Manuale Utente Sistema WebEDI

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1 Manuale Utente Sistema WebEDI Documento Questo documento contiene informazioni di proprietà di WIND e deve essere utilizzato esclusivamente dal destinatario in relazione alle finalità per le quali è stato ricevuto. E vietata qualsiasi forma di riproduzione o di divulgazione senza l esplicito consenso di WIND Redatto da: GdL WIND 19/10/2007 Verificato da: GdL WIND 19/10/2007 Approvato da: GdL WIND 19/10/2007 Modello Codice Documento Versione e Data Identificativo file Totale pagine SGQ-MGN-03_01 Codice Edizione N. 1 manuale_utente_webedi.doc 39

2 Scopo del documento Il presente documento si propone come riferimento tecnico alla configurazione di base degli ambienti necessari all esercizio del sistema EDI, descrivendone l architettura nelle sue componenti fondamentali: logiche, fisiche e tecnologiche. 2 39

3 Lista di distribuzione Nominativo Riferimento GdL WIND WIND SpA - Direzione Information Technology -Unità Business and Decision Support System Development - Corporate Systems 3 39

4 Modifiche al documento Le modifiche riportate nella tabella seguente sono riferite alla versione precedente del documento. Descrizione cambiamenti Riferimento Aggiornamento gestione Fornitori Esteri 27/06/2010 Modificato par 3 06/12/2010 Aggiunto par /12/2010 Aggiunto par /12/2010 Aggiunto par /12/2010 Modificato par /12/2010 Modificato par /12/2010 Modificato par /12/

5 Acronimi Di seguito la lista degli acronimi utilizzati nel documento. Acronimo Descrizione 5 39

6 Indice 1. Introduzione Accesso al sistema Gestione della password Menù principale e Pagina di presentazione Home Inbox Documenti ricevuti Outbox predisposizione invio documenti Upload documento Compilazione on-line fattura Compilazione automatica partendo da un benestare Compilazione on-line fattura fornitori Esteri SENT Ricerca documenti trasmessi BOZZE Gestione documenti in stato BOZZA ADMIN Funzioni di amministrazione Tabella Anagrafica Tabella Anagrafica Fornitori Esteri Tabella Articoli Tabella Banche Contattare Amministratore Servizi Richiesta Pubblicazione Straordinaria BEF Visualizzazione statistiche LOGOFF Chiusura della sessione di lavoro Manuale WEG FAQ

7 1. Introduzione Il presente documento descrive le funzionalità dell applicazione WebEDI utilizzata per la trasmissione, la ricezione, la visualizzazione e la compilazione dei documenti, oggetto di scambio elettronico fra WIND ed i propri Fornitori/Imprese. Per accedere al servizio WebEDI è necessario disporre di una userid/password. Il sistema consente di gestire le seguenti tipologie di documento: 1. Benestare 2. Avviso di pagamento 3. Ricevuta di ritorno 4. Fattura 7 39

8 2. Accesso al sistema Per l'accesso al servizio WebEDI occorre rispettare i seguenti requisiti minimi: 1. Browser Microsoft Internet Explorer 5.5 o versioni superiori 2. Processore Pentium 200Mhz; 3. Ram 128Mbyte. Una volta avviato il browser occorre collegarsi all indirizzo ed effettuare il login inserendo la propria UserID. Dalla maschera seguente selezionare Accesso al servizio. Si passa alla maschera in cui indicare le userid/password fornita da WIND. Indicata la userid/password selezionare Accesso al servizio. 8 39

9 2.1. Gestione della password Il fornitore al momento dell abilitazione al sistema WebEDI riceve una in cui è indicata la userid che è stata assegnata, la password di primo accesso, il link al sito WebEDI e le politiche di sicurezza previste dalla gestione degli accessi. Si allega il testo della che riceve il fornitore all attivazione ed a ogni cambio password disposto da WIND. Vengono di seguito approfondite le regole sulla gestione della password riportate nel corpo della 1. la password da voi scelta : la password scade dopo tre mesi. Il fornitore allo scadere della password viene avvertito ad ogni accesso. Il fornitore è obbligato a cambiare la password 2. effettuando 5 logon : sono ammessi fino a 5 tentativi errati di accesso al sistema. Superati i 5 tentativi non sarà possibile accedere al sistema per 30 minuti. Passati i 30 minuti il fornitore può riprovare ad accedere al sistema indicando userid/password corrette 3. non accedendo per più : nel caso di mancato accesso al sistema per più di 180 giorni solari, l utenza viene bloccata per cui dovrà essere contattata WIND per lo sblocco della password 4. non può essere modificata : la password può essere modificata solo una volta al giorno 5. non può essere uguale : deve essere diversa dalle ultime 5 password utilizzate 6. deve essere lunga : la password scelta deve essere composta da almeno 8 caratteri 7. non deve essere : la password deve essere diversa dalla userid 9 39

10 8. deve contenere : tra gli 8 caratteri della password deve essere presente almeno una lettera maiuscola, almeno una lettera minuscola, almeno un carattere speciale tra quelli riportati nel testo della 9. non deve contenere: : non deve contenere sequenze di caratteri uguali 10 39

11 3. Menù principale e Pagina di presentazione Se il log in è avvenuto con successo il sistema visualizza la pagina di presentazione: Il riquadro delle News visualizza in ordine cronologico messaggi da parte di Wind: le prime due sono visibili da tutti gli altri fornitori, mentre le ultime due sono visibili soltanto dal fornitore autenticato nel sistema. Il riquadro in basso presenta in ordine cronologico le date per la pubblicazione dei BEF da parte da Wind

12 Il menù di accesso alle funzioni del sistema è rappresentato dalla seguente bottoniera visibile su tutte le pagine dell applicazione. Le funzioni previste sono: [par. 3.1] Home [par. 3.2] Inbox (documenti ricevuti) [par. 3.3] Outbox (documenti trasmessi) [par. 3.4] Sent (archivio documenti trasmessi/ricevuti) [par. 3.5] Bozze (documenti temporanei) [par. 3.6] Admin (funzioni di amministrazione) [par. 3.7] Servizi (funzioni di utilità) [par. 3.8] Logoff (uscita dal sistema) [par. 3.9] Manuale WebEDI in Italiano e Inglese [par. 3.10] FAQ in Italiano e Inglese 12 39

13 3.1. Home Un click del mouse sul bottone Home permette la visualizzazione della pagina di presentazione Inbox Documenti ricevuti La casella Inbox contiene i documenti inviati da WIND, quali Benestare, Ricevuta di ritorno, Avviso di pagamento. Tali documenti rimarranno nella Inbox fino a che non provvediate alla loro cancellazione, che vi invitiamo a fare periodicamente in modo da eliminare ciò che è già stato lavorato. Gli stessi documenti saranno sempre visibili attraverso la funzione Sent. Cliccando sull icona corrispondente vengono elencati i documenti come nell esempio sotto riportato: Per ogni documento viene riportato il mittente, l identificativo (ID o numero progressivo di sistema), la tipologia (Benestare, Ricevuta di ritorno, Avviso di pagamento), il numero identificativo (numero Fattura, numero Avviso di pagamento, ecc.), la data di ricezione. L'identificativo è un codice che ha valenza informatica e non fiscale. A lato dell intestazione il bottone permette il download di un file Excel con tutte le informazioni contenute in tabella. Da tale maschera è possibile: 1. Selezionare il documento (attraverso la spunta del quadratino sulla sinistra) per la successiva cancellazione premendo il tasto [CANCELLA]; 2. Visualizzare il documento cliccando sull icona ; 13 39

14 3. Correggere eventuali fatture le cui ricevute di ritorno sono errate,ciccando sul numero della fattura stessa. Nel caso di visualizzazione, viene presentata una maschera con il documento selezionato; si ha la possibilità di: 1. Stampare il documento nella forma mostrata a video o sotto forma di file.pdf (solo se disponete della componente Writer di Adobe Acrobat) 2. Scaricare (eseguire il download) il file in formato compresso (.zip) sul proprio hard-disk per poi visionare lo stesso in formato.xml 3. Annullare l operazione per ritornare alla maschera di selezione dei documenti I documenti connessi all'invio delle fatture, che si possono ricevere da WIND sono essenzialmente tre: 1. BEF - Benestare al pagamento; 2. Ricevute di ritorno relative alle fatture inviate (per fatture correttamente ricevute o errate e non ricevute da WIND); 3. Avvisi di pagamento delle fatture. Esempio di BEF (Benestare al pagamento) 14 39

15 Esempio di Ricevuta di ritorno corretta Esempio di Ricevuta di ritorno per fattura errata Se il codice di errore, presente nella ricevuta di ritorno, è del tipo 0XX si tratta di un errore nella compilazione della fattura imputabile all'emittente. Se, invece, l'errore è del tipo 3XX la fattura, anche se formalmente corretta ai fini EDI, risulta non acquisita per effetto, generalmente, di una mancata o scorretta codifica dei documenti contrattuali (codice ordine, codice benestare, ecc.) Esempio di Avviso di pagamento Nel caso di Ricevuta di ritorno errata non è necessario compilare nuovamente la fattura errata, ma è possibile riprendere il documento a suo tempo inviato,apportando le relative correzioni, e rinviarlo direttamente dalla funzionalità Inbox. La ricevuta di ritorno errata è contraddistinta dal colore rosso

16 Per richiamare la fattura non acquisita è sufficiente cliccare in corrispondenza del numero documento (numero Fattura) sulla stessa riga della ricevuta di ritorno errata (Fig. 8). Una volta richiamata la fattura errata, con la modalità sopra descritta, la stessa verrà aperta in modifica (tutti i campi dell interfaccia verranno precaricati dai dati XML della fattura inseriti al momento del 1^ invio). Sulla base delle segnalazioni di errore evidenziate nella ricevuta di ritorno si potranno modificare i dati che hanno provocato lo scarto ed inviare nuovamente il documento. In questa fase è possibile (Fig. 10): 1. confermare l'invio della fattura (tasto [CONFERMA]) 2. annullare l'invio (tasto [ANNULLA]) 16 39

17 3. stampare la fattura (tasto [STAMPA]) 4. scaricare il file in formato XML compresso - estensione.zip (tasto [SCARICA]). Il file deve essere successivamente decompresso con il software freeware Winzip. 5. salvare in stato bozza la fattura (tasto [BOZZA]) Le stampe prodotte delle fatture hanno validità fiscale ed è possibile personalizzare l intestazione ed i piè di pagina delle pagine dal menu File/Imposta pagina del browser Internet Explorer. Per tutti i particolari relativi alla compilazione della fattura e alla sua trasmissione si rimanda al paragrafo

18 3.3. Outbox predisposizione invio documenti La funzione Outbox consente di inviare i documenti verso WIND. In particolare, è possibile inviare i documenti effettuando l upload dei file XML, precedentemente creati, oppure compilare on-line i documenti attraverso l utilizzo di form predisposte (attualmente è possibile compilare on-line solo la fattura). Cliccando sull icona corrispondente viene presentata una maschera nella quale occorre selezionare il destinatario (Partner), la tipologia di documento da trasmettere e la modalità di trasmissione (upload o compilazione on-line) Upload documento L upload consente di trasferire un file XML a WIND senza digitarlo, avendolo precedentemente estratto dal proprio sistema informativo. Per effettuare l upload del documento è necessario premere il tasto [SFOGLIA] e selezionare, sulla propria stazione di lavoro, il file in formato XML relativo al documento da inviare

19 Una volta selezionato il documento, è sufficiente premere il tasto [INVIA] e se l invio si risolve positivamente compare la seguente maschera di conferma. In tal caso è sufficiente premere [OK] per tornare alla maschera precedente. In caso di errore compare una maschera dove viene evidenziato il motivo dello scarto e, per inviare il documento, è necessario rimuovere sul file XML la causa dell errore. Attualmente sono gestite le seguenti tipologie di errore: 1. Partita IVA non coincidente; 2. Struttura del documento XML non conforme allo standard WIND

20 Compilazione on-line fattura Prima di procedere all'invio della fattura è indispensabile personalizzare il proprio profilo, compilando le tabelle di anagrafica, attraverso la funzione Admin (vedi paragrafo 2.4.). Senza questa attività propedeutica non è possibile compilare correttamente una fattura. La compilazione on-line di una fattura prevede la compilazione delle sezioni appositamente predisposte che guidano l operatore nell immissione dei campi necessari. Una volta selezionato il Partner e la tipologia di documento Fattura occorre premere il tasto [COMPILA] (Fig. 11). Compare la seguente maschera: 20 39

21 E possibile pre-compilare la fattura attraverso l apposita funzione, che si attiva cliccando sulla voce Benestare, nella testata del documento stesso. Attraverso tale funzionalità tutte le informazioni presenti nel Benestare elettronico vengono riportate automaticamente in fattura: l unico dato mancante è il numero/data del documento, che deve essere digitato a cura dell operatore. Di seguito vengono descritti i campi da valorizzare in Testata: Nome campo Formato Descrizione Tipo Preimpostato documento Può trattarsi di una nuova Fattura, di una Nota di credito o di una Nota di debito a decremento o ad incremento di una precedente fattura già emessa. Numero OA11 Numero identificativo del documento (protocollo Fornitore). Si precisa che l'art.21 del D.P.R. 633/72 sancisce la numerazione progressiva e cronologica dei documenti fiscali. Per le Note credito e le Note debito è consentita una numerazione separata. Un warning segnala quando il numero fattura inserito dal fornitore è già stato usato nell esercizio in corso. Data emissione Fattura associata OD8 OA11 Data di emissione del documento. Viene impostata per default la data di sistema (data corrente). Eventuale identificativo di una Fattura associata nel caso di emissione di Nota credito o Nota debito. Nel caso di emissione di una fattura detto campo non va riempito. Del OD8 Data emissione della fattura associata. Nel caso di emissione di una fattura detto campo non va riempito. Ordine OA11 Indicare il numero dell ordine di acquisto Data ordine OD8 Data di emissione dell ordine di acquisto Specifica FA11 Dato non utilizzato Data specifica Rif. Bolla e data Modalità di Pagamento FD8 FA15 / FD8 Preimpostato Dato non utilizzato Numero del documento di trasporto e data di emissione (è possibile inserire sino a 5 bolle cliccando sul tasto (+). Tale campo non deve essere indicato dagli appaltatori e dai prestatori di servizi. Al contrario i fornitori devono sempre indicare i documenti di trasporto che hanno emesso per l'espletamento della fornitura fatturata. Modalità di pagamento (30, 60, 90 giorni dalla data fattura per gli Acquisti e 90 giorni data 21 39

22 autocertificazione per gli Appalti). Il campo viene valorizzato selezionando i valori presenti nel menù a tendina. Divisa Preimpostato Euro Banca Preimpostato Dati relativi alle coordinate bancarie. I campi Sportello ABI / CAB/ C/C vengono valorizzati in base ai valori caricati dal fornitore nella tabella Banche di appoggio (vedi paragrafo 2.4.4). Per far ciò è necessario cliccare sul campo Banca e selezionare dalla tabella uno dei codici precedentemente inseriti. DTZZ Preimpostato Dati relativi all unità WIND destinataria della Partita IVA Ragione Sociale Indirizzo Comune CAP Provincia fattura, per il pagamento. Questi campi vengono valorizzati dai dati caricati in una tabella di sistema. Per far ciò è necessario cliccare sul campo DTZZ e selezionare il codice corrispondente all Unità WIND amministrativa cui la fattura deve essere spedita. Note FA350 Campo Note. Questo campo può essere utilizzato dal fornitore per tutte le informazioni che usualmente venivano inserite nelle fatture cartacee e che non trovano collocazione nei campi sopra descritti. E possibile inserire sino a 5 campi note cliccando sul tasto (+). (*) Legenda "Formato" : 1 carattere O= obbligatorio F= facoltativo 2 carattere A=alfanumerico N=numerico D=formato data caratteri successivi=lunghezza campo Compilazione automatica partendo da un benestare E possibile chiedere al sistema di generare la fattura partendo da un benestare alla fatturazione (BEF) inviato da WIND. Dalla testata di compilazione fattura cliccare sull etichetta Benestare : 22 39

23 Il sistema propone l elenco dei benestare non ancora fatturati. Il benestare da fatturare si seleziona dall elenco di destra cliccando sul codice Benestare (es ). Le informazioni del benestare selezionato vengono riportate sulla frame di sinistra. Cliccando sul bottone [CONFERMA] automaticamente vengono create le righe di posizione fattura a partire dal benestare selezionato. Se invece si vuole eliminare un benestare dall elenco dei benestare da fatturare proposto dal sistema occorre spuntare i documenti dall elenco e cliccare sul pulsante [CANCELLA]. All invio della fattura il benestare utilizzato per la costruzione della fattura viene messo in stato FATTURATO per cui non è più utilizzabile. Qualora la fattura venisse scartata da WIND mediante l invio di una ricevuta di ritorno KO il 23 39

24 benestare ritorna ad essere FATTURABILE e quindi presente nell elenco dei benestare da fatturare. Passando sul layer Dettaglio si trovano le n righe di fattura generate dal benestare. Per inserire una nuova riga di dettaglio, occorre premere il tasto [INSERISCI]; viene presentata la maschera che consente l'inserimento dei dati di dettaglio dell'articolo da inserire nella fattura. Prima di poter inserire le informazioni degli articoli da fatturare è necessario avere inserito gli stessi nella tabella Articoli, presente nella sezione Admin. L inserimento degli articoli nella suddetta tabella è utile per le fatture emesse dai fornitori, lo è meno per le fatture emesse dalle imprese appaltatrici. Qualora non fossero stati inseriti articoli nella relativa tabella si può ugualmente compilare la sezione di dettaglio utilizzando l articolo fittizio codificato con un trattino (-). N.B. Una volta inserite tutte le righe di dettaglio che concorrono a formare il totale fattura, è possibile selezionare, da un menù a tendina, un codice IVA ed effettuare il ricalcolo dell imposta su tutte le posizioni del documento, senza dover entrare su ogni singola riga per effettuare la variazione. Il form di compilazione della singola riga di dettaglio è strutturato come segue: 24 39

25 Nome campo Formato Descrizione Magazzino FA16 Codice del Magazzino WIND di destinazione (solo nel caso di materiali) Descrizione / Indirizzo Comune/ Provincia/CAP Numero Bolla FA35 e FA70 FA25 e FA2 e FA5 FA16 Descrizione ed indirizzo del Magazzino (solo nel caso di materiali). E possibile inserire sino a 5 campi descrizione cliccando sul tasto (+). Comune, Provincia e CAP del Magazzino Numero della bolla (DDT) di riferimento. Solo per i fornitori. Detto campo non deve essere compilato dagli appaltatori. Data FD8 Data emissione della Bolla Numero FA10 Numero dell'ordine ordine Posizione ordine FA6 Posizione dell articolo nell Ordine Acquisizione FA10 Numero dell acquisizione (per le prestazioni). Articolo - Codice Preimpostato Codice dell'articolo. Il campo viene valorizzato selezionando i valori fra quelli inseriti dal fornitore nell'anagrafica Articoli. Se non è stato inserito nessun codice 25 39

26 articolo nella relativa tabella si può indicare un trattino -. Art. Cliente Preimpostato Codice Cliente dell'articolo (campo valorizzato automaticamente a valle della selezione del codice articolo). Se non viene specificato alcun codice articolo si può indicare un trattino -. Articolo - Descrizione Preimpostato Descrizione dell'articolo (campo valorizzato automaticamente a valle della selezione del codice articolo ma modificabile dall'operatore) UM Preimpostato Unità di misura dell'articolo (campo valorizzato automaticamente). Come già evidenziato nella sezione Testata nel caso di selezione del Benestare verrà impostata una riga di dettaglio che riporterà UM = NR, quantità = 1, prezzo unitario = importo complessivo del BEF, imponibile = importo complessivo del BEF IVA = IVA al 20%. Quantità ON15 Quantità da inserire in fattura. Prezzo Unitario Preimpostato Prezzo unitario (campo valorizzato automaticamente a valle della selezione del codice articolo) Imponibile Calcolato Imponibile (prezzo * quantità) Sconto/maggiora Preimpostato zione codice ma facoltativo Sconto/maggiora zione - valore % Sconto/maggiora zione importo Preimpostato ma facoltativo Facoltativo Codice dello sconto o della maggiorazione applicata dal Fornitore per l'articolo. Il campo viene valorizzato selezionando i valori caricati dal fornitore fra quelli inseriti nella Tabella Sconti/Maggiorazioni Valore % dello sconto o della maggiorazione applicata dal Fornitore per l'articolo (campo valorizzato automaticamente a valle della selezione del codice sconto/maggiorazione). Importo dello sconto o della maggiorazione applicata dal Fornitore per l'articolo (campo calcolato automaticamente) IVA codice Preimpostato Dati relativi al codice IVA da applicare all'articolo fatturato. Questo campo viene valorizzato selezionando i valori tra quelli inseriti in una tabella già preimpostata. IVA valore % Preimpostato Aliquota IVA da applicare per l'articolo (campo valorizzato automaticamente a valle della selezione del codice articolo) IVA importo Calcolato Importo dell'iva da applicare per l'articolo 26 39

27 (campo calcolato automaticamente) Importo Calcolato Importo dell'articolo (campo calcolato) Note FA350 Campo note. E possibile inserire sino a 5 campi note cliccando sul tasto (+). (*) Legenda "Tipo campo" : 1 carattere O= obbligatorio F= facoltativo 2 carattere A=alfanumerico N=numerico D=formato data caratteri successivi=lunghezza campo È possibile: 1. Confermare l'inserimento dell'articolo nella fattura (tasto [CONFERMA]) 2. Annullare l'operazione senza salvataggio (tasto [ANNULLA]) 3. Cancellare l'articolo dalla fattura (tasto [CANCELLA]) Successivamente si può procedere all'inserimento degli altri articoli. La terza sezione della fattura è il 'Sommario' nella quale vengono visualizzati i dati di riepilogo della fattura secondo quanto inserito nelle schede precedenti. Viene presentata la seguente videata: L'unico campo che può essere digitato è quello relativo all'eventuale 'Sconto/Maggiorazione' che viene calcolato sull'importo totale della fattura e non sul singolo articolo. Gli altri campi sono tutti calcolati. Il bollo viene automaticamente calcolato in presenza di importi non soggetti ad IVA superiori a Euro 77,47. La successiva ed ultima sezione della fattura è quella degli 'Allegati'. In questa sezione vengono sostanzialmente inserite delle note alla fattura in formato libero. La maschera di inserimento è la seguente : 27 39

28 Premendo il tasto [+] è possibile inserire successive righe di nota. Una volta effettuata la compilazione dei dati relativi alla fattura, per procedere all'invio, è necessario premere il tasto [INVIA]. In primo luogo vengono effettuati i controlli formali relativi alla presenza o meno dei campi obbligatori (vengono segnalate eventuali assenze di dati in tale tipologia di campi). Dopo aver superato tali controlli, il sistema procede al caricamento della fattura nel sistema WebEDI per la successiva trasmissione a WIND. Viene presentata una maschera di riepilogo che mostra il contenuto della fattura, come nell'esempio sotto riportato: In questa fase è possibile: 1. confermare l'invio della fattura (tasto [CONFERMA]) 2. annullare l'invio (tasto [ANNULLA]) 3. stampare la fattura (tasto [STAMPA]) 28 39

29 4. scaricare il file in formato XML compresso (estensione ZIP) (tasto [SCARICA]). Il file deve essere successivamente decompresso con il software freeware Winzip. 5. salvare in stato bozza la fattura (tasto [BOZZA]) Se si procede all'invio della fattura, viene richiesta un'ulteriore conferma e, successivamente, compare la seguente maschera : Premere il tasto [OK] per tornare alla maschera iniziale di WebEDI. Nel caso in cui si clicca sul tasto [BOZZA] la fattura viene salvata e resa disponibile per le modifiche e per l eventuale invio, nell ambito della funzionalità Bozze. Ovviamente le fatture che si trovano in stato di Bozza non verranno estratte per essere inviate a WIND Compilazione on-line fattura fornitori Esteri La procedura di compilazione della fattura on-line nel caso di fornitori esteri coincide con quella di fornitori italiani, fatta eccezione l obbligatorietà del CODICE IVA SENT Ricerca documenti trasmessi La funzione Sent consente di visualizzare i documenti inviati dal Fornitore raggruppati per tipologia. Viene presentata una maschera nella quale occorre selezionare il destinatario (Partner), la tipologia di documento trasmesso. La prima operazione da effettuare è quella di selezionare il Partner (WIND) verso il quale sono stati trasmessi i documenti

30 Numero giorni: indicando un numero di giorni vengono ricercati i documenti trasmessi dalla data odierna per il numero di giorni a ritroso indicati Data: vengono ricercati i documenti trasmessi dalla data indicata Numero documento: viene ricercato il documento avente come identificativo il numero/codice indicato Ovviamente, nel caso in cui i criteri di ricerca non vengano attivati, l'applicazione ricerca tutti i documenti della tipologia selezionata. Per avviare la ricerca occorre premere il tasto [CONFERMA] A lato dell intestazione il bottone permette il download di un file Excel con tutte le informazioni contenute in tabella. Inoltre c è una funzionalità che consente di navigare all interno dei documenti partendo dal figlio (fattura) fino ad arrivare fino al padre (benestare), verificando anche gli altri documenti ad essi relazionati. Una volta impostati i filtri di ricerca delle fatture da visualizzare è possibile vedere i documenti correlati cliccando sul numero di fattura (Numero)

31 Per ogni documento vengono visualizzate le seguenti informazioni: 1. destinatario 2. numero (ID) identificativo in WebEDI 3. tipologia documento 4. numero del documento 5. data di trasmissione del documento Per ogni riga è possibile procedere alle seguenti operazioni: 1. Visualizzare il documento cliccando sull'icona ; viene presentato il documento a video ed è possibile procedere alla [STAMPA], al [DOWNLOAD] (scarico) del file XML compresso sulla propria stazione di lavoro, ad [ANNULLARE] la visualizzazione; 2. Visualizzare eventuali documenti associati a quello evidenziato (per esempio Ricevute di ritorno legate alla fattura). Cliccando sul campo 'Numero' viene presentato l'elenco dei documenti associati per i quali è possibile procedere alle stesse funzioni descritte al punto precedente. 3. Stampare contemporaneamente più fatture, selezionando i documenti, e cliccando il tasto [Stampa]. Selezionato il documento (es. fattura) da visualizzare viene mostrata la seguente videata: Cliccando sul numero del documento viene visualizzato il documento BOZZE Gestione documenti in stato BOZZA La funzione Bozze consente di richiamare, modificare ed eventualmente inviare a WIND le fatture salvate precedentemente in stato bozza. Tali fatture non verranno acquisite, sino all effettivo invio. Questa funzione consente anche di differire la fase di compilazione del documento dalla fase di spedizione dello stesso

32 Da tale maschera è possibile: 1. cancellare il documento in stato BOZZA dopo aver messo la spunta sul documento da cancellare ed aver premuto il bottone [CANCELLA] 2. uscire dalla maschera di selezione dei documenti premendo il tasto [ANNULLA]; 3. aprire in modifica il documento in stato BOZZA cliccando sull icona in corrispondenza del documento. Aprendo un documento in stato BOZZA viene aperta l interfaccia di compilazione fattura precaricata con tutti i dati letti dal documento. Dall interfaccia è possibile: 1. Modificare e/o Completare la fattura 2. Confermare l'invio della fattura (tasto [CONFERMA]) 3. Annullare l'invio (tasto [ANNULLA]) 4. Stampare la fattura (tasto [STAMPA]) 5. Scaricare il file in formato XML compresso (estensione ZIP) (tasto [SCARICA]). Il file deve essere successivamente decompresso con il software freeware Winzip. 6. Salvare nuovamente in stato bozza la fattura (tasto [BOZZA]) 3.6. ADMIN Funzioni di amministrazione La funzione Admin consente di gestire le tabelle dizionario con cui è possibile configurare il profilo del Fornitore Tabella Anagrafica Questa funzione consente al Fornitore di completare i propri dati anagrafici. La ragione sociale, partita iva e codice fiscale vengono inseriti da WIND all attivazione del servizio, gli altri dati devono essere inseriti dal fornitore prima di inviare la prima fattura. L anagrafica fornitore deve essere correttamente valorizzata al fine di inviare fatture fiscalmente valide. La funzione di gestione anagrafica presenta il seguente form: 32 39

33 La sede amministrativa deve essere valorizzata se diversa alla sede legale. L indicazione della sede legale e della sede amministrativa viene riportata sulla stampa della fattura. È possibile modificare i seguenti campi: Nome campo Formato Descrizione Indirizzo A35 Questi dati sono obbligatori sulla sede legale Comune A25 mentre vanno valorizzati sulla sede Provincia A2 amministrativa solo se diversi dalla sede CAP A5 legale. Telefono FA15 Fax FA15 Telex FA15 OA35 L indirizzo di posta è obbligatorio in quanto viene utilizzato dal sistema per inviare comunicazioni su cambio/rinnovo della password. Per confermare le modifiche premere [MODIFICA], per annullare premere [ANNULLA] Tabella Anagrafica Fornitori Esteri Questa funzione consente al Fornitore Estero di completare i propri dati anagrafici. La ragione sociale, partita iva e codice fiscale vengono inseriti da 33 39

34 WIND all attivazione del servizio, gli altri dati devono essere inseriti dal fornitore prima di inviare la prima fattura. L anagrafica fornitore deve essere correttamente valorizzata al fine di inviare fatture fiscalmente valide. La funzione di gestione anagrafica presenta il seguente form: La sede amministrativa deve essere valorizzata se diversa alla sede legale. L indicazione della sede legale e della sede amministrativa viene riportata sulla stampa della fattura. È possibile modificare i seguenti campi: Nome campo Format Descrizione o Indirizzo A35 Questi dati sono obbligatori sulla sede legale Comune-Nazione A25 mentre vanno valorizzati sulla sede CAP A5 amministrativa solo se diversi dalla sede legale. Telefono Campo opzionale Provincia Campo opzionale Capitale Sociale Campo opzionale Iscrizione al Tribunale Campo opzionale Telex Campo opzionale OA35 L indirizzo di posta è obbligatorio in quanto viene utilizzato dal sistema per inviare comunicazioni su cambio/rinnovo della password

35 Per confermare le modifiche premere [MODIFICA], per annullare premere [ANNULLA] Tabella Articoli Questa funzione consente al Fornitore di definire e di gestire l'elenco degli articoli/prestazioni che potranno essere inseriti in fattura. Viene presentata la seguente maschera: Nella maschera è possibile: 1. Inserire un nuovo articolo/prestazione 2. Modificare i dati di un articolo/prestazione esistente 3. Cancellare un articolo/prestazione 4. Annullare l'operazione Per inserire un nuovo articolo occorre compilare la maschera come nell'esempio seguente: In particolare devono essere valorizzati i seguenti campi: Nome campo Formato Descrizione Codice OA35 Codice fornitore Descrizione OA140 Descrizione Articolo cliente FA6 Codice cliente. Se sconosciuto indicare

36 Prezzo ON16 Prezzo unitario (*) Legenda "Tipo campo" : 1 carattere O= obbligatorio F= facoltativo 2 carattere : A=alfanumerico N=numerico D=formato data caratteri successivi=lunghezza campo Per confermare l'inserimento occorre premere il tasto [INSERISCI]. Una volta inserito, l'articolo/prestazione potrà essere selezionato per l'inserimento nella fattura o, dalla lista della Tabella Articoli, per eventuali modifiche. Un articolo precedentemente inserito, dalla maschera Tabella Articoli, può essere selezionato dalla tendina del Codice. Selezionato il codice, è possibile: 1. modifica dei dati: possono essere editati i campi Descrizione, Articolo cliente e Prezzo. Per salvare le modifiche cliccare il bottone [Modifica] 2. cancellazione articolo: per cancellare l articolo a video cliccare il bottone [Cancella] 3. uscire dalla maschera dei dati: per uscire dalla maschera di gestione articoli senza salvare cliccare sul bottone [Annulla] nb. Utilizzare il bottone [Inserisci] solo per inserire un nuovo articolo. L inserimento di un articolo già presente in tabella restituisce una segnalazione di errore Tabella Banche Questa funzione consente di gestire le coordinate bancarie dei fornitori. Si precisa che i dati della banca di appoggio è solo un riferimento obbligatorio che viene indicato sulla stampa della fattura. Viene presentata la seguente tabella: 36 39

37 Anche per la tabella Banche valgono le stesse funzioni descritte per la tabella Articoli. In particolare per l'inserimento occorre digitare i seguenti dati: Nome campo Formato Descrizione Banca OA70 Denominazione banca Sportello FA70 Denominazione sportello ABI ON5 Codice ABI CAB ON5 Codice CAB C/C OA11 Numero del conto Per confermare l'inserimento premere il tasto [INSERISCI]. Per le altre funzionalità (Modifica, Cancella) si procede con le stesse modalità descritte per la tabella Articoli Contattare Amministratore Questa funzione consente al Fornitore di inviare a WIND una per eventuali richieste, segnalazioni chiarimenti. Viene presentata la seguente maschera nella quale l'utente può digitare il messaggio: Compilato il testo del messaggio e selezionata la categoria del messaggio (subject) è possibile effettuare l invio con il bottone [INVIA] oppure annullare l'operazione con il bottone [ANNULLA]

38 3.7. Servizi Da questo link si accede alla visione delle statistiche e alla richiesta di pubblicazione straordinaria dei BEF Richiesta Pubblicazione Straordinaria BEF Se il fornitore desidera richiedere che un BEF sia pubblicato in data diversa da quelle presenti sulla pagina di presentazione, può richiedere la pubblicazione straordinaria, inviando un messaggio tramite il seguente form: Visualizzazione statistiche Il link descritto nella sezione porta alla seguente schermata: In ogni colonna, è visualizzato nell ordine: a. Il numero delle fatture inviate negli ultimo anno (365 giorni) e nel mese solare 38 39

39 b. Il numero dei BEF pubblicati nell ultimo anno e nell ultimo mese solare c. Rapporto tra fatture in scarto (con ricevuta KO) e totale con relativa analisi critica: i. <2% - ottimale ii. >2% e <5% iii. >5% - regolare (colore verde) - critico (colore rosso); d. Rapporto % tra le fatture inviate è quelle che non hanno generato ricevuta di ritorno sia nell ultimo anno (ultimi 365 giorni) sia nel mese precedente (cioè mese da calendario : Aprile, maggio) Logoff Chiusura della sessione di lavoro Per uscire correttamente dall applicazione si consiglia di utilizzare la funzione Logoff. Questa funzione consente di chiudere la finestra di internet explorer e di invalidare la sessione di lavoro sul server WIND liberando risorse Manuale WEG Da questo link viene aperta una finestra di internet explorer da cui è possibile visualizzare o scaricare in locale il presente manuale d uso dell applicazione FAQ Da questo link viene aperta una finestra di internet explorer da cui è possibile visualizzare o scaricare in locale le FAQ che rispondono a domande generali