La Soluzione per CdA e Top Management. La soluzione è Secure Board by Boole Server

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2 La Soluzione per Fusioni e acquisizioni, changing management, pianificazione e sviluppo del business, la documentazione correlata ai consigli di amministrazione, il corretto utilizzo dei documenti riservati e strategici condivisi dal CdA delle Aziende e dai loro manager, è quanto mai importante e nel contempo critico. Il rischio di incorrere in perdite economiche, di reputazione e di quote di mercato in relazione all utilizzo superficiale della tecnologia informatica per la condivisione dell informazione e della comunicazione va affrontato attentamente e radicalmente. La soluzione è Secure Board by Boole Server È facile da usare, intuitivo, non necessita, da parte degli utenti, di particolari competenze tecniche. Senza autorizzazione, non è possibile salvare, catturare, esportare i documenti riservati visualizzati sullo schermo del proprio computer. Massima sicurezza per la condivisione di documenti o immagini confidenziali e anche con filigrana indelebile e sistema anti foto. Fruizione temporizzata di un documento (1 minuto, 1 ora, 1 giorno, trascorso il quale il file non è più disponibile. Documenti protetti disponibili anche sui più moderni device mobili tramite App dedicate (ios, Android). Collaborazione e condivisione in modalità protetta su documenti e cartelle riservate. La cassaforte digitale del Patrimonio documentale del CdA, accessibile solo al management autorizzato, secondo le modalità stabilite dal Titolare del documento. Copyright 2015 Boole Server - Tutti i diritti riservati 2

3 Caratteristiche di Secure Board Le caratteristiche principali di Secure Board si possono riassumere nei seguenti aspetti: SICUREZZA I file sono archiviati con una chiave di cifratura a 2048 bit, lo stesso livello di protezione utilizzato in ambito militare: senza l autorizzazione alla decifratura i file risultano inutilizzabili, anche in caso di furto dei computer. GOVERNANCE E CONTROLLO Tutte le operazioni effettuate sui file protetti vengono tracciate e memorizzate in qualunque momento: l Amministratore Delegato, ad esempio, può essere informato, tramite notifica via posta elettronica, di una nuova condivisione e sapere chi ha avuto accesso ai file, quando e quali operazioni sono state effettuate su di essi. DOCUMENTI E ARCHIVI PROTETTI Ciascun manager può creare e personalizzare in tempo reale la propria Cassaforte Digitale in piena autonomia: ha la facoltà di decidere se mantenerla riservata o condividerla con utenti esterni e di stabilire selettivamente gli accessi a determinati documenti, definendone anche le modalità (lettura, modifica, copia, stampa). IL WATERMARK Funzionalità per condividere il documento con una filigrana indelebile con cui contraddistinguere il contenuto dei file. Il Watermark digitale ha la finalità di rendere manifesto a tutti gli utenti chi è il proprietario del documento (e inoltre: dichiara l'originalità del documento al fine di evitare la contraffazione e la distribuzione di copie non autorizzate; evidenzia quando il documento è stato aperto e l IP adress del PC utilizzato per visualizzare il file. Copyright 2015 Boole Server - Tutti i diritti riservati 3

4 Caratteristiche di Secure Board CIFRATE Tramite la funzionalità Secure Messenger è possibile inviare e ricevere e allegati cifrati senza transitare e lasciare tracce sui server di posta. TEMPESTIVITA` ED EFFICIENZA La funzione versioning è molto utile quando diverse persone lavorano sullo stesso documento (contratti, comunicazioni, documenti CdA). Viene creata una nuova cartella di archivazione in cui saranno conservate e disponibili le versioni precedentemente modificate, così da avere a disposizione immediatamente l ultima versione aggiornata del documento. SEGREGAZIONE DEI RUOLI Gli amministratori del sistema informatico non sono autorizzati ad accedere al contenuto dei file protetti da Boole Server; solamente i responsabili dei dati hanno facoltà di accedere ad essi e configurare condivisioni e privilegi di accesso. Include: Licenza Server Business N 20 licenze User File Versioning Secure Messenger Watermark Supporto e mantenimento per un anno Copyright 2015 Boole Server - Tutti i diritti riservati 4

5 Esempio di utilizzo L assistente crea, per conto del presidente del CdA, all interno della Cassaforte Digitale la cartella riservata al CdA del giorno/mese/anno secondo le specifiche esigenze dello stesso. Trasferisce all interno della cartella i documenti digitalizzati ed i file da condividere con i partecipanti al CdA (ordine del giorno, dichiarazioni, nomine, bilanci, ) con un semplice Drag & Drop. Rende accessibile la cartella solo alle persone autorizzate, consentendo loro di scambiare in tempo reale qualsiasi tipo di file in tutta sicurezza, anche via . Ogni volta che un componente del CdA salverà un nuovo file nella cartella o effettuerà operazioni su file precedentemente condivisi, i membri del CdA di riferimento riceveranno una notifica via . I componenti del CdA potranno visionare i documenti anche in mobilità in tutta sicurezza: il documento MANTIENE SEMPRE le protezioni di Boole Server e, senza specifica autorizzazione, non è possibile copiarlo, salvarlo sul pc, stamparlo, o modificarlo anche quando viene trasmesso via . In questo modo viene garantita la privacy e la sicurezza anche in caso di furto e perdita del pc o del device mobile. Manager Milano ARCHIVIO PROTETTO Manager Roma Copyright 2015 Boole Server - Tutti i diritti riservati 5

6 Requisiti di sistema Boole Server può essere installato su qualsiasi SISTEMA Microsoft Windows Server 2008R2 o versioni successive. Per installare correttamente Boole Server, è necessario utilizzare un account di Windows con i diritti amministrativi sulla macchina locale. In fase di avvio, il sistema verifica automaticamente se sono disponibili sul computer le componenti necessarie per la corretta installazione di Boole Server. I componenti aggiuntivi richiesti sono: Microsoft DotNet 4.0 Framework MS SQL Server database IIS (Internet Information Server)6/7 o versioni successive Copyright 2015 Boole Server - Tutti i diritti riservati 6

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