Estratto dell'agenda dell'innovazione - Milano Speciale: I casi. Introduzione dell'area tematica IL CASO RENNER ITALIA

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1 Estratto dell'agenda dell'nnovazione - Milano 2010 Speciale: casi ntroduzione dell'area tematica L CASO RENNER TALA

2 PARTE - nnovare e competere con le CT: casi di successo nnovare e competere con le CT: casi di successo - PARTE Cap.4 Comprendere le opportunità ed i benefici della fatturazione elettronica e della dematerializzazione dei documenti Partner: Diverse sono le possibili accezioni di Fatturazione Elettronica, a partire dalla semplice conservazione delle fatture in formato digitale fino ad arrivare alla completa integrazione e dematerializzazione del ciclo dell ordine. Le differenze risiedono nella tipologia di processi impattati, delle funzioni aziendali coinvolte e delle tecnologie abilitanti. Ma, nonostante le diversità intrinseche, ogni progetto implementato può portare al conseguimento di benefici significativi. La fatturazione elettronica La fattura è un documento che può avere risvolti fiscali (detrazione dell VA e deducibilità del costo), civili (ingiunzioni di pagamento ed efficacia probatoria tra imprenditori), penali (reati tributari e reati commessi dal fallito) e finanziari (gestione del credito e riconciliazione delle fatture con pagamenti e incassi). Dalla sua dematerializzazione deriva la digitalizzazione del processo che parte dalla composizione di questo documento e si conclude con l archiviazione dello stesso. n un accezione più ampia, la fattura può essere vista anche come l elemento di congiunzione tra le due macro-aree in cui può essere scomposto il ciclo che va dall ordine al pagamento: il ciclo logistico-commerciale, dagli ordini alle note di carico, alle bolle di accompagnamento, fino alle fatture; il ciclo amministrativo-finanziario, dalle fatture agli ordini di incasso e pagamento, alle contabili strutturate, fino agli estratti conto commerciali e finanziari.

3 PARTE - nnovare e competere con le CT: casi di successo nnovare e competere con le CT: casi di successo - PARTE n questo contesto, la fatturazione elettronica può quindi rappresentare un importante punto di snodo per procedere verso l integrazione e dematerializzazione dell intero ciclo descritto. Le tecnologie per la Fatturazione Elettronica Le principali tecnologie a supporto della fatturazione elettronica in senso ampio (inclusa l integrazione e la dematerializzazione del ciclo ordine-pagamenti) sono le seguenti: i software per l integrazione con i sistemi gestionali aziendali, cioè tutte quelle applicazioni che leggono i dati contenuti nei file scambiati con i partner e popolano di conseguenza il database dell ERP o che, viceversa, a partire dai dati dell ERP originano il file per l invio ai partner, previa eventuale traduzione; gli strumenti propri dell integrazione di filiera, quali i traduttori ED/WebED o le applicazioni per la normalizzazione dei formati in ingresso o per la formattazione dei dati nei diversi formati in uscita (comprese le soluzioni di tipo Web-based per la gestione degli ordini verso i fornitori caratterizzate principalmente da funzionalità quali lo scambio degli ordini e delle fatture e per l order tracking così come le applicazioni di ecatalog); le tecnologie utilizzate per la trasmissione sicura dei dati, quali le reti VAN (Value Added Network) o le VPN (Virtual Private Network) che sfruttano nternet quale mezzo per la veicolazione dei dati, e canali di trasmissione quali il CB2, l infrastruttura per l integrazione con il mondo bancario, e la Posta Elettronica Certificata (PEC); le piattaforme di gestione documentale, caratterizzate tipicamente da diversi moduli per supportare in maniera puntuale diverse attività (i principali sono il modulo di formazione/ formattazione del documento, il modulo per la gestione dell invio multi canale delle fatture e il modulo per la conservazione sostitutiva); i software per il riconoscimento dei caratteri (OCR o CR), utilizzati per l interpretazione dei documenti cartacei e l inserimento automatico dei relativi dati nei sistemi di elaborazione; i dispositivi di acquisizione ottica dei documenti, tipicamente gli scanner; i dispositivi di firma, cioè i dispositivi hardware che provvedono alla firma digitale dei documenti, nello specifico gli HSM (Hardware Security Module) per la firma massiva, le smart card o i token usb; i dispositivi di storage, ossia l hardware sui cui vengono immagazzinati i documenti conservati. benefici ottenibili dai progetti di Fatturazione Elettronica benefici ottenibili implementando soluzioni di Fatturazione Elettronica vanno dall aumento della produttività della manodopera, al miglioramento dell accuratezza, alla riduzione dei tempi di esecuzione dei processi. Uno specifico modello sviluppato dall Osservatorio della School of Management del Politecnico di Milano ( stima i benefici di efficienza ottenibili al variare del modello specifico di fatturazione elettronica adottato. risultati evidenziano che i modelli di conservazione sostitutiva delle fatture emesse o ricevute permettono di ottenere risparmi di costo compresi tra 1,5 e 3 Euro a fattura, grazie alla riduzione dei costi di spazio e alla parziale automazione del processo. Nel caso della fatturazione elettronica a norma di legge, la stima dei benefici dipende significativamente dalla modalità di scambio delle fatture. Nei modelli di fatturazione elettronica non strutturata, i benefici per le parti coinvolte nel processo in aggiunta ai benefici ottenibili adottando disgiuntamente soluzioni di conservazione sostitutiva sono infatti essenzialmente legati ai risparmi nel costo di trasmissione delle fatture e nel costo di scansione delle stesse da parte del ricevente (attività non più necessaria). l risultato è un beneficio per fattura leggermente superiore alla somma dei benefici ottenuti dalle due parti nel caso adottassero indipendentemente senza accordo tra loro i modelli di conservazione sostitutiva. Nei modelli di fatturazione elettronica strutturata, invece, è possibile cogliere i benefici legati all automazione dell attività di gestione delle fatture (eliminazione della digitazione manuale) e i benefici crescono più del doppio rispetto a quelli propri della fatturazione elettronica non strutturata. nfine nei modelli di integrazione del ciclo ordine-pagamento, la fonte dei benefici si sposta decisamente verso i risparmi di tempo conseguibili grazie all integrazione del processo, che derivano dall eliminazione delle attività manuali di digitazione, dall automazione dei controlli e dalla riduzione delle non conformità. L entità di questi benefici dipende dal grado di copertura del processo. Si va dai 9-11 per fattura nel caso di scambio elettronico delle sole fatture (fatturazione telematica) fino agli 80 per ciclo (ossia, per ordine che diviene fattura e poi pagamento) nel caso di scambio elettronico di tutti i principali documenti del ciclo ordinepagamento. n generale i benefici ottenibili da progetti di fatturazione elettronica alla luce della ricerca condotta dall Osservatorio si sono quindi rivelati estremamente positivi. n aggiunta l analisi di redditività di questi progetti ha evidenziato come il tempo di payback sia generalmente inferiore a un anno: i benefici risultano ampiamente superiori ai costi correnti e agli investimenti necessari per conseguirli. E quanto detto rimane valido anche per le PM, per le quali l utilizzo di fornitori di servizi e soluzioni parzialmente o totalmente in outsourcing consente di abbattere gli investimenti tecnologici iniziali e di ridurre, al contempo, anche quelli di natura organizzativa.

4 PARTE - nnovare e competere con le CT: casi di successo nnovare e competere con le CT: casi di successo - PARTE LABORATORO FATTURAZONE ELETTRONCA e DEMATERALZZAZONE a cura della School of Management - Politecnico di Milano L Osservatorio della School of Management del Politecnico di Milano ( sezione Fatt. Elettronica e Dematerializzazione ), che ormai da 5 anni rappresenta il punto di riferimento in talia sulle tematiche legate alla fatturazione elettronica e all integrazione del ciclo dell ordine, presenta il Laboratorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione: un iniziativa che si pone l obiettivo di diffondere cultura sulle opportunità, studiate ed evidenziate con chiarezza dall Osservatorio, legate all introduzione di queste tecnologie. l Laboratorio vuole essere il luogo di confronto, itinerante e fortemente interattivo, in cui le Aziende utenti (o potenziali utenti) e i Ricercatori dell Osservatorio possono entrare in contatto per condividere un momento di confronto e aggiornamento sui temi della fatturazione elettronica e dell integrazione del ciclo dell ordine. Nell ambito dei Workshop del Laboratorio, le aziende potranno confrontarsi, Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano L Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione nasce nel 2006 con l obiettivo di dimostrare il valore legato all adozione di soluzioni di fatturazione elettronica e - più in generale - di dematerializzazione dell intero ciclo ordine-consegna-fattura-pagamento per stimolare una più significativa e matura diffusione di questi progetti nelle organizzazioni, pubbliche e private, del nostro Paese. Le attività dell Osservatorio acquisire informazioni e condividere le esperienze di successo di altri partecipanti o delle principali Best Practice italiane. l Laboratorio rappresenta dunque un iniziativa concreta per fare sistema, diffondendo informazioni, esperienze e conoscenze che possono supportare il percorso verso una decisa adozione di questi strumenti nelle organizzazioni pubbliche e private. prevedono una stretta e continua interazione con il mondo delle imprese, finalizzata al costante aggiornamento sullo stato dell arte delle soluzioni di fatturazione elettronica e sulla diffusione dei progetti avviati in talia. Parte rilevante del lavoro dell Osservatorio è orientata alla comprensione puntuale dei benefici e della redditività che caratterizzano i diversi progetti, anche grazie allo sviluppo di modelli di stima creati e validati con le imprese. Completano le attività dell Osservatorio il monitoraggio costante del quadro normativo e l analisi dello scenario di adozione che si riscontra negli altri Paesi europei. Più nello specifico i principali temi oggetto di le basi della normativa su fatturazione elettronica confronto e approfondimento nell ambito dei e conservazione sostitutiva dei documenti Workshop del Laboratorio Fatturazione Elettronica rilevanti ai fini commerciali e fiscali; e Dematerializzazione sono i seguenti: la quantificazione del valore dei progetti di i principali modelli di fatturazione elettronica e fatturazione elettronica e integrazione del ciclo integrazione del ciclo dell ordine; dell ordine. principali modelli della fatturazione elettronica É possibile ricondurre i progetti di fatturazione all interno del file immagine firmato (per elettronica e integrazione del ciclo dell ordine esempio quando sono adottati formati TFF o ad alcuni principali modelli di riferimento, JPEG o PDF-immagine); classificabili in base a due assi: il grado di - fatturazione elettronica strutturata, quando dematerializzazione dei documenti ottenibile il formato e i dati riportati nelle fatture e il livello di integrazione con i partner di filiera sono, invece, interpretabili ed elaborabili (clienti e/o fornitori). Dall incrocio di queste due automaticamente dai sistemi informativi del dimensioni emerge la mappatura riportata in cliente (per esempio quando vengono usati Figura 4.1, nella quale è possibile riconoscere le protocolli ED, XML o file PDF con embedded seguenti tipologie di progetti. codici XML). Modelli di conservazione sostitutiva delle Modelli di integrazione del ciclo ordinepagamento, dove l enfasi progettuale è posta fatture, inviate ai clienti (fatture attive) o ricevute dai fornitori (fatture passive). n questi casi, l enfasi sullo scambio dei principali documenti del ciclo è posta sul ruolo della dematerializzazione nei (dati anagrafici e commerciali, ordini, documenti processi interni all organizzazione (con particolare di trasporto, fatture, avvisi di pagamento ecc.) riferimento al documento fattura, secondo le in formato elettronico strutturato, secondo una indicazioni previste dalla normativa), mentre è sintassi e una semantica condivise tra le parti; a assente un integrazione verso clienti e/o fornitori. questa classe di modelli è riconducibile anche il semplice scambio elettronico dei dati delle Modelli di fatturazione elettronica in senso fatture (fatturazione telematica, che richiede cioè stretto o a norma di legge, caratterizzati la stampa delle fatture in quanto non conforme dal fatto che la fattura viene generata come ai requisiti della fatturazione elettronica che documento elettronico e rimane tale per tutto il prevedono accordo, firma digitale e riferimento suo ciclo di vita, nel pieno rispetto della normativa temporale). sulla fatturazione elettronica. Questi modelli sono a loro volta classificabili in due tipologie principali: - fatturazione elettronica non strutturata, quando le fatture sono scambiate in formato elettronico dal quale non è però possibile accedere direttamente ai dati presenti

5 PARTE - nnovare e competere con le CT: casi di successo nnovare e competere con le CT: casi di successo - PARTE Dematerializzazione S NO Conservazione dell attivo NO Digitalizzazione e conservazione del passivo ntegrazione di processo Fatturazione elettronica non strutturata La misurazione del valore progetti di fatturazione elettronica e integrazione del ciclo dell ordine non devono, dunque, essere visti soprattutto come un problema di conformità alla normativa, ma come una grande opportunità di ottimizzazione dei processi, sia per le imprese sia per la PA. La prima prospettiva dalla quale analizzare il tema è, quindi, quella del valore per la singola impresa. Tutto il resto quadro normativo, standard, obblighi di legge deve seguire, non anticipare, il riconoscimento del valore che è possibile cogliere. L analisi di progetti specifici e i risultati delle Ricerche dell Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano, condotte in anni di attività su un campione ampio Fatturazione elettronica strutturata S Completa integrazione e dematerializzazione ntegrazione del ciclo ordine-pagamento ntegrazione del ciclo ordine-fattura ntegrazione del ciclo fattura-pagamento Figura 4.1 Una classificazione dei modelli di fatturazione elettronica di aziende italiane in vari settori, testimoniano quanto l assenza di consapevolezza sui benefici derivanti dalla fatturazione elettronica costituisca un importante barriera all adozione. Fornire un quadro chiaro e realistico dei benefici attesi vuole essere pertanto uno dei principali obiettivi del Laboratorio. Tra i benefici dei progetti di fatturazione elettronica e integrazione del ciclo dell ordine vi sono sia quelli di efficienza (aumento di produttività del personale, riduzione dei costi dello spazio ecc.) sia quelli di efficacia (maggiore tempestività e accuratezza, informazioni più complete e affidabili e, in alcuni casi, anche riduzione dei tempi di pagamento). Mentre questi ultimi sono difficili da quantificare, i benefici di efficienza sono misurabili ed esprimibili attraverso opportunità di riduzione dei costi di processo, che spesso anche da sole risultano ampiamente sufficienti a giustificare gli investimenti in questi progetti. Per questo motivo, il Laboratorio dedica una sessione alla metodologia di valutazione dei benefici e della redditività. La valutazione dei benefici misura diversi elementi legati alla riduzione del costo del processo commerciale o della specifica fase impattata dall adozione di progetti di integrazione e dematerializzazione, che sostituiscono i tradizionali processi basati su carta. Oltre agli impatti diretti, la stima dei benefici considera anche i costi di correzione della non-qualità, che sono generalmente occulti e non percepiti. Una volta individuati questi benefici, il completamento dell analisi considera anche investimenti e spese correnti che includono sia i costi della tecnologia sia i costi organizzativi e consente di misurare la redditività dei progetti. progetti di fatturazione elettronica e, più in generale, di dematerializzazione del ciclo dell ordine (fino al pagamento), possono rappresentare una grande leva competitiva per la singola impresa: si riducono le attività non a valore aggiunto e si servono meglio i propri clienti, con investimenti tecnologici e organizzativi tutto sommato limitati rispetto ai benefici. Proprio alla luce di queste considerazioni, il Laboratorio affronta il tema della valutazione dei benefici mostrando le opportunità offerte dal Self Assessment Tool (SAT), uno strumento interattivo semplificato, che richiede un numero limitato di dati in input sviluppato grazie all esperienza maturata dall Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione che consente di effettuare autonomamente una valutazione indicativa dei benefici e della redditività di un progetto di fatturazione elettronica e/o integrazione del ciclo dell ordine. l SAT è inserito nell ultimo Rapporto pubblicato dall Osservatorio (

6 PARTE - nnovare e competere con le CT: casi di successo nnovare e competere con le CT: casi di successo - PARTE L CASO Renner talia Velocizzare la compilazione e l emissione delle fatture in azienda con un sistema che integra ERP e portale L azienda Renner talia è un azienda di Minerbio, in provincia di Bologna, specializzata nella produzione di vernici ad acqua e a solvente per il legno, suddivise nelle due linee di prodotti professionali Aquaris e Solvente e nella famiglia di vernici per l hobbystica Rio Verde. L azienda ha un potenziale produttivo di oltre tonnellate di prodotto finito ( tonnellate di venduto nel corso dell'ultimo anno), due stabilimenti di superficie complessiva pari a mq. (di cui coperti), e un organico di173 unità di cui 30 chimici ricercatori ed altrettanti tecnici di assistenza sul territorio. Fondata nel 2004 e con un fatturato che nell ultimo anno fiscale ha fatto registrare ricavi per 42,2 milioni di euro, Renner talia ha un portafoglio di 900 clienti, di cui il 60% sul territorio nazionale e il 40% all estero, localizzati nell Unione Europea, in Russia e Medio Oriente. L applicazione La rapida internazionalizzazione delle attività commerciali e il conseguente aumento dei volumi di produzione e del numero di clienti da servire hanno indotto Renner talia a ricorrere all utilizzo di un sistema per la gestione automatizzata e l archiviazione sostitutiva delle fatture emesse. Grazie alla collaborazione con Unicredit, quindi, Renner ha potuto procedere all integrazione dell ERP aziendale con nvoicecomm, il portale dotato per la fatturazione elettronica messo a disposizione dall istituto bancario, realizzando, in questo modo, l informatizzazione completa del processo di compilazione e di emissione delle fatture. La procedura di automatizzazione si applica sia ai documenti indirizzati ai fornitori (ciclo passivo) che a quelli da recapitare ai clienti (ciclo attivo) e, lungo la supply chain, prevede che, tramite l ERP, ciascun reparto produttivo inserisca nella fattura i dati di propria competenza. noltre, grazie l integrazione con l ERP aziendale, è possibile verificare con rapidità la correttezza delle informazioni riportate, che, nel settore delle vernici, MLANO rivestono un importanza particolare per via delle normative di settore a favore della trasparenza, e, se necessario, permettono di apportare modifiche in tempo reale. Dopodiché, quando la fattura è pronta, gli addetti dell Area Amministrativa si collegano, tramite un apposito tasto funzione all interno del sistema gestionale, al portale che recepisce il flusso documentale, lo organizza a seconda di categorie preordinate relative ai prodotti e ai clienti cui ciascuna fattura fa riferimento e provvede a smistare ciascun documento verso i rispettivi destinatari, o direttamente, tramite le funzioni dedicate del portale, oppure via mail e attraverso il servizio di posta tradizionale. Nel 2010 è stato attivato il progetto nvoicecomm Documents Exchange per Renner talia Spa, multinazionale specializzata nella produzione di vernici per legno con sede a Minerbio, Bologna. La scelta di Renner talia Spa di farsi supportare nel processo di informatizzazione della Financial Value Chain dal proprio partner bancario, UniCredit Corporate Banking, ha permesso all azienda di concentrarsi sul proprio core business, delegando all esterno, con una soluzione in completo outsourcing, la gestione in multicanalità della propria fatturazione e la tutela legale e fiscale dei processi di. Con garanzia di un servizio altamente performante, con uno staff tecnico di altissimo livello. Renner talia fa parte del network Renner Global Alliance, una rete territoriale capace di rispondere alla richieste del mercato mondiale. Sei le nazioni che ospitano gli stabilimenti produttivi della Renner Global Alliance: l'talia, il Brasile, il Cile, il Messico, gli Stati Uniti e, da ultimo, la Spagna. Le unità produttive della Global Alliance si sviluppano su aree complessive di mq, delle quali risultano interamente coperte. l potenziale produttivo supera le tonnellate di prodotti vernicianti. n questo contesto nvoicecomm Documents Exchange svolge un importante ruolo nella facilitazione e semplificazione nei rapporti di Renner talia Spa con le controparti dei mercati Europei ed Asiatici e dell RGA di cui è centro Strategico di Coordinamento per le Strategie Mondiali. benefici L integrazione dell ERP aziendale con il portale nvoice ha portato Renner talia a razionalizzare la gestione del flusso documentale, velocizzando l attività di compilazione ed emissione delle fatture e semplificando il rapporto con i clienti, che, per quanto riguarda la contabilità, sono ora gestiti da un ente esterno. La dematerializzazione delle fatture, inoltre, ha comportato una riduzione della dimensione degli archivi fisici, delle spese destinate ai servizi di posta e di cancelleria e, grazie alla diminuzione del personale addetto alla compilazione delle fatture, ha permesso al Management di riallocare risorse umane dall attività di preparazione delle fatture ad attività a maggior valore aggiunto. UNCREDT nvoicecomm: l innovativa piattaforma Web-based di scambio documentale nvoicecomm è l innovativa piattaforma Web-based di scambio documentale proposta da UniCredit, che permette alle aziende l interscambio in multicanalità, la Conservazione a Norma, l incasso e la riconciliazione di fatture e documenti in formato elettronico con la sicurezza della firma digitale. nvoicecomm è stato riconosciuto leader nel suo ambito di competenza e per questo nel 2009 ha ricevuto due prestigiosi riconoscimenti: primo posto per la categoria Nuovi Servizi del Premio Cerchio d Oro dell nnovazione Finanziaria organizzato da Edipi e AFn ed il prestigioso premio Treasury Today Adam Smith Awards for Best Practice and nnovation 2009 nella categoria Payables and/or Receivables Solutions, premio internazionale per le best practice e l innovazione. Nel 2010 è stato attivato il progetto nvoicecomm Documents Exchange per Renner talia Spa. La scelta di Renner talia Spa, di essere supportati nel processo di informatizzazione della Financial Value Chain dal proprio partner bancario, ha permesso all azienda di concentrarsi sulla propria attività core business. La delega in full outsourcing a UniCredit Corporate Banking della gestione e dell invio multicanale della propria fatturazione ha garantito a Renner talia, la tutela legale e fiscale nell esecuzione del processo di Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione con il supporto di uno staff tecnico specializzato e la garanzia di un servizio altamente performante a fronte di investimenti minimali volti a rispondere ad eventuali personalizzazioni per l integrazione dei sistemi già in essere. nvoicecomm Documents Exchange svolge un importante ruolo nella facilitazione e semplificazione nei rapporti di Renner talia Spa verso le controparti dei mercati Europei ed Asiatici e verso i membri dell RGA di cui è centro Strategico di Coordinamento per le Strategie.