schema riassuntivo del corso di excel 2007 avanzato

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1 corso di avanzato Materiale prodotto da Domenico Saggese unicamente come supporto per i suoi corsi. E lecito trattenerne una copia per uso personale; non è autorizzato alcun uso commerciale o in corsi non tenuti od organizzati da Domenico Saggese salvo autorizzazione scritta dell autore. In ogni caso ogni copia deve essere riportare il nome dell autore e questa nota.

2 Cosa c è da imparare Prima di affrontare la gestione dei dati in excel, che offre funzionalità simili a quelle di un database, occorre avere delle buone basi in materia di: riferimenti assoluti e relativi, nomi degli intervalli, e uso delle funzioni. Pagina 2 di 20

3 Riferimenti assoluti e relativi schema riassuntivo del Excel offre una importante comodità: la possibilità di generare formule simili, ma non uguali, ad una già esistente. Questo è indispensabile per evitare errori e per non perdere tempo (scrivere 500 formule occuperebbe lo stesso tempo che inserire 500 operazioni in una calcolatrice da tavolo) Nell esempio di sinistra, la formula A3 * B3 diventa correttamente A4 * B4, A5* B5 e così via Nell esempio di destra, la formula = F3 *G3, che sarebbe giusta, darebbe i discendenti sbagliati : =f4 *G4, =f5 * G5... Etc Per spiegare ad EXCEL che nel riferimento G3 la cifra 3 non deve mai cambiare, la scriveremo: =F3 * G$3. I discendenti saranno tutti corretti ESEMPIO TIPO NOTA A1 RELATIVO Tutto fluido $A$1 ASSOLUTO Tutto bloccato A$1 Bloccata la riga MISTO $A1 Bloccata la colonna Il caso più difficile. Si entra con F2 nella formula sbagliata per trovare l errore. Ma non si corregge quella sbagliata. Si corregge la prima, quella giusta, mettendole i dollarini ($)! Per quanto possa sembrare astruso, il modello della tavola pitagorica, che si ris con $<lettera> e l altro con $<numero> non è così improbabile. Pagina 3 di 20

4 Nomi degli intervalli E possibile battezzare un intervallo per non dovere poi utilizzare il suo riferimento assoluto: AREA è più facile da ricordare e da leggere di $C$3:$C$14 schema riassuntivo del PROVARE: selezionare un gruppo di celle cliccare nella casella del nome digitare un nome (es.:area) e premere invio E PER CORREGGERLI? Per modificare i nomi già inseriti, andare a formule nomi definiti gestione nomi. Apparirà una maschera con tutti i nomi già definiti, e si potranno cancellare, rinominare, modificare. Buona notizia: i nomi battezzati sono riferimenti assoluti! Non vanno proprio giù i riferimenti assoluti? Invece di $F$43 usate, per esempio: maledettacella" PROVARE: rifare gli esercizi sui riferimenti assoluti e relativi usando nomi definiti al posto dei riferimenti assoluti E i riferimenti misti? I nomi definiti possono sostituire anche i riferimenti misti. FATE MOLTA ATTENZIONE, controllate che i risultati siano giusti: Pagina 4 di 20

5 Funzioni Le funzioni offerte da excel sono centinaia, e spaziano da semplici funzioni logiche, alla finanza, alla trigonometria. Di volta in volta cercheremo nell help di access se ci sia una funzione alla nostra bisogna e ne impareremo la sintassi Per usare una funzione dobbiamo imparare la sua sintassi. La sintassi di una funzione si riassume in due domande: 1. Quanti e quali parametri vuole la funzione? 2. Che cosa restituisce? Per esempio la funzione arrotonda vuole due parametri: il primo, il numero da arrotondare, il secondo, il numero dei decimali richiesti La funzione restituisce il numero arrotondato. Restituisce vuol dire che sarà come se al suo posto qualcuno avesse scritto il suo risultato. tipo funzione cosa restituisce cosa vuole sapere (parametri) Funzioni senza parametri adesso() data e ora di quando eseguita nulla oggi() data di quando eseguita nulla funzioni con un parametro anno(1) numero dell anno 1 una data mese(1) numero del mese 1 una data giorno(1) numero del giorno 1 una data funzioni con due parametri arrotonda(1;2) numero arrotondato 1numero da arrotondare;2 numero decimali funzioni con tre parametri data(1;2;3) una data 1 un anno; 2 un mese; 3 un giorno funzioni con N parametri somma( ; ; ; ; ; ; ) la somma dell intervallo o degli intervalli indicati da 1 a 255 intervalli di celle Bottone inserisci funzione Agendo sul piccolo bottone con ƒ x si aprirà un modulo per compilare la nostra funzione in maniera più semplice. l'operatore ; (punto e virgola) separa i parametri. Corrisponde al salto tra una casella e l altra nel modulo Pagina 5 di 20

6 Funzioni richiamate da funzioni Utilizzando più funzioni, o comunque formule complesse, occorre ricordare l algebra delle medie: Partire dalle parentesi più interne, precedenza alle moltiplicazioni e divisioni... E ogni funzione risolta, va sostituita con il suo risultato! Questa formula arrotonda i minuti al quarto d ora inferiore: Vediamo come ragiona Excel: int(minuto(a2))/15)*15 minuto(a2) 40 quindi Int(40/15)*15 40 / 15 2,6666 Int(2,6666)*15 Int(2,666) 2 2*15 2* A questo punto, sappiamo come ragiona excel, resta solo da creargli le formule giuste! Pagina 6 di 20

7 Espressioni Logiche Se all interno di una formula troviamo un pezzo del tipo: A1= B1 uguale A1> B1 maggiore A1>= B1 maggiore o uguale A1< B1 minore A1<= B1 minore o uguale A1< > B1 diverso schema riassuntivo del Siamo di fronte ad un espressione logica, che può valere VERO o FALSO Funzioni Logiche Le funzioni logiche usano una o più espressioni logiche per dare un risultato più utile del semplice vero o falso. La più importante è la funzione SE Sintassi: SE(condizione ; valore_se_vero; valore_se_falso) Pagina 7 di 20

8 Funzioni di ricerca Inserendo articolo e quantità mi escono l unità di misura e il prezzo. Il totale viene poi calcolato dalle formule in colonna E Questo intervallo si chiama tab_articoli La funzione cerca.vert e la funzione cerca.orizz trovano un valore in una tabella a partire da un altro Nel nostro esempio, scrivendo tubo grande la funzione in C3: cerca tubo grande in tab_articoli, si sposta alla seconda colonna di tab_arti, e vi trova mt. L ultimo parametro, FALSO significa che non deve fermarsi ad un valore simile a tubo grande, ma proprio al valore ESATTO. La formula dell esempio scriverà un N/D per ogni riga senza articolo, per evitare questo si può modificarla, da:... =CERCA.VERT(A3;tab_articoli;2;FALSO) a:... = SE(a3= ; ; CERCA.VERT(A3;tab_articoli;2;FALSO)) Al 99% dei casi CERCA.VERT vuole come ultimo parametro: FALSO L ultimo parametro può essere VERO in pochi casi, tra cui il famoso calendario cinese... PROVARE: copia in un foglio di excel i dati della figura battezza la tabella di destra (G2:I14) con il nome tab_articoli inserisci la formula = cerca.vert(a3;tab_articoli;2;falso) nella cella c3 inserire la formula =b3*d3 nella cella E3 riempire le due colonne C ed E delle formule appena inserite digitare un articolo in colonna A e una quantità in colonna B Pagina 8 di 20

9 Excel e i dati Excel tiene conto delle nostre tabelle ordinate: schema riassuntivo del Le riconosce come tali (quasi sempre): capisce se c è una riga con i nomi dei campi ed è disponibile ad ordinare la tabella per i campi definiti da noi; svolge altre funzioni degne di un database... Ordinamento Si può chiedere ad excel di ordinare il nostro elenco: con i bottoni di ordinamento oppure con il comando dati ordina PROVARE: creare un elenco basato su tre colonne: nome, cognome, città riempirlo con una decina di nomi a fantasia ordinarlo per nome o per cognome o per città usando i bottoni : poi provare con il comando dati ordina Excel non è un database soprattutto perché non lavora direttamente su disco, record per record, ma lavora in ram e poi salva successivamente Pagina 9 di 20

10 Normalizzazione La normalizzazione è un concetto fondamentale per un database (excel NON è un database, ma si comporta in modo simile); esistono complicate teorie e regole della normalizzazione, ma per noi basta questa definizione: Normalizzazione: Scrivere ogni informazione in un solo modo, digitandola una sola volta in un solo posto Es: NON si dovrebbero vedere nella stessa tabella: Mandello del Lario Mandello Lario Mandello Lario Mandello L. Se io ho una struttura normalizzata, scriverò una sola volta il nome di questo paese, poi lo potrò richiamare e non digitare io interamente. Come avverrà questo richiamare? in excel ho due possibilità: il riempimento automatico e la convalida. Riempimento automatico Se scriviamo un nome che è già apparso nella colonna, ci aiuta a completarlo, per facilitare la normalizzazione; (appena premuta la S...) Convalida La funzione convalida (menù dati convalida) offre una normalizzazione ancora più stretta: si può pretendere che siano inseriti solo date, o numeri, onumeri con certe caratteristiche, o una voce presa da una riga o colonna da qualche parte del foglio 1 Scelgo elenco dal box di comando convalida... Seleziono l area con i nomi degli autori... Il risultato... 1 Excel fino al 2003: purché dello stesso foglio; 2007: in un altro foglio tramite i nomi definiti; 2010: si può selezionare in un altro foglio Pagina 10 di 20

11 Filtro automatico e filtro automatico personalizzato PROVARE: creare un elenco in un foglio di excel cliccare in una delle celle dell elenco cliccare DATI filtro provare a filtrare la tabella in vari modi Mentre la cella attiva è una delle celle di una tabella Nei menù che ne risultano, è possibile scegliere personalizza, e da qui indicare dei criteri più flessibili: maggiore di, minore di... inoltre si possono combinare due criteri sullo stesso campo sia con l AND che con l OR Pagina 11 di 20

12 filtro avanzato Il filtro avanzato permette di: Conservare i criteri sul foglio stesso Utilizzare criteri multipli con l or su più campi Scrivere i record filtrati in un altra posizione (scegliendo copia in un altra posizione) RICORDARE: DA UNA COLONNA ALL ALTRA C E UN AND DA UNA RIGA ALL ALTRA C E UN OR Nell esempio in figura: (ANPROVIN=SP AND fatt2002<3000) OR (ANPROVIN=NA AND fatt2002>39000) Ogni AND diminuisce il numero di risultati. Ogni OR aggiunge risultati Pagina 12 di 20

13 Funzione subtotale La funzione Subtotale: È una funzione jolly che può rimpiazzare 11 funzioni Ignora gli altri subtotali Se incontra un filtro, calcola solo ciò che passa dal filtro Uno degli utilizzi più comodi della funzione subtotale è con i filtri, per esempio consultare i filtri e vedere un totale (o una media...) dei soli dati filtrati. Pagina 13 di 20

14 Raggruppa e struttura Possiamo decidere manualmente quali righe o colonne raggruppare: Nel nostro esempio, selezionando le tre colonne Nord, centro e Sud, e scegliendo nella scheda Dati nel gruppo struttura il comando raggruppa, possiamo fare scomparire le tre colonne, lasciando solo il totale Comando subtotali Con il comando subtotali, (non è necessario selezionare tutta la tabella, ma è sufficiente selezionarne una cella) si impostano automaticamente: I subtotali Una struttura raggruppata Pagina 14 di 20

15 Protezione celle e protezione foglio schema riassuntivo del Problema: ho realizzato un foglio discretamente complesso, con dati fissi (es. un listino di mille articoli) formati, griglie, e soprattutto formule. Come faccio ad evitare che un collega distratto (o io stesso) lo possa rovinare? Passo 1: in quali celle si potrà scrivere? Nel nostro caso, le sole celle a14:b20 dovranno essere modificabili! Passo 2: bene, sblocchiamole! - Come sblocchiamole? non c è niente di bloccato! - Aspetta. 1. Selezionare le celle in questione 2. Click destro, formato celle 3. Click sulla cella protezione 4. Spegnere la casella di spunta bloccata 5. Premere ok Passo 3: in facciamo sul serio Scheda formule, bottone revisione foglio, appare questa maschera Dare OK Tutte le celle di tutti i fogli, di tutti i file excel sono bloccate, salvo che vogliamo diversamente Solo quando il foglio è protetto, le celle bloccate sono effettivamente bloccate Uso più avanzato Si può mettere una password, per maggiore protezione (non usatela per nascondere segreti, però!) Nella maschera "proteggi foglio ci sono molti permessi che possiamo lasciare all utente che verrà. Se non sapete che fare, lasciate accese le prime due voci. Si possono fare un po di prove. Per esempio spegnere la prima voce ( seleziona celle bloccate ) farà sì che l utente possa entrare solo nelle celle dove poi potrà scrivere. Molto comodo! Pagina 15 di 20

16 Cerca.vert Premessa: Ho una tabella con l anagrafica di qualcosa In ogni riga c è un elemento Nella prima colonna c è la chiave (valore univoco, che identifica l elemento) In altre parti del foglio voglio riportare senza errori e senza fatica, qualche informazione dell elemento La funzione cerca.vert vuole quattro parametri: 1 Il valore da cercare, cioè cosa so già: nel nostro caso, il codice articolo inserito in B14 2 Dove bisogna cercare: è un intervallo di celle, dove nella prima colonna si può trovare il valore che so già. 3 In quale colonna devo leggere: non conta la lettera della colonna di excel, ma la colonna dell intervallo guardate la figura: listino ha l articolo in colonna 1, la descrizione in colonna 2, il prezzo in colonna 3. Poiché voglio la descrizione, chiederò la colonna 2 Quando si fanno più cerca.vert in serie, può convenire battezzare l intervallo 4 L ultimo parametro può valere VERO o FALSO e nel 99% dei casi è FALSO non chiederò quasi mai la colonna 1, perché è quella che conosco già È facile: basta chiedersi: - è vero che voglio un oroscopo cinese? - FALSO, voglio un altra informazione Pagina 16 di 20

17 Scenario Problema: ho fatto un foglio con tutti i miei conti, e adesso cambiando i numeri voglio fare delle ipotesi. ipotesi numero figli costo retta mensile costo annuo libri tre figli scuola TOP figlio scuola TOP tre figli scuola pubblica Come posso far cambiare contemporaneamente le tre celle? Andare a Scheda dati analisi di simulazione gestione scenari premere aggiungi poi. in questa maschera, inserite il nome dello scenario Con il pulsantino rosso, selezionate le tre celle variabili poi premete ok. Vi saranno chiesti i valori validi per questo scenario inseriteli e poi premete ok Pagina 17 di 20

18 Quando tutti gli scenari sono pronti, con il bottone mostra potete vedere che succede se fate tre figli e li volete mandare tutti a scuola a Oxford Ricerca obiettivo Problema: ho creato un foglio bellissimo, con tutte le formule giuste ma adesso mi chiedo: che valore devo mettere nella cella A1, per avere il risultato che voglio io nella cella F20? Devo fare un altro foglio con tutti calcoli al contrario? Con lo strumento ricerca obiettivo (Scheda dati analisi di simulazione ricerca obiettivo) si può avere la risposta! Questo esempio scriverà un numero in A1 (i $$ non sono necessari) tale che tutto il giro delle formule presenti darà 5000 in cella F20. Se possibile. È possibile che non trovi soluzioni, che ne trovi una, o più di una; in questo caso potrete vedere le diverse soluzioni e provarle. Pagina 18 di 20

19 Dati esterni: query su database schema riassuntivo del E possibile importare dati in excel da veri e propri database per analisi, statistiche e report. Per importare dati occorre: 1. scegliere il comando dati importa dati esterni nuova query su database 2. indicare ad excel qual è il database 3. indicare qual è la tabella 4. scegliere se importare tutto o solo alcuni campi 5. confermare l inserimento in excel L insegnante vi mostrerà alcuni esempi; la materia richiede un po di confidenza con i database e la presenza di configurazioni nel pannello di controllo ODBC. Dati esterni: query web Andare a il comando dati importa dati esterni nuova query web Appare una finestra di excel che contiene un browser internet: aprite un sito che contenga una tabella (nell esempio, un negozio di vendita online) cercate la tabella che vi interessa: (le tabelle sono marcate con una freccia nera e gialla come questa, ma non tutte le tabelle di una pagina web sono tabelle di dati) cliccate sulla freccia ( ) della tabella che volete importare, diventerà un segno di spunta e poi cliccate importa Anche se sono sempre più rari i siti web impaginati con tabelle, questa funzione è ancora utile per il B2B (business to business). La ditta A entra nella sua area riservata presso il fornitore B e consulta la sua lista di ordini aperti. Pagina 19 di 20

20 Tabella pivot La tabella pivot è uno strumento di analisi dei dati. Permette di organizzare i dati inmodo diverso da quello in cui ci arrivano, di comprimerli e di presentarli in maniera più chiara. E necessario avere una tabella di partenza: Con i nomi dei campi (colonne) nella prima riga Con molte ripetizioni nelle colonne, oppure con numeri (le ripetizioni si possono raggruppare, i numeri si possono sommare, o di essi si può trarre la media, il minimo, il massimo ) Esempio: dati di partenza possibili tabelle pivot e molte altre Per generare la nostra tabella pivot: cliccare in una cella della tabella scegliere inserisci tabella pivot nella maschera che si apre premere OK trascinate con il mouse i campi dal pannello elenco campi tabella pivot all area della tabella pivot: scegliere per ogni campo se volete che si tratti di: o un campo colonna o un campo riga o un campo dati o un campo pagina Pagina 20 di 20

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