Guida all utilizzo amministratori e conduttori (Data pubblicazione 20/11/2012)

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1 Guida all utilizzo amministratori e conduttori (Data pubblicazione 20/11/2012)

2 Indice Indice... 2 Introduzione... 3 Requisiti minimi richiesti per condurre un meeting... 4 Test di autodiagnosi... 5 Accesso al pannello di controllo amministratore... 8 Pannello di controllo amministratore (area di back-office)... 9 Prepara Meeting Meeting Room File & Link Presentazioni Partecipanti Conduci Meeting Pannello Generale Pannello Presentazioni Pannello Lavagna Interattiva Pannello Primo Piano Imposta Account Personalizza Operatori Accessi Informazioni Serve Aiuto? Convocazione meeting Controllo delle impostazioni Cosa fare in presenza di malfunzionamenti

3 Introduzione skymeeting è un servizio di videocomunicazione via web che permette agli utenti di: incontrarsi, collaborare e condividere documenti all interno di una riunione virtuale; organizzare eventi, seminari e web meeting per gruppi fino a centinaia di partecipanti; erogare assistenza e consulenza in modalità audio, video e chat di testo. skymeeting è residente su server remoti ospitati presso un Internet Data Center dotato di avanzati sistemi di sicurezza, ridondanza, back-up e disaster recovery, con disponibilità di banda per migliaia di connessioni contemporanee. Il servizio è costantemente aggiornato ed accessibile su base 24/7. skymeeting è estremamente facile da usare, non richiede particolari conoscenze tecniche né dispositivi hardware dedicati; non necessita di alcuna preventiva installazione di software, sia lato cliente che lato amministratore e può essere utilizzato da qualunque computer sia in ambiente Windows, Mac e Linux. Per utilizzare correttamente skymeeting è sufficiente disporre di un computer dotato di webcam e cuffie con microfono integrato, un browser ed una adeguata connessione Internet (basta una ADSL). Le sessioni sono gestite da un conduttore, che può essere supportato durante i meeting da uno o più relatori. Amministratori e Conduttori La persona che realizza e conduce il meeting è definita conduttore. La persona che amministra il servizio è definita amministratore e può essere il conduttore stesso. Amministratore e conduttore utilizzano l Interfaccia di conduzione e il pannello di controllo descritti in questo manuale. Per accedere all interfaccia di conduzione, è necessario disporre di username e password comunicate in fase di creazione dell account. Nella versione Trial, i diritti amministratore e conduttore sono concessi alla stessa persona che esegue la prova; viene creata di default un apposita meeting room per tutta la durata del periodo di prova con una password predefinita. Partecipanti Gli invitanti ad un meeting che non svolgono la funzione di conduttore, sono definiti partecipanti. Per accedere alle sessioni di videoconferenza, gli utenti devono effettuare il login inserendo username e password (se richiesta). Gli utenti abilitati partecipano al meeting utilizzando l interfaccia utente; possono interagire in audio/video se abilitati e se dotati di webcam e cuffie con microfono, oppure tramite chat testuale. 3

4 Requisiti minimi richiesti per condurre un meeting Computer Intel Pentium IV 3.0 GHz MB RAM Windows XP/Vista/7/MAC OSX 10.4 e succ. Scheda audio full duplex Risoluzione schermo 1024 x 768 Flash Player Versione e succ. Browser Internet Explorer 7 e succ. Firefox 3.5 e succ. Chrome 6.0 e succ. Safari e succ. Opera 9.6 e succ. Accessori multimediali Webcam (almeno 320x240 con 15 f.p.s) Cuffie USB con microfono integrato Mousepen 1 Connessione Internet Per condurre un meeting con l uso di audio, video ed in presenza di più partecipanti contemporanei è necessario disporre di una connessione Internet veloce (xdsl - fibra) con almeno 512 Kb/s in download e 256 Kb/s in upload. I requisiti di banda aumentano con l uso delle funzionalità avanzate Super Size, Primo Piano e Screen Sharing. Attivazioni contemporanee di più funzionalità avanzate possono condurre all assorbimento di picchi superiori a 2Mb/s. Firewall Le funzionalità base di skymeeting funzionano anche in presenza di firewall; per minimizzare problematiche di latenza è comunque consigliata l apertura delle porte 1935 e (in sola uscita, per i protocolli TCP). Per agevolare il controllo dei requisiti delle postazioni che si devono collegare in videoconferenza è disponibile un test di autodiagnosi all indirizzo 1 Accessorio raccomandato per poter disegnare agevolmente a mano libera utilizzando le funzioni presenti nella lavagna interattiva. 2 La porta 1936 deve essere obbligatoriamente aperta per poter usare la funzionalità di Screen sharing. 4

5 Test di autodiagnosi Il test di autodiagnosi è lo strumento creato per controllare che la postazione dalla quale si sta eseguendo il test sia idonea ad effettuare sessioni di videoconferenza. Per poter fruire al meglio del sistema di videoconferenza skymeeting è opportuno aprire le porte 1935 e 1936 sul router/firewall aziendale (e su tutte le postazioni su cui si vuole usare il servizio di videoconferenza). Le porte vanno aperte in sola uscita, per il protocollo TCP; gli indirizzi verso cui aprire le connessioni sono stream1.skymeeting.net e stream2.skymeeting.net 3. Se il router/firewall permette l impostazione del QoS è consigliato impostare una priorità alta al traffico in uscita verso gli indirizzi dei server skymeeting (stream1.skymeeting.net e stream2.skymeeting.net). Se il router/firewall permette di configurare il bandwidth throttling è consigliato effettuare una configurazione che garantisca, a ciascuna postazione, valori minimi di 400 Kb/s in upload e di 800 Kb/s in download da dedicare al servizio di videoconferenza (tali requisiti soddisfano anche l uso della funzionalità di screen sharing con dimensioni dello schermo di 1024x768; fluttuazioni da questi valori possono intervenire in funzione della dimensione dello schermo da condividere e dei contenuti presentati). Con l ausilio del test di autodiagnosi è possibile diagnosticare eventuali problemi (es. impostazioni webcam, firewall, ecc.) e controllare che gli interventi effettuati dai tecnici IT siano risolutivi. L accesso avviene tramite la URL se il plug-in Flash non è installato correttamente si verrà invitati a scaricarlo dal sito Adobe. Al termine del test verrà presentata una schermata riassuntiva di questo tipo: Fig. 1 Test di autodiagnosi 3 La restrizione di accesso ai soli server skymeeting è un ulteriore rafforzativo alla sicurezza della rete aziendale. 5

6 I valori riportati nell esempio di fig. 1 sono riferiti ad una postazione idonea a partecipare sessioni di videoconferenza sia in modalità di conduttore che di partecipante con utilizzo delle funzionalità avanzate Super Size, Primo Piano e Screen Sharing. Requisiti (1) In quest area sono elencate le caratteristiche del computer in termini di software installato e necessarie abilitazioni: Flash Player: versione del plug-in flash installato - rappresentato da quattro gruppi di cifre dove il primo a sinistra è il più significativo ( in questo esempio). Javascript: stato di javascript - può essere abilitato o disabilitato (abilitato in questo esempio). OS: sistema operativo installato sul computer (Windows Vista in questo esempio). Browser: browser installato sul computer e utilizzato per eseguire il test (Internet Explorer 7 in questo esempio). Schermo: risoluzione dello schermo - può essere corretta oppure non corretta (corretta in questo esempio). Pop-up: stato del blocco pop-up - può essere nessun blocco oppure blocco attivo. Il blocco potrebbe essere causato dal browser, da un antivirus oppure da una qualche toolbar aggiuntiva (nessun blocco in questo esempio). Connessione (2) In quest area sono elencate le caratteristiche di connettività a disposizione della postazione da cui si sta effettuando il test: Stato connessione: un breve messaggio indica se le caratteristiche rilevate permettono o meno di poter utilizzare le funzioni base del servizio di videoconferenza (la connessione è adatta in questo esempio). RTMP (1935): OK se la porta è aperta - FAIL se la porta è chiusa (OK in questo esempio). La chiusura della porta 1935 può essere causa di prestazioni scadenti. RTMP (1936): OK se la porta è aperta - FAIL se la porta è chiusa (OK in questo esempio). La funzionalità di Screen Sharing richiede obbligatoriamente l apertura della porta RTMPT (80): OK se la porta è aperta - FAIL se la porta è chiusa (OK in questo esempio). Download: velocità di download rilevata - valore espresso in kilobit al secondo ( Kb/s in questo esempio). Upload: velocità di upload rilevata - valore espresso in kilobit al secondo ( Kb/s in questo esempio). Latenza: valore di latenza rilevato - valore espresso in millisecondi (41 ms in questo esempio). La latenza rappresenta il tempo di propagazione dell informazione; valori di latenza superiori a 150 ms possono essere la causa di prestazioni scadenti (audio/video frammentato o in ritardo). 6

7 Impostazioni audio/video (3) In quest area è riportato lo stato della webcam e sono presenti i tasti di impostazione delle periferiche audio/video: Stato della webcam: se si vede la propria immagine, la webcam è configurata correttamente; se si vede lo schermo bianco, la webcam potrebbe essere in uso da un altro applicativo - ad esempio un programma di instant messaging o il software di configurazione della webcam - (configurata correttamente in questo esempio). Imposta webcam: premendo il tasto apparirà il pannello di controllo di Adobe Flash Player per l impostazione della webcam. Imposta microfono: premendo il tasto apparirà il pannello di controllo di Adobe Flash Player per l impostazione del microfono. Test audio: premendo il tasto verrà effettuato il playback di un file audio Se riesci a sentire questo messaggio significa che il tuo audio è settato correttamente. Se non si sente nulla è opportuno controllare il kit audio che si sta utilizzando. Ripeti test: premere per eseguire nuovamente il test. Può essere utile ripetere in sequenza il test per analizzare fluttuazioni di connettività. Se uno o più requisiti non vengono soddisfatti ( ), è comunque possibile provare a partecipare alla videoconferenza. In questo caso non c è garanzia di ottenere prestazioni adeguate, né che si possano utilizzare tutte le funzionalità. 7

8 Accesso al pannello di controllo amministratore L accesso al pannello di controllo amministratore avviene inserendo le credenziali nell interfaccia di accesso presente alla URL Fig. 2 Accesso area amministrazione Per accedere è necessario inserire le credenziali fornite da skymeeting durante la sottoscrizione del servizio. In fase di accesso è possibile selezionare la lingua preferita tra quelle disponibili, il sistema ricorderà la scelta effettuata per gli accessi successivi. Nel caso in cui si sia dimenticata la password, è possibile riceverla all indirizzo associato alla username scelta. È sufficiente cliccare la voce Clicca qui per procedere con la richiesta. 8

9 Pannello di controllo amministratore (area di back-office) L area di back-office amministratore permette di creare meeting, caricare i contenuti, impostare i diritti di utenti e conduttori, invitare i partecipanti, accedere alle statistiche, lanciare e condurre meeting. È organizzata in tre aree tematiche principali identificate da un cromatismo mantenuto nelle pagine interne: Fig. 3 Area back-office amministrazione Prepara Meeting In questa sezione si possono gestire le impostazioni preliminari di un meeting. In particolare è possibile: Aggiungere una nuova meeting room. Modificare le impostazioni di una meeting room esistente. Caricare file, link e presentazioni da condividere durante il meeting live. Inserire e selezionare i partecipanti. Conduci Meeting In questa sezione si possono lanciare le sessioni di videoconferenza. In particolare è possibile: Selezionare la meeting room che si desidera attivare. Condurre e moderare il meeting in diretta live. Abilitare i partecipanti presenti all interno della meeting room. Imposta Account In questa sezione si possono gestire le impostazioni dell account. In particolare è possibile: 9

10 Personalizzare l interfaccia inserendo immagini e filmati rappresentativi del proprio brand aziendale. Aggiungere e modificare gli operatori. Controllare il report degli accessi. Controllare le informazioni relative allo stato dell account. 10

11 Prepara Meeting In questa sezione si possono gestire le impostazioni preliminari di un meeting: Fig. 4 Area Prepara Meeting Meeting Room Per creare una meeting room o modificare le impostazioni di meeting room già esistenti (es. l immagine di apertura del meeting, l indirizzo del conduttore, l orario e i dettagli del meeting, la password di accesso, ecc.). File e Link Per caricare file in vari formati (es..doc,.xls,.pdf, ecc.) e link a siti web pronti per essere utilizzati durante il meeting. I file e i weblink condivisi dal conduttore verranno visualizzati ai partecipanti nel pannello Chat nel box Cronologia Messaggi dell interfaccia utente. Presentazioni Per caricare presentazioni in formato.ppt, immagini in formato.jpg,.gif,.png o animazioni in formato.swf pronti per essere utilizzati durante il meeting. Le presentazioni condivise dal conduttore verranno visualizzate ai partecipanti nel pannello Presentazioni dell interfaccia utente. 11

12 Partecipanti Per impostare il profilo degli utenti invitati ad un meeting (in questa area vengono inserite anche le credenziali di accesso ad un meeting privato). Gli stessi utenti verranno visualizzati nella lista dei contatti dell amministratore in fase di pianificazione delle meeting room. Serve aiuto? Una raccolta di materiale di supporto tecnico per un corretto utilizzo della piattaforma di videoconferenza skymeeting. 12

13 Meeting Room In questa sezione è possibile creare un nuova meeting room o modificare i parametri di una esistente: Fig. 5 Aggiungere una meeting room o modificarne una già esistente Ogni stanza virtuale (meeting room) deve disporre di una serie di informazioni e parametri di impostazione, personalizzabili a cura dell amministratore; tali informazioni verranno successivamente trasmesse ai partecipanti in varie modalità, prima e durante il meeting. Per modificare i parametri di un meeting già esistente: selezionare una meeting room dalla lista nel menù a tendina Seleziona. Per creare una nuova meeting room: cliccare sul tasto Aggiungi Nuova. 13

14 Fig. 6 Impostare i parametri di una meeting room 14

15 Dettagli del meeting Utilizzare questa sezione per impostare i dettagli del meeting. Titolo (max 50 caratteri) Inserire in questo campo il titolo della meeting room che si sta creando (il titolo verrà visualizzato nel box Dettagli del meeting nel pannello Generale della meeting room). Descrizione (max 4 righe) Inserire in questo campo una breve descrizione del meeting. La descrizione sarà visualizzata nel box Dettagli del meeting nel pannello Generale della meeting room. La descrizione del meeting NON deve superare le 50 parole (circa 500 caratteri spazi inclusi). Data e ora inizio Selezionare la data e l ora desiderata (aaaa/mm/dd hh:mm) utilizzando il menu a tendina che si attiva cliccando sopra la data proposta. Password Inserire in questo campo la password di accesso ai meeting di tipo Live o Archiviato. Se non viene impostata alcuna password, ogni partecipante sarà in grado di accedere al meeting solo inserendo il proprio nome (o il proprio nickname). In caso di meeting di tipo Privato, le credenziali di accesso sono quelle assegnate a ciascun utente dall amministratore. Stato Una meeting room può essere impostata in uno dei seguenti stati: Live: in diretta, la meeting room è pronta per la conduzione e apparirà nella lista dei meeting live (colonna di sinistra) della entry page assegnata. Archiviato: sessione registrata, la meeting room apparirà nella colonna di destra della entry page assegnata. Privato: a partecipazione riservata, la meeting room non apparirà nella lista dei meeting della entry page ma solo nel pannello di controllo riservato ai partecipanti. Differito: la meeting room è disponibile per essere portata in stato di conduzione. Tipicamente utilizzato come stato temporaneo in fase di pianificazioni di più eventi da far comparire quando necessario (previo cambiamento di stato). La registrazione integrale della sessione è sempre attiva; per la visualizzazione successiva dell evento registrato, è necessario impostare lo stato della meeting room in Archiviato. In caso di piani tariffari a consumo, la visualizzazione di un meeting archiviato genera traffico che verrà scalato dal credito disponibile; la contabilizzazione è la medesima adottata per la partecipazione ad un meeting live. Conduttore Selezionare il nome del conduttore per una corretta identificazione. La lista presenta l elenco dei conduttori aggiunti tramite la funzione Operatori. Per inoltrare gli inviti in modalità automatica, assicurarsi di aver inserito un indirizzo VALIDO; in caso contrario, gli inviti NON verranno inoltrati ai destinatari. 15

16 Lingua skymeeting consente di selezionare la lingua dell interfaccia utente che apparirà ai partecipanti. Per scegliere la lingua selezionare il menu a tendina. Immagine apertura meeting Utilizzare questa sezione per personalizzare il pannello Generale. Seleziona Cliccare sul tasto Sfoglia per selezionare l immagine di personalizzazione del meeting. L immagine sarà visualizzata nel pannello Generale all interno della meeting room; cliccare su Anteprima per visualizzare l anteprima dell immagine caricata. Per eliminare l immagine caricata selezionare la casella Ripristina default e salvare la meeting room. skymeeting accetta solo immagini in formato.jpg e/o video in formato.swf con risoluzione 640x386 (20 f.p.s.). La visualizzazione di un video è in modalità loop continuo; si raccomanda di NON aggiungere supporto audio per evitare interferenze nel corso della videoconferenza. Moderazione meeting Utilizzare questa sezione per impostare le operazioni di moderazione del meeting. Nasconde la lista utenti nell interfaccia partecipanti Consente di nascondere dall interfaccia dei partecipanti il tasto che mostra l elenco delle persone che sono all interno della meeting room. Principalmente usato in eventi a larga partecipazione oppure per mantenere la riservatezza dei nominativi delle persone collegate. Recapita i messaggi di testo solo al conduttore skymeeting dispone della funzione di Instant Messaging mediante chat di testo. La chat può essere moderata (controllata dal conduttore, che può decidere se e quali messaggi pubblicare tra quelli pervenuti dai vari partecipanti al meeting) o non moderata (in questo caso tutti i messaggi saranno visibili automaticamente a tutti i partecipanti). In caso di eventi ad elevata partecipazione di pubblico, si raccomanda di attivare la chat in modalità moderata. Attiva l accesso riservato invitati skymeeting consente di convocare meeting a partecipazione riservata esclusivamente a utenti invitati. Per impostare il meeting in modalità privata, selezionare la casella Consenti accesso solo ad utenti invitati. Questi dovranno essere preventivamente inseriti nella lista contatti a cura dell amministratore. Disattiva suoni di sistema del conduttore Selezionare questa casella per disattivare i suoni emessi per l ingresso e l uscita dei partecipanti dal meeting, la richiesta di parola e la presenza di un nuovo messaggio nella chat. Questa funzione è principalmente usata negli eventi a larga partecipazione per limitare il disturbo al conduttore. Disattiva la richiesta di parola Selezionare questa casella per disattivare la possibilità di richiesta di parola da parte dei partecipanti al meeting. Il conduttore può comunque selezionare un partecipante dalla lista e attivarlo. Questa funzione è principalmente usata negli eventi a larga partecipazione per limitare il disturbo al conduttore. 16

17 Partecipanti Utilizzare questa sezione per selezionare la lista di partecipanti da invitare o da autorizzare a partecipare al meeting. Lista Utenti In questa lista vengono visualizzati i nominativi degli utenti abilitati ad accedere al meeting. L inserimento di tali nominativi viene descritto nella sezione Aggiungi/modifica partecipanti. Selezionare i partecipanti che si desidera invitare al meeting; quando si aggiungono nuovi utenti ad un meeting già pianificato gli inviti vengono inoltrati solo ai nuovi partecipanti. Per forzare l invio dell invito anche ai partecipanti già selezionati nella lista, selezionare la casella (1) Invia anche agli utenti già selezionati in precedenza. Per rimuovere le precedenti selezioni, premere il tasto Rimuovi. Premere Ok per confermare le scelte fatte. 1 Fig. 7 Lista utenti: selezione invitati al meeting Vengono visualizzati solo gli utenti a cui è stato inserito un indirizzo valido. Salva Una volta completate le modifiche, premere il tasto Salva per confermarle. Elimina Se si desidera eliminare una meeting room, selezionare la voce Elimina, verrà visualizzata una finestra di conferma dell operazione. Scarica meeting Questa funzione consente di effettuare il download in locale della registrazione di un meeting archiviato. Il download di un meeting archiviato è disponibile a partire dal giorno successivo alla data in cui è stata effettuata la registrazione. La funzionalità prevede lo scaricamento di un file compresso (.zip) contenente il materiale registrato durante la sessione; una volta scaricato il file, scompattare il contenuto in una cartella ed eseguire il programma Play all interno per visualizzare la sessione registrata 4. 4 Disponibile solamente per sistemi Windows e Mac. 17

18 La funzione Scarica meeting è disponibile solo in alcuni piani tariffari, controllare nella sezione Stato account. 18

19 File & Link All interno di questa sezione è possibile caricare documenti, file e link a siti web, pronti per l utilizzo durante un meeting. I file caricati in quest area appariranno nell area condividi file/web link, pronti per essere condivisi. Per poter operare su una meeting room è opportuno selezionarla dal menu a tendina: Fig. 8 Selezionare la meeting room 19

20 Una volta selezionata la meeting room su cui effettuare l upload, apparirà la seguente finestra: Fig. 9 Caricare un file e creare un weblink File 1. Inserire un titolo per il file che si intende caricare. 2. Selezionare il file dal proprio hard disk con il tasto Sfoglia. 3. Cliccare sul tasto Upload. Una volta terminato il caricamento del file, questo verrà associato alla meeting room ed apparirà nella lista dei contenuti disponibili per il meeting. skymeeting accetta file nei seguenti formati: TXT: documento di testo. PDF: Adobe Acrobat Portable Document Format. JPG, GIF, PNG: immagini. 20

21 ZIP 5, RAR, 7Z: archivio compresso. RTF: Rich Text Format. DOC, DOCX: Microsoft Word Document. XLS, XLSX: Microsoft Excel Spread Sheet. PPS, PPT, PPTX: Microsoft Power Point Slide Presentation. AVI, SWF, WMW: video. MP3: audio. Per evitare problemi di caricamento e visualizzazione, si raccomanda di utilizzare nomi di file semplici e brevi. Non utilizzare nomi di file con caratteri speciali, lettere accentate, segni di punteggiatura o spazi, ecc. Weblink 1. Inserire un titolo per il link che si intende creare. 2. Inserire la URL. 3. Cliccare sul tasto Crea link. Una volta creato il link, questo verrà associato alla meeting room ed apparirà nella lista dei contenuti disponibili per il meeting. All inizio di un meeting i documenti ed i link precaricati saranno immediatamente disponibili per l utilizzo online; si consiglia di attribuire a ciascun elemento un titolo significativo in modo da identificarlo con rapidità durante il meeting. È possibile aggiungere un solo link o caricare un solo documento alla volta, mai entrambi contemporaneamente. Attendere il completamento dell operazione in corso prima di iniziarne una nuova; la durata dell operazione dipende dalla connettività di cui si dispone e dalle dimensioni dei contenuti che si stanno caricando. File e weblink disponibili I documenti, i file ed i link a siti web caricati saranno visualizzabili nell apposito box File e weblink disponibili. Cliccando su ciascun documento o link precaricato, questo verrà visualizzato in una nuova finestra. Prima di iniziare il meeting, si raccomanda di verificare che i contenuti da utilizzare durante il meeting siano corretti. Per rimuovere un elemento selezionare la casella a destra dello stesso e cliccare sul tasto Elimina. Gli elementi selezionati verranno rimossi rispondendo affermativamente alla domanda di sicurezza. I contenuti sono mostrati nell ordine con cui sono stati caricati, non è possibile riordinarli, pertanto si raccomands di pianificare il corretto ordine prima di effettuare il caricamento. 5 Il formato.zip è da utilizzarsi per trasferire qualsiasi altro formato non supportato nativamente. 21

22 Presentazioni All interno di questa sezione è possibile caricare una o più presentazioni o singole immagini che si intende proiettare durante il meeting. Per poter operare su una meeting room, selezionarla dal menu a tendina: Fig. 10 Selezionare la meeting room 22

23 Una volta selezionata la meeting room su cui effettuare l upload, apparirà la seguente finestra: Fig. 11 Caricare presentazioni PowerPoint, PDF, immagini e filmati Flash Immagini e video In questa sezione è possibile caricare una singola immagine in formato jpg/gif/png o un file in formato swf dal proprio hard disk: 1. Inserire il titolo del file che si intende caricare. 2. Selezionare il file dal proprio hard disk tramite il tasto sfoglia. 3. Cliccare sul tasto upload. Nel caso di filmati SWF è opportuno assicurarsi che il frame rate di conversione sia impostato a 20 f.p.s. per fare in modo che venga rispettata la giusta temporizzazione durante la riproduzione. Il sistema provvederà a caricare il file sul server web, mantenendolo a disposizione per essere utilizzato durante il meeting. Si raccomands di non caricare contenuti troppo pesanti, nel caso dei filmati è opportuno non eccedere la durata di 4/5 minuti. 23

24 Per visualizzare in anteprima le immagini caricate, cliccare su uno dei file presenti nella lista presentazioni disponibili (4). Per ottimizzare la visualizzazione nel pannello Presentazioni, il formato del file da visualizzare deve essere 640x480 pixel. Questi contenuti non vengono riscalati. Per rimuovere una singola immagine caricata in precedenza, selezionare la casella a destra dello stessa nella sezione Presentazioni disponibili e cliccare sul tasto Elimina (5). Gli elementi selezionati verranno rimossi istantaneamente. PowerPoint e PDF In questa sezione è possibile caricare una presentazione PowerPoint (file.ppt) o un documento PDF (file.pdf). Selezionare la presentazione PowerPoint o il documento PDF dal proprio hard disk (1) e cliccare su Upload (2); il sistema provvederà a caricare il file sul server web, mantenendolo a disposizione per essere utilizzato durante il meeting. I file caricati sono visualizzabili nella sezione Presentazioni disponibili, nell area destra dello schermo. All inizio di un meeting, i file precaricati saranno immediatamente disponibili per l utilizzo online; per consentire una rapida identificazione di una presentazione durante il meeting, si consiglia di identificare la stessa con un titolo significativo. Se si desidera rendere disponibile ai partecipanti una copia della presentazione al termine del meeting, aggiungere il/i file alla lista dei file nella sezione Carica file/web-link. Per visualizzare in anteprima una presentazione, cliccare sul pannello Presentazioni nella sezione Conduci un meeting. È possibile rimuovere una presentazione caricata in precedenza: nella sezione Presentazioni disponibili, nell area destra dello schermo selezionare la casella corrispondente al file da eliminare e cliccare il tasto rimuovi. Presentazioni disponibili Le presentazioni e i filmati caricati saranno visualizzabili nell apposito box Presentazioni disponibili. Cliccando su ciascun documento di tipo immagine o filmato, questo verrà visualizzato come anteprima in una nuova finestra. Prima di iniziare il meeting, si raccomanda di verificare che i contenuti da utilizzare durante il meeting siano corretti. Per rimuovere un elemento selezionare la casella a destra dello stesso e cliccare sul tasto Elimina. Gli elementi selezionati verranno rimossi rispondendo affermativamente alla domanda di sicurezza. I contenuti sono mostrati nell ordine con cui sono stati caricati, non è possibile riordinarli, pertanto si raccomanda di pianificare il corretto ordine prima di effettuare il caricamento. Per evitare problemi di caricamento e visualizzazione, si raccomanda di utilizzare nomi di file semplici e brevi. Non utilizzare nomi di file con caratteri speciali, segni di punteggiatura o spazi. 24

25 Partecipanti In questa sezione è possibile impostare e/o modificare il profilo dei partecipanti, che verranno visualizzati nella lista contatti della meeting room. Per modificare un partecipante già esistente selezionarne il nome dalla lista nel menù a tendina Seleziona. Per creare un nuovo partecipante cliccare sul tasto Aggiungi Nuovo: Fig. 12 Aggiungi/modifica partecipanti 25

26 Modificare/cancellare un partecipante Una volta scelto il nominativo dell utente di cui si intendono modificare i dati, apparirà un interfaccia di modifica dei dati di anagrafica presenti nel sistema: Fig. 13 Modifica/cancella partecipante Una volta apportate le modifiche, cliccare sul tasto Salva. Se si desidera rimuovere il partecipante, cliccare sul tasto Elimina e confermare l operazione. 26

27 Aggiungere un partecipante Una volta premuto il tasto Aggiungi Nuovo apparirà l interfaccia di inserimento dei dati dell utente da aggiungere alla lista contatti: Fig. 14 Inserimento dati Gruppo Inserire in questo campo il nome del gruppo di riferimento del partecipante (es. il nome dell azienda o del gruppo di lavoro a cui appartiene); lasciare il campo vuoto se non si intendono effettuare classificazioni particolari. Nome Inserire in questo campo il nome del partecipante invitato nell apposita casella. Cognome Inserire in questo campo il cognome del partecipante invitato nell apposita casella. Username Inserire in questo campo uno username nell apposita casella. Password La password verrà generata automaticamente dal sistema ad ogni inserimento di nuovo utente; 27

28 successivamente potrà essere modificata dall utente stesso. Per accedere all area di login (accesso ad un meeting privato o al pannello immagini) è necessario inserire username e password. Durante un meeting, username e password non sono visibili agli altri partecipanti; si raccomanda in ogni caso la massima riservatezza per evitare abusi e utilizzi non autorizzati. Inserire l indirizzo di posta elettronica dell utente che si intende aggiungere alla lista contatti nell apposita casella. Questo indirizzo sarà utilizzato per inviare gli inviti ai meeting e per comunicare username e password di accesso all area di login. Verificare che l indirizzo inserito sia VALIDO; in caso contrario, il contatto non sarà visualizzato nella lista degli utenti che possono essere invitati ad un meeting e non potrà ricevere alcuna comunicazione. Lingua 6 Selezionare la lingua che si vuole utilizzare per inviare all utente la mail informativa contenente username e password. Non inviare a utente Deselezionare se si desidera inviare la mail informativa al partecipante inserito per avvisarlo che è stato aggiunto al sistema di videoconferenza skymeeting e per comunicargli username e password assegnate 7 per poter partecipare ad un meeting privato. Deselezionare la casella solo se si intende utilizzare la funzionalità di meeting privato con l utente che si sta aggiungendo. Fig. 15 Esempio mail di informativa partecipante 6 Questa opzione è disponibile solo in fase di aggiunta dell utente; per attivare nuovamente l opzione è necessario rimuovere e riaggiungere l utente. 7 Questa opzione è disponibile solo in fase di aggiunta dell utente; per attivare nuovamente l opzione è necessario rimuovere e riaggiungere l utente. 28

29 Una volta completato l inserimento delle informazioni, cliccare su Aggiungi per confermare l inserimento. Per annullare le impostazioni e tornare al menu principale, cliccare sul logo skymeeting in alto a sinistra. 29

30 Conduci Meeting Per condurre un meeting è necessario selezionare la corrispondente meeting room dal menu a tendina: Fig. 16 Selezionare la meeting room da condurre 30

31 Una volta selezionata la meeting room di interesse, apparirà l interfaccia di conduzione: Fig. 17 Interfaccia di conduzione Le due macro-aree in cui è organizzata l interfaccia di conduzione sono: Area video: situata sulla sinistra dell interfaccia - riservata alle immagini video dei partecipanti. Area strumenti collaborativi: situata sulla destra dell interfaccia - comprende tre pannelli selezionabili dalla barra del menù: Generale - Presentazioni - Lavagna. In aggiunta, in alto a destra trova posto la toolbar dei comandi che fornisce al conduttore gli strumenti necessari per condurre il meeting ed interagire con i partecipanti. Area video Nell area di sinistra del pannello di conduzione, il conduttore che gestisce la sessione di videoconferenza è visualizzato nello spazio in alto (1); i vari partecipanti collegati via audio e video sono visibili nello spazio in basso (2). Quest area dell interfaccia resta attiva durante l intera sessione. Il conduttore può abilitare e disabilitare gli schermi video dei vari partecipanti; questo consente di gestire un numero pressoché illimitato 8 di utenti, che ascoltano e vedono la videoconferenza e possono intervenire in diretta. Tutte le trasmissioni sono registrate automaticamente. Quando si inizia una nuova trasmissione in diretta, un messaggio chiederà se si desidera proseguire l ultima registrazione o sovrascriverla. Per iniziare un meeting cliccare sul tasto Inizia il meeting (3): 8 Il numero di partecipanti contemporanei ad un meeting è regolato dalle condizioni contrattuali sottoscritte. 31

32 Fig. 18 Selezionare il metodo di registrazione Selezionando il tasto Sovrascrivi la nuova sessione verrà registrata cancellando l ultima registrazione. Selezionando il tasto Prosegui, la nuova sessione verrà registrata in coda all ultima registrazione. 32

33 Una volta attivato lo streaming del conduttore e dei partecipanti verrà visualizzata la videata principale: Fig. 19 Interfaccia amministratore: live Interrompi la trasmissione Per terminare il meeting, cliccare sul tasto Termina il meeting (1) a lato della webcam del conduttore. Quest azione chiude la presentazione video. Lo stesso tasto è presente sullo schermo 9 di ciascun partecipante e permette di sospendere la trasmissione del video del partecipante stesso (che potrà comunque seguire il meeting, intervenire in chat e chiedere nuovamente la parola al conduttore). Prima di cliccare sul tasto Termina il meeting, attendere in ogni caso qualche secondo: il segnale video arriva a destinazione con un minimo ritardo. È consigliabile chiudere prima la finestra di trasmissione dei vari partecipanti, selezionando il tasto Ferma il video posto a lato di ciascuno di essi e solo successivamente quella del conduttore (attendere in ogni caso qualche secondo). Per uscire correttamente dalla meeting room premere il tasto X arancio in alto a destra, nella zona del pannello comandi. Terminare un meeting chiudendo il browser potrebbe generare problemi in fase di riproduzione della sessione archiviata. Stato trasmissione Fig. 20 Controllo connessione 9 Posizionarsi con il mouse sullo schermo del partecipante per veder comparire i comandi disponibili. 33

34 In questo pannello (2) vengono fornite informazioni sulla connessione: Stato connessione Durata trasmissione corrente. Cliccando sull indicatore colorato si apre un piccolo menu che indica il tempo di latenza (28 ms in questo esempio), la banda utilizzata in upstream ovvero quello che si sta inviando al server (98.2 kbit/s in questo esempio) e in downstream ovvero quello che si sta ricevendo dal server (83.5 kbit/s in questo esempio). Il conduttore può visualizzare lo stato di ciascun partecipante attivo in audio/video; questa funzione è utile per diagnosticare eventuali problemi di collegamento delle postazioni dei partecipanti. L indicatore colorato può assumere i seguenti valori: Verde connessione buona - la videoconferenza non subirà rallentamenti; Giallo connessione critica - possibili ritardi e frammentazioni; Rosso connessione assente - impossibile collegarsi con il server. Modalità Super Size Premendo il tasto (3) si attiva il conduttore in modalità Super Size (risoluzione 320x240, consumo di circa 300 Kb/s). Modalità Primo Piano conduttore Premendo il tasto (4) si attiva il conduttore nel pannello Primo Piano (risoluzione VGA 640x480, consumo di circa 400 Kb/s). Lo stesso tasto è presente sullo schermo 10 di ciascun partecipante e consente di visualizzare in Primo Piano il suo schermo video. Le modalità di Super Size e di Primo Piano richiedono un maggior consumo di banda. Si raccomanda di verificare preliminarmente l effettiva connettività sia del conduttore che dei partecipanti per evitare prestazioni scadenti. Toolbar comandi Fig. 21 Pannello comandi La toolbar dei comandi mette a disposizione le seguenti funzionalità: 1. Pannello comandi utenti 2. Finestra messaggi di sistema 3. Test autodiagnosi 4. Passa alla modalità a schermo fisso/adatta schermo 5. Esci dal meeting 10 Posizionarsi con il mouse sullo schermo del partecipante per veder comparire i comandi disponibili. 34

35 Pannello comandi utenti Fig. 22 Pannello utenti connessi I nomi dei partecipanti sono visualizzati nel box Utenti connessi che si apre premendo il tasto (1). Al nome di ogni partecipante (identificato con la username con cui hanno effettuato il login al meeting) viene aggiunto un prefisso iconografico che rappresenta rispettivamente: Presenza/assenza canale video: rispettivamente un segno di spunta verde o una x rossa. Presenza/assenza canale audio: rispettivamente un segno di spunta verde o una x rossa. Richiesta di parola: lo stesso simbolo Chiedi la parola 11 utilizzato lato partecipante. Se l utente non dispone né di audio né di video, potrà comunque interagire attraverso la chat di testo. I partecipanti che dispongono di cuffie con microfono e webcam possono richiedere la parola durante un meeting premendo l apposito tasto Chiedi la parola 12 ; il conduttore riceverà un segnale acustico e visivo. Il conduttore del meeting dispone di una serie di comandi per interagire con i partecipanti collegati: Attiva utente Permette di invitare un partecipante in videoconferenza in modalità audio/video. Cliccando sul nome del partecipante che si intende abilitare (sia che abbia richiesto la parola o che venga attivato a discrezione del conduttore stesso) e premendo il tasto Attiva, sull interfaccia del partecipante si aprirà la finestra pop-up di Adobe Flash Player per autorizzare l accesso al microfono e alla webcam del partecipante da parte di skymeeting: Fig. 23 Consenso privacy 11 Si veda a tal proposito la Guida partecipanti per istruzioni dettagliate. 12 Si veda a tal proposito la Guida partecipanti per istruzioni dettagliate. 35

36 per accedere alla sessione di videoconferenza il partecipante deve cliccare sul tasto Consenti. Il partecipante si deve accertare che la casella Ricorda sia selezionata solo se il tasto Consenti sia stato premuto. Una volta autorizzato l accesso a microfono e webcam, il partecipante entra nella sessione di videoconferenza e tutti gli altri partecipanti al meeting potranno visualizzare la sua immagine e ascoltare la sua voce. Elimina utente Questa funzione permette al conduttore di disabilitare un partecipante (es. un utente che deve abbandonare il meeting, un interlocutore non autorizzato, ecc.); cliccando sul tasto Elimina il partecipante selezionato verrà automaticamente escluso dalla sessione di videoconferenza e non sarà più in grado di vedere né ascoltare. Impostazioni Flash Questa funzione visualizza automaticamente sullo schermo del partecipante la finestra pop-up di Adobe Flash Player relativa alle impostazioni audio: Fig. 24 Controllo regolazione volume La finestra pop-up consente di regolare il volume del microfono per evitare interferenze e rumori di fondo durante la sessione. Il conduttore può visualizzare la finestra di controllo regolazione volume direttamente sull interfaccia di un partecipante selezionando il nome dello stesso e cliccando il tasto Pannello Controllo. Se il partecipante desidera aprire autonomamente la finestra di controllo volume (es. per poter impostare un altro microfono), dovrà cliccare in un qualunque punto dell interfaccia con il tasto destro del mouse (Windows) o control-clic (Mac) all interno della meeting room. Si aprirà la finestra pop-up di Adobe Flash Player; il partecipante dovrà cliccare su Impostazioni e selezionare l icona del microfono per accedere alle impostazioni audio. Si raccomanda di selezionare la casella Riduci eco per minimizzare l effetto eco. Gestione slide Questa funzione permette al conduttore di passare il controllo remoto delle slide ad un altro partecipante (es. un relatore). Cliccando su questo tasto, sullo schermo del partecipante indicato appare una barra di controllo delle slide che gli permette di controllarne la sequenza e di operare funzioni di zoom e pan. Stop video utente Permette di disabilitare la trasmissione video di un partecipante, mantenendo il collegamento audio. Viene utilizzato in situazioni di connessione critica o insufficiente, per limitare il consumo di banda da parte del sistema. La videoconferenza per quel partecipante si trasforma in audioconferenza. L operazione Ferma video è irreversibile: per riattivare il proprio video il partecipante deve uscire dalla meeting room premendo il tasto X arancio in alto a destra e ripetere il login. 36

37 Screen Sharing Permette di attivare la funzionalità di Screen Sharing ovvero di condividere lo schermo dell utente selezionato (sia esso il conduttore oppure uno dei partecipanti) 13. Disattiva suoni di sistema Permette di disattivare gli avvisi acustici generati dall ingresso/uscita dei partecipanti dalla stanza e dai nuovi messaggi in chat. La funzione è particolarmente utile quando si conducono dei webinar dove il continuo avvicendamento dei partecipanti e le domande inviate tramite il pannello chat potrebbero generare un susseguirsi di suoni fastidiosi per il conduttore. Messaggi di sistema Premendo il tasto (2) appare la finestra relativa ai messaggi diagnostici che la piattaforma comunica al conduttore in presenza di errori o azioni non corrette; nell esempio di fig. 12 è riprodotto un messaggio che invita il conduttore ad attivare la trasmissione prima di abilitare un utente: Fig. 25 Finestra messaggi di sistema Test autodiagnosi Funzionalità di supporto per controllare che le caratteristiche della postazione da cui si sta conducendo il meeting siano adeguate. Per i dettagli si rimanda al capitolo Test di autodiagnosi. Passa alla modalità a schermo fisso/adatta a schermo Permette di impostare le dimensioni dello stage del browser e impostare la modalità di visualizzazione a dimensione fissa oppure adattare l interfaccia allo schermo (l interfaccia elastica è la modalità predefinita). Esci dal meeting Permette di terminare la sessione corrente chiudendo tutti gli streaming del conduttore e dei partecipanti. Modalità corretta di uscita dal meeting. Terminare un meeting chiudendo il browser potrebbe generare problemi in fase di riproduzione della sessione archiviata. 13 Per i dettagli si rimanda all apposito manuale 37

38 Pannello Generale Il pannello Generale rappresenta l area di ingresso al meeting; propone l immagine di personalizzazione (1) caricata in fase di impostazione della meeting room e un abstract dell argomento trattato durante il meeting (2): Fig. 26 Pannello generale Cronologia chat In questa finestra vengono riportati in ordine cronologico i vari messaggi inviati dai partecipanti al meeting. Ogni partecipante può inviare messaggi di testo, visualizzabili o meno da tutti gli altri partecipanti in funzione delle impostazioni della meeting room (la chat può essere moderata quando il conduttore mantiene il controllo sui messaggi da pubblicare, o non moderata quando i messaggi di tutti i partecipanti possono essere pubblicati liberamente); ogni partecipante può inoltre inviare un messaggio riservato solo al conduttore, invisibile agli altri partecipanti; i messaggi riservati verranno visualizzati in corsivo. La finestra cronologia chat di testo dispone di una scrollbar per scorrere i vari messaggi. Invia chat e invia file/weblink Il conduttore può rispondere alle domande o inviare un messaggio a tutti i partecipanti digitando un testo all interno del box Invia messaggio, attivato premendo il tasto (3) e premendo il tasto invio sulla tastiera. Quando è in funzione la chat moderata, il conduttore può selezionare le domande o i messaggi da pubblicare per tutti i partecipanti con le comuni funzioni di copia/incolla del mouse e inviarle a tutti i partecipanti con la funzione descritta al paragrafo precedente. 38

39 Per inviare uno dei file o weblink, caricati tramite il pannello di controllo è sufficiente selezionarlo dalla lista; per scorrere la lista dei file archiviati usare la barra di scorrimento laterale: Fig. 27 Finestra per l invio dei messaggi e per la condivisione dei file/weblink precaricati Invia file È possibile inviare un file dal proprio computer in diretta durante il meeting, cliccando su Condividi file (4). Verrà visualizzata una finestra pop-up che permetterà di ricercare sul proprio hard disk il file da trasferire in diretta a tutti i partecipanti: Fig. 28 Finestra di upload file dal disco I partecipanti riceveranno un messaggio visualizzabile nella finestra della chat che informerà che il conduttore ha appena inviato un file; cliccando sul tasto clicca qui per scaricare i partecipanti potranno visualizzare il file in una nuova finestra del browser o salvarlo sul loro hard disk. Area sondaggi Questa funzione permette al conduttore di sottoporre ai partecipanti test, quesiti, sondaggi, votazioni. Per creare un sondaggio è necessario premere il tasto (5) e digitare la domanda oggetto del sondaggio abbinata ad una serie di 4 possibili risposte direttamente dall interfaccia del conduttore. Una volta iniziato il meeting, per proporre il sondaggio ai partecipanti, cliccare sul tasto Start; il pubblico visualizzerà la domanda e potrà rispondere selezionando una tra le risposte proposte dal conduttore. I risultati del sondaggio saranno indicati in tempo reale sul grafico visibile a tutti i partecipanti 14. Per uscire da questa funzione, cliccare sul tasto Stop (a sondaggio iniziato, il tasto Start si commuta in Stop). Per cancellare un sondaggio cliccare sul tasto Azzera. Il conduttore non può esprimere preferenze e non partecipa al sondaggio. 14 Il conduttore ha anche l indicazione del numero totale di persone che hanno partecipato al sondaggio esprimendo una delle possibili scelte proposte. 39

40 Fig. 29 Finestra sondaggi La chat, i sondaggi e i file trasferiti sono contenuti volatili non disponibili nelle sessioni registrate. 40

41 Pannello Presentazioni In quest area vengono visualizzate le presentazioni PowerPoint, i documenti PDF, i file video in formato Flash (grafica, animazioni e suoni), e le immagini.jpg anche ad alta risoluzione (es. scansioni di tomografie, ecc.): Fig. 30 Pannello presentazioni Tutti i contenuti visualizzabili nel pannello Presentazioni devono essere preventivamente caricati dal pannello di controllo prima dell inizio della sessione. Il sistema propone due modalità di scorrimento delle slide: tramite un controllo gerarchico con vista ad albero (1) - minimizzato in questo esempio - che permette di selezionare le slide in ordine sparso; tramite un pannello di controllo per lo scorrimento in sequenza (2) che fornisce anche le funzionalità di visualizzazione del puntatore 15, zoom e pan. Fig. 31 Pannello di controllo gerarchico (1) 15 Il puntatore segue il movimento dell operatore con un certo ritardo, non è un errore ma la reale velocità con cui viene percepito dai partecipanti. 41

42 Il controllo gerarchico è disponibile solo per il conduttore; il pannello di controllo può essere trasferito ad uno qualsiasi dei partecipanti (ad es. con funzioni di relatore esterno) che potrà intervenire in diretta nel meeting e condurre autonomamente lo scorrimento delle slide. Tramite il pannello (3) è possibile effettuare delle annotazioni grafiche sulla slide attiva: Fig. 32 Pannello comandi in particolare, sono disponibili le seguenti funzioni: 4. Strumento evidenziatore. 5. Strumento per tracciare a mano libera. 6. Strumento per tracciare linee. 7. Strumento per inserire annotazioni testuali. 8. Comando per impostare la dimensione degli strumenti precedenti. 9. Comando per impostare il colore degli strumenti precedenti. 10. Comando di cancellazione delle annotazioni fatte (selettive per strumento o totali). Le annotazioni fatte sulle slide sono contenuti volatili non disponibili nelle sessioni registrate. 42

43 Pannello Lavagna Interattiva La lavagna interattiva permette a tutti i partecipanti al meeting di annotare usando gli strumenti di disegno e di grafica (1). È possibile aggiungere note per sottolineare alcuni concetti o idee: 1 Fig. 33 Pannello Lavagna interattiva Qualsiasi nota apportata con la lavagna interattiva sarà visualizzabile istantaneamente a tutti i partecipanti. Ogni nota può essere cancellata con l apposita funzione (icona gomma). Tramite il pannello (1) è possibile effettuare le annotazioni: Fig. 34 Pannello comandi in particolare, sono disponibili le seguenti funzioni: 1. Strumento per bloccare la lavagna e iniziare le annotazioni. 2. Strumento per impostare il colore di sfondo della lavagna. 3. Strumento evidenziatore 4. Strumento per tracciare a mano libera. 43

44 5. Strumento per tracciare linee. 6. Strumento per inserire annotazioni testuali. 7. Comando per impostare la dimensione degli strumenti precedenti. 8. Comando per impostare il colore degli strumenti precedenti. 9. Comando di cancellazione delle annotazioni fatte (selettive per strumento o totali). Per utilizzare la lavagna, cliccare sull icona del lucchetto per chiuderlo. Il conduttore ha sempre priorità rispetto ai partecipanti e può revocare il controllo al partecipante che la sta usando. L utilizzo di una tavoletta grafica consente di ottenere eccellenti prestazioni nell utilizzo di questa funzione, in particolare se si utilizzano i disegni a mano libera. Le annotazioni fatte sulle slide sono contenuti volatili non disponibili nelle sessioni registrate. 44

45 Pannello Primo Piano Il pannello Primo Piano mette a disposizione del conduttore la possibilità di attivare il video di un partecipante o del conduttore stesso ad una risoluzione VGA 640x480 (16 volte superiore alla risoluzione standard, 4 volte superiore alla risoluzione Super Size del conduttore): 1 Fig. 35 Pannello Primo Piano Questa funzionalità è particolarmente indicata per mettere in risalto l intervento dello speaker di turno durante un meeting: l immagine verrà visualizzata in grandi dimensioni, nell area dedicata alle funzionalità collaborative. Per attivare la funzione, premere il tasto Attiva schermo in Primo Piano (1) in corrispondenza dell utente che si desidera portare in Primo Piano (sia conduttore o partecipante 16 ); per disattivare la funzione premere nuovamente il medesimo tasto. La funzione Primo Piano richiede maggior consumo di banda (circa 400 Kb/s) e l utilizzo di webcam di alta qualità. Si raccomanda di verificare preliminarmente l effettiva connettività sia del conduttore che dei partecipanti per evitare prestazioni scadenti. 16 Posizionarsi con il mouse sullo schermo del partecipante per veder comparire i comandi disponibili. 45

46 Imposta Account In questa sezione si possono gestire le impostazioni dell account: Fig. 36 Imposta account Personalizza In questa sezione è possibile personalizzare l account inserendo dei contenuti statici o dinamici visualizzati nelle varie aree della piattaforma. Operatori In questa sezione è possibile impostare i diritti di amministratori e conduttori. Accessi In questa sezione è possibile controllare gli accessi giornalieri effettuati dai partecipanti alle meeting room. Informazioni In questa sezione è possibile controllare lo stato dell account. 46

47 Personalizza In questa sezione è possibile personalizzare le varie aree della piattaforma: Fig. 37 Personalizza account Nelle tre aree è possibile caricare indifferentemente un contenuto statico (immagine JPG, GIF, PNG) oppure un contenuto dinamico (filmato SWF). Nel caso di contenuti dinamici, è opportuno considerare che la riproduzione avviene a ciclo continuo e che l eventuale componente audio non è disabilitabile. 47

48 Nel caso di filmati SWF è opportuno assicurarsi che il frame rate di conversione sia impostato a 20 f.p.s. per fare in modo che venga rispettata la giusta temporizzazione durante la riproduzione. Banner Video In questa sezione è possibile caricare il banner pubblicitario che viene visualizzato nell area dedicata agli schermi dei partecipanti (in basso al posto del sesto e settimo schermo 17 ). Nel momento in cui si attiva il sesto schermo, questo banner viene automaticamente oscurato per ricomparire nuovamente appena il sesto e il settimo schermo vengono spenti. Questo banner è comune per tutte le meeting room. Banner Generale In questa sezione è possibile inserire il banner predefinito che verrà caricato in tutte le nuove meeting room. Rimane sempre la possibilità di poter caricare un banner personalizzato per ogni singola meeting room accedendo alla sezione Meeting Room. Banner Accesso Utenti In questa sezione è possibile caricare il banner pubblicitario che viene presentato nella pagina di accesso ai meeting live e archiviati. 17 La disponibilità del sesto e settimo schermo dipende dal piano tariffario sottoscritto. 48

49 Operatori In questa sezione è possibile impostare e/o modificare il profilo degli operatori. Per modificare un operatore già esistente selezionarne il nome dalla lista nel menù a tendina. Per creare un nuovo operatore cliccare sul tasto Aggiungi Nuovo: Fig. 38 Aggiungi/Modifica operatore 49

50 Modificare un operatore È possibile modificare i dati identificativi di un operatore selezionando il nominativo dell operatore di cui si desidera modificare i dati dal menu a tendina: Fig. 39 Modifica/cancella operatore Una volta apportate le modifiche, cliccare sul tasto Salva. Se si desidera rimuovere l operatore, cliccare sul tasto Elimina e confermare l operazione. 50

51 Aggiungere un operatore Una volta premuto il tasto Aggiungi Nuovo apparirà l interfaccia di inserimento dei dati dell operatore da aggiungere alla lista contatti: Fig. 40 Aggiungi operatore Nome e cognome Inserire nome e cognome dell operatore nell apposita casella. Questi dati saranno visualizzati nel box utenti connessi e sotto lo schermo del conduttore nel pannello Generale dell interfaccia utente. Stato operatore Definisce il livello di accesso che si desidera abbinare all operatore, il menu a tendina permette di scegliere tra le seguenti opzioni: Amministratore: ha libero accesso a tutte le funzioni. Operatore avanzato: tutte le funzioni dell amministratore ad eccezione dell aggiunta/rimozione di altri operatori. Conduttore: il conduttore può solamente condurre un meeting che gli è stato assegnato e modificare la propria password. Inserire l indirizzo dell operatore, assicurarsi della correttezza dell indirizzo inserito poiché esso sarà utilizzato per inviare le di invito ai meeting e per ricevere le eventuali risposte degli utenti. Username Inserire uno Username nell apposita casella. Questo verrà richiesto all utente al momento dell accesso ad un meeting o al back-office amministratore. 51

52 Password Inserire una password a scelta 18 nell apposita casella. Questa verrà richiesta all utente al momento dell accesso ad un meeting o al back-office amministratore. La password di un operatore non è visibile agli altri operatori (anche se dotati di privilegi più elevati); si raccomanda in ogni caso la massima riservatezza per evitare abusi e utilizzi non autorizzati. Conferma password Inserire nuovamente la password scelta. Una volta completato l inserimento delle informazioni, cliccare su Aggiungi per confermare l inserimento. Per annullare le impostazioni e tornare al menu principale, cliccare sul logo skymeeting in alto a sinistra. 18 Si suggerisce di inserire una password di almeno 6 caratteri alfanumerici. 52

53 Accessi In questa sezione è possibile controllare gli accessi giornalieri effettuati dai partecipanti alle meeting room: Fig. 41 Report accesso utenti Filtro ricerche In questa sezione è possibile impostare dei filtri per raffinare la ricerca, in particolare è possibile selezionare: Data inizio: indicare la data di inizio della ricerca nel formato aaaa/mm/dd (dalle ore 00:00). Per selezionare la data cliccare sul valore proposto. Data fine: indicare la data di fine della ricerca nel formato aaaa/mm/dd (alle ore 24:00). Per selezionare la data cliccare sul valore proposto. Meeting room: nome della meeting room su cui restringere la ricerca. Partecipante: nome del partecipante su cui restringere la ricerca. 53

54 Statistiche In questa sezione vengono riportate le statistiche di connessione, in particolare: Totale connessioni rilevate: il numero totale di connessioni rilevate nel periodo selezionato. Durata totale connessioni (in minuti): l ammontare dei minuti di partecipazione rilevati nel periodo selezionato. Dettagli Le informazioni riportate sono: Partecipante: nome (o nickname) che il partecipante ha inserito in fase di accesso. Titolo: titolo assegnato alla meeting room in fase di creazione. Data/Ora: data e ora in cui è stato effettuato l accesso. Durata: durata in minuti dell accesso. Stato: stato della meeting room al momento dell accesso (live o archiviato). 54

55 Informazioni In questa sezione è possibile controllare lo stato dell account: Fig. 42 Stato account Le informazioni indicate sono suddivise in quattro aree: Caratteristiche Tipologia di account: indica la tipologia di account sottoscritto (Flat, Consumo, Free Trial,...). Data attivazione: indica la data di attivazione dell account (dalle ore 00:00 del giorno indicato). Data scadenza: indica la data di scadenza dell account (fino alle ore 00:00 del giorno indicato). N. schermi attivi: indica il numero di schermi attivabili contemporaneamente in ciascuna meeting room. N.utenti contemporanei: indica il numero massimo di utenti contemporanei previsti dal proprio piano tariffario (anche distribuiti in più meeting room). 55

56 Funzionalità Supersize: indica se è disponibile la funzionalità di super size. Primo Piano: indica se è disponibile la funzionalità di primo piano. Screen sharing: indica se è disponibile la funzionalità di screen sharing. Download sessioni registrate: indica se è disponibile la funzione di scaricamento delle sessioni registrate 19. Storage Spazio disco: indica la quantità di spazio disco assegnata all account per i contenuti delle meeting room e le sessioni registrate. Spazio utilizzato: indica la quantità di spazio disco utilizzato. Spazio disponibile: indica la quantità di spazio disco disponibile (questo valore può risultare negativo in caso di utilizzo oltre lo spazio consentito, contattare skymeeting per acquistare spazio aggiuntivo o rimuovere i vecchi contenuti). Report consumi NB informazione disponibile solo per gli account con tipologia di traffico a consumo: Minuti iniziali: indica la quantità di minuti assegnati all account. Minuti spesi: indica la quantità di minuti utilizzati (il conduttore non partecipa al conteggio dei minuti utilizzati). Minuti disponibili: indica la quantità di minuti disponibili, se il valore è negativo non è possibile iniziare/visualizzare nessun meeting; un messaggio indicherà di contattare skymeeting per acquistare ulteriore credito. 19 Il file generato consiste in un archivio autoscompattante attualmente disponibile solo per piattaforma Windows. 56

57 Serve Aiuto? In questa sezione è possibile accedere alle risorse tecniche di supporto alla piattaforma di videoconferenza skymeeting: Fig. 43 Serve Aiuto? System Test In questa sezione è possibile verificare la connessione internet, la corretta configurazione audio/video e le impostazioni generali del computer, per maggiori informazioni consultare la sezione relativa al Test di autodiagnosi. Guide In questa sezione è possibile consultare i manuali d uso (compresa la presente guida) e le guide rapide di riferimento. Risorse In questa sezione è possibile trovare le risposte alla domande più frequenti (FAQ) suddivise per categoria e la documentazione tecnica di supporto (White Paper). Video Tutorial (coming soon) In questa sezione è possibile accedere ai video tutorial: brevi filmati di spiegazione delle funzionalità di skymeeting (di prossima pubblicazione). La lingua in cui verranno presentate le risorse di aiuto è quella scelta per l accesso al pannello di controllo. 57