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1 GO e Web Tools Crea riunioni virtuali sempre più efficaci Strumenti Web di GO Guida Utente Avanzata

2 GO Per partecipare ad un audioconferenza online con GO visita il sito: o per maggiori informazioni contatta il Servizio Informazioni oppure scrivi a Riunioni virtuali istantanee completamente interattive GO ti consentirà di collaborare con i colleghi in tutto il mondo istantaneamente. Con i nostri strumenti web semplici da usare potrai avere la tua personale sala riunioni online per tenere riunioni più efficaci e interattive. Gli Strumenti Web ti consentiranno di condividere pensieri, applicazioni, discutere idee e personalizzare la tua riunione secondo il tuo modo di lavorare. Le conferenze possono essere registrate via web e poi o trasmesse su Internet o scaricate. Inoltre avrai sempre sotto controllo l audioconferenza potrai vedere la tua sala riunioni virtuale, le persone presenti e controllare la riunione via web. E proprio come essere lì. Consigliamo di familiarizzare con il servizio GO e le sue caratteristiche di base facendo riferimento alla presente Guida Utente. 2

3 Partecipare a una riunione on-line Partecipare ad una riunione GO con gli Strumenti Web è semplice. Basta seguire le istruzioni seguenti per collegarti alla parte audio e successivamente alla parte web della tua riunione. " Prima concorda un orario di inizio e comunica ai partecipanti il numero telefonico di connessione, il Codice del Partecipante (PIN) seguito da #. " Componi il numero telefonico GO, inserisci il Codice del Moderatore o del Partecipante seguito da #. " Se richiesto, inserisci il tuo nome e sarai introdotto nella riunione. " Attendi l inizio dell audioconferenza. " Per collegarti all elemento web della riunione, apri il tuo web browser e inserisci l indirizzo web: Memorizza questa pagina per utilizzi successivi. " Fai clic su Collega alla Conferenza ora ( Join a Conference now ) Vedrai questa schermata. " Inserisci i tuoi dati, scegli una icona e fai clic su Collega ( Join ). " Ti sarà fornito un codice (token) a sei cifre, premi #8 sulla tastiera del telefono seguito dal numero a sei cifre che appare sullo schermo del tuo computer. " Ora sarai collegato anche alla parte web dell audioconferenza. Occorre un po di pazienza poiché potrebbe esserci una breve pausa in funzione delle prestazioni del pc e della velocità della rete Quando la conferenza inizia il tuo web browser mostrerà una rappresentazione grafica della sala riunioni e di chi è presente. Consiglio: Assicurati che il tuo browser sia compatibile con gli Strumenti Web prima della tua prima riunione visitando e facendo clic su Verifica il tuo browser ( Check your browser ). 3

4 Consiglio: Rendere il tuo microfono muto può risultare utile se sei in un ambiente rumoroso, come su un cellulare o in un ufficio open space. Questo partecipante è collegato via telefono e via web. Questa è una della serie di icone maschili e femminili. Questo partecipante è collegato solo via telefono. Questa è la finestra di stato. Per ciascun partecipante indica altoparlante on/off e microfono on/off mentre il martelletto indica chi ha il controllo di Moderatore. La linea blu indica quale icona rappresenta te. Visualizza la tua Sala Virtuale On-line La visualizzazione della conferenza mostra il nome di ciascun partecipante, il ruolo e lo stato. Mostra anche se la conferenza è chiusa o aperta, se viene registrata, codificata o non codificata e dà accesso ai controlli della conferenza e agli strumenti di collaborazione web. Le pagine delle Istruzioni Passo dopo Passo di GO sono dietro questa schermata per un agevole riferimento. Controllo di una Conferenza La conferenza è facilmente controllata tramite tastiera telefonica o tramite web browser; puoi usare entrambi. I controlli della tastiera del telefono sono elencati nella tua tessera tascabile (nel caso ne fossi sprovvisto richiedila al servizio clienti). I tasti in cima alla finestra della conferenza controllano la tua linea telefonica. Facendo clic su uno di questi tasti potrai passare da modalità muto a non muto. Facendo clic sul microfono o sull altoparlante della finestra di stato avrai lo stesso effetto. 4

5 Facendo clic su aiuto potrai consultare le pagine web delle Istruzioni Passo dopo Passo. In qualità di Moderatore avrai dei controlli extra che si trovano sul menu a sinistra nello schermo della conferenza. Questi sono: " Attiva Appello ( Play Roll Call ) richiama le registrazioni dei nomi per vedere chi si è collegato alla riunione. " Interrompi Messaggio ( Stop Message ) interrompi messaggi registrati. Per es. Appello " Chiudi/Apri Conferenza ( Lock/unlock Conference ) impedisci a chiunque, incluso l Operatore del Call Center, di accedere alla riunione " Dial-out [in alcuni Paesi è disponibile solo tramite Operatore] - apparirà un altra finestra che consentirà al Moderatore di inserire un numero telefonico e un nome (o scegliere fra gli ultimi 10 numeri in uscita) parlare in privato poi scegliere di ritornare in riunione con o senza il nuovo partecipante. " Termina Conferenza ( End Conference ) estromette tutti dalla riunione. " Personalizza ( Customise ) Puoi personalizzare la tua conferenza da qui. Per maggiori informazioni sulla personalizzazione consulta questa guida dell utente a pagina 10. " Registra Audio ( Record Audio ) Registra la tua conferenza e rendila disponibile per riprodurla su internet o per scaricarla come un file. Per maggiori informazioni su Registra e Riproduci consulta questa guida alla pagina 11. Ma le tue possibilità non si fermano qui. Potrai anche: " Rendere muto o attivare il microfono o l altoparlante di un partecipante nella finestra di stato dell icona. " Alternativamente se fai clic con il mouse sulla icona della persona e puoi accedere e modificare le caratteristiche dello schermo: Rinomina i partecipanti Per rinominare un partecipante, ascolta la registrazione del nome della persona facendo clic su Riproduci nome ( Play Name ). Poi sovrascrivi sul vecchio nome e fai clic su Aggiorna ( Update ). 5

6 Strumenti web* Con questi strumenti i partecipanti possono prendere parte a una conferenza con dati senza la necessità di pre-caricare il software. Potrai scambiare messaggi chat pubblici o privati, condividere e attingere idee utilizzando la white board o utilizzare la condivisione di applicazioni per lavorare su documenti, fogli elettronici a espansione o qualunque altra applicazione. Per lanciare gli Strumenti Web basta fare clic sul tasto Lancia Strumenti ( Launch Tools ) sul menu a sinistra e seguire le istruzioni. Consiglio: Gli Strumenti Web sono forniti utilizzando applet Java pertanto tutti i browser dei partecipanti devono supportare Java e consentire i cookie. Inoltre devi concedere i privilegi richiesti dal servizio. Quando concedi i privilegi attiva le caselle Ricorda questa decisione ( Remember this decision ) (Netscape) o Considera sempre attendibile il contenuto di (Always trust content from ) (Internet Explorer) sulle finestre di sicurezza del browser. * Nota: la banda a disposizione per i web tools condiziona i tempi di risposta e la qualità della prestazione. Chat Lo strumento chat si trova sul lato sinistro della finestra Strumenti Web. Questo semplice strumento di messaggeria basato su testo consente di inviare note ad altri partecipanti. Una volta caricato potrai inviare messaggi pubblici a tutti o privati ad ogni singolo partecipante. Per inviare un messaggio ad un singolo occorre selezionare il nome dalla lista a tendina Invia a ( Send to ). Scegli Tutti ( Everyone ) per inviare un messaggio a tutti i partecipanti. Poi basta fare clic nella casella messaggio e scrivere il testo. Premi invio sulla tastiera per inviare il messaggio. Il messaggio apparirà quindi sullo schermo principale. Messaggi di testo appariranno come parte di una conversazione in corso sullo schermo. Consiglio importante: Se chiudi la finestra di chat non potrai più ricevere messaggi. Se condividi una applicazione come un documento, chiudendo la finestra chat porrai fine alla condivisione di questa applicazione. Pertanto consigliamo di lasciare questa finestra aperta o ridotta. 6

7 GO Condivisione dell applicazione* & White board* Queste due funzioni si trovano sulla parte destra della finestra Strumenti Web: Potrai scegliere tra queste facendo clic sull opzione in alto a destra dello schermo. Questa finestra può essere allargata in modo da utilizzare a pieno l area di schermo disponibile. *Nota: per evitare che ogni partecipante possa controllare a sua volta queste funzioni sovrapponendosi nella visualizzazione dei contenuti ed appesantendo la connessione di rete.è consigliabile che il Moderatore imposti nel menù di personalizzazione (customise) di GO Web Tools, la possibilità di condividere Applicazioni o Lavagna ad uso esclusivo del Moderatore. Utilizza la White board per semplice grafica e testo. Ci sono semplici strumenti di disegno (linee, quadrati e cerchi), uno strumento di testo e un tasto per evidenziare, uno per cancellare l ultima digitazione o cancellare tutto. Potrai disegnare o scrivere sopra annotazioni esistenti mentre condividi idee. La funzione cancella ( clear ) permette di avere un nuovo spazio bianco. La White Board e la finestra di condivisione di applicazioni si apre su tutti i browser dei partecipanti una volta selezionata. Usa questa barra di strumenti per scegliere il tuo strumento di disegno. Disegna linea Evidenzia Scrivi testo Disegna rettangolo Disegna cerchio Attiva puntatore Tavola dei colori Annulla ultima digitazione Cancella tutto 7

8 GO Web Tools Condivisione di Applicazioni Immagina di essere in grado di condividere applicazioni come documenti Word e fogli elettronici con colleghi in tutto il mondo. Questo è esattamente ciò che ti consente la funzione di Condivisione di Applicazioni. Tutti i partecipanti con una applicazione aperta sul proprio PC possono mostrare a tutti gli altri partecipanti il contenuto via web (come da precedente nota è consigliabile configurare questa funzione ad uso esclusivo del Moderatore). Il proprietario dell applicazione può apportare cambiamenti in tempo reale e tutti possono vederlo via web. Potrai anche consentire agli altri partecipanti di controllare la tua applicazione così che essi possano apportare i loro contributi ad un documento o in alternativa controllare il tuo desktop. La banda a disposizione per la web conference condiziona i tempi di risposta e la qualità di questa prestazione Come Condividere un Applicazione Per fare vedere ad altri partecipanti alla conferenza la tua applicazione dovrai: " Avviare l applicazione sul tuo PC " Fare clic sul tasto Condividi Applicazioni ( Share my Applications ) posto in cima alla finestra di chat. Puoi scegliere di condividere il desktop o una applicazione da una lista. " Se condividi un documento seleziona l applicazione che vuoi mostrare e fai clic su OK. " Il tuo PC porterà automaticamente l applicazione che hai selezionato in cima al tuo desktop e confermerà che è in condivisione. Per interrompere la condivisione basta fare clic su Condividi Applicazioni e selezionare l opzione di non condivisione. Annotazioni su Applicazione Condivisa Quando condividi una applicazione, puoi usare gli strumenti di annotazione della White Board per annotare e evidenziare parti dell applicazione scelta, come un documento Word su lucido. Quando sei in modalità condivisione di applicazione basta fare clic sul tasto Annota ( Annotate ) in alto a sinistra dello schermo. Ciò rende disponibili gli strumenti di annotazione. Potrai quindi scegliere di vedere l applicazione con o senza annotazioni utilizzando i tasti Mostra annotazione ( Show annotation ) e Nascondi annotazione ( Hide annotation ) alla estrema sinistra dello schermo. Nascondi annotazione Mostra annotazione Annota 8

9 Come condividere il controllo Per passare il controllo remoto dell applicazione in condivisione o il desktop basta fare nuovamente clic su Condividi Applicazioni e scegliere l opzione Permetti Controllo Remoto ( Permit Remote Control ). " Apparirà un altro tasto Controllo accanto al tasto Adatta ( Size to Fit ) sulla finestra di condivisione di applicazione di tutti. " Invita tutti i partecipanti a fare clic sul tasto Controlla. La loro finestra di browser mostrerà una lista a tendina di applicazioni che possono controllare. Poi dovranno fare clic sul documento per modificarlo. Dopo aver scelto Controlla il tasto cambia in Fine così che possano cedere il controllo. Consiglio: Devi visualizzare il documento affinché gli altri partecipanti ci possano lavorare sopra. Schermata dei partecipanti di una applicazione condivisa con controllo remoto permesso " Per smettere di condividere l applicazione puoi chiedere agli altri partecipanti di cedere il controllo selezionando Fine o riprendere il controllo selezionando il Menu Controllo e disattivando la voce di menu Permetti Controllo Remoto. " Per interrompere la visione della tua applicazione da parte degli altri partecipanti, seleziona il Menu Controllo scegli Non condividere ( Un-share ) e indica l applicazione da rimuovere. Consiglio: Solo i PC con Win 32 (Windows 95, 98, NT, 200, ME, XP) possono condividere le applicazioni, sebbene i partecipanti con altri sistemi operativi (Unix, Linux, Mac) possono visionare le applicazioni condivise se hanno un browser con Java Virtual Machine. 9

10 Personalizza la tua riunione Le audioconferenze GO sono interamente personalizzabili per soddisfare ogni tua esigenza. Ci sono numerose e differenti opzioni che puoi modificare, anche solo la prima volta, attraverso l interfaccia Web Tools che vengono poi mantenute e memorizzate ad ogni successivo utilizzo anche della sola audioconferenza telefonica (senza necessariamente utilizzare l interfaccia web da parte di nessuno). Ogni conferenza GO inizia con un profilo standard adatto ad un utilizzo generale, pertanto dovrai verificare che queste impostazioni siano di tuo gradimento. Solo il moderatore ha accesso al menù di personalizzazione dell ambiente di audioconferenza GO. Per personalizzare la tua conferenza, una volta connesso all interfaccia web, basta fare clic sul tasto personalizza sulla finestra di visualizzazione conferenza e inserire il Codice Partecipante quando richiesto. Ciò farà apparire una pagina con tre pannelli contenenti ciascuno differenti opzioni da scegliere. Alcune tra le principali opzioni sono: Pannello Audio " Consente di attivare varie caratteristiche dell audioconferenza come: tutti in modalità muto, musica prima del collegamento del moderatore, consentire la continuazione della conferenza se il moderatore esce, consentire la chiamata di un nuovo partecipante o consentire l utilizzo degli Strumenti Web. E consigliabile impostare la possibilità di porre tutti i partecipanti in modalità muto solo al Moderatore per evitare che qualsiasi partecipante, se connesso anche attraverso l interfaccia web, possa autonomamente mettere tutti in muto incluso il Moderatore. Pannello Avanzato " Scegliere l invio del report via delle tue conferenze in modo da tenere traccia di tutte le riunioni organizzate. " Inserire un codice di riferimento in modo da identificare le conferenze, per esempio per diversi progetti su cui stai lavorando. Puoi scegliere di dovere inserire il codice quando inserisci l elemento audio della chiamata. L ultimo codice inserito durante la riunione, sia per telefono o via web, è quello che si applicherà alla riunione. Questa caratteristica può essere implementata solo in alcuni Paesi. " Se ti occorre un livello superiore di sicurezza sugli Strumenti Web, puoi scegliere di codificarli utilizzando SSL. Tutti i partecipanti dovranno avere un browser che supporta la codifica SSL per visionare gli Strumenti Web. 10

11 Pannello di Registrazione " Puoi visionare e gestire tutte le tue registrazioni audio delle conferenze " Per rendere disponibile una registrazione ad altri attiva la casella Online " Per impedire l accesso disattiva la casella Codifica e fai clic sul tasto Aggiorna Impostazioni ( Update Settings ). Nota che la riproduzione online sarà disabilitata. Dopo aver scelto le impostazioni preferite fai clic su aggiorna impostazioni e queste verranno applicate. Consiglio: Fai clic sull icona con il punto interrogativo per avere più dettagli sulle opzioni disponibili per ciascuna impostazione 11

12 Record e Replay (Registra e Riproduci)* GO comprende un opzione per registrare la parte audio di una conferenza e poi renderla disponibile per la riproduzione su Internet o per essere scaricata come file. Registra conferenza Per accedere all opzione di registrazione il Moderatore deve collegarsi alla conferenza telefonica e accedere agli Strumenti Web di GO. Dopo avere fatto clic su Registrazione Audio verrà richiesto di inserire un Codice di Accesso a 7 cifre e un titolo per la Registrazione di Conferenza. Viene mostrato un ID di Registrazione che dovrebbe essere annotato. L impostazione di default per la registrazione è di consentire l accesso on-line una volta registrata la conferenza. E possibile codificare il caricamento della registrazione. Una volta pronti si può fare clic sul tasto Inizia Registrazione (Start Recording) e la conferenza sarà registrata finché non verrà usato il tasto Pausa di Registrazione (Pause Recording) per poi riprenderla (ancora Pause Recording) o concluderla (Stop Recording). Visualizza Registrazioni Dopo avere avuto accesso alla conferenza telefonica e agli Strumenti Web di GO puoi visualizzare e gestire tutte le registrazioni tramite il pannello di Registrazione in Personalizza Conferenza. " Per ascoltare una registrazione fai clic su ID di Registrazione per visualizzare la pagina associata a Riproduci e Scarica " Per rendere una registrazione disponibile ad altri attiva la casella Online e fai clic sul tasto Aggiorna Impostazioni. L impostazione di default è di consentire l accesso per modificare basta disattivare la casella Encrypt e fare clic sul tasto Aggiorna Impostazioni. Nota che la riproduzione online sarà disabilitata. " Per trovare il Codice di Accesso di una registrazione fai clic sul tasto associato Codice di Accesso. Apparirà una finestra con i dettagli. Le Registrazioni delle Conferenze sono conservate solo per 45 giorni e poi vengono cancellate. Se è attivata la funzione di report via , nella sezione Personalizza, sarai avvisato prima che ciò avvenga. Ricorda di scaricare il file della tua registrazione di conferenza prima di tale scadenza se pensi di averne bisogno successivamente. 12

13 Riproduci e Scarica Conferenza La riproduzione è disponibile tramite l icona Riproduci Registrazioni sulla Schermata web di Benvenuto di GO Web Tools. Ti sarà richiesto di inserire l ID di Registrazione e il Codice di Accesso alla Registrazione. In alternativa si può accedere facendo clic sul ID di Registrazione sulla pagina Personalizza. I dettagli di registrazione sono poi visualizzati, inclusa l ora di inizio della registrazione, la durata e se la conferenza è codificata. Per scaricare la registrazione selezionare il formato di file: Wav o Windows Media Audio Format. Facendo clic sulla icona corrispondente potrai scaricare la registrazione sul tuo PC. * Nota che per l utilizzo di questa parte del servizio sono previsti ulteriori addebiti. Consiglio: Per riascoltare o riprodurre come flussi multimediali la registrazione su Internet dovrai avere un riproduttore che supporta i flussi multimediali in Windows Media Format (.wma) installato sul tuo computer. Riproduttori compatibili includono Microsoft Media Player (da versione 6.4 in poi) e RealOne Player. Basta fare clic sulla icona Riproduci e la conferenza viene riprodotta su Media Player. Se non disponi di un riproduttore adeguato si raccomanda di scaricare il file nel formato WAV ampiamente supportato e riprodurlo localmente.. 13

14 Ulteriori Informazioni Per collegarti ad una chiamata online GO visita il sito: o per maggiori informazioni contatta il Centro Informazioni oppure scrivi a Servizi I servizi di telecomunicazioni descritti in questa pubblicazione sono subordinati a disponibilità e possono essere di volta in volta modificati. Niente di quanto in questa pubblicazione costituisce parte di contratto. Albacom S.P.A.: Via Tucidide 56 - Milano Cosa è necessario Per utilizzare il servizio con l opzione web devi avere un PC collegato a Internet con Netscape 4.5/Internet Explorer 4.01 o successivo con Java e abilitazione ai cookie. Consiglio per la Sicurezza: Ricorda che la sicurezza della tua sala riunioni virtuale è il Codice del Moderatore (PIN Moderatore). E la chiave della tua stanza e ad esso verranno fatturati i costi.

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