Creazione degli utenti in FreeNASchool

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1 Creazione degli utenti in FreeNASchool di Come creare nuovi utenti nel server scolastico di archiviazione dati FreeNASchool? Questo tutorial descrive passo a passo le operazioni da compiere, dalla creazione dell'elenco degli utenti all'aggiornamento negli anni successivi. Premesse FreeNAS è un software open source che permette di trasformare un computer in un server di rete per l'archiviazione dei dati. Pensando alle esigenze delle scuole abbiamo aggiunto a FreeNAS un sistema per semplificare la gestione degli utenti: nasce così la versione School che permette di creare sul server, in maniera del tutto automatica, una cartella personale protetta da password per ogni utente. Ogni anno è necessario però creare gli utenti abilitati all'accesso al FreeNASchool ed assegnarli al corretto gruppo di lavoro in base alla classe di appartenenza. Sebbene sia possibile creare nuovi utenti direttamente tramite gli strumenti messi a disposizione dal FreeNAS base, è consigliabile usare la procedura automatica qui descritta (una aggiunta al FreeNAS base propria del FreeNASchool) anche per aggiungere un solo utente. Questa procedura automatica di creazione degli utenti provvede anche a creare le cartelle personali ed assegnare loro le necessarie protezioni. Creare il file CSV con l'elenco degli alunni Prima di iniziare una precisazione: l'operazione è identica sia che ancora non esista alcun utente sia che si debbano aggiornare degli utenti creati in precedenza. In quest'ultimo caso è bene sapere che le cartelle degli utenti vengono create solo se non esistono già. 1. Preparare il file di Excel (o similare) Per procedere è necessario creare un file in formato CSV, fatto di solito con Excel o OpenOffice, ma si può fare anche con il blocco note, volendo. (Le procedure di esempio descritte in questo paragrafo sono state realizzate con OpenOffice). Il primo passo è farsi esportare in formato Excel i dati di allievi e docenti dalla segreteria. Purtroppo non c'è uno standard comune a tutti i programmi di gestione della segreteria, quindi il file va modificato manualmente per ottenere un file importabile in FreeNAScool (che da qui in poi abbrevieremo in FNS).

2 Il formato usato da FNS è molto semplice. Tre colonne di cui A) la prima rappresenta il gruppo dell'utente (normalmente è la classe) B) la seconda il cognome ciascun utente C) la terza il nome di ciascun utente Per quanto riguarda le righe, ce ne sono di due tipi: la riga che identifica il gruppo (ad esempio la classe) quella che identifica l'utente (nome e cognome) Nelle righe "gruppo" viene riempita solo la prima colonna, nelle altre solo la seconda e la terza colona. Ovviamente tutte le righe "utente" che seguono una riga "gruppo" identificano gli utenti di quel gruppo. I docenti devono appartenere tassativamente al gruppo "docenti"(minuscolo!) che è uno dei gruppi predefiniti di FNS. 2. Esportare i dati in formato CSV 1. A questo punto è necessario trasformare il file in formato CSV. Per farlo è sufficiente salvare il file con nome e dal menù Salva come scegliere Testo CSV. Occorre ricordarsi dove si salva questo file perché ci servirà in un secondo momento. Quindi eventualmente appuntatevelo. Nb. Prima di procedere OpenOffice chiede se si desidera salvare il file mantenendo il formato scelto o cambiare formato. Ovviamente sceglieremo di salvarlo nel formato corrente. 2

3 Si aprirà quindi la finestra di dialogo di Esportazione testo, che permette di stabilire le opzioni di campo. Nel nostro caso, nell'esportazione in CSV, bisogna usare il ';' (punto e virgola) come separatore di campo e non bisogna mettere alcun carattere come separatore di testo (è il formato standard di esportazione di Excel). Dopo aver premuto OK avremo ottenuto un file CSV pronto per l'importazione nel FNS. 3

4 Importazione dei dati in FreeNASchool 1. Accedere al server In primo luogo occorre collegarsi al server tramite browser: è sufficiente aprire Firefox o Explorer o similare e digitare il nome del vostro server FSN nella barra di navigazione. Si aprirà una finestra di dialogo che chiede di identificarsi (come amministratore) inserendo nome utente e password. 2. Importare i dati Una volta effettuato l'accesso andare in Accesso - Utenti e gruppi. 4

5 Nel riquadro "Importa i dati da un file CSV: selezionare il file CSV salvato in precedenza e premere il tasto "Invia file". Controllare che i dati siano stati importati correttamente (verificare la lista che comparirà sotto) e premere il bottone "Applica le modifiche". Nb. I nomi utente sono generati secondo lo schema <cognome>.<nome> con sole lettere minuscole, senza spazi, punteggiature, accenti o apostrofi (eliminati automaticamente dal programma) e troncati al sedicesimo carattere. Consigliamo di verificare la lista di Accesso-Utenti e gruppi e stamparla per lasciarla a disposizione degli utenti. Condivisioni create in automatico e integrazioni Oltre alle cartelle personali degli allievi e dei docenti, il sistema genera automaticamente tre condivisioni accessibili da Windows: la condivisione 'dati' Corrisponde alla parte di disco (/mnt/data) in cui si trovano tutte le cartelle degli utenti. Con l'importazione appena descritta infatti il sistema crea, per ogni gruppo rilevato (alias classe o gruppo docenti) una cartella con lo stesso nome del gruppo. All'interno di ogni cartella di gruppo vengono create le sotto-cartelle personali degli utenti 5

6 appartenenti a quel gruppo. Ad esempio nella cartella 1a troveremo le cartelle di rossi.paolo e bianchi.gianmari. Esse sono personali ma non sono spostabili o rinominabili autonomamente dagli utenti. Questa condivisione è accessibile solo dal gruppo dei docenti, in lettura e scrittura (Risorse del computer -> Dati su server del laboratorio x:) che potrà così controllare le cartelle dei propri allievi. la condivisione 'connessi' Accessibile solo dal gruppo dei docenti, in lettura e scrittura, in cui vengono creati automaticamente dei collegamenti alle cartelle personali degli utenti effettivamente connessi (ovvero che hanno effettuato il login nella medesima sezione di lavoro). la condivisione 'mediateca' Accessibile in lettura e scrittura dal gruppo dei docenti ed in sola lettura dagli altri utenti, è destinata a contenere tutte le risorse didattiche fruibili dagli allievi ed in particolare le immagini dei cd da utilizzare con Daemon-tools per la creazione dei cd virtuali. L'importazione di nuovi utenti non va a modificare questa condivisione. FreeNASchool e Laboratorio Alice FreeNASchool si integra anche con la rete didattica Laboratorio Alice facendo in modo che i docenti possano inviare e ritirare, tramite Alice, esercizi di qualunque natura direttamente dalle cartelle personali degli allievi presenti in laboratorio (vedi la condivisione 'connessi'). Password e utenti generici Come abbiamo visto la procedura automatica di generazione degli utenti divide allievi e docenti in gruppi di lavoro. La configurazione predefinita crea: un gruppo unico per i docenti un gruppo distinto per ciascuna classe Con la procedura di importazione dei dati sopra descritta è possibile assegnare a ciascun gruppo una password distinta, valida per tutti i suoi membri. E' sufficiente scriverla di fianco al nome del gruppo, nella II colonna. Se non si scrive nulla non verrà assegnata alcuna password. Ogni utente tuttavia ha la facoltà di cambiare la propria password autonomamente all'atto del login. Ovviamente l'amministratore del sistema ha la possibilità di cambiare manualmente la 6

7 password di ogni utente accedendo al server dal browser. Oltre a questi sono presenti altri utenti generici che permettono anche a chi non è registrato come utente del FNS di accedervi: ospite (senza password) alunni (senza password) docenti (utente generico del gruppo docenti ; con password) Operazioni aggiuntive per l'aggiornamento Nel passaggio da un anno scolastico al successivo, si pone il problema delle cartelle personali che devono seguire l'utente nella nuova classe. Siccome ogni cartella personale si trova nella cartella della classe di appartenenza, è necessario fare delle semplici operazioni preliminari sulle cartelle, prima di procedere alla creazione dei nuovi utenti. Purtroppo, la procedura automatica non ha, al momento, questa capacità e quindi è necessario agire manualmente. 1. Accedere al FreeNASchool Come prima cosa bisogna fare il login sul FNS come admin. Questo collega il disco X: alla condivisione 'dati' del FNS. 2. Rinominare le cartelle delle classi In X: sono visibili, quindi, tutte le cartelle di gruppo (classe) già presenti nel sistema. Ovviamente le ultime classi dello scorso anno non ci sono più. E' possibile eliminare del tutto le loro cartelle o rinominarle, magari aggiungendo l'anno scolastico di riferimento, per tenerle archiviate. Ad esempio, la 3a potrebbe diventare 3a Non è necessario rinominare le altre cartelle, in quanto il sistema provvederà in automatico a spostarle nella nuova cartella della classe di riferimento. Le cartelle delle prime classi non vanno create manualmente, perché saranno create automaticamente dal programma al momento della creazione dei nuovi utenti. I ripetenti richiedono un'ulteriore intervento. Dopo le operazioni fatte, infatti, le cartelle dei ripetenti si troveranno nelle classi superiori. Devono, invece essere riportati manualmente in quelle di origine. Se, ad esempio, Rossi Paolo frequentava la 2a ed è stato bocciato, in questo momento la sua cartella si troverà nella cartella 3a. E' quindi necessario entrare nella cartella 3a, tagliare la cartella rossi.paolo ed andare ad incollarla nella cartella 2a. A questo punto è finalmente possibile importare il nuovo file degli utenti, come descritto nei paragrafi precedenti. 7

8 Ovviamente, nessuno vieta di cancellare in blocco tutte le cartelle di tutte le classi e lasciare che la procedura automatica le crei nuovamente vuote. FAQ 1) L'importazione non va a buon fine: un messaggio di errore avvisa che sono stati trovati degli errori di imput e i nomi contengono caratteri non validi. Come risolvere questo problema? In primo luogo bisogna controllare il file excel (e di conseguenza il CSV) verificando di non aver utilizzato i caratteri che il messaggio di errore indica come non permessi. Ad esempio nelle prime versioni di FreeNASchool gli accenti non erano permessi. Nomi come Copernico Nicolò (riportato nell'esempio nel gruppo docenti) avrebbero causato problemi. In questo caso è sufficiente rimuovere l'accento o sostituirlo con l'apostrofo per permettere a FNS di importare il file. N.B. Nelle ultime versioni (anno scolastico ) abbiamo modificato le impostazioni del FNS permettendo le importazioni di tutti i caratteri. 8

9 Claudio Laurita è il titolare di Integrazione Totale. Ideatore e realizzatore di Laboratorio Alice, si occupa di ricerca e sviluppo nell'ambito della programmazione informatica e progettazione web. Può essere raggiunto a claudio.laurita@laboratorioalice.com o su skype: claudio.laurita Beatrice Andalò è la Responsabile di LaboratorioAlice per la didattica multimediale ed i rapporti con i Docenti. Laureata in Scienze dell'educazione all'università di Bologna, ha conseguito il Master in Educazione Ambientale per la promozione di uno sviluppo sostenibile. Può essere raggiunta a beatrice.andalo@laboratorioalice.com o su skype: beatrice.andalo 9