emessage INVIO POSTA VIA WEB INVIO SMS

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1 emessage è una portale web studiato per gli amministratori di condominio ed i gestori di locazioni immobiliari che permette di gestire: Posta prioritaria e massiva Posta raccomandata semplice e AR SMS con notifica di consegna Fax (invio e ricezione) Corriere espresso Cos è emessage INVIO POSTA VIA WEB Il servizio postale di emessage consente l invio di lettere attraverso Internet, per poi essere stampate e consegnate con il sistema di recapito di Poste Italiane senza doversi recare all ufficio postale e senza doversi rifornire di carta intestata, stampante a colori e buste. INVIO SMS Il servizio di SMS di emessage consente di programmare data/ora di invio e l intestazione del mittente; il messaggio può contenere fino a 2000 caratteri. Notifica di avvenuta consegna via . 1

2 Cos è emessage FATTURAZIONE PER SINGOLO CONDOMINIO La fattura relativa all acquisto della ricarica può essere intestata allo studio o al condominio, con calcolo della R.A. al 4%. ARCHIVIO E TRACCIABILITA Tutti i file inviati e i dati relativi alle comunicazioni inviate (destinatario, data/ora,) sono disponibili e consultabili nella sezione Archivio, dove è possibile ricercare i singoli invii per condominio, scaricare report in Excel e visualizzare lo stato di consegna con Poste Italiane. FAX (INVIO e RICEZIONE) Il servizio Fax consente di inviare Fax allegando i documenti in formato Adobe PDF e di ricevere direttamente nella propria casella di poste elettronica i Fax in ricezione. CORRIERE ESPRESSO Prenota il corriere per spedire lettere e plichi che non si possono inviare con posta ibrida NEWSLETTER Invia in maniera rapida e professionale; controllo automatico filtri antispam e consegna. Invio fino a al giorno. 2

3 Attivazione di emessage Il programma di gestione condominio o locazioni si integra perfettamente con la piattaforma web emessage e questo ti permette di trasferire i dati da PIGC a emessage. Per prima cosa occorre registrarsi al servizio cliccando «REGISTRAZIONE AL SERVIZIO» Sarete reindirizzati al sito di emessage per poter effettuare l iscrizione. Compila tutti i campi del form necessari a completare l iscrizione ad emessage. 3

4 Trasferimento dei dati su emessage Una volta registrato su emessage è necessario trasmettere i dati degli immobili in modo che l invio di SMS e LETTERE venga contabilizzato e fatturato a livello di singolo condomino. Questa operazione va effettuata la prima volta che si utilizza emessage e ripetuta ogni volta che ci sono modifiche nei condomini (es. aggiunta di un nuovo condominio etc.) o nei contratti di locazione (es. aggiunta di nuovi inquilini etc.) Il trasferimento dati si effettua cliccando Utilità - emessage (Lettre, raccomandate, sms in un click) Registrazione/accesso/trasferimento dati e infine «Trasferimento dati» Attenzione: affinché il trasferimento dati vada a buon fine è necessario inserire in PIGC il codice fiscale per ogni condominio (anche per i condomini fittizi è necessario inserire il codice fiscale). 4

5 Invio SMS tramite il software gestionale Puoi inviare direttamente gli SMS tramite PIGC cliccando «Utilità-eMessage-SMS». È possibile inviare un sms: dalla scheda di un condominio, di un fornitore, di un proprietario o di un affittuario Ad uno o più soggetti di un condominio o ai proprietari o agli affittuari Di sollecito ad uno o più soggetti che presentano una morosità sopra una determinata soglia Basta selezionare il condominio e i condomini ai quali si vuole inviare l SMS, facendo doppio click sul nominativo. 5

6 Invio SMS tramite emessage 1. Seleziona INVIA-SMS dal Menù e invia SMS a uno o più destinatari. 2. Seleziona il condominio al quale vuoi inviare la comunicazione 3. Nella tabella sottostante selezionare con il flag i nominativi dei condomini ai quali si vuole inviare l'sms. (se la comunicazione deve essere inviata a tutti i condomini cliccare il riquadro a fianco della scritta Condomino) 6

7 Invio SMS tramite emessage Puoi personalizzare il mittente (per es. Studio X) Inserisci il testo dell sms Puoi inserire un testo precaricato (es. avviso di convocazione che è possibile creare e salvare nella sezione MODELLI), e i campi variabili (es. nome e cognome del destinatario) Programma la data e l ora di invio Seleziona l opzione «avviso » se vuoi ricevere una notifica via per ogni comunicazione inviata dal tuo account Scegli se addebitare il costo della spedizione al condominio oppure allo studio («Addebito») 7

8 Invio lettere e raccomandate tramite il software gestionale Puoi inviare direttamente posta prioritaria e massiva, raccomandate semplici e a/r 1. Seleziona le opzioni desiderate 2. Seleziona il tipo di spedizione (posta prioritaria, raccomandata, raccomandata A/R). È da considerare che la prima pagina in cui verrà stampato l indirizzo è una copertina. Sono previste 3 copertine standard (prioritaria, raccomandata raccomandata A/R). È possibile sostituire la copertina standard con una copertina personale che deve essere in formato PDF. 3. Seleziona il tipo di stampa (bianco/nero e solo fronte, bianco/nero e fronte/retro, colori solo fronte, colori fronte/retro) 4. Inserisci l eventuale allegato da inviare 8

9 Verrai collegato direttamente alla pagina web di emessage per l invio della corrispondenza. Troverai già compilati i campi inseriti nell interfaccia di PIGC cioè: il destinatario, che non è possibile modificare i campi Mittente, Allega pdf, Stampa, Affrancatura, Data di invio e Addebito che possono essere modificati È possibile allegare uno o più file in formato.pdf È possibile ricevere una notifica via Clicca «prosegui» per visualizzare l anteprima dell invio prima di procedere con la spedizione. 9

10 Una volta verificata la corretta impaginazione del documento è possibile procedere con l invio della corrispondenza cliccando il tasto «invia» a destra, in fondo alla pagina. Visualizza l anteprima della lettera Visualizza l anteprima dell allegato A destra della pagina è possibile verificare l'anteprima della lettera con le corrette specifiche di impaginazione da rispettare emessage segnala automaticamente con un icona rossa l errore per "cap errato/generico" (da verifica con Cerca Cap di Poste Italiane). Invia le lettere 10

11 Invio lettere e raccomandate tramite emessage Puoi inviare posta prioritaria e massiva, raccomandate semplici e a/r e corriere espresso direttamente dal web dalla piattaforma emessage selezionando dal menù Invia Posta ibrida. 1. Seleziona il condominio al quale inviare le comunicazioni dal menù a tendina 2. Seleziona i condomini ai quali inviare la lettera, selezionando con il flag i nominativi dei condòmini 11

12 È possibile anche inviare comunicazioni a contatti non appartenenti ai condomini. Questi contatti saranno inseriti nelle RUBRICHE PERSONALI. Per fare questo basta selezionare la tipologia di rubrica (personale o condomino) nel momento in cui viene inserita una rubrica/condominio e i relativi contatti. A fianco di ogni contatto sarà visibile la rubrica di appartenenza. Quando vengono inviate le comunicazioni ai contatti dalle rubriche personale, il credito viene scalato allo Studio. 12

13 Inserisci il mittente della spedizione. (È possibile anche caricare un logo). Seleziona una delle due modalità di invio. 1. Crea prima pagina (mittente/destinatario inseriti in automatico) Per inserire una pagina in cui vengono posizionati in automatico da emessage i dati del mittente e del destinatario. In questa pagina è possibile scrivere il testo della lettera direttamente online risparmiando così il costo di un foglio aggiuntivo, oppure inserire un modello (che deve essere precaricato nell'area Gestione). 2. PDF già impaginato correttamente Per inviare una lettera già pronta in formato pdf. Questa modalità consente di inviare il documento ad uno o più destinatari (l'indirizzo del destinatario viene sovrascritto da emessage nel pdf). 13

14 Se decidi di utilizzare un MODELLO, puoi crearlo nella sezione Gestione Modelli. Seleziona Posta ibrida e poi l icona con la scritta Nuovo. Inserisci il testo della lettera inserendo anche i campi variabili (trascinandoli all interno del riquadro). Infine controlla l anteprima e salva il modello. 14

15 Infine per procedere con la spedizione della lettera devi: inserire l allegato o gli allegati (se necessario) selezionare il tipo di stampa selezionare il tipo di affrancatura selezionare la data di invio (per default è il giorno stesso) selezionare se addebitare il costo della spedizione allo studio oppure al condominio selezionare Avviso se si desidera ricevere una notifica via . Cliccando «Prosegui» potrai visualizzare tutte le anteprime delle lettere e dei documenti allegati coma spiegato a pagina

16 Archivio comunicazioni inviate Tutte le comunicazioni, sms, fax e lettere, inviate sono reperibili nell area Archivio. Selezionando il condomino è possibile estrarre tutte le comunicazioni inviate dal condomino in un determinato arco di tempo (dalla data - alla data) Puoi trovare tutti i dettagli della spedizione in "Azioni" Puoi visualizzare il file PDF della lettera che hai spedito Puoi visualizzare lo stato della spedizione. 16

17 Dettagli della spedizione (Azioni) Per il report degli invii precedenti al 08/05/2014 effettuati con al vecchia piattaforma, cliccando Storico verrete reindirizzati alla pagina dove inserirete i dati necessari all esportazione Esportazione degli invii in Excel 17

18 Acquisto ricarica Una volta trasmessi i dati in emessage troverai sia l anagrafica dello Studio sia quella di ogni Condominio amministrato. Per effettuare la ricarica clicca l icona «Ricarica» in alto a destra dello schermo e seleziona dal menù a tendina lo studio o il condomino che si vuole ricaricare. 18

19 Acquisto ricarica 1. Una volta selezionato il condomino o lo Studio da ricaricare inserire l importo della ricarica (minimo 25 euro) 2. Seleziona il tipo di pagamento 3. Seleziona il tipo di fatturazione 4. Infine clicca Invia richiesta. Riceverai una all indirizzo di fatturazione (inserito nella sezione Impostazioni Contatto ) con la richiesta di carica e il codice identificativo da inserire nella causale del versamento. Se hai selezionato di pagare attraverso bonifico bancario o vaglia postale ricordati dei inviarci via fax o via PEC la copia della distinta di pagamento. La fattura relativa all acquisto della ricarica può essere intestata allo studio o al condominio, con calcolo della R.A. al 4%. 19

20 Prima di procedere con l invio è possibile calcolare il costo della spedizione nella sezione Pagamenti e prezzi Calcola spedizione in modo tale da poter conoscere preventivamente se il credito residuo è sufficiente a coprire i costi della spedizione stessa. Inoltre è possibile monitorare tutte le ricariche effettuate per ciascun condomino nell area Pagamenti e prezzi Richieste acquisto inviate. 20