Facility management. per gli immobili adibiti prevalentemente ad uso ufficio, in uso a qualsiasi titolo alle Pubbliche Amministrazioni

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1 Ope Facility management per gli immobili adibiti prevalentemente ad uso ufficio, in uso a qualsiasi titolo alle Pubbliche Amministrazioni Ingegneria dell efficienza aziendale Società per i Servizi Integrati

2 Il gruppo Manital Il Gruppo Manital, nato nel 1993 come consorzio di imprese, è oggi leader nella fornitura di servizi ai patrimoni immobiliari. La sua specializzazione nel Facility Management e l attenzione con cui gestisce la regia dei servizi erogati ne fanno un imprescindibile punto di riferimento nel panorama italiano dei servizi integrati. Manitalidea S.p.A., società di maggioranza del gruppo, ha individuato nell ingegneria del servizio il proprio core business. Complessivamente, il gruppo gestisce oltre dipendenti diretti suddivisi tra le diverse specializzazioni tecniche e del settore servizi generali attraverso le proprie divisioni operative, presenti in tutta Italia. Non solo, la società dispone anche di una struttura interna di ingegneria in grado di assistere i clienti dalle fasi della progettazione di opere chiavi in mano, fino alla fase realizzativa ovvero con una direzione dei lavori costantemente presente. Ingegneria dell efficienza Il modello organizzativo Manital consente di coniugare al meglio le peculiarità che dovrebbe avere un operatore di Facility Management; governo e controllo delle attività operative e di consulenza progettuale ed organizzativa e conseguente liberazione delle attività non core business dei propri clienti. In particolare, le Pubbliche Amministrazioni riescono ad operare a costi certi e programmabili razionalizzando e semplificando la gestione amministrativa, pur mantenendo un ruolo di supervisione e controllo sulla qualità dei servizi erogati ed il grande vantaggio di dialogare con un unico interlocutore, responsabile della fase progettuale che di quella operativa. I servizi, suddivisi in servizi al building, alle persone e allo spazio, sono il frutto di un sistema integrato di controllo della qualità, grazie al quale Manital ha ottenuto le certificazioni UNI EN ISO 9001/2000, SA 8000 e UNI EN ISO

3 Manital e la convenzione 01 La Convenzione Facility Management Uffici 2 ha per oggetto l affidamento dei Servizi di Facility Management per immobili, adibiti prevalentemente ad uso ufficio, in uso a qualsiasi titolo alle Pubbliche Amministrazioni. Manital Società Consortile è risultata ufficialmente aggiudicataria della Convenzione per le Pubbliche Amministrazioni i cui immobili, in uso a qualsiasi titolo, ricadono nei lotti: 01 Piemonte e Valle d Aosta; 09 Roma (escluso I Municipio); 12 Sicilia e Calabria. 09 aziendale 12 Durata: primi 12 mesi dal 1 febbraio 2010 al 31 gennaio 2011 più eventuale proroga. Ulteriori 12 mesi dal 1 febbraio 2011 al 31 gennaio 2012 NB: Nel caso di Pubbliche Amministrazioni con immobili ubicati sia nel Lotto 8, sia nel Lotto 9, i servizi saranno erogati, per tutti gli immobili, dal Consorzio Manital nel caso in cui la prevalenza degli immobili, in termini di superficie, ricada nel Lotto 9. Il Consorzio Manital offre: Una gamma articolata di servizi tradizionali agli edifici, agli spazi e alle persone, finalizzati a restituire agli asset immobiliari ed al territorio un ottimale stato conservativo. Attività erogativa diretta su tutto il territorio con oltre 3500 risorse operative all interno dei contratti in essere con le Pubbliche Amministrazioni, un Governo specializzato e innovativo tramite Manitalidea S.p.A., socio Direttore del Consorzio e Azionista di Maggioranza assoluta. Operations Le società del Consorzio Manital Società Consortile è una rete di oltre 40 soci azionisti di un Consorzio Stabile per Azioni, fidelizzati e impegnati nella gestione diretta di servizi di Facility Management a Grandi Clienti privati e della PA. La compagine presentata in gara è costituita dalle seguenti società: Manital IDEA - A.ME.F.MULTISERVICE Termoraggi Global Service - Futuro 2000 Bioclean Tecnologie dell igiene - La Veneta Servizi Euroservizi Generali - La Lucentezza Res Nova - Confor Service 3

4 I vantaggi della Convenzione La Convenzione presenta una serie di vantaggi così sintetizzabili: liberazione da attività non "core business" per le Pubbliche Amministrazioni; possibilità di operare a costi certi e programmabili in funzione delle mutevoli esigenze e necessità; incremento della conoscenza del proprio patrimonio immobiliare (consistenza, stato manutentivo, caratteristiche tecniche, localizzazioni, ecc.) e delle attività operative ad esso rivolte; realizzazione di un efficace sistema di controllo e di gestione del servizio erogato; razionalizzazione e semplificazione amministrativa e conseguente riduzione degli oneri gestionali e burocratici; valorizzazione del patrimonio immobiliare; possibilità di far fronte tempestivamente a variazioni normative, specialmente in materia di sicurezza. La semplificazione dei processi attraverso la Convenzione Da quello tradizionale al nuovo processo per l acquisizione di beni e servizi Ingegneria dell efficienza Selezione fornitore Stipula contratto Eventuale contenzioso con i fornitori Rilevazione fabbisogno Preparazione e Capitolato e documenti di gara Invio ordinativo Riduzione del numero di procedure amministrative sia per le Amministrazioni Pubbliche sia per il mercato della fornitura 4

5 Come si accede alla Convenzione Manital S.C.p.A. ha costituito un Contact Center che è a disposizione delle Amministrazioni dalle 8:00 alle 18:00. Attraverso il Contact Center, Manital fornisce informazioni alle Pubbliche Amministrazioni nel processo di adesione per quanto riguarda le attività di supporto per: registrazione al portale qualora non fosse già stata effettuata; analisi delle necessità della Pubblica Amministrazione; redazione e successiva emissione della Richiesta Preliminare di Fornitura; redazione dell Ordinativo Principale di Fornitura; sottoscrizione, congiuntamente con il Fornitore, del Verbale di Consegna. aziendale Prestazione del fornitore Pagamento CONTACT CENTER Telefono Fax Operations 5

6 Come si accede alla Convenzione In sintesi il percorso di adesione alla Convenzione Registrazione al portale acquisti in rete PA Emissione del RPF Approvazione del PDI Sottoscrizione dell OPF Sottoscrizione del verbale di consegna Inoltre, per utilizzare la Convenzione devono essere rispettati i seguenti parametri minimi di accesso: L emissione di un Ordinativo Minimo di Fornitura; L attivazione di un Set Minimo di Servizi. Ingegneria dell efficienza Ordinativo minimo di fornitura L ammontare complessivo dei servizi richiesti - calcolato sui 4 anni di durata dell OPF - non deve essere inferiore a: ,00 i.e.. Tuttavia, Manital Società Consortile ha la facoltà di valutare se erogare servizi anche per importi inferiori a detta soglia minima. Set minimo di servizi E richiesto l impegno ad acquistare un set minimo di almeno 3 servizi, di cui almeno uno di Manutenzione degli Impianti. Dal set minimo sono esclusi i servizi Tecnico-Gestionali in quanto ad attivazione automatica. 6

7 12 mesi + ulteriori 12 mesi Durata contrattuale della convenzione 12 mesi, decorrenti dall attivazione della medesima, con proroga su richiesta della Consip S.p.A. una sola volta per la durata massima di ulteriori 12 mesi, qualora alla scadenza del termine non sia stato esaurito l importo massimo stabilito, anche eventualmente incrementato e fino al raggiungimento del medesimo. 1 febbraio gennaio eventuale proroga 1 febbraio gennaio 2012 aziendale 4 anni Durata dei singoli contratti stipulati tramite emissione degli Ordinativi Principali di Fornitura da parte delle Amministrazioni Operations 4 anni, decorrenti dall'emissione dell'ordinativo di Fornitura, secondo quanto disposto nella Convenzione. La durata di eventuali Atti Aggiuntivi all Ordinativo Principale di Fornitura non può essere superiore al termine di scadenza previsto per l Ordinativo Principale di Fornitura. Tutti i servizi termineranno dopo 48 mesi dalla partenza del primo. 7

8 Descrizione dei servizi in Convenzione I Servizi oggetto dell appalto sono classificati nelle seguenti macro categorie e categorie di servizio così suddivise: Servizi Tecnico-Gestionali (ad attivazione automatica, rappresentano il cuore dell appalto e sono trasversali ai servizi operativi) Implementazione e Gestione del Sistema Informativo; Costituzione e Gestione dell Anagrafica Tecnica; Gestione del Call Center; Preventivazione Attività e Gestione degli Ordini di Intervento; Pianificazione e Programmazione delle Attività; Integrazione Gestionale di Servizi appaltati a terzi (opzionale) Servizi di Governo di pianificazione ed ottimizzazione (servizi opzionali) Ingegneria dell efficienza Pianificazione triennale per il miglioramento dei servizi agli immobili; Ottimizzazione dei Servizi Operativi; Gestione ed Ottimizzazione utenze. 8

9 Servizi Operativi Servizi di Manutenzione degli impianti Impianti elettrici; Impianti idrico-sanitari; Impianti di riscaldamento; Impianti di raffrescamento; Impianti elevatori; Impianti antincendio; Impianti di sicurezza e controllo accessi; Manutenzione Reti; Reperibilità (servizio subordinato all attivazione del corrispondente servizio di manutenzione). Servizi di Pulizia ed Igiene Ambientale aziendale Pulizia; Disinfestazione; Raccolta e smaltimento rifiuti speciali; Giardinaggio Altri Servizi Operations Reception Il servizio consiste principalmente: nell accogliere e congedare gli ospiti, fornire informazioni, gestire il registro ospiti, ricevere e smistare posta, effettuare chiamate ai corrieri, effettuare prenotazioni, varie ed eventuali. Facchinaggio esterno Il servizio consiste nell espletamento dei servizi di facchinaggio, di trasporto e di trasloco di arredi e dotazioni d ufficio tra le diverse sedi, o presso i luoghi che l Amministrazione indica. Facchinaggio interno Il servizio consiste nella razionale gestione delle postazioni di lavoro, nella movimentazione di beni e materiali, garantendo la corretta movimentazione di mobilio, dotazioni d ufficio e attrezzature varie. 9

10 La Centrale di Governo L erogazione dei servizi di Facility Management previsti in Convenzione, sarà monitorata attraverso la supervisione ed il controllo della Centrale di Governo dei servizi di Facility Management di Manital. SQUADRA 2 IVREA (sede della CENTRALE di GOVERNO) NOVARA SQUADRA 1 Ingegneria dell efficienza TORINO La centrale risponde alle Amministrazioni Clienti al numero verde dedicato alla Convenzione dalle 8.00 alle Formata da tecnici specialisti, la Centrale è in grado di assegnare le attività al proprio personale operativo e monitorare l esecuzione degli interventi in tempo reale. Ottimizza i piani manutentivi sulle amministrazioni clienti integrando interventi programmati, a guasto e i sopralluoghi per preventivazione attività extracanone. Grazie all integrazione tra anagrafica tecnica del patrimonio immobiliare delle Amministrazioni Clienti e Sistema Informativo di Gestione, la Centrale di Governo è in grado di visualizzare, su mappa, la provenienza delle richieste di intervento ed attivare la squadra di intervento più vicina. 10

11 aziendale Operations 11

12 Ingegneria dell efficienza aziendale Operations art_comet_ivrea 2010 Società per i Servizi Integrati CONTACT CENTER Telefono Fax

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