Lyra News. Sistema software di CRM & Offer Management

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1 Sistema software di CRM & Offer Management Lyra News Marzo Anno V - nr. 44 Link info commerciali info tecniche Sito Softeam Home page Lyra Il processo di interazione cliente-azienda che porta alla predisposizione dell offerta è molto complicato e comporta un elevato scambio di informazioni che aiutano a predisporre la migliore soluzione produttiva possibile cfr. Crescere per vivere Analisi dell evoluzione delle imprese italiane della macchina utensile a cura di FONDAZIONE UCIMU ed Lyra è l applicativo software Softeam per l Organizzazione dell Attività Commerciale e la Gestione delle Offerte. L ambizioso obiettivo del progetto, sviluppato interamente in Italia, è quello di integrare tutti i processi di raccolta, gestione e consolidamento delle informazioni relative alle relazioni commerciali esistenti tra l'azienda e i propri Clienti, in un unico strumento operativo, potente e flessibile, che rappresenti un reale valore aggiunto per gli utilizzatori del sistema. Softeam propone questo breve notiziario mensile per aggiornare in maniera semplice e sintetica i propri Clienti (e i potenziali Clienti), sulle proprie attività, ed in particolare sulle nuove funzionalità che costantemente contribuiscono alla crescita dell applicativo. In questo numero... Lyra, funzioni CRM sempre più evolute Un nuova veste per l anagrafica clienti Ancora una tesi di laurea su Lyra (ed è la terza!) Tips & Tricks (consigli per l'uso) Convenzioni Newsletters precedenti info@softeam-tsa.it Lyra News marzo Pag. 1 di 9

2 Lyra, funzioni CRM sempre più evolute Lyra - Generazione di Offerte Commerciali per aziende manifatturiere di produzione/commercio di macchine o apparecchiature a distinta complessa. Con questa definizione si presentava Lyra in una delle sue prima apparizione sul mercato, alla manifestazione fieristica MU&AP nella primavera del 2001 (v.foto a destra). A distanza di sei anni, pur continuando a sviluppare e potenziare le funzionalità legate al configuratore di prodotto e alla gestione dell offerta commerciale, il progetto Lyra si è evoluto verso la gestione di tutte le attività correlate al rapporto con il Cliente, di cui l offerta è sicuramente un aspetto fondamentale, ma non più l unico. Oltre alla crescita qualitativa e quantitativa delle installazioni, si è assistito anche a una diversificazione delle stesse: il Cliente di Lyra oggi non è più rappresentato soltanto dall azienda che deve fare le offerte. L applicativo si è arricchito di una serie di funzionalità complementari che integrano e completano il processo correlato all offerta commerciale: integrazione con la posta elettronica e con i più diffusi software di Office Automation (Microsoft Excel, Word ), gestione di attività, scadenze, pianificazione dei fabbisogni, report di marginalità, analisi statistiche Tutto questo significa sostanzialmente permettere all Ufficio Commerciale di gestire con la massima attenzione il processo relazionale con il Cliente, fornendo nel contempo a tutte le funzioni aziendali che interagiscono con il Commerciale (Direzione, Ufficio Tecnico, Postvendita ) una serie di informazioni omogenee e accessibili in maniera selettiva. Funzioni di CRM, dunque, sempre più evolute. Ma cosa significa CRM? Customer Relationship Management (o CRM) è il complesso di attività, persone e strumenti che consente all'azienda la gestione delle relazioni con i Clienti reali o potenziali. In che modo Lyra può rappresentare uno strumento che assolva questa definizione? Lyra consente la gestione univoca dei nominativi delle aziende Clienti e dei contatti, facilitando le campagne promozionali ed automatizzando l'invio di offerte, mail, documenti e newsletters aziendali. Il patrimonio di Clienti, potenziali e contatti, si trasforma in un portafoglio di opportunità commerciali; La base dati di Lyra rappresenta negli anni un patrimonio di referenze e contatti che l'ufficio Marketing può usare in occasione di eventi, congressi, fiere Su operazioni di massa, Lyra consente analisi e valutazioni preventive sul database, per ottimizzare i risultati ottenibili da campagne di direct mailing, mass marketing ; È possibile gestire tutte le attività collegate alle trattative, consentendo l'aumento di Clienti gestibili per ogni commerciale, la tracciabilità dell iter commerciale e la riduzione del costo per contatto ; Lyra consente l'impostazione di percorsi guidati per le operazioni commerciali (offertazione) e per la gestione delle trattative (revisioni), consentendo l'uniformazione del metodo e la creazione di un database su cui basare le statistiche; La base dati delle trattative gestita da Lyra consente di preparare velocemente analisi di fabbisogni e di fatturato su basi statistiche, o sul computo delle offerte aperte, degli ordini..., o sulla gestione del budget con i report di controllo; I dati dell'installato dei Clienti consentono di individuare opportunità commerciali in relazione a determinate scadenze temporali (azioni di after-sale) per offerte di ricambistica, servizi di manutenzione, azioni di Customer Satisfaction; (continua ) info@softeam-tsa.it Lyra News marzo Pag. 2 di 9

3 Lyra consente in sostanza, una perfetta organizzazione e condivisione dei dati, tale per cui l informazione commerciale diventa patrimonio aziendale, che si traduce nella presentazione di un immagine di Azienda organizzata ed efficiente. Il Cliente apprezzerà favorevolmente il fatto che tutte le azioni siano coerenti con un disegno omogeneo. Stando quindi alla definizione di CRM sopra riportata, possiamo senz altro affermare che Lyra è anche e più di un software di CRM, che supportato da un adeguata organizzazione (le persone della definizione ) consente all'azienda di migliorare i suoi rapporti commerciali, con l'obiettivo di aumentare la propria competitività e incrementare le opportunità di business. Per maggior informazioni sulle funzionalità CRM di Lyra vi invitiamo come sempre a contattare la Direzione Commerciale Softeam. info@softeam-tsa.it Lyra News marzo Pag. 3 di 9

4 Una nuova veste per l anagrafica clienti Importante operazione di restyling sulla scheda dell anagrafica clienti di Lyra. La visualizzazione di tutte le tag disponibili (Anagrafica, Indicatori, Referenti, Note, Riepilogo) è ora ridimensionabile (anche a tutto schermo), e non più limitata ad una finestra. Sembra una modifica di poco conto, ma la quantità e la ricchezza di informazioni previste sulla scheda del contatto, sono ora accessibili in maniera più gradevole e decisamente meglio organizzata. Ne risentono in modo particolarmente significativo la tag relativa alla Anagrafica (dove è possibile la visualizzazione contestuale di Referenti e Note), e quella del Riepilogo, una delle più apprezzate dai clienti Lyra, che raggruppa su un unica scheda tutte le attività intercorse o ancora da sviluppare nei confronti del cliente (mail, incontri, invio di offerte, documentazioni ). Anche questo tipo di miglioramenti formali confermano l impegno di Softeam per una crescita costante del prodotto: naturalmente, anche in questo caso, tutti i Clienti con regolare Contratto di Manutenzione in essere, riceveranno gratuitamente gli aggiornamenti relativi alle nuove funzionalità. Il Team di sviluppo Lyra resta a disposizione per ogni eventuale chiarimento o per concordare le modalità di aggiornamento. info@softeam-tsa.it Lyra News marzo Pag. 4 di 9

5 Ancora una tesi di laurea su Lyra (ed è la terza!) Risale alla primavera 2005 la prima tesi di laurea su Lyra, sostenuta in Ingegneria Gestionale presso l Università Carlo Cattaneo LIUC, dal Dott. Francesco Tarantini, Relatore il Professor Sorrenti e correlatore il Dott. Paolo Rostoni, della Rostoni Macchine Spa di Vanzaghello (MI). La seconda volta è stato nel febbraio 2006, con il Dott. Claudio Spreafico, laureato in informatica con una relazione di prova finale dal titolo: Implementazione software per offerte commerciali. Oggi il Dott. Spreafico svolge la sua attività professionale in Softeam, pienamente operativo all interno del Team Lyra. È di questi giorni la terza tesi di laurea su Lyra. Protagonista il Dott. Davide Crippa che si è laureato in informatica all Università degli Studi di Milano Bicocca, presentando un elaborato finale sul Reengineering di una applicazione Web per il supporto dell attività commerciale. Relatore della tesi il Dott. Flavio Maria De Paoli, Correlatore il Responsabile di Progetto Lyra, Ing. Riccardo Sabadini, che ha supportato il tirocinante su una serie di sviluppi funzionali e progettuali, focalizzati sull implementazione di un portale web per la gestione delle attività di post-vendita in realtà aziendali complesse, strettamente connesso a Lyra. Grazie ad una specifica Convenzione di Tirocinio stipulata con l Università degli Studi di Milano Bicocca, Softeam ha offerto a Davide l opportunità di effettuare una significativa esperienze di stage all'interno della propria struttura organizzativa, con l obiettivo di realizzare un concreto avvicinamento al mondo del lavoro e di fornire allo studente un momento di verifica sul campo delle competenze acquisite, introducendo il laureando all interno del Team Lyra, dandogli la possibilità di studiare metodi e tecniche utilizzati in azienda e di confrontarsi con problematiche reali di un contesto lavorativo. Al neolaureato Dott. Crippa le sincere congratulazioni di Softeam! info@softeam-tsa.it Lyra News marzo Pag. 5 di 9

6 Tips & Tricks... (consigli per l uso) D. In occasione dell ultima nostra partecipazione ad una fiera di settore, abbiamo utilizzato la funzione di invio da Lyra, per comunicare ai Clienti la nostra presenza, i riferimenti del nostro stand, la possibilità di ricevere biglietti invito Sulla base dei criteri di selezione da noi impostati, Lyra ha generato una mail che abbiamo inviato ad un nostro indirizzo di posta interno (mktg@...), con 188 destinatari in ccn (copia nascosta). Dal nostro programma di posta elettronica (Microsoft Outlook 2003) abbiamo verificato il corretto invio della comunicazione, che la maggior parte dei clienti ha ricevuto regolarmente. Abbiamo però dovuto registrare anche un buon numero di mancati recapiti. A cosa potrebbe essere dovuto il malfunzionamento? R. Diamo innanzi tutto per scontato l utilizzo di una corretta politica interna di gestione delle mailing-list, come definita dal Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 "Codice in materia di protezione dei dati personali". Passando al merito della richiesta, probabilmente non si tratta di un malfunzionamento, ma di un utilizzo sicuramente un po forzato della funzione di invio ; che non dipende né dall utilizzo di Lyra né dal programma di posta elettronica (Outlook, Notes, o altri ), l errore è probabilmente nell impostazione di un numero così elevato di destinatari in copia nascosta. Vediamo di capirci meglio: il campo ccn, o copia nascosta, permette di nascondere ad altri utenti la lista dei destinatari. Se gli indirizzi venissero inseriti nel campo A o nel campo Cc, gli spammer potrebbero trovarli e aggiungerli alle proprie mailing list; senza considerare che non sarebbe carino (e nemmeno molto furbo ) diffondere ai quattro venti gli indirizzi dei proprio clienti! È per questo motivo che Lyra, nel caso di invio di a più destinatari, predispone che gli stessi siano tutti in ccn. E fin qui tutto bene. Resta però il fatto che è senz altro sconsigliabile indicare centottantotto indirizzi di posta elettronica in un unica ! Il perché è molto semplice: per combattere lo "spamming" tutti i principali provider pongono un limite piuttosto basso al numero dei destinatari che può avere ogni singola (v. form di esempio). In pratica quindi è sconsigliabile inviare con un elevato numero di destinatari, perchè si corre appunto il rischio che non giungano a destinazione, bloccati direttamente dai provider dei servizi di posta, oppure dai filtri antispam, di cui la maggior parte delle aziende si è ormai dotata, che fanno la loro parte, andando a verificare un numero elevato di destinatari e marcando di conseguenza il messaggio in arrivo come probabile ***SPAM***. Nel suo caso la soluzione può essere sicuramente rappresentata da Lyra Mass Mail, il nuovo modulo opzionale di Lyra, disponibile dal gennaio 2007, che prevede appunto la funzione di invio singolo! In pratica, nel caso di comunicazioni multiple, Lyra Mass Mail provvede alla generazione di un corrispondente numero di singole , in cui ogni singolo destinatario compare nel campo A, risolvendo tutti i problemi sopra descritti. (continua ) info@softeam-tsa.it Lyra News marzo Pag. 6 di 9

7 Lyra Mass Mail dispone inoltre di una serie di funzioni specifiche per la gestione di indirizzari di posta elettronica per l invio di mail informative o promozionali, o di Newsletter aziendali: invio filtrato in funzione di specifici parametri (tutte le informazioni dell anagrafica clienti e del portafoglio offerte possono costituire filtro di selezione!); invio a tutti gli indirizzi di posta elettronica disponibili su ogni singola anagrafica, oppure solo al referente di default, oppure selezione per mansione : Commerciale, Produzione, EDP, Direzione integrazione testo fisso e variabile con i dati presenti nell anagrafica clienti di Lyra (in pratica tutte le informazioni correlate al processo commerciale diventano un elemento di screening e personalizzazione della comunicazione aziendale!); gestione dei permessi e dei privilegi di invio tra gli utenti Lyra; invio di messaggi in formato testo, HTML, oppure a partire da documenti MS Word, con la possibilità di gestire file allegati alla mail; invio di test a destinatari interni; registrazione automatica della mail inviata come attività svolta sulla scheda di Riepilogo del Cliente; Per qualunque chiarimento sulle diverse possibilità, vi invitiamo a rivolgervi al Servizio Tecnico Softeam. Inviate le vostre domande a Lyra News. Tips & Tricks info@softeam-tsa.it Lyra News marzo Pag. 7 di 9

8 Convenzioni Grazie alla specificità di Lyra, che esprime da sempre il massimo delle proprie potenzialità nelle realtà aziendali di produzione/commercio di macchine o impianti a distinta complessa, Softeam ha avuto l opportunità di stipulare una specifica convenzione con ANIMA, la Federazione delle Associazioni Nazionali dell Industria Meccanica varia ed Affine (richiesta info riservate agli Associati): Sono inoltre attive otto distinte convenzioni, con altrettante Associazioni di categoria, rappresentate in Federmacchine, la Federazione Nazionale delle Associazioni dei Produttori di beni strumentali destinati allo svolgimento di processi manifatturieri dell industria e dell artigianato (richiesta info riservate agli Associati): Queste Associazioni rappresentano migliaia di aziende italiane produttrici di macchine e impianti: per le aziende che fanno riferimento alle Associazioni sopra indicate si aprono interessanti opportunità, per usufruire di condizioni commerciali migliorative sull acquisto di uno strumento che rappresenta un reale valore aggiunto per le proprie attività imprenditoriali. Per ulteriori informazioni, per concordare una presentazione, e per conoscere le condizioni previste dalle convenzioni (*), è possibile contattare, senza alcun impegno, la Direzione Commerciale Softeam. (*) La convenzione non impegna in alcun modo le Associazioni, essendo limitata ad una condizione commerciale di miglior favore, interamente a carico di Softeam. info@softeam-tsa.it Lyra News marzo Pag. 8 di 9

9 Newsletter precedenti Per chi fosse interessato alle precedenti uscite delle newsletters LyraNews, ricordiamo che le stesse sono tutte disponibili, in formato PDF,sul sito Softeam nell area Prodotti / Lyra. Di seguito l indice degli ultimi numeri: Novembre Dicembre Gennaio Febbraio Lyra, dove e per quali aziende?... Chi è (conosciamo i Clienti Lyra): Comerson Srl - Carate Brianza (MI) Informatica, il futuro è qui, anche per il lavoro Tips & Tricks (consigli per l uso). Modifiche anagrafiche di massa Lyra: nuovo plugin per MS Outlook Ultime opportunità di acquisto alle condizioni 2006 Norton Ghost 10.0 Tips & Tricks (consigli per l uso). Ricerca avanzata. Date dinamiche Novità nel listino Lyra 2007 Nuovo modulo opzionale Lyra Mass Mail Migliorare le prestazioni del PC Tips & Tricks (consigli per l uso). Sconti in valore assoluto Lyra Mass Mail in promo fino al 28 febbraio Procedure di backup di Lyra Aumentare la durata delle batterie del notebook Tips & Tricks (consigli per l uso). Salvataggio degli allegati dell offerta La presente documentazione si intende ad uso interno Softeam e non costituisce offerta commerciale. Tutti i marchi citati sono registrati dai rispettivi Proprietari. mailto:info@softeam-tsa.it Antonello Bonelli Direttore Commerciale Area Prodotti mailto:abonelli@softeam-tsa.it info@softeam-tsa.it Lyra News marzo Pag. 9 di 9