MANUALE Booking. UIRNet_USG_BK_REV_B. UIRNet S.p.A. Via F. Crispi 115, Roma (IT)

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1 MANUALE Booking UIRNet_USG_BK_REV_B Codice Revisione Data UEJ4DDS10004_LJ4A686DDS UIRNet S.p.A. Via F. Crispi 115, Roma (IT) contactcenter@uirnet.it

2 INDICE 1 Introduzione Scopo ed applicabilità Destinatari del documento Booking Applicazioni coinvolte Profili Utente Booking Albero delle funzionalità Funzionalità Prenotazione (PRT) Fornitore Visualizzazione dei modelli di Servizi Creazione e Pubblicazione dei Servizi Ricerca Servizi Fornitore Ricerca Prenotazioni (Fornitore) Gestione delle Prenotazioni Gestione dei Solleciti Export e stampa di Servizi e Prenotazioni Committente Ricerca Servizi (Committente) Creare nuova Prenotazione Ricerca Prenotazioni (Committente) Export e stampa di Servizi e Prenotazioni Middleware (MDW) Customer Relationship Management (CRM) Gestione Anagrafiche Gestione Documentale (DOC) Glossario Indice analitico Pag. 2/21

3 INDICE FIGURE Figura 1. Modulo Booking... 5 Figura 2. Applicazioni coinvolte dal modulo Booking... 6 Figura 3. Albero delle funzionalità del modulo Booking... 7 Figura 4. Pagina Profili Prenotazione... 8 Figura 5. Gestione Servizi... 9 Figura 6. Creazione Servizio Figura 7. Ricerca Servizi Figura 8. Ricerca Prenotazioni Figura 9. Gestione Prenotazione Fornitore Figura 10. Ricerca Servizi Committente Figura 11. Prenotazione Committente Figura 12. Ricerca Prenotazioni Pag. 3/21

4 1 INTRODUZIONE 1.1 SCOPO ED APPLICABILITÀ Il presente Manuale è uno strumento di supporto all introduzione e alla conoscenza del modulo Booking della Piattaforma UIRNet. Descrive le principali caratteristiche e i principali processi che caratterizzano le funzionalità del modulo. 1.2 DESTINATARI DEL DOCUMENTO Questo documento è destinato a tutti gli Utenti, dotati di credenziali di acceso alla Piattaforma UIRNet, che hanno la necessità di conoscere le funzionalità e le caratteristiche del modulo Booking. Pag. 4/21

5 2 BOOKING User target: trasportatori Il modulo Booking di UIRNet consente di offrire alle Aziende di Trasporto e ai disponenti della merce la possibilità di prenotare l accesso ad un certo numero di servizi messi a disposizione dagli offerenti UIRNet. Tali servizi riguardano il mondo dei trasporti: non solo il carico e lo scarico merce, le piazzole di sosta, le aree di parcheggio ma anche servizi quali rifornimenti carburante, pernottamenti e ristorazione per i conducenti, riparazione veicoli e accessori per i veicoli, ecc. I servizi sono completamente configurabili: è possibile definire le offerte con un interfaccia rapida e intuitiva ed esporle a tutti gli utenti UIRNet, legandole al target più indicato tramite categorie e sottocategorie di classificazione. Il modulo consente di configurare le regole di sottoscrizione, tenere sotto controllo le richieste pervenute, gestire l accettazione o l eventuale rifiuto di una determinata prenotazione di un servizio. Particolarmente rilevante è la possibilità di poter concordare con i nodi predisposti o con i disponenti merce le finestre di arrivo dei veicoli. Finestre di arrivo che, se si dispone anche del modulo Control Tower, potranno essere continuamente verificate. Gli utenti UIRNet (Committenti) potranno prenotare i servizi offerti da altri utenti UIRNet (Fornitori) registrati a UIRNet tramite diverse modalità: selezionando il servizio e la località interessata come una tradizionale ricerca sul web; attraverso la selezione da mappa cartografica; selezionando un veicolo della propria azienda presente nella mappa e legando la ricerca o alla semplice posizione attuale o alla missione in corso; in fase di pianificazione della missione cliccando sui POI coinvolti che offrono servizi. Figura 1. Modulo Booking Pag. 5/21

6 Benefici Attesi: Riduzione dei tempi di attesa con la prenotazione di finestre di arrivo per il carico e lo scarico delle merci. Più facile ricerca e prenotazione di servizi al viaggio. 2.1 APPLICAZIONI COINVOLTE Il modulo Booking interagisce all interno della Piattaforma con gli altri moduli ed è composto da una serie di applicazioni che permettono lo svolgimento delle funzionalità descritte. Le applicazioni che compongono il modulo Booking sono: Prenotazione Middleware CRM Gestione Documentale Figura 2. Applicazioni coinvolte dal modulo Booking 2.2 PROFILI UTENTE BOOKING I profili sono quelli previsti per ogni modulo scelto. Al momento della scelta del profilo da assegnare all utente è presente la descrizione del profilo. Modulo Nome profilo Descrizione profilo Booking Booking Booking Amministratore Booking Committente Booking Fornitore Booking Profilo da assegnare all'amministratore delle funzioni del modulo Booking Profilo da assegnare al profilo Committente del modulo Booking Profilo da assegnare al profilo Fornitore del modulo Booking Nel modulo Booking particolare importanza viene data alla differenziazione delle funzionalità che possono essere attribuite all utente a seconda che sia registrato, all interno della Piattaforma, come Committente o come Fornitore di servizi o prenotazioni. Per i dettagli della configurazione dei profili inerenti il modulo Booking visualizzare il manuale di applicazione Prenotazione. Pag. 6/21

7 2.3 ALBERO DELLE FUNZIONALITÀ Il modulo Booking è caratterizzato dall interazione di applicazioni che permettono lo sviluppo di specifiche funzionalità. Lo schema rappresenta gli elementi funzionali delle varie applicazioni che caratterizzano il modulo. Middleware Messaggio Notifiche Anagrafica Consultazione Messaggi Crea Messaggio Conf. traduzioni Lista Contatti CRM Dati Personali Amministrazione Documentale Prenotazione Figura 3. Albero delle funzionalità del modulo Booking Pag. 7/21

8 3 FUNZIONALITA 3.1 PRENOTAZIONE (PRT) L applicazione Prenotazione permette la gestione dei Servizi di prenotazione a supporto dell operatività degli aderenti alla Piattaforma UIRNet. L applicazione fornisce agli aderenti alla PLN un insieme di Servizi a valore aggiunto che permette loro di inserire, aggiornare e/o verificare lo stato di una prenotazione e provvede ad inviare, ove previsto, il relativo invio di conferma (su web, terminale mobile o sistema informativo legacy). L applicazione consente inoltre di archiviare le prenotazioni effettuate nella base dati del sistema. Le principali funzionalità dell applicazione Prenotazione vengono distinte nel seguito per profilo: Fornitore e Committente. L utente può essere registrato sulla PLN sia come Fornitore che come Committente. Nella pagina iniziale dell applicazione Prenotazione è possibile scegliere di selezionare il profilo voluto ed operare quindi alternativamente come l uno o l altro. Figura 4. Pagina Profili Prenotazione FORNITORE All interno dell applicazione Prenotazione il Fornitore ha la possibilità di: ricercare e visualizzare i modelli di Servizi esistenti; Pag. 8/21

9 creare e pubblicare nuovi Servizi in base ai modelli prestabiliti e gestirne lo stato; visualizzare i Servizi creati ed effettuare delle ricerche tramite filtro; ricercare e visualizzare le richieste di prenotazione ricevute per i propri Servizi da parte dei Committenti; gestire le prenotazioni ricevute per i propri Servizi da parte dei Committenti; gestire gli eventuali solleciti su una prenotazione; effettuare l export e la stampa di Servizi e richieste di prenotazione. Ogni profilo di un utente viene attribuito dall utente amministratore dell Azienda al momento della registrazione dei dati nell applicazione CRM (si veda Manuale di Applicazione CRM: Profili Contatto) Visualizzazione dei modelli di Servizi La funzione permette di visualizzare tutti i modelli di Servizi esistenti. È possibile effettuare una ricerca per categoria dei Servizi presenti, ovvero: Servizi ai mezzi Servizi al trasporto Servizi alle merci Servizi alle persone Ciascuna categoria può essere disaggregata in sottocategorie. Figura 5. Gestione Servizi Pag. 9/21

10 Creazione e Pubblicazione dei Servizi Consente ai Fornitori di creare i propri Servizi da pubblicare e offrire sulla Piattaforma a partire dai modelli prestabiliti. La funzione consente inoltre di aggiornare un Servizio già creato (aggiornamento delle caratteristiche o dello stato), di cancellarlo, consultarlo e stamparlo. La funzione consente all utente di personalizzare il Servizio creato allegando eventuale documentazione di presentazione allo stesso (immagini, brochure, volantini, ecc.). Per maggiori dettagli per la configurazione di un nuovo Servizio visualizzare il Manuale di Applicazione Prenotazione. Figura 6. Creazione Servizio Ricerca Servizi Fornitore La funzione consente all utente Fornitore di ricercare tutti i servizi creati. È possibile filtrare la ricerca per categoria, sottocategoria o stato del Servizio. Per stato di un Servizio si intende il livello di avanzamento di quest ultimo all interno dell applicazione, ovvero: Creato Pubblicato Sospeso Precancellato Cancellato Pag. 10/21

11 Figura 7. Ricerca Servizi Ricerca Prenotazioni (Fornitore) La funzione consente all utente Fornitore di ricercare tutte le prenotazioni relative ai servizi creati. È possibile filtrare la ricerca per nome cliente o stato della prenotazione. Per stato di una prenotazione si intende il livello di avanzamento di quest ultima all interno dell applicazione. Una prenotazione può essere: Accettata Cancellata Chiusa con erogazione del servizio Chiusa senza erogazione del servizio Confermata In lavorazione In sollecito Inserita Inviata Rifiutata Ritardo autorizzato Scaduta accettazione Scaduta conferma Figura 8. Ricerca Prenotazioni Pag. 11/21

12 Gestione delle Prenotazioni La funzione permette di ricercare tutte le prenotazioni che sono state effettuate per i propri servizi da parte dei Committenti, e di gestirne lo stato con la possibilità di accettare o meno una richiesta di prenotazione. Figura 9. Gestione Prenotazione Fornitore Gestione dei Solleciti La funzione permette la gestione dei solleciti inerenti lo stato delle prenotazioni in modo tale da ottimizzare la gestione dei rapporti Fornitore Committente Export e stampa di Servizi e Prenotazioni La funzione permette all utente di esportare i dati delle liste di Servizi e Prenotazioni in diversi formati e di stamparne i dati relativi COMMITTENTE All interno dell applicazione Prenotazione il profilo Committente ha la possibilità di: visualizzare tutti i Servizi pubblicati sulla Piattaforma dai vari Fornitori ed effettuare delle ricerche tramite filtro; creare una nuova prenotazione; ricercare e visualizzare le prenotazioni effettuate; aggiornare/duplicare/cancellare una prenotazione; effettuare l export e la stampa di Servizi e prenotazioni effettuate. Ogni profilo è attribuito ad un contatto dall utente amministratore al momento della registrazione dei dati nell applicazione CRM (si veda manuale di applicazione CRM : Profili Contatto). Pag. 12/21

13 Ricerca Servizi (Committente) La funzione consente di effettuare la ricerca di tutti i Servizi pubblicati dai vari Fornitori. Attraverso dei filtri è possibile effettuare la ricerca delle categorie e sottocategorie di servizi ai quali si è interessati. La ricerca dei Servizi può essere svolta attraverso differenti parametri: Id Mezzo Id Missione Id Percorso Latitudine Longitudine Categoria Servizi La funzione permette anche di effettuare la ricerca dei Servizi attraverso la selezione di un punto desiderato sulla mappa. Figura 10. Ricerca Servizi Committente Creare nuova Prenotazione La funzione permette, una volta ricercato il Servizio desiderato e preso atto delle varie informazioni che lo riguardano, di effettuare una prenotazione al Servizio. È possibile visualizzare i dettagli del Fornitore del Servizio e gli eventuali periodi di sospensione e non prenotabilità di quest ultimo. Per maggiori dettagli sulla richiesta di una nuova prenotazione visualizzare il manuale di applicazione PRT. Pag. 13/21

14 Figura 11. Prenotazione Committente Ricerca Prenotazioni (Committente) La funzione permette di visualizzare tutte le prenotazioni, comprensive di dettaglio e loro stato, effettuate dall utente Committente in relazione ai Servizi che si è voluto prenotare. Se si seleziona una ricerca senza alcuna parametrizzazione, verranno elencate tutte le prenotazioni legate al Committente in qualunque stato si trovino. In alternativa è possibile filtrare il tipo di prenotazione a seconda dello stato desiderato (per il dettaglio degli stati si veda paragrafo ). Effettuata la ricerca,la funzione permette all utente di aggiornare, duplicare o cancellare una prenotazione presente nella lista Export e stampa di Servizi e Prenotazioni La funzione permette all utente di esportare i dati delle liste di Servizi e Prenotazioni in diversi formati e di stamparne i dati relativi. Pag. 14/21

15 Figura 12. Ricerca Prenotazioni Pag. 15/21

16 3.2 MIDDLEWARE (MDW) Il Middleware è l applicazione della Piattaforma UIRNet che consente lo scambio automatico di informazioni fra UIRNet e il mondo esterno (piattaforme logistiche pubbliche e private, sistemi distributori di dati di infomobilità, sistemi istituzionali e ITS, sistemi di fleet management e in generale sistemi di tutti gli utenti UIRNet). L obiettivo primario del Middleware è quindi quello di promuovere lo scambio elettronico di informazioni tra gli attori dei processi logistici in un quadro di miglioramento di efficienza, efficacia, velocità e sicurezza. All interno del modulo Booking mediante l interazione con l applicazione Middleware è possibile gestire lo scambio di informazioni tra la Piattaforma UIRNet ed i sistemi esterni. L Applicazione organizza un completo sistema di messaggistica e come tale rende disponibili le funzionalità tipiche di questi sistemi: Astrazione dal protocollo di comunicazione (piattaforme web e no-web); Invio e ricezione messaggi; Gestione dei messaggi sincroni (interrogativi e transazionali) ed asincroni; Conversione dei messaggi in un formato standard di Piattaforma; Gestione registro servizi di messaggistica; Gestione eventi per la distribuzione dei messaggi (dispatching) e routing; Gestione priorità per l invio dei messaggi; Archiviazione dei messaggi; Definizione di livelli di privilegio/grant utente; Contabilizzazione accessi; Amministrazione/configurazione del sistema. Pag. 16/21

17 3.3 CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) GESTIONE ANAGRAFICHE All interno del modulo Booking mediante l interazione con l applicazione CRM è possibile configurare e gestire le anagrafiche riguardanti le specifiche funzionalità. Le principali anagrafiche che vengono utilizzate per la configurazione ed il funzionamento del modulo Booking sono: Gestione anagrafica aziendale Gestione anagrafica sedi aziendali e POI Gestione anagrafica organico aziendale (Collaboratori, Utenti) Gestione profili autorizzazioni utenti Gestione richieste operative Gestione profili autorizzazioni utenti Per i dettagli della configurazione delle anagrafiche inerenti il modulo Booking visualizzare il manuale di applicazione CRM. Pag. 17/21

18 3.4 GESTIONE DOCUMENTALE (DOC) L Applicazione Gestione Documentale (DOC) è finalizzata alla gestione di tutte le fasi di lavorazione delle tipologie documentali individuate nei vari moduli componenti la PLN UIRNet. Le funzioni del sistema che consentono di svolgere tali fasi sono: Gestione allegati dei messaggi EDI (Electronic Data Interchange: è l'interscambio di dati tra sistemi informativi, attraverso un canale dedicato ed in un formato definito in modo da non richiedere intervento umano salvo in casi eccezionali); Gestione documenti associati alle prenotazioni (PRT); Gestione documenti associati alle missioni (ALR); Gestione documenti anagrafica aziendale (CRM); Gestione documenti relativi alle merci pericolose (MPE); Autenticazione ed autorizzazione (verifica firma digitale); Acquisizione, archiviazione e pubblicazione da supporto elettronico; Ricerca e Consultazione articolata sulla base sia dei dati principali di riferimento (metadati) di sistema che degli attributi specifici per la classe. L applicazione Gestione Documentale consente un interscambio integrato ed automatizzato tra i soggetti coinvolti nelle operazioni di trasporto dei documenti necessari. È in grado di gestire il trasferimento di dati e delle informazioni tra i sistemi informativi degli operatori interessati il più tempestivamente possibile, garantendo al contempo l'autonomia, la sicurezza e la riservatezza dei diversi sistemi. I principali Servizi e benefici che permette l applicazione documentale sono: Interrogazione e consultazione dei documenti da parte dei soggetti autorizzati; Database storico (analisi statistiche e di trend, ecc.). Le informazioni raccolte dal sistema saranno oggetto di analisi statistiche tramite il sistema di Business Intelligence. Pag. 18/21

19 4 GLOSSARIO Acronimo Committente CRM DOC Flotta Fornitore Gateway Help Desk MDW Missione Nodo Logistico Descrizione L utente che richiede delle prenotazioni a dei servizi pubblicati e censiti da fornitori sulla Piattaforma. Customer Relationship Management. Applicazione della Piattaforma che accentra la gestione delle informazioni relative ad aziende/enti aderenti all iniziativa UIRNet (quali ad esempio i dati di tipo anagrafico, asset, risorse ecc.) e offre gli strumenti necessari alla gestione delle relazioni che si instaurano e si sviluppano con tali organizzazioni. Gestione Documentale: Applicazione della Piattaforma finalizzata alla gestione di tutte le fasi di lavorazione delle tipologie documentali individuate nei vari moduli componenti il Sistema UIRNet. Insieme di veicoli di un azienda di trasporto. L utente nell ambito della Piattaforma UIRNet può gestire una o più flotte di veicoli e assegnarle ad uno o più profili utente (referente flotta). L utente che pubblica dei servizi da svolgere, in base a tipologie predefinite di servizio, al quale vengono effettuate richieste di prenotazioni. Punto d accesso da e verso applicazione a livello di invio di pacchetti dati. Servizio della Piattaforma che fornisce informazioni e assistenza agli utenti per la registrazione e nel caso in cui abbiano problemi nella gestione di un modulo o di un servizio. È possibile accedere all Help Desk dal Contact Center. Middleware: Applicazione della Piattaforma UIRNet che consente lo scambio automatico di informazioni fra UIRNet e il mondo esterno (piattaforme logistiche pubbliche e private, sistemi distributori di dati di infomobilità, sistemi istituzionali e ITS, sistemi di fleet management e in generale sistemi di tutti gli utenti UIRNet). All interno della Piattaforma è la formalizzazione di un viaggio commissionato dallo spedizioniere all azienda di trasporto mediante il quale la merce viene caricata e trasportata, con un origine, una destinazione e un veicolo (con le sue caratteristiche). Una missione è identificabile con un nome e fornisce data e ora di partenza del viaggio. Oltre a queste informazioni di base, ad una missione possono essere associati altri attributi: (POI) oltre all origine e alla destinazione (inclusi i tempi di sosta previsti in ciascun POI) e informazioni ausiliarie (vincoli sul percorso - waypoint-, criterio di ottimizzazione del percorso, ecc.) trasportata suddivisa per unità di carico indivisibile (collo/pallet, container, cisterna ecc.) associate ad un POI di carico/scarico e informazioni ausiliarie (stakeholder del carico, codice ISO container, ecc.). Punto strategico della catena logistica (ad es. Terminal, Porti, Interporti, Magazzini, ecc.). Pag. 19/21

20 Acronimo Partnership POI PLN Preavviso di arrivo Profilo utente PRT (Prenotazione) Sistema Legacy Stakeholder Workflow WS Descrizione Legame tra due aziende definibile nell ambito della Piattaforma e che offre la possibilità di usare i veicoli dell azienda con cui si instaura una partnership per creare delle missioni da portale privato UIRNet. Point of Interest. Un punto di interesse, è una posizione cartografica (latitudine e longitudine) di un punto specifico che un attore può trovare utile o interessante. Agli scopi della Piattaforma, posso essere definiti POI pubblici e POI privati e corrispondono a luoghi interessanti dal punto di vista logistico: un magazzino, un terminal, un punto di cambio modale, albergo, area di sosta, ecc. Il POI è corredato da attributi diversi che compongono sostanzialmente l indirizzo del punto. Piattaforma Logistica Nazionale. Informazione emessa dalle aziende di trasporto, tramite la Piattaforma,per notificare ad un nodo logistico o in generale ad un luogo di carico e scarico l arrivo imminente di un proprio mezzo. Un profilo utente è una fonte di dati relativa a tutte le informazioni dell'utente che possono essere impiegate per determinare il comportamento del sistema. Servizio che consente ad un Committente di effettuare la prenotazione on line di servizi logistici offerti dai Fornitori sulla Piattaforma (ad es. servizi alle merci, servizi di trasporto, servizi di assistenza tecnica presso i nodi logistici ai mezzi e alle unità di carico, prenotazione aree di parcheggio, servizi doganali, servizi informativi e alle persone ecc.) Nel contesto di questo documento il sistema legacy è un sistema informatico o un'applicazione esistente e funzionante interfacciabile con la Piattaforma UIRNet attraverso e le variegate modalità di comunicazione disponibili. Con il termine stakeholder si individuano, in generale, i soggetti portatori di interessi nei confronti di un'iniziativa economica. Nel contesto del documento si intendono quei soggetti portatori di interesse su un singolo trasporto: normalmente si escludono coloro i quali operano fisicamente sulla merce (trasportatori, terminal contenitori, magazzini conto terzi, ecc.) e si includono coloro i quali organizzano il trasporto (agenti, spedizionieri, ecc.) o contribuiscono alla sua esecuzione producendo documenti (spedizionieri doganali, ecc.). Si intende il flusso di lavoro. Web Service. Applicazioni software scritte in diversi linguaggi di programmazione e implementate su diverse piattaforme hardware che possono essere utilizzate, tramite le interfacce che queste "espongono" pubblicamente e mediante l'utilizzo delle funzioni che sono in grado di effettuare (i "servizi" che mettono a disposizione) per lo scambio di informazioni e l'effettuazione di operazioni complesse (quali, ad esempio, la realizzazione di processi di business che coinvolgono più aree di una medesima azienda) sia su reti aziendali come anche su Internet. Pag. 20/21

21 5 INDICE ANALITICO A Aziende di Trasporto 5 B Booking 1, 4, 5, 6, 7, 16, 17 C Carico 20 Committente 6, 8, 12, 13, 14, 19, 20 Contact Center 17, 19 Control Tower 5, 6, 7 CRM 6, 9, 10, 12, 13, 17, 18, 19 F Flotte 7 Fornitore 6, 8, 10, 11, 12, 13, 19, 20 H Help Desk 19 I Interporti 19 L Logistica 20 M Merce 19, 20 Missione 13, 19 P Partnership 20 Percorso 19 Piattaforma 4, 6, 8, 10, 12, 16, 19, 20 POI 5, 16, 17, 19, 20 Preavviso di arrivo 20 Prenotazione 6, 8, 12, 13, 14, 20 S Servizi 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 18 Sistema Legacy 20 Stakeholder 20 T Trasporto 5 U UIRNet 1, 4, 5, 8, 9, 10, 16, 18, 19, 20 Pag. 21/21