MANUALE DELLE PROCEDURE DI GESTIONE E CONTROLLO. Affidamento della funzione di Organismo Intermedio a Bic Lazio per Attività I C.

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1 ALLEGATO 1 MANUALE DELLE PROCEDURE DI GESTIONE E CONTROLLO Affidamento della funzione di Organismo Intermedio a Bic Lazio per Attività I C. POR FESR LAZIO 2007/2013 CCI 2007IT162PO004 Integrazione Marzo 2015

2 INDICE 1) Premessa. pag. 2 2) Quadro normativo di riferimento..pag. 2 3) Organigramma dell organismo intermedio Bic Lazio S.p.a. nelle funzioni svolte in ambito dell attività cooperazione interregionale dell Asse i del Por Fesr Lazio pag. 4 4) Organigramma e funzioni del Responsabile Gestione Attività. pag. 7 5) Costi ammissibili...pag. 8 1

3 1) Premessa Il presente elaborato costituisce un integrazione del Manuale delle Procedure del Sistema di Gestione e Controllo, approvato come allegato del documento SI.GE.CO. con Determinazione n. B04402 del 18 luglio 2012 e ss.mm.ii.. La presente integrazione si è resa necessaria in ragione delle modifiche apportate dalla DGR n. 418/2014 che approva le modalità attuative dell Attività Cooperazione interregionale dell Asse I - Ricerca, innovazione e rafforzamento della base produttiva del POR FESR-, e individua BIC Lazio S.p.A. come Organismo Intermedio. 2. QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO Reg. (CE) n. 1080/2006 del 5 luglio 2006 relativo al FESR e ss.mm.ii.; Reg. (CE) n. 1083/ e ss.mm.ii recante disposizioni generali sul FESR, sul FSE e sul Fondo di Coesione, in particolare l art. 71 che prevede l istituzione di Sistemi di Gestione e Controllo dei programmi operativi e la descrizione di tali sistemi; Reg. (CE) n. 1828/2006 e ss.mm.ii che stabilisce le modalità di applicazione del Regolamento (CE) n. 1083/2006, e in particolare la Sezione 3 Sistemi di Gestione e di Controllo che stabilisce modalità di applicazione del Regolamento (CE) n. 1083/2006; Reg. (CE) 1407/2013 della Commissione relativo all applicazione degli articoli 87 e 88 del trattato agli aiuti d importanza minore «de minimis» Reg. (CE) n. 800 del 6 agosto 2008 e ss.mm.ii. che dichiara alcune categorie di aiuti compatibili con il mercato comune in applicazione degli articoli 87 e 88 del Trattato generale; Decisione della Commissione n. C(2007) 4584 del 2 ottobre 2007 con la quale è stato approvato il POR FESR Lazio ; Decisione della Commissione n. C(2012) 1659 del 28/03/2012 con la quale si approva la revisione del POR FESR Lazio ; Nota della Commissione Europea REGIO/I3/SF/djdd D(2008) prot. n del 18 settembre 2008 avente ad oggetto Art. 13, par.5 del Reg. (CE) n. 1828/2006-Adeguata separazione delle funzioni qualora l organismo designato come Autorità di Gestione sia anche beneficiario ; CE COM (2007) n. 799 del 14 dicembre 2007: Appalti pre-commerciali: promuovere l innovazione per garantire servizi pubblici sostenibili e di elevata qualità in Europa ; (2013/C 332/01) Comunicazione della Commissione relativa agli aiuti di Stato a favore delle opere cinematografiche e di altre opere audiovisive; Legge 622/1996, art. 2, co.203; 2

4 Decreto Legislativo 123/1998, recante disposizione per la realizzazione degli interventi di sostegno pubblico alle imprese; LR n. 36/2001 Norme per l incremento dello sviluppo economico, della coesione sociale e dell occupazione nel Lazio. Individuazione e organizzazione dei sistemi produttivi locali, dei distretti industriali e delle aree laziali di investimento ; LR n. 13 del 4 agosto 2008 Promozione della Ricerca e Sviluppo dell Innovazione ; LR n. 2 del 13 aprile 2012 Interventi regionali per lo sviluppo del cinema e dell'audiovisivo; DGR n. 418/2014 che approva le Modalità attuative delle attività di Cooperazione interregionale dell Asse I Ricerca, innovazione e rafforzamento della base produttiva del POR FESR, e individua il BIC Lazio S.p.A. come Organismo Intermedio; DGR n. 370/2011 Revoca delle DGR n.611/2008 e n.644/2009 Conferma DGR n.485/2010 e n.166/2011. Rideterminazione programmazione finanziaria disposta dalla DC 50/2008 dell Asse I Ricerca, innovazione e rafforzamento della base produttiva e dell Asse II Ambiente e prevenzione dei rischi del POR FESR Lazio DD n. C0270 del 16 febbraio 2009 del Direttore della Direzione Regionale Programmazione Economica e Partecipazione, con la quale è stata approvata la Descrizione del Sistema di Gestione e Controllo del POR FESR Lazio ; DD n. B04402 del 18 luglio 2012 del Direttore della Direzione Regionale Programmazione Economica, Ricerca e Innovazione che approva l'integrazione del documento Descrizione del Sistema di Gestione e Controllo POR FESR Lazio 2007/ versione aprile 2012 ; 3

5 3. ORGANIGRAMMA DELL ORGANISMO INTERMEDIO BIC LAZIO S.p.A. NELLE FUNZIONI SVOLTE IN AMBITO DELL ATTIVITA COOPERAZIONE INTERREGIONALE DELL ASSE I DEL POR FESR LAZIO Organizzazione per strutture dell O.I. BIC Lazio quale Organismo Intermedio della Attività I. denominata Cooperazione interregionale dell Asse I Ricerca, innovazione e rafforzamento della base produttiva. Indirizzo: Via Casilina, 3/T Roma Organizzazione dell Organismo Intermedio: 4

6 La tabella seguente evidenzia le strutture coinvolte a vario titolo nella gestione dell Obiettivo operativo oggetto di delega. La responsabilità della realizzazione delle azioni previste, descritte nelle componenti di progetto approvate con DD n. G16422/2014, è affidata al Direttore Generale, il quale si avvarrà delle diverse aree e funzioni per le rispettive competenze organizzative, come sinteticamente indicato nella tabella sottostante: Aree/Funzioni Staff Tecnico Staff Operativo Pianificazione, Amm.ne e Controllo Progettazione, Animazione e Servizi all Utenza Incubatori Progetti Europei Area Gestionale Componenti di progetto Componente 0 Supporto alla gestione, monitoraggio e rendicontazione progetto Componente 1 Componente 2 Componente 3 Supporto all implementazione delle azioni Supporto all implementazione delle azioni Supporto all implementazione delle azioni Allestimento FabLab diffuso Componente 4 Supporto alla realizzazione del Piano di Comunicazione strategica Partenariato e diffusione progetto a livello europeo Nell esecuzione delle componenti di progetto la Direzione si avvarrà dello Staff Tecnico e dello Staff Operativo per la realizzazione delle attività previste da ciascuna componente del progetto. Il supporto alla gestione dei FabLab sarà assicurato anche dalle risorse assegnate alle tre sedi BIC Lazio individuate per ospitare il FabLab diffuso. Nella componente 2 e 3 sarà coinvolta anche l Area Gestionale per l allestimento degli spazi che ospiteranno il FabLab diffuso. 5

7 La realizzazione della componente 4 Comunicazione strategica sarà supportata dall Area Progettazione, animazione e servizi all utenza. Inoltre, l area Progetti Europei contribuirà alla definizione e gestione del partenariato europeo previsto dal progetto ed alla diffusione del progetto stesso in contesti internazionali, trattandosi di cooperazione interregionale in ambito POR. Infine l area Pianificazione Amministrazione e Controllo si occuperà di supportare la Direzione di BIC Lazio nelle attività di: a) raccolta e trasmissione all Autorità di Gestione, per il tramite della Direzione Regionale Cultura e Politiche Giovanili, anche attraverso l alimentazione periodica del sistema informatizzato, SIRIPA-ISED, delle informazioni necessarie in merito alle procedure e verifiche eseguite in relazione alle spese, del monitoraggio e dello stato di avanzamento del progetto anche ai fini della successiva trasmissione all Autorità di Certificazione e/o Comitato di Sorveglianza; b) conservazione dei documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata, nel rispetto delle procedure stabilite dall Autorità di Gestione; c) accesso ai documenti sopra richiamati, in caso di ispezione; d) predisposizione di una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative all operazione. L Organismo Intermedio, in ottemperanza alle funzioni delegate dall Autorità di Gestione del POR con apposita Convenzione sottoscritta tra le parti, predispone le attività necessarie alla realizzazione dell intervento come definito dal Piano Operativo allegato 1 alla citata Convenzione. Il Piano operativo è stato redatto tenendo conto dei criteri di ammissibilità e di priorità stabiliti dal Comitato di Sorveglianza di concerto con l'adg. Le citate attività devono essere svolte da BIC Lazio SpA nel rispetto dei tempi e delle procedure stabilite dall Autorità di Gestione. 6

8 4. ORGANIGRAMMA E FUNZIONI DEL RESPOSABILE GESTIONE ATTIVITA RGA Direttore della Direzione regionale Cultura e Politiche giovanili Miriam Cipriani Referente operativo Dirigente Area Arti figurative, cinema, audiovisivo e multimedialità della Direzione regionale Cultura e Politiche giovanili Cristina Crisari Controllo di I livello Area Marketing culturale e fondi europei della Direzione regionale Cultura e Politiche giovanili Marina Rabagliati Il Direttore della Direzione regionale Cultura e Politiche giovanili è il responsabile della Gestione delle attività. L Area Arti figurative, cinema, audiovisivo e multimedialità della Direzione regionale Cultura e Politiche giovanili di concerto con l O.I. garantisce l attuazione degli interventi indicati nel Piano Operativo. L Area Marketing culturale e fondi europei della Direzione regionale Cultura e Politiche giovanili effettua il controllo di I livello autorizzando i pagamenti inerenti l operazione. Inoltre, trasmette la rendicontazione relativa alle attività affidate, assicurando che la spesa sostenuta sia reale, conforme alle norme comunitarie e nazionali, che i prodotti o sevizi siano forniti conformemente alla decisione di approvazione. 7

9 5) Costi ammissibili Spese ammissibili ed ammontare dei contributi Saranno considerate ammissibili le spese sostenute nel rispetto di quanto disposto dal DPR n. 196 del 3 ottobre 2008, come da ultimo modificato dal DPR 5 aprile 2012, n. 98, sull'ammissibilità delle spese adottato ai sensi dell articolo 56, paragrafo 4, del Regolamento CE N. 1083/2006. Esse riguardano la totalità delle spese dichiarate nell'ambito del programma operativo ai sensi di quanto disposto dal Regolamento CE N. 1080/2006 e, in particolare, dall articolo 7 (Ammissibilità delle spese) e dal Regolamento (CE) N. 1828/2006 (Regolamento di attuazione). Le spese ammissibili nell ambito delle attività di cooperazione in Asse I riguardano: - spese per la progettazione, lo sviluppo e l implementazione di software specifici e di banche dati; - spese di consulenza e assistenza tecnico-specialistica e spese per personale interno, incluse attività di formazione specifica; - spese per la gestione sperimentale e la messa a regime del sistema Fab lab; - acquisizione di impianti ed attrezzature tecnologiche, di hardware e software, di servizi specialistici e consulenze tecniche; - spese per opere accessorie necessarie all ottimizzazione degli spazi e/o funzionali al layout di impianti ed attrezzature; - spese generali, nel limite massimo del 10% dell operazione cofinanziata, a condizione che siano basate sui costi effettivi relativi all'esecuzione dell'operazione e che vengano imputate con calcolo pro-rata all'operazione, secondo un metodo equo e corretto debitamente giustificato; - spese per la promozione integrata sul territorio nazionale e per la promozione unitaria sui mercati internazionali ed europei, per la comunicazione e la pubblicità riferite alle attività di progetto (a titolo esemplificativo: creazione del portale, workshop, eventi, creazione e animazione di communities) - spese per missioni, viaggi e trasferte, incluse quelle dei partners internazionali. 8