuovo per il nuovo ordine comprensivo dei mancanti odierni!! Parallelamente a questa azione la macchina ci dice quale è il cliente che ha fatto l'ordine e quindi sappiamo immediatamente a chi rivolgere il libro. Esistono due procedure per fare l'operazione appena detta. Tra le due preferisco la seconda e la ritengo di gran lunga la più veloce. Tuttavia la prima deve essere usata per assegnare gli ordini che non rispondono immediatamente all'utilizzo del codice (Codice Romano, da ora CR, o Codice ISBN anche tramite lettore ottico). Inoltre consiglio di lavorare direttamente il libro, e non la fattura del distributore, che in ogni caso terremo vicino alla postazione lavoro. Questo perché anche se abbiamo poco spazio, dal momento che ho già detto che la macchina contemporaneamente allo scarico del distributore ci segnala quale è il cliente che ha richiesto il libro, ci permette di eliminare immediatamente la massa di libri giunti dal distributore. Inoltre in questo modo stiamo portando avanti un po tutti i clienti contemporaneamente. In qualunque momento qualsiasi cliente giungesse in libreria sicuramente avrebbe qualcosa da ritirare. Inoltre questo ben si sposa con il servizio S.I.R.I.O. Del quale parlerò più avanti. Spesso in fase di assistenza mi sento rispondere non abbiamo spazio. A mio avviso lo spazio si crea, in ogni caso nulla vieta di scaricare l'ordine dalla fattura. Ma si consideri che questo metodo soddisfa solo lo scarico del distributore. Costringe poi a stampare, nella migliore delle ipotesi il sommario (<Ordini><Stampa Sommario>), l'ordine cliente per sapere a chi assegnare i libri. Per ogni richiesta si dovrà cercare nella mucchia il libro richiesto. Sinceramente... In ogni caso, sia che si scelga il metodo da libro o il metodo da fattura, le procedure sono sostanzialmente due: 1. da Ordini Correnti, tramite funzione F4 2. da Divisione Ordini tramite procedura F2 (anche dal menù principale) 3. un terzo metodo utilizza sempre la procedura F2 ma in un modo particolare, descritto nella guida Divisione Veloce Ordini Scarico ordini da Ordini Correnti, tramite procedura F4 Dalla finestra principale andiamo al menù <Ordini><Ordini Correnti>. Questa finestra contiene tutto l'archivio ordini attuale. Nei campi di ricerca dobbiamo mettere gli elementi opportuni per individuare il libro. In particolare il primo campo ci permette di cercare per CR o ISBN. Digitando quindi il codice ISBN e battendo poi INVIO il PR cerca il libro nell'archivio ordini. La griglia a destra farà vedere tutti gli ordini interessati alla chiave di ricerca utilizzata. È possibile ordinare i dati visualizzati per qualsiasi delle colonne cliccando semplicemente il titolo della colonna. La colonna titolo crea un indice sul titolo e in subordine per data dell'ordine. In questo modo possiamo rapidamente individuare quale sia l'ordine da scaricare. Individuata la riga giusta basta premere il Gestione degli Ordini - Pag.5/12

6 tasto F4 per spostare lo stato da non arrivato ad arrivato. Basta poi infilare un bigliettino nel libro che riporti il codice del cliente è il gioco è fatto. Ulteriori metodi di divisione sono raggiungibili dal menù <Divisione Ordini>. Complessivamente sono: <F4> permette di spostare su arrivato. La ripetuta pressione di F4 sposta sullo stato successivo. <SHIFT+F4> permette di spostare su arrivato e contemporaneamente stampare una schedina cosi da non doverla scrivere a mano <SHIFT+F2> permette di spostare su DDT a disco, in altre parole permette di dividere il libro e contemporaneamente inserirlo in un file che poi permetterà di creare una fattura vera e propria. <F2> permette di dividere il titolo a più clienti che lo richiedano. La procedura viene descritta al prossimo capitolo. In questo ambito, ovvero se chiamata dalla finestra degli Ordini Correnti, si chiude automaticamente una volta completata la divisione del titolo. Notare che tutte queste procedure servono a cambiare lo stato di arrivo pertanto se nelle opzioni di ricerca è stato attivato il filtro per stato e in questo stato non è previsto il tipo arrivato, non appena diviso il libro, questo sparisce dalla griglia perché non è tra quelli consentiti nel filtro. Notare inoltre le voci <Stampa arrivati al Distributore> e <Totali arrivati al Distributore> sempre del menù <Divisione Ordini>. Servono per ottenere rispettivamente l'intero elenco dei libri divisi di un determinato distributore, e per sapere il totale volumi e lordo dello stesso. Per ottenere l'informazione basta cercare e lasciare il cursore su uno qualsiasi dei libri del distributore interessato. La procedura è utile per confrontare il lavoro svolto con la fattura del fornitore. Scarico ordini da Divisione Ordini, tramite procedura F2 La procedura F2 permette di dividere più copie del medesimo libro e contemporaneamente generare una pre-fattura, mettere i libri in giacenza qualora si tratti di un cliente inteso come rifornimento, stampare la schedina di divisione che permette di identificare il libro e il il cliente che lo chiede. Se questa procedura viene lanciata dall'interno degli Ordini Correnti, si chiude automaticamente, altrimenti rimane recettiva al prossimo libro. Ci occupiamo di questo secondo caso andando al menù <Ordini><Divisione Ordini>. Si apre la finestra di divisione 6. Al solito, nella parte sinistra ci sono le opzioni per la ricerca e i comandi di azione. Vediamoli brevemente: Divisione: Analitica / Da file Fattura : permette di scegliere se dividere il libro o il file fattura di tipo Romano Libri o mrbook 7. Crea documento : permette di creare un documento di trasporto temporaneo contemporaneamente alla divisione del libro. Successivamente sarà possibile stampare tale documento. Stato ordini da dividere : permette di cercare i libri da dividere tra gli stati di arrivo selezionati. 6 Questa stessa finestra viene utilizzata per lo scarico ordini da file fattura di tipo Romano Libri o MrBook. 7 Si faccia riferimento alla guida Divisione ordini da file fattura. Gestione degli Ordini - Pag.6/12

7 Divisione : è il cuore della ricerca, ne vedremo la funzione tra poco Scheda : permette di stampare una scheda, contemporaneamente all'azione di divisione, da abbinare al libro nel quale è riportato il nome del cliente oltre che al titolo del libro. Questa opzione permette di decidere quale tipo di scheda stampare e su quale stampante. Le opzioni sono come da tabella seguente: Nessuna Singola Multipla Rapporto Rapporto su LPT1 Non viene stampata alcuna schedina Stampa una scheda della dimensione di un sesto di un foglio A4, delle dimensioni simili a quelle di una schedina del Superenalotto Vengono stampate fino a 9 schede orizzontali su un foglio A4 Viene stampato un dettaglio, molto simile alla griglia di destra, dei libri da dividere in formato testo su un foglio A4 Come nel caso precedente ma inviato a una stampante testo sulla porta LPT1 (stampa di tipo DOS) In giacenza se eccedenti : le quantità dei libri che non vengono trovati in archivio ordini vengono messe automaticamente in giacenza. È possibile impostare su NESSUNA per non creare questo automatismo. Veniamo ora al funzionamento della procedura: digitiamo, a mano o con il lettore ottico, il codice del libro. Se abbiamo digitato a mano battiamo INVIO. In alto a destra viene riportato il titolo del libro ordinato, ma ancora non viene visualizzato chi richiede tale libro. Il cursore intanto si è posizionato sul campo copie. Digitiamo quindi le copie che sono giunte dal distributore e battiamo INVIO. A questo punto la griglia si riempe con tutte le richieste che esistono in archivio ordini di questo libro, ordinate in ordine crescente di data dell'ordine. Le copie immesse come arrivo vengono distribuite dalla prima all'ultima riga fino ad esaurimento. Il cursore è già sul pulsante [DIVIDI] pertanto basta battere INVIO e la divisione avviene automaticamente. Se era impostata la stampa della scheda, contemporaneamente alla divisione avveniva anche la stampa. A mio avviso questa è la procedura consigliabile per dividere rapidamente la gran parte dei libri arrivati dal distributore. Inoltre, usando questo metodo, i libri ordinati dal cliente inteso come rifornimento vengono direttamente messi in giacenza. Per impostare il cliente come rifornimento si deve andare, dalla finestra principale, al menù <Strumenti><Impostazioni><Ordini><Divisione> e mettere il codice cliente nella prima casella. Divisione ordini dei titoli in giacenza Il PR permette una rapida procedura per la divisione degli ordini dei libri giacenti. Dal menù principale andiamo su <Ordini><Dividi da Giacenza>. La finestra che appare permette di incrociare Gestione degli Ordini - Pag.7/12

8 rapidamente le informazioni tra gli ordini e il magazzino di giacenza desiderato. Dividerà gli ordini in base alla giacenza scelta e produce un rapporto come lista o schedine per l'assegnazione dei libri divisi. Premendo il pulsante [?] si ottiene la guida per questa procedura. Servizio S.I.R.I.O. (Servizio Integrato Romano Informazione Ordini) Fino a questo momento abbiamo visto come acquisire un ordine e come evadere la richiesta nel momento in cui arrivano i libri dal distributore. Tutto questo avviene all'interno della libreria e il cliente non è al corrente degli sviluppi dello stato di lavorazione. Il PR prevede quindi un sistema per pubblicare su una pagina Internet, dedicata alla libreria, lo stato di avanzamento dell'ordine. Il cliente è quindi in grado di verificare da solo il suo ordine e non crea file inutili in libreria. Inoltre la pagina principale prevede delle personalizzazioni, complete di messaggi, che il libraio è in grado di modificare quando desidera, in modo da rendere interessante e utile la navigazione di quella pagina da parte della clientela. Per sincronizzare le informazioni contenute nel computer con quelle della pagina Internet si deve utilizzare una procedura andando al menù <Internet><SIRIO Invio su Internet>. Si apre quindi la finestra di gestione e invio delle informazioni. Vanno accese sicuramente le voci Elenco Ordini e Clienti. Il pulsante [Orario e Messaggi] apre una nuova finestra nella quale indicheremo l'orario di esercizio del negozio ed eventuali messaggi che verranno visualizzati sulla pagina principale dello spazio Internet. Se ci sono modifiche negli orari va accesa anche la voce Orario Esercizio. A questo punto basta cliccare il pulsante [Invia Immediatamente] e il PR sincronizza le informazioni in esso contenute con la pagina Internet. Il cliente dovrà collegarsi al sito e li inserire il proprio codice cliente e la password. A tal proposito si sarà notato che stampando l'ordine cliente appariva in basso un messaggio che invita appunto a visitare questo sito e indicava quali siano i codici da utilizzare per l'ingresso. Si sarà anche notato, in basso a destra, la presenza del qrcode. In questo codice, leggibile con un telefonino di nuova generazione, è immagazzinata l'informazione del sito e dei codici di accesso e pertanto leggendolo con il telefonino questo si collega direttamente alla pagina del cliente. La stampa dell'ordine cliente serve quindi non solo come ricevuta dell'ordine ma anche come informazioni per l'accesso al SIRIO. Nella versione 2013 il cliente ha la possibilità di inserire degli annunci, che una volta validati dal libraio che ne è il moderatore, saranno pubblicati e visibili a tutti i clienti che si collegano. Per validare gli annunci, cancellarli o isolarli, basta aprire la finestra SIRIO cliccando il pulsante [Aggiorna S.I.R.I.O.] e visualizzare il pannello Annunci. Stampa dei biglietti di prenotazione cliente Capita, nel momento di maggior lavoro, che non ci sia il tempo di inserire l'ordine direttamente in macchina e quindi sia impossibile fornire ai clienti il codice e la password per accedere al SIRIO. Il PR prevede una stampa di biglietti di prenotazione, completi delle indicazioni per invitare il cliente a visitare il SIRIO e completi di qrcode, codice e password. Si accede alla procedura andando al Gestione degli Ordini - Pag.8/12

9 menù <Stampe><Ricevute Ordine>. Stabiliamo l'intervallo di numerazione cliente da stampare prima di procedere alla stampa. Questa procedura è utile anche per creare nuove schede nella rubrica clienti. Questi biglietti verranno poi tagliati e inseriti in un blocchetto. A mano a mano che arriveranno i nuovi clienti lasceremo un biglietto e metteremo il codice cliente sulla lista della scuola che ci lascia. In seguito inseriremo tutti i dati nella rubrica. Consegna al cliente dei libri arrivati Il ciclo dell'ordine si completa nel momento in cui il cliente ritira i libri. In questo caso sarebbe opportuno segnare in macchina che stiamo consegnando i libri al cliente e probabilmente si deve anche andare a intervenire sull'acconto. Tutto questo viene fatto accedendo alla finestra <Ordini><Consegna> o anche pigiando il pulsante [Consegna Ordini] della finestra Ordini Correnti. Si apre quindi la finestra di gestione della consegna nella quale andremo ad indicare innanzi tutto il cliente. Appaiono poi i libri ordinati arrivati. Nessuno di questi è acceso. Dobbiamo quindi accendere i libri che stiamo consegnando. Un modo per verificare l'esattezza dei libri è quello di digitare il codice del libro nel campo Spunta da ISBN13. In questo caso il PR ricerca il codice tra i libri arrivati e accende la casella automaticamente. Una volta deciso l'elenco dei libri pigiamo il pulsante [Consegna] e l'elenco passerà dallo stato arrivato a consegnato. Inoltre, se impostato nell'opzione stampa, viene stampato contemporaneamente un rapporto o addirittura un DDT (fattura). Particolare attenzione va dedicata a come il PR gestisce l'acconto e la sezione Conti. Il PR inizia a scalare l'acconto solamente sugli ultimi libri, come è giusto che sia. Se vogliamo iniziare a scalare l'acconto sin da subito allora dobbiamo tenere spenta l'opzione Scala Acconto se supera IN ORDINE e modificare l'acconto manualmente pigiando il pulsante [Acconto]. Tenendo accese le opzioni su riepilogo Acconti in corrispondenza delle voci in consegna e pagare il PR mette questi importi nell'archivio acconti con i segni rispettivamente negativo e positivo. In altre parole viene creato un movimento per i libri ritirati e uno per l'importo che il cliente sta pagando (diamo per scontato che stia pagando i libri in ritiro altrimenti l'opzione va spenta). In questo modo si crea una sorta di partita doppia che raffigura una sorta di contabilità del cliente. Sarà utile per eventuali controlli o contestazioni. Se non si desidera questo tipo di contabilità si devono tenere spente entrambe le opzioni. Eliminazione degli ordini É possibile eliminare un ordine nella finestra Ordini Correnti semplicemente cliccando sul pulsante [Elimina]. É possibile eliminare un ordine nella finestra di Nuovo inserimento Ordine selezionando il titolo nella griglia grigia e battendo il tasto CANC. Sempre in questa finestra è possibile eliminare l'intero ordine del cliente impostato, cliccando sul pulsante [Elimina Ordini del Cliente]. Esiste poi una procedura specializzata per eliminare gli ordini in modo selettivo o addirittura totale. Dal menù principale andare a <Ordini><Elimina Ordini> 8. La finestra che appare permette 8 Questa procedura elimina le ordinazioni e non i nominativi dei clienti. Gestione degli Ordini - Pag.9/12

10 l'eliminazione totale di TUTTI gli ordini indiscriminatamente cliccando sul pulsante [Eliminazione Totale]. Se invece desideriamo eliminare una porzione degli ordini possiamo agire nei campi filtro impostando gli stati di arrivo interessati all'eliminazione, gli intervalli data, ma anche una selezione dei clienti e/o fornitori. Terminata l'impostazione dei filtri si deve pigiare il pulsante [Elimina Selezionati]. Stampa Sommario Ordini e Stampa multipla Schede Ordine Se si è provveduto a scaricare l'ordine dalla fattura del fornitore, si ha poi bisogno di sapere a chi assegnare i libri. Per questo esiste la Stampa Sommario o la Stampa multipla Schede Ordine. LA prima è una stampa sintetica di quello che è la situazione degli ordini. La seconda invece è del tutto uguale alla stampa dell'ordine cliente, ma si ripete per tutto l'intervallo stabilito. In entrambi i casi si apre una finestra che ci permette di impostare i dovuti filtri di stampa. La stampa del Sommario può avvenire in ordine di Cliente, di Titolo o di Distributore a seconda delle esigenze. Esportazione e Importazione dell'ordine Il PR prevede la possibilità di esportare su file gli ordini con i dovuti filtri come nel caso della eliminazione. Di solito l'esportazione viene usata nel caso in cui si debba inviare l'ordine ad un grossista che possiede il PR. È anche utilizzabile tra colleghi per recepire l'ordine di un altro libraio quando il primo fa le veci di un grossista o anche nel caso in cui si lavori con due o più postazioni singole e si voglia confluire gli ordini tutti su di una macchina. Esportazione: dal menù <Ordini><Esportazione> appare la finestra di esportazione. Fatte le dovute impostazioni nei filtri di esportazione (come nel caso della eliminazione) si deve pigiare il pulsante [Esporta Selezionati] e a questo punto si apre la finestra che permette di decidere in quale risorsa del computer depositare il file (impord12.ord). Importazione: dal menù <Ordini><Importazione> appare la finestra di importazione. La prima cosa da fare è aprire il file Impord12.ord cliccando sul pulsante [Apri file]. Per procedere all'importazione si deve cliccare sul pulsante [Avvia Importazione]. Prima di questo però è bene capire il significato di tutte le opzioni riassunte nella tabella seguente: Solo non arrivati Tutti Imposta la data di oggi Azzera lo sconto Vengono importati solamente i record presenti sul file che abbiano lo stato non arrivato. Vengono importati tutti i record presenti sul file conservando lo stato di arrivo originale. Gli ordini importati vengono datati con la data attuale e non con quella originale. Viene ignorato lo sconto originale. Questa opzione deve essere accesa nel caso in cui ad importare sia un grossista che poi rilascia Gestione degli Ordini - Pag.10/12

11 Verifica con Archivio Romano Verifica Distributore Attribuisci ad un cliente fattura. L'importazione viene confrontata con l'archivio Romano della macchina che sta importando i dati. In questo modo vengono corretti eventuali difformità di prezzi. Dopo l'importazione avviene una verifica ed eventualmente una sincronizzazione con l'attuale aggancio tra editore e distributore. Tutti gli ordini del file vengono attribuiti al cliente specificato. Antonino Romano Roma 13/08/2012 Gestione degli Ordini - Pag.11/12

12 Indice analitico Acconto...9 Acconto Cliente...2 Aggrega distributori...4 Annunci...8 Associa...2 Associa Distributore...2 Colibri...3 Consegna Ordini...9 Editori Orfani...3 Elimina Ordini...9 Esportazione Ordini...10 File o Mail da inviare al distributore...3 Giacenza...4 Importazione Ordini...10 Mail...3 MOF - Modulo Ordine su File...3 Nuovo Fornitore...2 Nuovo Ordine...2 ordine ad un grossista...4 PDF in Protocolli...4 Riorganizza Distributori...2 Scarica tabulato dalla giacenza...4 Sconto...3 Tabulati Esterni...3 Tabulati Interni...4 Gestione degli Ordini - Pag.12/12

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