Procedura di gestione degli approvvigionamenti

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1 Doc.PQ08 Rev. 6 Data 21/11/2011 Pagina 1 di 9 Procedura di gestione degli approvvigionamenti EMESSA DA: VERIFICATA DA: APPROVATA DA : Responsabile Ufficio Tecnico Dirigente Scolastico Dirigente Scolastico

2 Doc.PQ08 Rev. 6 Data 21/11/2011 Pagina 2 di 9 Indice 1. Scopo 2. Campo di applicazione 3. Definizioni e riferimenti 4. Responsabilità 5. Modalità operative 6. Documenti di riferimento 7. Registrazioni 8. Funzioni destinatarie 9. Storia delle revisioni 1. Scopo Lo scopo della presente procedura è definire i criteri e le modalità per l effettuazione degli ordini ai fornitori dell ITIS E. Fermi e per il controllo delle forniture. 2. Campo di applicazione La presente procedura si applica a tutti gli acquisti effettuati dall Istituto ad eccezione di quelli autorizzati direttamente dal DS in conformità a quanto previsto dal D. IM. n. 44 del 2001

3 Doc.PQ08 Rev. 6 Data 21/11/2011 Pagina 3 di 9 3. Definizioni e riferimenti Decreto Interministeriale n (D. IM.) Beni durevoli: beni soggetti ad inventario, definiti ai sensi degli articoli 23 e 24, TITOLO II, del D. Interministeriale n. 44 del 2001, e a controllo qualitativo con emissione di certificato di collaudo Materiale di consumo: materiale di uso corrente, non rientrante nella definizione data agli articoli 23 e 24 TITOLO II, del D. Interministeriale n. 44 del 2001 soggetto a controllo di conformità documentale con emissione del certificato di regolare fornitura. Art. 3 L. 13/09/2010 n Responsabilità Funzione responsabile Dirigente Scolastico Direttore dei Servizi Generali Amministrativi Responsabile dell Ufficio tecnico Consiglio d Istituto Addetto al magazzino Responsabilità Valutare ed approvare acquisti ed eventuali donazioni Redigere la scheda finanziaria Redigere il Programma annuale Registrare le richieste di acquisto. Predisporre le richieste di preventivo, i piani comparativi, le proposte di acquisto. Approvare il Piano annuale Inviare il buono d ordine ai fornitori e curare la registrazione del carico e scarico dei materiali.

4 Doc.PQ08 Rev. 6 Data 21/11/2011 Pagina 4 di 9 5. Modalità operative 1 2 ATTIVITA Pianificazione delle risorse Richieste di acquisto attinenti a progetti inseriti nel POF DOCUMENTI IN INGRESSO D.IM. 44/2001 Precedenti programmi annuali D.IM. 44/2001 Schede del servizio formativo (Mod. S1) Albo dei fornitori qualificati (mod.af- AFP-ADP-ADQ) Mod. Scheda finanziaria (mod. SF) DESCRIZIONE ATTIVITA In conformità alla legislazione vigente il Consiglio d Istituto approva il Programma annuale attraverso cui sono stanziati i fondi per le attività e per le infrastrutture. Le richieste possono riguardare beni, servizi, strutture e attività di docenza e devono essere registrate all interno della Scheda del servizio formativo (Mod.S1). Esse devono contenere tutte le indicazioni utili ai fini della compilazione della scheda finanziaria (mod. SF) da parte del DSGA. DOCUMENTI IN USCITA Programma annuale dell istituto Schede del servizio formativo (Mod. S1) Scheda finanziaria (mod. SF)

5 Doc.PQ08 Rev. 6 Data 21/11/2011 Pagina 5 di 9 Le richieste possono riguardare beni di consumo, beni durevoli o servizi. 3 Richieste di acquisto non attinenti a progetti D.IM. 44/2001 Buono di prelevamento( mod. BuonoPrel.) Scheda di acquisto (mod. RAc) Elenco dei fornitori qualificati e in prova registro (mod. RRA) Le richieste di beni di consumo possono essere presentate da tutto il personale. In questo caso il richiedente è tenuto a compilare il buono di prelevamento custodito dall addetto al magazzino il quale : - se il materiale richiesto è presente in magazzino, effettua la consegna - se il materiale richiesto non è presente in magazzino, provvede ad inoltrare la richiesta d acquisto di nuovo materiale. Le richieste di beni durevoli e di servizi possono essere presentate dal DSGA e da chi è chiamato a svolgere un attività per la quale sia previsto il conferimento di un apposita nomina da parte del DS ( responsabile laboratorio, referente di materia, coordinatore di classe, ). In questo caso il richiedente deve compilare la scheda di acquisto ( mod. Rac ) da consegnare al responsabile dell U. T. che ne evidenzia la consegna sull apposito registro (mod. RRA) trasmettendola poi al D.S. per l approvazione. Scheda di acquisto compilata ( mod. Rac ) registro (mod. RRA) Scheda di acquisto (mod. RAc) 4 Valutazione delle richieste di acquisto attinenti a progetti inseriti nel POF PQ11 Scheda del servizio formativo (mod. S1) Scheda finanziaria (mod.sf) Il CdI valuta i progetti e le richieste di acquisto ad essi relative, secondo le modalità contenute nella procedura PQ11. Con la pubblicazione dell elenco dei progetti approvati (mod. E3), i referenti dei progetti stessi si attivano per l acquisto di quanto richiesto, secondo le modalità stabilite per la beni di consumo, di beni durevoli o di servizi. Elenco dei progetti approvati dal CdI (mod.e3) Schede di acquisto (mod. RAc) Buono di prelevamento

6 Doc.PQ08 Rev. 6 Data 21/11/2011 Pagina 6 di 9 5 Valutazione delle richieste di acquisto non attinenti a progetti inseriti nel POF Scheda di richiesta acquisto compilata Il D.S., verificata con l U.T. la presenza in magazzino di quanto richiesto, dà ordine di soddisfare la richiesta. In caso contrario valuta l opportunità dell acquisto in collaborazione con il D.S.G.A. L approvazione del D.S. è evidenziata nella scheda di acquisto. Nel caso di servizi la scelta di personale esperto esterno è effettuata sulla base dell Albo dei fornitori qualificati prendendo in considerazione anche nuovi esperti esterni secondo i criteri definiti nella PQ07. Delibere del C.d I. per approvazione di proposte Schede di acquisto approvate ( Mod. Rac ) 6 7 Stesura della offerta Accettazione dell offerta Richieste approvate Elenco fornitori qualificati PQ07 Offerte dei fornitori Modello Piano comparativo Modello Proposta d acquisto (mod. Pac) L U.T., dopo la presa in esame del fascicolo contenente la acquisto e le proposte ad essa legate e la valutazione della coerenza temporale e del numero e tipo degli elementi oggetto di acquisto, gestisce la fase di inoltro delle richieste di preventivo ai fornitori (mod. RPr), avvalendosi all occorrenza delle segreterie. La scelta dei fornitori si basa sull albo dei fornitori qualificati; sono presi in considerazione anche fornitori nuovi secondo i criteri definiti nella PQ07. Il numero delle richieste da inoltrare è stabilito dall art. 3 L. 13/08/2010 n 136. La stesura della preventivo è effettuata dall U.T. eventualmente in collaborazione con il richiedente. Nella richiesta sono contenuti i requisiti per la fornitura, sia tecnici, sia economici, sulla base dei quali saranno effettuati i controlli. In caso di gara, la Giunta Esecutiva con il supporto dell U.T, apre le buste e predispone il piano comparativo delle offerte dei fornitori. Il piano viene poi trasmesso al CdI per la valutazione e per la delibera legata all offerta migliore. Il Responsabile dell U.T. compila la proposta di acquisto che trasmette all Addetto al magazzino. Quest ultimo invia al fornitore prescelto il buono d ordine, firmato dal DS, in conformità all art. 3 L. 13/08/2010 n 136. Richieste di preventivo Proposta d acquisto(mod. Pac) Buono d ordine(mod. BO)

7 Doc.PQ08 Rev. 6 Data 21/11/2011 Pagina 7 di 9 8 Controlli sulle forniture Buono d ordine(mod.bo) Registro non conformità delle forniture(mod. RegNCFor) IO forniture BENI E MATERIALI: All atto dell accettazione di una fornitura l Addetto al magazzino controlla la conformità del materiale consegnato rispetto a quanto dichiarato nel documento di trasporto (ddt), evidenziando l avvenuto controllo ed eventuali problemi sulla copia del ddt stesso che va archiviata insieme al buono d ordine. Per i dettagli relativi all archiviazione si rimanda all Istruzione operativa IO forniture. Successivamente: per i beni di consumo l addetto al magazzino registra sull apposito modello le non conformità rilevate da chi utilizza il materiale; per i beni durevoli l apposita commissione, formata da DS, DSGA, responsabile dell U.T., addetto al magazzino e richiedente, redige il Verbale di collaudo. Tali documenti, conservati dall addetto al magazzino nel fascicolo già contenente le richieste, la proposta, il buono d ordine ed il ddt, saranno utilizzati per il riesame periodico dell Albo dei fornitori qualificati e in prova. Ddt Registro non conformità delle forniture(mod. RegNCFor) Certificati di collaudo IO forniture SERVIZI: durante l effettuazione di un servizio il richiedente segue lo svolgersi delle attività controfirmando il rapporto di intervento del fornitore ed annotando in seguito eventuali problemi. DOCENTI ESTERNI: durante l effettuazione del servizio il docente compila un registro predisposto in cui compaiono le ore effettuate, i presenti, l attività svolta, i problemi eventualmente emersi e la firma.

8 Doc.PQ08 Rev. 6 Data 21/11/2011 Pagina 8 di 9 6. Documenti di riferimento D. IM. 44 del 2001 Programma annuale dell istituto Scheda del servizio formativo (mod.s1) Scheda di acquisto (mod. RAc) Scheda finanziaria (mod. SF) Registro per la registrazione degli acquisti (mod. RRA) Elenco dei progetti approvati dal CdI ( mod.e3) Scheda di controllo delle forniture Richieste di offerta ai fornitori (mod.rpr) Elenco dei fornitori qualificati (mod.af-afp-adp-adq) ART. 3 L. 13/09/2010 N Registrazioni Delibere del Consiglio di Istituto per approvazione delle proposte Richieste di acquisto approvate Ordini ai fornitori Registrazioni dei controlli sulle forniture nei ddt IO forniture 8. Funzioni destinatarie Dirigente Scolastico DSGA Responsabile dell Ufficio tecnico Personale ATA Personale docente

9 Doc.PQ08 Rev. 6 Data 21/11/2011 Pagina 9 di 9 9. Storia delle revisioni Rev. 1 del 17 novembre 2003 di emissione. Rev. 2 del 18 ottobre 2006 per il completamento dei documenti. Rev. 3 del 6 ottobre 2007 per adeguamenti a nuovi percorsi. Rev. 4 del 21 novembre 2008 per adeguamenti a nuovi percorsi. Rev. 5 del 21 novembre 2010 per adeguamenti a nuovi percorsi.

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