Guida al nuovo sistema di posta. CloudMail UCSC. (rev.doc. 1.4)

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1 Guida al nuovo sistema di posta CloudMail UCSC (rev.doc. 1.4) L Università per poter migliorare l utilizzo del sistema di posta adeguandolo agli standard funzionali più diffusi ha previsto la migrazione di tutte le caselle verso il sistema Cloud di Microsoft. La nuova casella di posta elettronica potrà usufruire dei seguenti vantaggi: ampliare lo spazio a disposizione fino a 25Gb; inviare allegati fino a 20Mb; accedere alla casella postale via WEB con una nuova interfaccia grafica (CloudMail); sincronizzare messaggi, contatti e calendario con i dispositivi mobile compatibili con il protocollo Exchange di Microsoft. Il servizio è realizzato con tecnologia Cloud ed è fornito direttamente da Microsoft con la soluzione chiamata "Office Exchange Online. Questa guida è suddivisa in sezioni dove poter trovare le indicazioni dettagliate per l utilizzo di tutte le modalità di accesso alla nuova casella di posta elettronica: Sezione 1 Guida al nuovo sistema CloudMail UCSC (tramite browser internet) Sezione 2 Guida alla configurazione della nuova casella di posta in Cloud o 2.1 Come reperire i dati di configurazione o 2.2 Configurazione su computer personali (POP / IMAP / SMTP) o 2.3 Configurazione dei dispositivi mobili e smartphone 2012 UCSC Helpdesk telefonico: Pagina 1

2 1. Guida al nuovo sistema CloudMail UCSC La modalità CloudMail permette l accesso alla casella di posta elettronica dell Università Cattolica direttamente da un browser internet senza necessità di configurare sul computer un programma di posta elettronica come ad esempio Outlook. I browser compatibili con la nuova CloudMail sono i seguenti nella versione indicata o superiore: Microsoft Internet Explorer 8, Mozilla Firefox 13, Safari 5, Google Chrome 2011, Opera 11 Per l accesso è possibile utilizzare il link Contatti, dal sito dell Università Cattolica, cliccando su CloudMail Unicatt oppure è possibile accedere direttamente alla pagina NUOVA CASELLA Se si sta accedendo ad una nuova casella di posta per la prima volta in assoluto, quindi non una casella migrata dal vecchio sistema, è necessario modificare la password provvisoria fornita tramite la procedura indicata più avanti nel paragrafo Cambio Password via web. In caso contrario non si riuscirà ad accedere alla CloudMail. Accesso alla CloudMail Per accedere direttamente alla casella di posta elettronica CloudMail digitare nella barra dell indirizzo del browser il link del portale dedicato: Quando appare la pagina Autenticazione inserire l ID utente completo come nell esempio: Durante il primo accesso appare la richiesta di inserimento del fuso orario, si raccomanda di modificare quello proposto selezionando il fuso orario di Roma (+1), in caso contrario le inviate non avranno l orario corretto. Sarà possibile modificarlo anche in seguito dal menu opzioni. Figura UCSC Helpdesk telefonico: Pagina 2

3 Inserite le credenziali si entra nel portale Microsoft Office365, per accedere nella propria casella occorre cliccare su Outlook (in alto al centro Home Outlook ) oppure su Posta in arrivo (al centro pagina Posta in arrivo Calendario Opzioni) Figura 2 Modifica fuso orario L impostazione corretta del fuso orario italiano è importante affinché le risultino inviate all ora corretta. L orario proposto di default va quindi modificato con quello di Roma (+1). Per la modifica selezionare Opzioni (dalla pagina principale) oppure Opzioni \ Tutte le opzioni (all interno dalla pagina della posta) Figura 3 Figura 4 Successivamente occorre procedere come da figura a lato su Impostazioni (1) poi Internazionale (2) e dalla casella a discesa selezionare: (UTC +1.00h) Amsterdam, (3) 1 2 Infine premere Salva (4). 3 4 Figura UCSC Helpdesk telefonico: Pagina 3

4 Riservatezza e Uscita dalla casella di posta Per tutelare la riservatezza della casella di posta elettronica è necessario provvedere ad uscire dalla modalità CloudMail tramite il link disconnetti e provvedendo a chiudere anche il browser, in quanto alcuni browser mantengono attiva la sessione anche se si è utilizzato il link di disconnessione. Figura 6 IMPORTANTE! E necessario chiudere tutte le finestre del browser per disconnettere correttamente la casella di posta elettronica. Cambio Password via web La modifica della password della casella di posta elettronica è possibile SOLO dalla pagina di accesso alla CloudMail attraverso il link Cambio password che si trova sotto il pulsante Accedi come indicato dalla figura 7. L opzione di cambio password all interno della casella CloudMail non è operativa e pertanto non va utilizzata. Figura 7 La funzione di Cambio password va utilizzata necessariamente la prima volta che si accede ad una nuova casella di posta (appena creata) e ogni volta che si ha la necessità di modificare la password di accesso. Per la modifica compilare i campi come indicato nella figura 8, in particolare inserendo nel campo dominio\nome utente l indirizzo completo: Figura 8 IMPORTANTE! La password della posta elettronica corrisponde a quella di accesso ai computer connessi in rete, pertanto la modifica con questa modalità influisce sull accesso, viceversa il cambio password tramite la modalità CTRL+ALT+CANC influisce sull accesso web della posta UCSC Helpdesk telefonico: Pagina 4

5 Dimensione casella e tempi di conservazione La casella di posta CloudMail dispone di uno spazio di archiviazione di 25 Gb in cui vengono archiviati i messaggi di posta elettronica, i contatti, gli appuntamenti in agenda e i promemoria. Dalla pagina opzioni è prendere visione della spazio occupato tramite la barra verde Utilizzo cassetta postale. Il periodo di conservazione di tutti i dati è illimitato ad eccezione dei messaggi cancellati e contenuti nel cestino. Tutti i messaggi presenti nel cestino vengono cancellati automaticamente dopo 30 giorni. Pertanto non cancellare i messaggi se non si è sicuri di voleri eliminare definitivamente UCSC Helpdesk telefonico: Pagina 5

6 2. Guida alla configurazione della nuova casella di posta in Cloud La nuova casella di posta elettronica dell Università Cattolica è basata sull innovativa tecnologia chiamata Cloud Computing. Questa tecnologia è basata su un infrastruttura dinamica e distribuita, dove le risorse, in questo caso la posta elettronica, sono dimensionate secondo l utilizzo richiesto all interno della nuvola. Proprio attraverso questa tecnologia è stato possibile un aumento significativo dello spazio di archiviazione per ogni casella di posta elettronica fino a 25Gb. 2.1 Come reperire i dati di configurazione della nuova casella Data la tecnologia distribuita non esiste un server di riferimento per tutte le caselle di posta elettronica e pertanto ogni utente che abbia necessità di configurare programmi o dispositivi personali deve reperire i dati di configurazione della propria casella di posta elettronica. Di seguito vengono mostrati i passaggi per recuperare queste informazioni da utilizzare nei punti successivi relativi alla configurazione di programmi di posta elettronica e dispositivi mobili. 2.1a Come individuare il nome del server Microsoft Exchange (per la configurazione di smartphone che sincronizzano oltre alla posta i contatti e il calendario) Innanzitutto è necessario accedere alla nuova casella di posta elettronica attraverso la modalità CloudMail spiegata nella sezione precedente e cliccando sulla voce Opzioni (vedere figura 3 e 4). Si entra quindi nella sezione di configurazione delle opzioni della propria casella di posta elettronica, chiamata OutlookWebApp. serverxx Il primo dato da recuperare è il server Exchange indicato nella figura a lato con la freccia 1 e dovrebbe avere la seguente sintassi: xxxxxxxxx. 1 2 Server Exchange: xxxxxxx.outlook.com (la parte in neretto è variabile e dipende dalla casella ) Figura UCSC Helpdesk telefonico: Pagina 6

7 2.1b Come individuare il nome dei server POP, IMAP e SMTP (per configurare programmi di posta elettronica e telefoni che leggono solo le ) I programmi di posta elettronica e i telefoni che non dispongono della possibilità di configurare il protocollo Exchange di Microsoft utilizzano i protocolli POP3 oppure IMAP4 (come server per la posta in arrivo) e SMTP (come server per la posta in uscita). Di seguito viene indicato dove reperire le impostazioni relative alla casella di posta elettronica. Come per il punto precedente 2.1a, accedere alla casella di posta elettronica tramite CloudMail e accedere alla sezione opzioni come spiegato al punto 1 di questa guida. Successivamente cliccare sul link indicato dalla freccia 2 di figura 9: Impostazioni dell accesso POP, MAP e SMTP in corso Cliccando sul link si aprirà la pagina indicata in figura 10 con le indicazioni dei server da utilizzare nei diversi formati. Per poter stampare e conservare una copia di questi parametri di configurazione, sui sistemi Windows, è sufficiente premere la combinazione di tasti CTRL+P. xxxx xxxx Premere CTRL+P per stampare questa videata (solo su Windows) xxxx Figura 10 Nel caso il browser fosse configurato per stampare anche l indirizzo web della pagina sulla stessa stampa troverete anche il nome del server Exchange (vedi 2.1b) come indicato dalla nella figura 11 dalla freccia 3. Figura 11 3 Intestazione o piede della pagina stampata con indicazione del server http I xxxxxxx ### 2012 UCSC Helpdesk telefonico: Pagina 7

8 2.2 Guida alla configurazione del sistema di posta su pc personali (POP / IMAP / SMTP) In questa sezione della guida vengono fornite indicazioni per la configurazione di programmi di posta elettronica su computer personali come Microsoft Outlook, Outlook Express, Eudora, Thunderbird, Mail, tramite i protocolli POP, IMAP e SMTP. Questi protocolli permettono di scaricare i messaggi in locale e di gestire le mail in modalità offline, ma non possono sincronizzare contatti e calendario come avviene sui computer presenti all interno della rete dell Università. Per permettere l utilizzo di questi programmi vengono fornite indicazioni di base per la configurazione. Attualmente la nuova casella di posta elettronica in Cloud permette di archiviare online fino a 25 GigaByte di messaggi è quindi possibile utilizzare lo spazio online come archivio dei messaggi con il vantaggio che in caso di problemi hardware del computer i dati saranno preservati. Pertanto si sconsiglia di utilizzare i programmi di posta elettronica per la finalità di archiviare in locale i messaggi (ad esempio nei file pst) per liberare spazio. Inoltre la nuova interfaccia oltre ad essere molto simile ad Outlook ha integrata la gestione dei contatti, del calendario e molte altre funzioni di personalizzazione, come ad esempio le regole, la firma, ecc.. che non possono essere sincronizzate con i protocolli POP IMAP e SMTP. Breve descrizione dei protocolli Il protocollo è la modalità di comunicazione che il programma di posta elettronica utilizza per connettersi al server, per autenticarsi e scaricare o visualizzare i messaggi. Perchè utilizzare il protocollo IMAP? I protocolli POP (Post Office Protocol) e IMAP (Internet Message Access Protocol), utilizzati per i server per la posta in entrata servono per connettersi al server di posta e leggere i messaggi. La differenza sostanziale tra i due protocolli è che il protocollo POP scarica i messaggi di posta elettronica in locale, cancellandoli quindi dal server (pertanto si sconsiglia l utilizzo in quanto ci si potrebbe trovare con la casella postale online vuota, a meno che il programma non prevede un opzione per lasciare i messaggi sul server). Inoltre anche i messaggi inviati e le bozze sono memorizzati in locale nel pc e non sul server. Il protocollo IMAP è più evoluto e permette di gestire i messaggi che rimangono sul server, nel programma viene creata una copia in cache. Quando si cancella un messaggio questo viene cancellato anche dal server, inoltre si possono creare sottocartelle e spostarvi i messaggi che rimarranno presenti sul server. I messaggi inviati e le bozze, se previsto dal programma, vengono trasferiti sul server. Il protocollo IMAP è pertanto ideale per chi gestisce la casella di posta da più postazioni. Per i motivi spiegati si suggerisce di utilizzare sempre il protocollo IMAP, chiamato anche IMAP4. ATTENZIONE. Si raccomanda di utilizzare sempre il protocollo IMAP se disponibile in quanto il protocollo POP scarica i messaggi dal server e se non gestito con consapevolezza potrebbe comportare la perdita accidentale dei propri messaggi e l impossibilità di ripristinarli sul server di posta UCSC Helpdesk telefonico: Pagina 8

9 Il protocollo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) è utilizzato per i server per la posta in uscita e si abbina indifferentemente al protocollo POP o IMAP. Non vi sono particolarità se non il fatto che per renderlo affidabile e sicuro ormai in tutte le configurazioni è richiesta l autenticazione con le stesse credenziali (account e password) utilizzate per i protocolli POP e IMAP. Al fine di garantire una maggiore sicurezza nell utilizzo di questi protocolli rispetto allo standard è stata attivata la cifratura della connessione attraverso l Encryption SSL/TLS. Pertanto è necessario fare attenzione alle varie opzioni presenti nel programma di posta e verificare che il programma sia compatibile con la tecnologia SSL (Secure Sockets Layer) e TLS (Transport Layer Security). In caso contrario non sarà possibile connettersi e scaricare la posta UCSC Helpdesk telefonico: Pagina 9

10 Configurazione del programma di posta elettronica Prima di procedere occorre reperire i server relativi alla casella di posta elettronica da configurare come spiegato nella sezione precedente. Una volta che si hanno a portata di mano i seguenti parametri è possibile procedere a configurare il programma di posta elettronica individuando nei menu la voce aggiungi account. Si suggerisce di creare un nuovo profilo (aggiungi) in quanto alcuni programmi non gestiscono correttamente la modifica di server e account all interno del profilo di posta, in particolare se si vuole utilizzare il protocollo IMAP al posto di una configurazione precedente con POP. Impostazione IMAP Impostazione SMTP Nome server: podxxxxx.outlook.com Nome server: podxxxxx.outlook.com Porta: 993 Porta: 587 Metodo di crittografia: SSL Metodo di crittografia: TLS La procedura per la configurazione di un nuovo account richiede i dati dei server e di autenticazione da fornire secondo le indicazioni presenti in questa tabella: Nome o Descrizione Indirizzo Inserire la descrizione che apparirà al destinatario nell elenco delle solitamente Nome Cognome Indirizzo Inserire il proprio indirizzo completo Account o User ID L account o UserID è lo stesso stesso indirizzo comprensivo del (ad esempio Nota: alcuni programmi di posta come Pegasus non accettano come account l indirizzo di posta elettronica o i caratteri speciali e pertanto non potranno essere utilizzati. Password Inserire la password utilizzata per accedere alla CloudMail e attivare eventuali opzioni memorizza password Server della posta in entrata Inserire il nome del server IMAP o POP ( es. podxxxxx.outlook.com) e il numero della porta 993 per IMPA4 o 995 per POP3 Nota parametri criptazione: Occorre fare attenzione a configurare correttamente i parametri per la criptazione modificando i numeri delle porte di accesso ai server e attivando le opzioni SSL. In alcuni programmi le opzioni in cui inserire i numeri delle porte sono sotto voci del tipo Avanzate. Fare attenzione a non confondere queste impostazioni con altre opzioni di crittografia relative ai certificati. Server della posta in uscita Inserire il nome del server SMTP ( es. podxxxxx.outlook.com) e il numero della porta 587, attivare crittografia TLS e attivare autenticazione necessaria e usa le stesse impostazioni del server della posta in arrivo. Nota: alcuni programmi non permettono di utilizzare per l autenticazione le stesse credenziali della posta in arrivo, impostare quindi le eventuali opzioni autenticazione semplice con password" e inserire nuovamente il proprio account comprensivo e la propria password Figura UCSC Helpdesk telefonico: Pagina 10

11 2.3 Guida alla configurazione dei dispositivi mobili e smartphone Per poter ora configurare il proprio client di posta si suggerisce di utilizzare il protocollo Imap4: Impostazione IMAP Nome server: XXXXXXX.outlook.com Porta: 993 Metodo di crittografia: SSL Impostazione SMTP Nome server: XXXXXXX.outlook.com Porta: 587 Metodo di crittografia: TLS i dati dei server da inserire sono quelli sopra evidenziati dove invece viene richiesto nome utente e password deve inserire obbligatoriamente come ID o account o nome utente anche l ad esempio: infine può capitare che il dispositivo mobile non preveda la modifica dei profili già creati ma sia necessario cancellare l attuale configurazione e ricrearne una nuova con i nuovi parametri. Di seguito vengono mostrati passaggi fondamentali per la configurazione degli smartphone attualmente più diffusi, Apple iphone, Android e BlackBerry. Si tenga presente che i passaggi sono indicativi e potrebbero variare a seconda del modello e della versione del sistema installato. Alcuni smartphone come gli Apple iphone e i dispositivi con Android permettono di configurare la posta elettronica con protocollo Exchange sincronizzando in questo modo il calendario e i contatti della casella di posta elettronica con quelli presenti nel dispositivo stesso. Smartphone Protocollo Microsoft Exchange Protocollo IMAP/SMTP Sincronizzazione calendario e contatti Apple iphone / ipad ( ios5 i superiore ) SI SI SI Adroid 2.2 o superiore SI SI SI Windows Phone SI SI SI BlackBerry NO SI NO Nokia Symbian SI/NO (*) SI NO (*) non tutte le versioni di Symbian gestiscono il protocollo Exchange, occorre verificare sul sito del produttore 2012 UCSC Helpdesk telefonico: Pagina 11

12 Configurazione Apple iphone / ipad La configurazione dei dispositivi mobili di Apple è possibile sia utilizzando protocollo IMAP/SMTP, sia utilizzando il protocollo Microsoft Exchange. Considerando il vantaggio di aver sincronizzati i contatti e il calendario di seguito vengono fornite indicazioni su come configurare il protocollo Microsoft Exchange. Per prima cosa occorre avere a portata di mano i parametri necessari alla configurazione da reperire secondo le indicazioni della sezione 2 Come reperire i parametri di configurazione della nuova casella. Parametri necessari per la configurazione Server Exchange= xxxxxxx.outlook.com Attivare il menu Impostazioni dell iphone Selezionare Posta, contatti, calendari (figura 14) Selezionare Aggiungi account (figura 15) Selezionare Microsoft Exchange (figura 16) Compilare i campi di configurazione come indicato nella (figura 17) senza inserire, per il momento il nome del server Microsoft Exchange e lasciando vuoto il campo Dominio e premere Avanti Dopo la verifica appare il campo Server in cui inserire il nome del server Exchange (figura 18) della caselle di posta, successivamente premere Avanti e dopo la verifica Salva Attivare quindi le slide dei servizi da sincronizzare e premere Salva (figura 19). Viene richiesto cosa se mantenere i contatti locali e dopo aver effettuato la scelta la configurazione della casella di posta è completata. Figura 14 Figura 15 Figura 16 Figura 17 Figura 18 Figura UCSC Helpdesk telefonico: Pagina 12

13 Configurazione dispositivi Android Anche per la configurazione dei dispositivi mobili dotati di sistema operativo Android è possibile utilizzare il protocollo IMAP/SMTP o il protocollo Microsoft Exchange. Considerando il vantaggio di aver sincronizzati i contatti e il calendario si forniscono di seguito le indicazioni per la configurazione del protocollo Microsoft Exchange. Per prima cosa occorre avere a portata di mano i parametri necessari alla configurazione da reperire secondo le indicazioni della sezione 2 Come reperire i parametri di configurazione della nuova casella. Parametri necessari per la configurazione Server Exchange= xxxxxxx.outlook.com Andare nella sezione Applicazioni di Android Selezionare l icona Impostazioni (figura 21) Selezionare Account e sincronizzazione (figura 22) Selezionare Microsoft Exchange ActiveSync (figura 23) Compilare i campi di configurazione come indicato nella (figura 24 e 25) e premere Succ. Se la versione di Android installata riconosce automaticamente i parametri si auto-configurerà in caso contrario se apparirà il messaggio di Configurazione non terminata, impossibile contattare il server Exchange sarà necessario inserire manualmente le impostazioni seguenti. Se il sistema Android vi rimanda alla videata di (figura 26) premere Config.manuale, vi troverete nella sezione in cui impostare i parametri di connessione. Inserire i parametri come mostrato dalle (figure 27 e 28) inserendo il nome del server Exchange corretto relativo alla casella di posta e premere Succ. Nel caso venga richiesto un nome per il profilo inserire Unicatt o uno a proprio piacimento. Il sistema tenta di connettersi al server Exchange e chiederà l autorizzazione alla privacy, confermare e attendere. Completata la configurazione verrà richiesto quali servizi di Android sincronizzare con il server Exchange (posta, contatti, agenda, sms), attivare quelli che si desidera e confermare per concludere la configurazione. Figura 21 Figura 22 Figura 23 Figura 24 Figura 25 Figura 26 Figura 27 Figura UCSC Helpdesk telefonico: Pagina 13

14 Configurazione dispositivi BlackBerry I dispositivi BlackBerry possono essere configurati con la nuova posta elettronica dell Università solo tramite i protocolli POP/IMAP/SMTP. La varietà di modelli e oggi presenti sul mercato non permette di fornire una guida univoca, le istruzioni fornite sono basate sul modello BalckBerry Curve 9350, e con un po di attenzione è possibile orientarsi anche se il modello in è differente. Parametri necessari per la configurazione Server IMAP = podxxxx.outlook.com Server SMTP = podxxxx.outlook.com Individuare il menu Configurazione Selezionare Account (figura 30) Selezionare Configura altro account (figura 31) Impostare tipo POP/IMAP e inserire l indirizzo (figura 32) il dispositivo inizia il controllo A controllo fallito attivare opzioni aggiuntive e impostare il server della posta in entrata e il proprio user ID (figura 33) La configurazione è completata. Figura 30 Figura 31 Figura 32 Figura UCSC Helpdesk telefonico: Pagina 14

15 Cancellazione remota dispositivo mobile La nuova casella di posta CloudMail permette di cancellare remotamente tutti dati di un dispositivo mobile collegato, cioè configurato con protocollo Microsoft Exchange ActiveSync. Questa funzione risulta utile in caso di smarrimento del dispositivo per evitare che estranei entrino in possesso dei propri dati e informazioni. ATTENZIONE. La procedura resetta il dispositivo, cioè CANCELLA TOTALMENTE QUALSIASI DATO e informazione sul dispositivo oltre alle della casella collegata, inclusi rubrica telefonica, sms, mms, apps, configurazioni wi-fi, etc. Pertanto è da attivare con estrema cautela. I dati cancellati presenti solo sul telefono vengono persi definitivamente se non si è provveduto ad effettuare un backup tramite il software fornito dal produttore del dispositivo. L utilizzo di questa funzione è fatto a proprio rischio. Per procedere alla cancellazione del dispositivo associato entrare nella sezione Opzioni della CloudMail e cliccare su Telefono (figura 34) Selezionare il dispositivo da cancellare (nell esempio di figura 34 è un iphone) e come indicato dalla freccia su Cancella dispositivo Figura 34 Prima di procedere il sistema propone una schermata di conferma (figura 35), premendo SI si conferma la cancellazione. Una volta confermato non è più possibile interrompere il processo di cancellazione. Figura 35 Il processo di cancellazione non è immediato, ma avviene solamente nel momento in cui il dispositivo effettuerà un successivo tentativo di sincronizzazione con il server, solitamente nel momento in cui è pianificato il controllo di nuovi messaggi. Al termine del processo si riceverà la seguente dal sistema di posta come se fosse inviata da se stessi: Da: Nome Cognome Oggetto: Conferma di cancellazione remota dispositivo A: Nome Cognome Messaggio: Cancellazione remota dati nel dispositivo completata UCSC Helpdesk telefonico: Pagina 15

16 La cancellazione remota del dispositivo avviata su 01/08/ :10.00 è stata completata. Tipo dispositivo: iphone ID dispositivo: XXXYYYZZZ Nota: per eseguire la sincronizzazione con il server, è necessario rimuovere il cellulare dall elenco in Oulook Web App. In caso contrario, per motivo di protezione, il dispositivo continuerà a cancellare i dati se si tenta di nuovo la cancellazione. Una volta ricevuta la mail di conferma è importante eliminare il dispositivo cancellato dall elenco dei dispositivi connessi con la casella di posta. Altrimenti come ben spiegato nel messaggio ogni nuovo tentativo di sincronizzazione resetterà nuovamente il dispositivo. Per eliminare il dispositivo selezionarlo e cliccare sulla X come indicato dalla (figura 36). Figura UCSC Helpdesk telefonico: Pagina 16

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