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1 La Gestione Documentale in Scavolini: Da scelta strategica a infrastruttura per i processi aziendali Edoardo Gentili Responsabile Gestione Sistemi informativi, Scavolini Presentazione Azienda La Scavolini nasce a Pesaro nel 1961 grazie all intraprendenza dei fratelli Valter ed Elvino Scavolini In pochi anni si trasforma da piccola azienda ad una delle più importanti aziende manifatturiere del centro Italia Dal 1984 conquista la leadership

2 Presentazione Azienda Nel 1996 nasce il Gruppo Scavolini, con l acquisizione di ernestomeda cucine. Dimensioni dell azienda: insediamento industriale che si estende su mq. (di cui coperti). Il gruppo impiega più di 650 Dipendenti. Presentazione Azienda L infrastruttura I.T. consta di circa 40 Server e 400 PC Client, sia i Server che i Client si basano su piattaforma Wintel. Il reparto IT impiega 14 persone di cui 8 nell area tecnologica

3 Esigenza di gestione Documentale Obiettivi Strategici: Evitare la dispersione delle informazioni Evitare la Ridondanza dei documenti Disporre di un portale intranet/extranet documentale per la condivisione dei contenuti aziendali con la forza vendita. Ottimizzare i il livello ll di profilazione i e sicurezza negli accessi documentali Esigenza di gestione Documentale Obiettivi Operativi: Gestire il sistema della qualità: Procedure, modulistica, norme Porre le basi per L ufficio senza carta : Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva. Gestire in maniera integrata tutti i dati destrutturati aziendali: Documenti Office, Fax, immagini, scannerizzazione documenti cartacei, etc

4 Esigenza di gestione Documentale Obiettivi Tecnologici: ¾ Integrazione Integra ione con Infrastr Infrastruttura tt ra tecnologica di Base (Windows Server, Active Directory) ¾ Integrazione con l ambiente Office System ¾ Una soluzione scalabile e flessibile in funzione di esigenze crescenti ¾ Sistema tecnologico gestibile, aggiornabile in autonomia dai Sistemi informativi Scavolini ¾ Adozione di una tecnologia standard che consenta di evolvere la piattaforma con moduli di terze parti e con moduli sviluppati internamente ad hoc. Piattaforma Software Sulla base degli obiettivi prefissati la software selection ha condotto alla scelta di: di ¾ Microsoft Office SharePoint - Per la gestione del portale collaborativo di gestione documentale e come piattaforma di base ¾ josh Come piattaforma nativamente integrata con Office SharePoint per il Knowledge e Process Management g ¾ josh Archive! Come modulo verticale aggiuntivo per archiviazione e conservazione sostitutiva a norma di legge. Pag. 4

5 Il Portale di gestione documentale Il Portale di gestione documentale Modalità operativa: Individuazione di una area circoscritta sulla quale è stata fatta una operazione di sensibilizzazione e di formazione su come operare al meglio con un software di gestione documentale Estensione dell utilizzo del sistema ad altre aree aziendali Apertura del sistema alla extranet agenti di vendita

6 Il Portale di gestione documentale Vantaggi operativi riscontrati dagli utenti: Flessibilità della struttura gerarchica del sistema documentale rispetto all organizzazione precedente (Cartelle su file Share) Possibilità di utilizzo di metadati, e ricerca selettiva dei documenti Ricorso al versionamento dei documenti Archiviazione e Conservazione Sostitutiva Perché: Problema nella generazione delle stampe per volumi e dimensioni considerevoli (schede di magazzino, libro giornale, Registri IVA) Aumento di utilizzo ed archiviazione della carta, di documenti scarsamente utilizzabili Reperire in maniera selettiva le informazioni

7 Archiviazione e Conservazione Sostitutiva Come: Iniziando a generare tutti i documenti in digitale per essere archiviati nel portale. Alcune tipologie di documenti sono state già conservate in maniera sostitutiva utilizzando josh Archive integrato con Microsoft Office SharePoint. Altre tipologie (ciclo attivo) sono state predisposte per la conservazione sostitutiva Archiviazione e Conservazione Sostitutiva Vantaggi soluzione Josh Archive Archiviazione automatica, classificazione in SharePoint con realizzazione di fascicoli virtuali Integrazione con ambiente ERP (SAP) per ricongiungimento del documento digitale con la registrazione nel gestionale Firma e Memorizzazione su dispositivo digitale mediante il tool josh.infojam!

8 Integrazione Processi aziendali Dalla fase iniziale di implementazione di Sharepoint si era già considerato l utilizzo di Josh, quale motore di workflow aziendale. Gli obiettivi strategici che hanno indotto ad adottare Josh sono dettati dalla necessità di ottimizzare, razionalizzare e tenere sotto controllo flussi informativi. Microsoft Office SharePoint e Josh ci permettono di creare e gestire flussi che si integrano con processi aziendali preesistenti Integrazione Processi aziendali Implementazione del processo Josh per il responsabile della conservazione sostitutiva Sono stati creati una serie di processi che permettono di innescare la procedura di archiviazione di josh archive, di verifica degli archivi conservati Processo formalizzazione della documentazione dei nuovi progetti/modelli di cucina Stiamo lavorando sull automazione dei processi del sistema qualità e progressiva eliminazione dell utilizzo della carta

9 Sviluppi Futuri Completare i processi di conservazione sostitutiva (Ciclo passivo e ciclo attivo) Potenziare il portale dedicato alla forza vendita (rivenditori e agenzie) Creazione di gruppi di lavoro collaborativi in intranet ed extranet Creazione di flussi approvazione per generazione documentazione tecnica di prodotto

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