INTRODUZIONE ALLA GESTIONE DEI DATI IN UN FOGLIO DI LAVORO.
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- Gastone Gattini
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1 GESTIONE DEI DATI CON EXCEL 2000
2 INTRODUZIONE ALLA GESTIONE DEI DATI IN UN FOGLIO DI LAVORO. Quando si ha la necessità di raccogliere e memorizzare una grande quantità di dati, per renderne possibile l aggiornamento, la ricerca, l ordinamento, e altri tipi di elaborazione è opportuno utilizzare un database. Un database è un sistema per organizzare e gestire informazioni. Quando i dati da trattare possono essere contenuti in un unica tabella, di dimensioni tali da essere contenuta in un foglio di lavoro, è possibile passare direttamente alla creazione e gestione del database utilizzando i comandi di cui dispone Excel. In tutti gli altri casi, quando si hanno più tabelle collegate tra loro, per esempio clienti e fatture, dati e unità territoriali, ecc., è necessario ricorrere ad un sistema di gestione di database relazionali (RDBMS) come Microsoft Access. Anche in questo caso però Excel rappresenta uno strumento di fondamentale importanza per l elaborazione e la rappresentazione dei dati, qualora sia possibile estrarli da database esterni. Un insieme di righe non vuote con le intestazioni di colonna costituisce una tabella o un elenco. Le righe di un elenco corrispondono ai record e le colonne ai campi di una tabella. Le intestazioni di colonna dell'elenco rappresentano i nomi di campo di un record. Durante l'esecuzione dei comandi del menu Dati di Excel, quali Ordina, Filtro, Modulo o Subtotali, l'elenco viene automaticamente riconosciuto come tabella di database. La tabella 1 riporta un esempio di database in cui sono stati raccolti i dati dei comuni della regione Campania con popolazione superiore a abitanti. Per ogni Comune è stato riportato il nome, nella colonna con l intestazione COMUNE, la provincia nella colonna PR, la regione nella colonna REG, il nome del sindaco nella colonna SINDACO, la superficie nella colonna SUP, la popolazione nella colonna POP, il numero delle imprese nella colonna IMPR, il 2
3 numero degli occupati nella colonna ADDET, i trasferimenti da parte dello Stato (per abitante in migliaia di lire) nella colonna TRAS, e, infine, il reddito medio nella colonna RED. Ciascuna riga della tabella contiene una serie di informazioni relative ad un comune. In particolare ogni campo descrive i dati relativi a: Comune Provincia Regione Sindaco Superficie Popolazione Imprese Addetti Trasferimenti Reddito 3
4 Tabella 1 COMUNE PR REG SINDACO SUP POP IMPR ADDET TRAS RED Aversa CE CAM Ferrara Raffaele Caserta CE CAM Bulzoni Aldo Maddaloni CE CAM Pascarella Gaetano Marcianise CE CAM Zarrillo Tommaso Santa Maria C. Vetere CE CAM De Pascale Domenico Benevento BN CAM Viespoli Pasquale Acerra NA CAM Verone Immacolata Afragola NA CAM Caccavale Pasquale Arzano NA CAM Vitagliano Michele Caivano NA CAM Russo Francesco Casalnuovo di Napoli NA CAM Terracciano Francesco Casoria NA CAM Graziuso Salvatore Castellammare di Stabia NA CAM Polito Catello Frattamaggiore NA CAM Di Gennaro Pasquale Giugliano in Campania NA CAM Gerlini Giacomo Marano di Napoli NA CAM Bertini Mauro Napoli NA CAM Bassolino Antonio Nola NA CAM De Sena Mario Pomigliano d'arco NA CAM Sanseverino Salvatore Portici NA CAM Parrella Emilio Pozzuoli NA CAM Mobilio Aldo Quarto NA CAM Ciraci Antonio Ercolano NA CAM De Vita Vincenzo San Giorgio a Cremano NA CAM Vella Aldo Sant'Antimo NA CAM Cappuccio Arcangelo Torre Annunziata NA CAM Savino Michele Torre del Greco NA CAM Amoruso Ferdinando Avellino AV CAM Di Nunno Antonio Battipaglia SA CAM Zara Fernando Cava Dè Tirreni SA CAM Fiorillo Raffaele Eboli SA CAM Morrone Antonio Nocera Inferiore SA CAM Forte Matteo Pagani SA CAM Donato Antonio Salerno SA CAM De Luca Vincenzo Sarno SA CAM Basile Gerardo Scafati SA CAM Pesce Nicola Per creare un elenco come quello riportato in tabella 1, utilizzando gli strumenti di gestione dati, basta operare come segue: 4
5 Aprire un nuovo foglio di lavoro e, a partire dalla cella A1, digitare le intestazioni delle colonne (COMUNE, PR, REG, SINDACO, SUP, POP, IMPR, ADDET, TRAS, RED). L inserimento di nuovi record può essere fatto digitando i dati nelle celle corrispondenti, oppure, attivando, dopo aver selezionato una qualsiasi intestazione di colonna, il comando Modulo dal menù Dati. In EXCEL 2000 dopo questa operazione appare una finestra nella quale si richiede un ulteriore conferma all'operazione di inserimento delle etichette: Figura 1 Cliccare sul tasto OK per veder comparire la schermata della Figura 2 Figura 2 5
6 MODULO DATI L'utilizzo di un modulo dati costituisce un metodo semplice per visualizzare, modificare, aggiungere ed eliminare record da un elenco ed anche per ricercare determinati record in base a specifici criteri. Scegliendo Modulo dal menu Dati, viene visualizzata una maschera per l immissione dei dati. Quando si immettono o modificano dati all'interno di questa finestra di dialogo, le modifiche effettuate vengono automaticamente riportate nelle celle corrispondenti del foglio di lavoro. Attivare il comando Dati Modulo e digitare all interno del modulo i dati relativi ai vari campi del database. Dopo ogni immissione premere il tasto Tab per spostarsi al campo successivo. Per ritornare al campo precedente premere i tasti Maiuscolo e Tab o puntare con il mouse al campo desiderato. Premere il tasto Invio oppure cliccare sul pulsante Nuovo della finestra di dialogo per inserire il record e mantenere aperto il modulo. La barra di scorrimento consente di scorrere i record presenti nell'elenco e mostra la posizione approssimativa del record visualizzato nell ambito del database. Spostarsi all'interno dell'elenco tramite la barra di scorrimento e le corrispondenti frecce Giù e Su. Per spostarsi Sul record successivo nello stesso campo Sul record precedente nello stesso campo Operazione da eseguire Fare clic sulla freccia Giù sulla barra di scorrimento Fare clic sulla freccia Su sulla barra di scorrimento Avanti di 10 record nello stesso campo Fare clic al di sotto della casella di scorrimento sulla barra di scorrimento Indietro di 10 record nello stesso campo Sull'ultimo record Fare clic al di sopra della casella di scorrimento sulla barra di scorrimento Trascinare la casella di scorrimento 6
7 Sul primo record fino all'estremità inferiore della barra di scorrimento Trascinare la casella di scorrimento fino all'estremità superiore della barra di scorrimento L indicatore di numero di record, posto in alto a destra nel modulo, indica il record visualizzato ed il numero di record presenti nell'elenco. Il numero di record viene sostituito da "Nuovo record" quando si passa al primo record vuoto dell'elenco. Se sono stati applicati dei criteri di ricerca per visualizzare soltanto determinati record, l'indicatore rifletterà quale record è visualizzato ed il numero di record che soddisfano i criteri. Il pulsante Nuovo, predispone il Modulo all'immissione di un nuovo record. Il pulsante Elimina, elimina il record visualizzato. I record eliminati non possono essere ripristinati. Il pulsante Criteri visualizza una finestra di dialogo nella quale è possibile immettere dei criteri di ricerca con degli operatori di confronto per trovare un sottoinsieme di record. I criteri possono essere costituiti da una serie di caratteri di cui si desidera trovare una corrispondenza, oppure un espressione. Se, ad es., viene richiesto di visualizzare i record appartenenti alla provincia di Napoli, con un reddito medio maggiore o uguale a 17 milioni, basterà impostare tali criteri negli opportuni campi (in questo caso PR e RED), come mostra la figura 3. 7
8 Figura 3 Sia la finestra Modulo Dati che la finestra Criteri contengono diversi pulsanti a cui corrispondono determinate azioni. Essi sono: Pulsante Ripristina Azione ripristina i campi modificati nel record visualizzato, rimuovendo le modifiche apportate. È necessario ripristinare i campi prima di premere INVIO o di passare ad un altro record. Trova precedente Trova successivo visualizza il record precedente nell'elenco. Se i criteri sono stati specificati tramite il pulsante Criteri, il pulsante Trova precedente visualizzerà il record precedente che soddisfa i criteri. visualizza il record successivo nell'elenco. Se i criteri 8
9 sono stati specificati tramite il pulsante Criteri, il pulsante Trova successivo visualizzerà il record successivo che soddisfa i criteri. Chiudi Cancella Modulo chiude il modulo dati. rimuove i criteri esistenti dalla finestra di dialogo. Disponibile soltanto dopo aver scelto il pulsante Criteri. ritorna al modulo dati predefinito. Disponibile soltanto dopo aver scelto il pulsante Criteri. Prova Pratica Inserire i record contenuti nella tabella 1 avvalendosi del modulo dati di Excel. Provare a specificare alcuni criteri di ricerca a piacere. 9
10 Ordinamento Il comando Ordina del menu Dati consente di disporre le righe di un elenco in base al contenuto di colonne selezionate. È possibile selezionare i dati e il tipo di ordinamento desiderati oppure definire e utilizzare un tipo di ordinamento personalizzato. Nell esempio seguente l elenco viene ordinato in base al valore del reddito medio (campo RED). Figura 4 Per ordinare l'intero elenco, è sufficiente selezionarne una singola cella, scegliere Ordina dal menu Dati e spuntare da Elenco l opzione con riga di intestazione L'intero elenco verrà selezionato automaticamente,. le etichette di colonna verranno individuate ed escluse dall'ordinamento; è tuttavia possibile selezionarle per identificare le colonne da utilizzare per l'ordinamento, spuntando l opzione senza riga di intestazione. Se non è specificato diversamente, le righe dell'elenco verranno disposte in ordine crescente (dal valore più basso a quello più alto), in base al contenuto della colonna scelta. 10
11 Se si scelgono più criteri di ordinamento, le righe contenenti voci uguali rispetto al primo criterio verranno ordinate in base al contenuto dei campi del secondo criterio specificato. Analogamente, le righe contenenti voci uguali in base al secondo verranno ordinate in base ad un terzo criterio specificato, e così via. Per facilitare il ripristino di un tipo particolare di ordinamento in un elenco, prima di procedere all ordinamento, inserire una colonna e numerare progressivamente ogni riga trascinando con il tasto Ctrl la prima cella in cui è stato immesso il valore 1. Una volta inserito questo campo numerico per ripristinare l'ordinamento originale, basterà ordinare l'elenco in base a quest ultimo. FILTRO Il comando Filtro del menu Dati consente di selezionare un sottoinsieme di record sul quale eseguire operazioni specifiche. In un elenco filtrato risultano visualizzati soltanto i record che contengono determinati valori o che corrispondono a una serie di criteri specificati, mentre le altre righe vengono temporaneamente nascoste. Dal sottomenu Filtro, è possibile scegliere sia il comando Filtro automatico che il comando Filtro avanzato. Il comando Filtro automatico risponde ad esigenze di carattere generale. Quando si desidera invece utilizzare criteri complessi e incrociati tra loro, per filtrare l'elenco, scegliere il comando Filtro avanzato. UTILIZZO DEL FILTRO AUTOMATICO Scegliendo il comando Filtro automatico verranno inserite le frecce di selezione direttamente nelle etichette di colonna, in modo da poter selezionare la voce che si desidera visualizzare. Prova pratica Visualizzare i Comuni della provincia di Napoli utilizzando il filtro automatico. 11
12 Per filtrare un elenco, è inoltre possibile utilizzare criteri di confronto personalizzati. Una volta inserito, il filtro automatico è caratterizzato dalla presenza di un elenco a cascata per ogni campo. Cliccando sulla freccia posta accanto al nome del campo è possibile filtrare i record, per quel campo, sulla base di un valore puntuale o di una personalizzazione (in tal caso si possono combinare più criteri di ricerca). Nell esempio seguente, con il comando Filtro automatico, si chiede di selezionare quei Comuni in cui la popolazione è maggiore di e minore di abitanti. Dopo aver cliccato sulla freccia rivolta verso il basso nella casella relativa al campo POP, scegliere Personalizza ed impostare i criteri desiderati. Figura 5 12
13 Per visualizzare nuovamente tutti i record basterà scegliere dal menu Dati Filtro Mostra tutto; per eliminare definitivamente il filtro automatico, invece, sempre dal menu Dati Filtro, spuntare la voce Filtro automatico. UTILIZZO DEL FILTRO AVANZATO Il comando Filtro avanzato consente di specificare criteri complessi per il filtro di un elenco. Il Filtro avanzato utilizza un intervallo di criteri, creato dall'utente, per definire le condizioni o i limiti che devono essere soddisfatti dai dati. Per intervallo di criteri si intende un intervallo di celle contenente un insieme di condizioni di ricerca, utilizzate per filtrare i dati di un elenco. Non è sufficiente che un intervallo di criteri riporti le condizioni per filtrare i dati, è infatti necessario riportare in modo corretto anche i nomi dei campi su cui deve essere eseguito il filtro. In tal modo viene soddisfatta la corrispondenza tra criteri e campi che con il filtro automatico avveniva appunto automaticamente. Per questa ragione l intervallo criteri sarà costituito da una riga contenente i nomi dei campi o le intestazioni di colonna e da almeno una riga che definisce le condizioni. La procedura di base per l'impostazione di un area dei criteri è la seguente: 1. Inserire delle righe vuote nella parte superiore del foglio di lavoro. 2. In una riga vuota, digitare i nomi dei campi che si desidera utilizzare per filtrare l'elenco o copiare l intera intestazione dell elenco. 3. Nelle righe sottostanti le etichette di colonna, digitare i criteri di confronto. 4. Utilizzare il comando Filtro avanzato del menu Dati, Filtro, per visualizzare le righe che soddisfano le condizioni specificate. Prova Pratica: Visualizzare i comuni delle province di Salerno e Caserta con numero di addetti maggiore di che non siano capoluoghi di provincia. 13
14 E necessario anzitutto aggiungere all elenco una nuova colonna, prima della colonna COMUNE, denominata CAPOL che riporti il valore 1 per i comuni capoluogo di provincia e il valore 0 per tutti gli altri comuni (vedi fig. 6). Inserire, come mostra la figura 6, quattro righe 1, nella parte superiore del foglio di lavoro, per definire un area criteri. Copiare nella prima riga le intestazioni dell elenco. Digitare i criteri per i campi su cui effettuare la ricerca: PR (CE o SA), ADDETT (>7000) e CAPOL (0). Figura 6 Per attivare il filtro avanzato occorre seguire i seguenti passaggi: 1 Si selezionino quattro righe e dal menu Inserisci si scelga la voce Righe. Questo evita che l intervallo dei criteri, risulti adiacente all intervallo dei dati e generi confusione nella determinazione successiva delle opzioni del filtro avanzato. 14
15 Selezionare una cella dell elenco dati. Attivare il comando Dati, Filtro, Filtro avanzato.... Nella finestra di dialogo (v. fig. successiva), dal Box Operazioni disponibili Scegliere filtra l elenco sul posto Controllare che l Intervallo dell elenco sia corretto. Cliccare nella casella Intervallo criteri. Selezionare con il mouse l area dei criteri, in questo caso da A1 a K3. Cliccare su OK Figura 7 Nell'ambito della finestra di dialogo relativa al filtro avanzato si hanno a disposizione diverse operazioni: L operazione Filtra l'elenco sul posto nasconde le righe che non soddisfano i criteri. L operazione Copia in un'altra posizione copia i dati filtrati in un altro foglio di lavoro o in un'altra posizione sullo stesso foglio. 15
16 L Intervallo elenco specifica l'intervallo contenente l'elenco che si desidera filtrare. L Intervallo criteri specifica l'intervallo di celle nel foglio di lavoro che contiene i criteri stabiliti. Nella casella viene visualizzato un riferimento all'intervallo. La casella Copia in specifica un intervallo di celle in cui copiare le righe che soddisfano i criteri specificati (sempre nell ambito del foglio attivo). Questa casella è attiva soltanto quando si seleziona il pulsante di opzione Copia in un'altra posizione. L opzione Copia unica dei record visualizza ciascuna singola riga che soddisfa i criteri escludendo le righe contenenti elementi duplici. Se non si specifica un intervallo di criteri, questa opzione nasconderà tutte le righe duplici contenute nell'elenco. In questo esempio, nell area criteri sono stati specificati più criteri per colonne differenti e più criteri per la stessa colonna; sono stati implicitamente utilizzati l operatore logico AND per impostare i criteri per campi differenti e l operatore logico OR per impostare più criteri per lo stesso campo. Infatti, nell esempio precedente, si è chiesto di visualizzare sia i comuni della provincia di Caserta sia (OR) quelli della provincia di Salerno che avessero, contemporaneamente (AND), i requisiti richiesti. Per impostare un intervallo di valori per la stessa colonna, bisogna immettere più volte l'etichetta di colonna. Per esempio, se si desidera avere tutti i comuni con popolazione compresa tra e , cioè tutti i record che soddisfano il criterio POP> AND POP<40.000, bisogna ripetere l etichetta POP nell area criteri, come mostra l immagine seguente: 16
17 Figura 8 L intervallo criteri in questo caso è A1:K2, ma potrebbe essere soltanto G1:H2. Mettendo i due criteri > e < nella stessa colonna POP, EXCEL avrebbe mostrato contemporaneamente sia i record con una popolazione maggiore di sia i record con una popolazione minore (realizzando quindi un criterio OR) e non quelli compresi tra e UTILIZZO DEI DATI FILTRATI Quando si nascondono le righe tramite i comandi Filtro automatico e Filtro avanzato, il foglio di lavoro si trova in modalità filtro. Quando si opera in modalità filtro, molti comandi hanno effetto unicamente sulle celle visibili. Dopo aver filtrato un elenco per visualizzare le righe desiderate, conviene copiare il sottoinsieme di dati in un'altra posizione in modo da poterlo riutilizzare e allo stesso tempo conservare integro l elenco dati originale; 17
18 Scegliere il comando Copia e il comando Incolla per inserire i dati filtrati nella posizione desiderata, anche in un altro foglio di lavoro. Con il comando Dati, Filtro, Mostra tutto è possibile rimuovere un filtro avanzato da un elenco. SUBTOTALI AUTOMATICI Il comando Subtotali del menu Dati consente di visualizzare i dati tramite delle funzioni di aggregazione, inserendo in un elenco nuove righe con i subtotali parziali e complessivi (posti alla fine dell elenco). Prova Pratica: calcolare le somme parziali e quelle totali per la popolazione, le imprese, gli addetti e i trasferimenti ad ogni cambiamento del campo provincia. Il risultato di questa operazione è riportato nella tabella 2. Prima di utilizzare i subtotali automatici, è necessario ordinare l'elenco, utilizzando quel campo per il quale si desiderano avere i subtotali ad ogni sua variazione. Nel nostro caso bisogna ordinare rispetto al campo PR. Per attivare i subtotali si sceglie la voce Subtotali dal menu Dati, in tal modo si ottiene a video la finestra di dialogo Subtotali mostrata in figura: Figura 9 18
19 Nella finestra di dialogo Subtotali viene richiesto di: 1. Scegliere uno o più gruppi per definire i subtotali automatici. Nel nostro caso per visualizzare i subtotali per provincia, scegliere il campo PR dalla casella Ad ogni cambiamento in. 2. Scegliere una funzione per il calcolo dei subtotali dalla casella Usa la Funzione. Nel nostro caso scegliere la funzione Somma. 3. Scegliere i campi per i quali si desidera calcolare il subtotale dalla casella Aggiungi subtotale a. Nel nostro caso selezionare i campi: POP, IMPR, ADDET e TRAS. 19
20 Tabella 2 COMUNE PR REG SUP POP IMPR ADDET TRAS RED Avellino AV CAM Totale AV Benevento BN CAM Totale BN Maddaloni CE CAM Marcianise CE CAM Santa Maria Capua Vetere CE CAM Aversa CE CAM Caserta CE CAM Totale CE Sant'Antimo NA CAM Caivano NA CAM Afragola NA CAM Torre del Greco NA CAM Casalnuovo di Napoli NA CAM Giugliano in Campania NA CAM Ercolano NA CAM Arzano NA CAM Acerra NA CAM Frattamaggiore NA CAM Casoria NA CAM Castellammare di Stabia NA CAM Nola NA CAM Torre Annunziata NA CAM Marano di Napoli NA CAM Quarto NA CAM Pozzuoli NA CAM Pomigliano d'arco NA CAM Portici NA CAM San Giorgio a Cremano NA CAM Napoli NA CAM Totale NA Pagani SA CAM Sarno SA CAM Nocera Inferiore SA CAM Battipaglia SA CAM Scafati SA CAM Eboli SA CAM Cava Dè Tirreni SA CAM Salerno SA CAM Totale SA Totale complessivo
21 Le funzioni disponibili per i subtotali sono riportate nella tabella seguente. Tabella 3 FUNZIONE VALORE RESTITUITO NELLA RIGA DEL SUBTOTALE Somma La somma degli elementi Conta Media Max Min Prodotto Conta num. Dev. Standard Dev. Standard pop. Varianza Varianza pop. Il numero di valori non vuoti La media degli elementi nel gruppo dei subtotali Il valore numerico maggiore nel gruppo dei subtotali Il valore numerico minore nel gruppo dei subtotali Il prodotto di tutti i valori nel gruppo dei subtotali Il numero di record o di righe contenenti dati numerici nel gruppo dei subtotali Una stima della deviazione standard per una popolazione sulla base di un campione, dove il gruppo dei subtotali costituisce il campione La deviazione standard per una popolazione, dove il gruppo dei subtotali costituisce l'intera popolazione Una stima della variazione per una popolazione sulla base di un campione, dove il gruppo dei subtotali costituisce il campione La varianza per una popolazione dove il gruppo dei subtotali costituisce l'intera popolazione Di seguito si riportano le descrizioni relative alle altre parti della finestra di dialogo relativa al comando Dati Subtotali (figura 9). L opzione Sostituisci i subtotali correnti sostituisce tutti i subtotali presenti nell'elenco con i subtotali selezionati. Disattivare questa opzione per mantenere i subtotali correnti ed inserire i nuovi subtotali (è infatti possibile inserire nello stesso elenco più funzioni di aggregazione quali somma, media, prodotto, ecc ). 21
22 L opzione Interruzione di pagina tra i gruppi inserisce automaticamente un'interruzione di pagina prima di ciascun gruppo di dati di cui viene calcolato il subtotale. L opzione Riepilogo sotto i dati colloca le righe di riepilogo e la riga del totale complessivo sotto i dati associati. Disattivare questa opzione per inserire le righe dei subtotali al di sopra dei relativi dati di dettaglio, in questo caso la riga del totale complessivo verrà visualizzata all inizio dell elenco dei dati. L opzione Rimuovi tutti rimuove tutti i subtotali dall'elenco corrente. 22
23 TABELLE PIVOT Le tabelle pivot (rappresentano tabelle interattive dei fogli di lavoro che) consentono di riassumere e analizzare i dati di un elenco o di una tabella. E possibile creare una tabella pivot utilizzando i dati di origine di un elenco o un database di Excel, oppure di un database esterno. In una tabella pivot è possibile includere subtotali, modificare la funzione di riepilogo di un campo oppure creare calcoli personalizzati. La tabella pivot può essere aggiornata ogni volta che vengono apportate modifiche alla fonte dati di origine. Si supponga di dover creare la tabella 4 in cui sono state riportate le somme relative alla popolazione (campo POP), alle imprese (campo IMPR) e agli addetti (campo ADDET) per ogni provincia (campo PR), nonché i totali generali. Tabella 4 PR Dati Totale AV Somma di POP Somma di IMPR 3760 Somma di ADDET BN Somma di POP Somma di IMPR 3179 Somma di ADDET CE Somma di POP Somma di IMPR Somma di ADDET NA Somma di POP Somma di IMPR Somma di ADDET SA Somma di POP Somma di IMPR Somma di ADDET Somma di POP totale Somma di IMPR totale Somma di ADDET totale In Excel 2000 la creazione di tabelle pivot è notevolmente semplificata per la presenza di una procedura guidata che assiste l utente durante le fasi di creazione della tabella. Per avviare la procedura guidata selezionare una cella dell elenco dati e scegliere il comando Rapporto Tabella pivot e grafico pivot dal menù Dati. 23
24 La Creazione Guidata è costituita da tre passaggi, durante i quali scelto il tipo di elenco e selezionata l area dati, si costruisce manualmente la tabella e se ne decide la posizione. La prima finestra della procedura mostrata nella figura seguente: Figura 10 Dall elenco Indicare dove si trovano i dati da analizzare, spuntare l opzione Elenco o database Microsoft Excel. Dall elenco Indicare il tipo di rapporto da creare, scegliere Tabella pivot. Premere il pulsante Avanti. Al passaggio 2 di 3 della Creazione guidata della tabella pivot, viene richiesto di digitare o selezionare l intervallo del foglio di lavoro contenente i dati da utilizzare. Figura 11 24
25 Se ci si è posizionati all interno dell elenco prima di attivare l autocomposizione, l area verrà riconosciuta automaticamente. In ogni caso è sempre bene controllare se l intervallo sia quello giusto. Premere il pulsante Avanti. Il terzo passaggio della creazione guidata permette di specificare la posizione in cui inserire la tabella, ovviamente, dopo aver specificato il layout, cioè l aspetto, della tabella stessa. Figura 12 Per specificare il layout della tabella cliccare sul pulsante Layout. Viene così visualizzata la finestra di dialogo Layout 25
26 figura 13a Il lato destro della finestra di dialogo contiene pulsanti che rappresentano i campi dell'elenco o della tabella di origine. L'immagine nella finestra di dialogo rappresenta l'area pivot, contenente le sezioni per i campi riga, i campi colonna e l'area dati per i dati riassunti. Per aggiungere campi: 1. Selezionare un campo. 2. Trascinare il campo selezionato nell'area Riga, Colonna. 3. Ripetere i passaggi 1 e 2 per ciascun campo che si desidera visualizzare come campo riga, campo colonna (o campo pagina). 4. Trascinare uno o più campi dati nell'area Dati. Assicurarsi di includere almeno un campo dati. Per ottenere la tabella 4 trascinare il campo PR nella sezione RIGA, e i campi POP, IMPR e ADDETT nella sezione dati, in modo tale da ottenere una finestra Layout uguale a quella in figura: 26
27 figura 13b Quando si inseriscono campi nell area dati automaticamente per essi viene selezionata come funzione di raggruppamento la funzione Somma. E possibile personalizzare un campo, facendo doppio clic sul campo per visualizzare e modificare le opzioni corrispondenti. Nell'esempio, relativo al campo Addetti (vedi figura successiva), è possibile riepilogare i dati con una delle funzioni indicate (somma,conteggio, ecc.) e nascondere uno o più dati presenti in tabella. Figura 14 Nell esempio precedente i dati non sono distribuiti per colonna poiché non c è nessun campo in colonna. 27
28 Nell esempio seguente è stato utilizzato ancora una volta il campo CAPOL, per indicare con 1 il comune capoluogo di provincia. Si supponga di voler riportare in una tabella i dati dei capoluoghi di provincia e confrontare la somma di addetti, imprese e popolazione per ciascun capoluogo con quelli degli altri comuni, come riportato nella tabella 5. Tabella 5 CAPOL PR Dati 0 1 Totale complessivo AV Somma di POP Somma di IMPR Somma di ADDET BN Somma di POP Somma di IMPR Somma di ADDET CE Somma di POP Somma di IMPR Somma di ADDET NA Somma di POP Somma di IMPR Somma di ADDET SA Somma di POP Somma di IMPR Somma di ADDET Somma di POP totale Somma di IMPR totale Somma di ADDET totale Il procedimento è analogo a quello precedente, l unica differenza è che, in più, bisogna trascinare il campo CAPOL nella sezione colonna del layout della tabella pivot (vedi figura). 28
29 Figura 15 29
30 RECUPERO DI DATI DA DATABASE ESTERNI Fino ad ora sono state analizzate le potenzialità di Excel su dati direttamente digitati e salvati in un foglio di lavoro. Nonostante le sue vaste potenzialità, Excel non è un gestore di database e pur consentendo di trattare tabelle con molti record non possiede gli strumenti per governare strutture complesse. Spesso, data la complessità delle procedure di gestione dei dati, la numerosità dei dati raggruppati in tabelle diverse, la necessità di effettuare dei collegamenti tra le varie tabelle, di controllare l accesso e la sicurezza dei dati, è indispensabile l utilizzo di sistemi di gestione di database (DBMS Data Base Management System). Inoltre, in Excel non è possibile gestire tabelle con un numero di record maggiore di che è pari al numero di righe del foglio di lavoro. Un database è organizzato secondo uno schema logico che definisce i tipi di dati e il modo in cui essi sono relazionati. In genere è costituito da una o più tabelle, dalle corrispondenti definizioni, dagli indici creati sui campi e da un insieme di specifiche sulle relazioni tra le tabelle. I DBMS consentono attraverso le query, di formulare delle richieste di elaborazione al sistema di gestione del database. E possibile formulare la richiesta (query) con delle frasi particolari che somigliano al modo tradizionale di esprimersi. In altre parole, mediante un piccolo vocabolario, che comprende alcuni verbi, preposizioni e avverbi, e delle regole sintattiche, è possibile formulare delle frasi (statement) che esprimono una determinata richiesta (query) facilmente interpretabile dal sistema di gestione del database (DBMS). Ogni statement di una query è scritto utilizzando il linguaggio SQL (Structured Query Language). Con Excel è possibile accedere ai dati contenuti in database esterni. Attraverso la formulazione di query, è possibile importare nel foglio di lavoro dati selezionati da una o più tabelle di database contemporaneamente, utilizzando criteri di selezione specificati dall'utente. Tutto ciò è possibile tramite un applicazione della suite Office chiamata MS Query. Microsoft Query è un'applicazione autonoma che consente ad Excel di accedere a database esterni utilizzando driver ODBC (Open Database Connectivity).
31 Un'applicazione, come Excel, che supporta la tecnologia ODBC, può accedere ad una fonte dati esterna. Ogni sistema DBMS, quale Microsoft SQL Server, MS Access, DB3, Oracle, ecc., richiede uno specifico driver ODBC. Nell'esercitazione i driver ODBC verranno utilizzati per consentire ad Excel la connessione con il database Guida.dbf. Si tratta, per semplicità, di un'unica tabella, creata con DBASE III, che riporta per tutti i comuni d'italia una serie di informazioni riguardanti la popolazione, le imprese, gli addetti, i trasferimenti erariali, il reddito, il numero di sportelli bancari, ecc.. 2 Dopo aver memorizzato il file Guida.dbf in una cartella denominata Comuni, si supponga di voler riportare in un foglio di lavoro solo i dati relativi al nome del Comune, al CAP, alla Provincia e alla Popolazione residente dei comuni della Campania con popolazione maggiore di abitanti. 1. Aprire un nuovo foglio di lavoro e selezionare la cella A1. 2. Scegliere Carica dati esterni Nuova query su database dal menu Dati di Microsoft Excel per avviare Microsoft Query. Comparirà una finestra di dialogo relativa all origine dei dati: Figura 16 2 Si è scelto, per semplicità, un database costituito da un unica tabella. In questo caso particolare, Excel avrebbe potuto aprire direttamente l intera tabella, possedendo gli strumenti necessari per la conversione dal formato DBF delle tabelle Dbase III al formato XLS di Excel. Lo scopo di questa esercitazione è quello di illustrare le potenzialità di Excel di accedere a banche dati esterne, a prescindere dal formato con cui i dati sono stati salvati. 31
32 3. Dalla finestra di dialogo Scegli Origine dei dati selezionare Nuova origine dati, deselezionare, se necessario, Usa autocomposizione Query e cliccare su OK. Comparirà una nuova finestra Crea Origine dati (Figura 17) nella quale è necessario digitare un nome per la nuova origine dei dati, nell esempio, dati_dei_comuni e selezionare il driver necessario alla connessione, che in questo caso è Microsoft dbase Driver (*. dbf). Figura Fare clic sul tasto Connetti e all apertura della finestra Installazione di ODBC dbase, selezionare la versione di database (dbase IV) e, dopo aver deselezionato Utilizza cartella corrente, scegliere, con il tasto Seleziona cartella, la directory in cui è stato caricato il file Guida.dbf. Figura 18 32
33 5. Cliccando su OK per tutte le finestre si accederà al programma Microsoft Query che gestirà il database selezionato. La finestra relativa a questa applicazione è quella riportata in figura. Figura Dalla finestra Aggiungi tabella selezionare la directory dove la tabella è memorizzata (Comuni) e il nome della tabella (Guida.dbf). 6. Premere il tasto Aggiungi e, successivamente, il tasto Chiudi query. Microsoft Query può operare in due modalità: eseguendo automaticamente la query in modalità interattiva, via via che essa viene composta, o lanciando l esecuzione della query quando è stata interamente formulata. Quest ultima modalità è consigliabile. 33
34 7. Scegliere la seconda modalità disattivando l opzione Query automatica dal menu Record. Nella finestra Microsoft query sono riportati, nel riquadro contrassegnato con il nome della tabella aperta, Guida, un asterisco e tutti i nomi dei campi che compongono i record della tabella. Nella parte inferiore della finestra c è una zona in cui è possibile aggiunge i campi selezionati per comporre, eventualmente, un nuovo record. A questo punto è possibile considerare tutti i campi, cliccando su asterisco e trascinandolo nell area di composizione dei dati da trasferire in Excel; oppure cliccare sul campo desiderato e trascinarlo in basso nella prima cella di questa zona o, ancora, cliccare sulla prima cella. In quest ultimo caso comparirà una casella combinata in cui è possibile selezionare il campo da visualizzare. 8. Selezionare il campo Comune. Microsoft Query automaticamente aggiungerà una altra casella combinata su cui è possibile selezionare un altro campo. 9. Selezionare il campo CAP. La Figura seguente mostra la finestra di Microsoft Query dopo aver selezionato i campi Comune, Cap e mentre si seleziona un terzo campo. 34
35 Figura 20 E possibile utilizzare in questa fase anche il comando Aggiungi colonna dal menu Record. Con questo comando è possibile selezionare il campo, impostare una nuova intestazione della colonna e stabilire una funzione di sintesi dei dati, come il totale, la media, il conteggio dei record, da riportare in fondo alla colonna. 10. Utilizzare il comando Aggiungi colonna dal menu Record per selezionare i campi Popolazione, Provincia e Regione. Microsoft Query compone una nuova tabella con record costituiti solo dai campi selezionati. 11. Per selezionare, poi, solo i record relativi ai comuni della regione Campania con popolazione maggiore di abitanti, dal menu Visualizza scegliere Criteri. 35
36 Comparirà una nuova griglia su cui è possibile impostare i criteri di selezione dei record. Per inserire i criteri sono possibili due modi. Primo modo Cliccare sulla prima cella Campo criteri. Comparirà la casella combinata per poter selezionare il campo su cui impostare il criterio. Scegliere il campo Regione. Nella cella sottostante, quella contrassegnata con Valore, digitare la condizione richiesta per la selezione del record: = CAM. Secondo modo Dal menu Criteri scegliere Aggiungi criteri. Comparirà la finestra Aggiungi criteri in cui è possibile stabilire se il nuovo criterio deve essere aggiunto al precedente (And), ed in tal caso i record devono soddisfare ad entrambi i criteri, o posto in alternativa (Or). Figura 21 36
37 E possibile inoltre selezionare il campo, l operatore e il valore da utilizzare. Scegliere l opzione And e il campo Popolazione. Nella cella sottostante, Operatore, selezionare l operatore è maggiore di. Nella casella Valore digitare Cliccare su Aggiungi e poi su Chiudi. Alla fine la finestra di Microsoft Query dovrebbe avere il seguente aspetto: Figura 22 Premendo il pulsante SQL, o selezionando SQL dal menu Visualizza, è possibile visualizzare la query formulata automaticamente da Microsoft Query. Nella figura 23 viene visualizzata la query formulata automaticamente da Microsoft Query. La query chiede di selezionare (SELECT) i campi Guida.COMUNE, Guida.CAP, Guida.POPOLAZION, Guida.PROVINCIA, Guida.REGIONE dalla (FROM) database Guida.DBF tabella Guida dove (WHERE) Guida.REGIONE= CAM e (AND) Guida.POPOLAZION>
38 Figura 23 E possibile salvare la query, che rappresenta un piccolo programma di selezione di record, con il comando Salva query dal menu File, esattamente come per tutti gli altri file 3. Infine, per esportare i dati nel foglio di lavoro, dal menu File scegliere Restituisci dati a Microsoft Excel. Viene richiesta, mediante la finestra di dialogo Restituzione dati esterni la destinazione di tali dati (nel foglio di lavoro esistente, in un nuovo foglio o nel rapporto di una tabella pivot). La casella relativa al foglio di lavoro esistente specifica l'angolo superiore sinistro dell'intervallo nel quale si desidera che venga visualizzato il risultato della query. È possibile digitare o selezionare un riferimento o un nome di cella. Questa opzione viene visualizzata soltanto se si sta creando una nuova query. 3 Quando si salva una query è possibile, direttamente da Excel, mandarla in esecuzione senza richiamare MSQuery, attraverso il menu Dati Carica dati esterni Esegui query salvata... 38
39 Figura 24 Dopo aver indicato la posizione in cui inserire i dati cliccare su OK. A questo punto cliccare sul pulsante Proprietà intervallo dati della barra degli strumenti Dati esterni per visualizzare la finestra Proprietà intervallo dati esterno mostrata in figura: 39
40 figura 25 L opzione Salva definizione query consente di specificare se si desidera salvare la definizione della query con il relativo risultato nel foglio di lavoro. Se si desidera aggiornare il risultato della query, successivamente, attivare questa casella di controllo. L'opzione Salva Password ricorda la password se l'origine dati richiede una password per la connessione. La password verrà quindi chiesta solo la prima volta che l'intervallo dati esterno verrà aggiornato. Deselezionare la casella di controllo Salva password se si desidera che la password venga chiesta ogni volta che l'intervallo dati esterno viene aggiornato. L'opzione Abilita aggiornamento in background esegue la query in background, in modo che sia possibile continuare a lavorare con Microsoft Excel. Deselezionare la casella di controllo Abilita aggiornamento in background per eseguire la query in primo piano. In tal caso non sarà possibile utilizzare Microsoft Excel fino al completamento della query. 40
41 L'opzione Aggiorna dati all'apertura del file aggiorna l'intervallo dati esterno quando viene aperta la cartella di lavoro contenente la definizione della query. Per aggiornare i dati è necessario che la casella di controllo Salva definizione query sia selezionata. L opzione Includi nomi di campi consente di specificare se si desidera includere i nomi di campo nel risultato della query. I nomi di campo vengono visualizzati come intestazioni di colonna nella prima riga del risultato della query nel foglio di lavoro di Microsoft Excel. L opzione Includi numeri di riga consente di specificare se si desidera includere dei numeri di riga nel risultato della query. I numeri di riga vengono visualizzati come prima colonna nel risultato della query. Attivare questa casella di controllo se si desidera che la prima colonna del risultato della query contenga dei numeri che dispongano i record del risultato della query nell'ordine in cui venivano visualizzati in Microsoft Query. A questo proposito è possibile selezionare l'opzione desiderata in Se il numero di righe nell'intervallo dati cambia dopo l'aggiornamento per controllare se debbano essere inserite nuove celle o righe intere oppure per sostituire i dati esistenti quando si esegue l'aggiornamento e quando cambiano le dimensioni di un intervallo dati esterno. L'opzione Copia in basso le formule nelle colonne adiacenti ai dati può essere selezionata se si desidera che le formule delle colonne a destra dell'intervallo dati esterno vengano copiate in nuove righe di dati, aggiunte quando si aggiornano i dati. Se l'opzione è selezionata e l'intervallo dati esterno aggiornato è più piccolo di quello precedente, le formule adiacenti contenute in righe non più utilizzate dall'intervallo dati verranno rimosse dal foglio di lavoro. Dopo la restituzione dei dati a Excel il foglio dovrebbe apparire nel modo seguente: 41
42 Figura 26 Il comando Aggiorna dati, dal menu Dati, aggiorna immediatamente il risultato della query con qualsiasi nuovo dato del file o della tabella di origine (guida.dbf) senza visualizzare Microsoft Query. Per poter utilizzare questa opzione è necessario aver salvato la definizione della query con il relativo risultato. Il comando Modifica query viene avviato da Crea dati esterni, dal menu Dati, quando è attiva una cella dell elenco risultato della query. Questo comando visualizza Microsoft Query in modo da poter modificare la definizione della query che ha generato l elenco corrente. Per poter utilizzare questa opzione è necessario aver salvato la definizione della query con il relativo risultato. 42
43 SOMMARIO INTRODUZIONE ALLA GESTIONE DEI DATI IN UN FOGLIO DI LAVORO MODULO DATI ORDINAMENTO FILTRO UTILIZZO DEL FILTRO AUTOMATICO UTILIZZO DEL FILTRO AVANZATO UTILIZZO DEI DATI FILTRATI SUBTOTALI AUTOMATICI TABELLE PIVOT RECUPERO DI DATI DA DATABASE ESTERNI SOMMARIO
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