PASSEPARTOUT PLAN PLANNING E AGENDA I PLANNING LA MAPPA INTERATTIVA LA GESTIONE DEI SERVIZI LA PRENOTAZIONE

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1 PASSEPARTOUT PLAN Passepartout Plan è l innovativo software Passepartout per la gestione dei servizi. Strumento indispensabile per una conduzione organizzata e precisa dell attività, Passepartout Plan non si limita alla gestione di prenotazioni, servizi e risorse ma offre un supporto reale e concreto in tutte le attività quotidiane. Dalla gestione economica al magazzino, dalla fidelizzazione del cliente al controllo degli utenti, Passepartout Plan risponde a tutte le esigenze gestionali dell azienda e permette di mettere on-line la propria attività. PLANNING E AGENDA I PLANNING Il programma rende disponibili più planning consultabili per intervalli di tempo e con granularità differenti. E possibile, ad esempio, avere un colpo d occhio sulla situazione del giorno della settimana, del mese o dell intera stagione. Consultare il calendario su singole risorse in periodi di tempo differenti ed inserire velocemente nuove prenotazioni è semplice e veloce. LA MAPPA INTERATTIVA Passepartout Plan prevede la creazione di una mappa interattiva personalizzabile in base alla propria struttura. E possibile inserire una piantina reale o una sua immagine e posizionare su di essa delle icone rappresentanti i vari arredi che la compongono, nella posizione in cui essi sono nella realtà. La selezione di qualsiasi oggetto avviene con un clic del mouse o con un semplice tocco utilizzando monitor touch screen, la prenotazione o l occupazione della struttura corrispondente, da parte di un cliente o di un semplice passante, e semplice e veloce. A colpo d occhio è possibile conoscere la situazione di ogni singola risorsa grazie ai colori che le icone assumono se liberi, occupati o prenotati. LA GESTIONE DEI SERVIZI Passepartout Plan garantisce l ottimizzazione dei tempi di occupazione dei collaboratori e delle risorse. Per ogni servizio è possibile indicare tutte le caratteristiche, come ad esempio il tipo di operatore, le attrezzature e i macchinari occorrenti, la durata. Passepartout Plan consente di identificare gli operatori e di gestirne i turni di lavoro, gli straordinari, i permessi e le ferie. Per ogni operatore vengono individuati i tipi di servizio a cui risulta abilitato, il numero di servizi di ciascun tipo gestibili contemporaneamente, il numero ed il tipo di servizi effettuati. Il programma è così in grado di suggerire in automatico la combinazione migliore. LA PRENOTAZIONE Inserire una prenotazione o una nuova occupazione è semplice e veloce, grazie alle possibilità di configurazione di Passepartout Plan, chiunque è in grado di farlo anche senza una conoscenza approfondita dei listini e dei costi, il programma calcola automaticamente il prezzo e applica le regole che permettono di verificare se il servizio è vendibile oppure no.

2 LISTINI E CONTRATTI GESTIONE LISTINI Passepartout Plan prevede una gestione avanzata delle politiche di prezzo che permette di stabilire costi differenti in base agli orari, al periodo di occupazione, ai giorni della settimana ed al mese scelto. I prezzi sono configurabili per tipologie di risorse, per singola risorsa, per combinazione di risorse. GESTIONE CONTRATTI E ABBONAMENTI Passepartout Plan gestisce in maniera ottimale pacchetti di servizi ed abbonamenti, in ogni anagrafica cliente è presente la lista di tutti gli abbonamenti in corso e di quelli conclusi. Per ogni abbonamento è possibile conoscere il riepilogo dei servizi effettuati, il totale dei servizi acquistati, gli acconti già lasciati e il totale del saldo da effettuare. Dalla scheda del cliente è possibile monitorare la lista di tutti gli abbonamenti in corso ed analizzare la spesa del cliente. GESTIONE ECONOMICA GESTIONE DEL PUNTO CASSA La gestione del punto cassa, con Passepartout Plan, è rapida e sicura. E infatti possibile gestire pagamenti diretti, posticipati o prepagati direttamente al momento del conto, calcolare acconti e saldi su pacchetti di servizi, gestire gli abbonamenti con un quadro completo e veloce dei servizi effettuati, degli acconti, dei servizi rimanenti, ecc. Il programma calcola in automatico il listino del cliente, eventuali abbonamenti attivi ed acconti e permette all operatore di emettere velocemente il documento per chiudere il conto. VENDITA PRODOTTI Con Passepartout Plan è possibile gestire la vendita diretta dei prodotti anche utilizzando il lettore di codici a barre. Ogni vendita può essere abbinata ad una operatore per poter gestire programmi di incentivazioni sul personale. Il programma si interfaccia con tutti i più diffusi registratori di cassa e le stampanti fiscali. Tutte le operazioni si svolgono tramite un interfaccia grafica, semplice ed intuitiva, configurabile secondo le esigenze del centro e dei suoi operatori. CHIUSURA GIORNALIERA E FATTURAZIONE Passepartout Plan prevede, per ogni operatore che effettua conti, la creazione automatica di parziali di cassa. Gli incassi e le operazioni di versamento e prelievo, eseguiti dal singolo cassiere, sono separati da quelli effettuati dagli altri operatori. La cassa può essere modificata esclusivamente effettuando conti o registrando movimenti: si evitano così improprie o dubbie modifiche manuali. Le operazioni legate al conto ed al parziale di cassa sono subordinate a permessi specifici ed ogni azione compiuta dall utente è registrata all interno di un apposito report. Passepartout Plan permette di effettuare giornalmente la chiusura di cassa dettagliata, con la possibilità di leggere e chiudere automaticamente le stampanti fiscali collegate al programma, e stampare il riepilogo degli incassi per tipo di documento e tipo di pagamento.

3 MARKETINK E FIDELIZZAZIONE SCHEDA CLIENTE Passepartout Plan permette di avere sempre a portata di mano i dati dei propri clienti compresa la composizione del nucleo familiare. L archivio clienti è estremamente dettagliato e consente di registrare tutte le informazioni anagrafiche, come recapiti telefonici ed indirizzo , informazioni specifiche riguardanti eventuali riduzioni e promozioni a lui associate, le informazioni sui servizi acquistati e sugli abbonamenti in essere. GESTIONE PROMOZIONI E FIDELITY CARD Passepartout Plan permette di gestire numerose tipologie di promozioni come prepagate, tessere di accumulo punti, sconti e listini specifici per singolo cliente, offerte di tipo MxN, buoni sconto in percentuale o a valore. Le condizioni di ogni promozione possono essere impostate dall operatore e sono totalmente configurabili, nel valore, nella percentuale di sconto, nella durata e in tantissime altre variabili. E anche prevista la gestione dei clienti abituali, ai quali abbinare specifici listini, nonché la gestione di tessere fedeltà e di listini a tempo per promozioni su specifiche fasce orarie e giorni della settimana. INIZIATIVE DI MARKETING Passepartout Plan sostiene l azienda in tutte le iniziative di marketing e fidelizzazione del cliente. Per ogni campagna di fidelizzazione o offerta speciale è possibile effettuare ricerche fra le anagrafiche dei clienti per scegliere a chi è più proficuo indirizzarle. E così possibile impostare campagne marketing specializzate avvalendosi dell aiuto del prodotto anche per la stampa di etichette o l invio di sms o . Passepartout Plan prevede inoltre l invio automatico SMS ai clienti per auguri di compleanno e per campagne promozionali MAGAZZINO PRODOTTI PRODOTTI Passepartout Plan gestisce facilmente i consumi dei prodotti legati ai servizi e la vendita degli stessi al punto cassa. Per ogni servizio è infatti possibile impostare il quantitativo di materiali di consumo utilizzati ed ottenere lo scarico automatico, quando viene effettuato il servizio, dal magazzino associato all appuntamento. I prodotti possono essere caricati a magazzino tramite lettore laser. E inoltre possibile effettuare l import automatico dei prodotti tramite i file del fornitore. MAGAZZINO Passepartout Plan permette la gestione del magazzino valorizzato per i prodotti venduti e per quelli impiegati nei servizi. All interno del magazzino gli articoli possono essere movimentati per quantità e a valore, specificando il prezzo di carico e scarico. È possibile specificare, per ciascun articolo, la scorta minima e massima: il programma effettua un controllo sulla giacenza, evidenziando eventuali sottoscorte. Sulla base degli ordinativi precedentemente effettuati, Passepartout Plan propone in automatico l anagrafica del fornitore, il lotto di riordino e genera il documento per inviare l ordine di acquisto.

4 TUTTO SOTTO CONTROLLO STAMPE DI SERVIZIO Passepartout Plan prevede la gestione di molteplici stampe di servizio liberamente impostabili in base all esigenza dell azienda. Dagli appuntamenti giornalieri alle prenotazioni, dal piano di lavoro di ogni singola risorsa al piano mensile. In maniera facile e veloce si possono consultare le scadenze non saldate, i posti non ancora venduti, la necessità di risorse e materiali. GESTIONE UTENTI L accesso del personale a Passepartout Plan è consentito solo previa autenticazione dell utente al quale possono essere assegnati specifici permessi o autorizzazioni sulle diverse aree del programma. Per poter effettuare modifiche, cancellazioni o sconti, l utente deve essere fornito dei necessari permessi, decisi ed assegnati dal responsabile. Il programma permette di visualizzare l elenco di tutte le operazioni effettuate da ciascun operatore, con indicazione di data e ora. Queste funzioni sono fondamentali per monitorare e controllare il lavoro di ogni singolo operatore, ma anche per evitare sviste o errori involontari. ANALISI DATI Passepartout Plan permette la creazione di analisi ed indagini su qualsiasi dato presente all interno del programma. E possibile scegliere quali dati visualizzare, come ordinarli, raggrupparli e filtrarli. Ad ogni report può anche essere associato un formato di stampa specifico, utile per la stampa dei dati, ed un grafico per visualizzare in maniera veloce le informazioni. Ogni nuova statistica elaborata può essere salvata e rilanciata sui dati aggiornati. È facile, ad esempio, individuare la produzione per giorno della settimana di tutte le voci presenti sul listino. I dati possono essere letti su singolo periodo o confrontati con anni o mesi precedenti. ON LINE PRENOTAZIONE ON-LINE Grazie all integrazione con Passepartout Passweb, Passepartout Plan fornisce un sistema di prenotazione on-line dei servizi. Direttamente dal sito della struttura il cliente può prenotare il sevizio desiderato, selezionando il giorno e l orario e consultando in tempo reale la disponibilità. SITO L integrazione di Passepartout Plan con Passepartout Passweb permette di realizzare e gestire un sito web per l azienda caratterizzato da facilità di aggiornamento dei contenuti e dei listini, dalla possibilità di inserire eventi e prodotti, di aggiornare costantemente le nuove foto nella galleria. L applicazione è stata pensata e realizzata avendo come obiettivi prioritari la semplicità di utilizzo, l interattività e l intuitività del sistema di gestione. Passepartout Passweb è stato sviluppato in modo tale che chi lo utilizza abbia sempre la percezione immediata di come sarà la sua pagina web, anche durante le fasi di aggiornamento dei contenuti

5 PLAN A 360 CONTABILITA Per esigenze contabili e fiscali avanzate, Passepartout Plan ha la possibilità di essere interfacciato con Passepartout Mexal BP, la soluzione gestionale per piccole e medie imprese leader nell'assolvimento degli obblighi e degli adempimenti di carattere amministrativo, contabile e fiscale. E inoltre possibile interfacciare il magazzino di Passepartout Plan con quello di Passepartout Mexal BP per la gestione di un magazzino centrale e di un punto vendita o per più punti vendita di proprietà e in franchising. In questi casi è possibile condividere tra i programmi le stesse anagrafiche articolo, listini, clienti, fornitori e i documenti di magazzino desiderati. Ad esempio è possibile inviare le vendite da Passepartout Plan a Passepartout Mexal BP per una gestione centralizzata delle scorte. COMMERCIALISTA Passepartout Plan può essere integrato con Businesspass per facilitare e rendere più veloce il flusso di dati fra l'azienda ed il proprio commercialista. Il commercialista è così in grado di ricevere, direttamente sull applicazione utilizzata per la gestione dello studio, tutte le informazioni necessarie registrate su Passepartout Plan. Grazie a questa integrazione, con un semplice click, è possibile trasferire i dati contabili nel database di Businesspass.

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