H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia 1

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1 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia 1 H2OProfessional è un programma di gestione per il laboratorio di farmacia pensato e sviluppato da un farmacista preparatore con il supporto di molti colleghi ed amici. Dott. Flavio Bosco

2 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia Storico acquisti e proposte ordini storico acquisti La immagine 13 mostra il pannello acquisti /proposte. E' possibile visualizzare separatamente gli acquisti e le proposte di acquisto. IMMAGINE 13: SCELTA TIPO ORDINE Facendo click sul pulsante è possibile inserire un nuovo ordine di acquisto. Da questo stesso pannello è possibile filtrare l'archivio acquisti in base al fornitore alla sostanza acquistata alla data di acquisto Tramite il pulsante è possibile visualizzare l'anteprima delle sostanze presenti nell'ordine selezionato. Facendo doppio click sulla riga prescelta verrà aperta la scheda di modifica e carico di un singolo ordine di acquisto.

3 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia Acquisto sostanze ordini nuovo acquisto sostanze Questo modulo consente la gestione degli acquisti e delle giacenze delle materie prime. La gestione delle giacenze non è comunque indispensabile per poter tariffare e stampare una etichetta. Dopo l'apparizione della finestra acquisti, sarà possibile inserire le sostanze da acquistare facendo click sul pulsante di inserimento La scelta della sostanza avverrà tramite l'apertura della funzione di ricerca rapida. IMMAGINE 14: ELENCO SOSTANZE IN ORDINE Con un click sulla riga desiderata è possibile visualizzare il dettaglio di acquisto della sostanza Sarà anche possibile accedere ai dati di acquisto tramite H2O AREA (pag. 121) I valori in Euro sono calcolati automaticamente, così come i valori di P.A. (prezzo di acquisto ) e P.V.(prezzo di vendita). P.A. netto= 0,96 / 63 g = 0,0152 /grammo P.A. lordo= 0,0152 /g + 21% = 0,183 /g P.V. = 0,0152 /grammo x 2 = 0,0304 /g +10% = 0,0335 /g Il prezzo di vendita viene calcolato secondo norma ( raddoppio del prezzo di acquisto netto + IVA 10%) nel caso di sostanze non comprese nel tariffario nazionale.

4 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia 16 Particolare importanza hanno dati come il rapporto peso / volume e il titolo Si avrà il calcolo automatico del volume a partire dal peso o viceversa. Se la casella non è selezionata, inserendo i due valori si potrà calcolare la densità. IMMAGINE 15: DETTAGLIO ACQUISTO SOSTANZA Lista acquisti Al termine dell'inserimento delle sostanze si dovranno inserire i dati relativi all'acquisto : Fornitore, numero e data del documento. IMMAGINE 16: RIEPILOGO DATI ORDINE A questo punto è possibile registrare l'acquisto come

5 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia 17 a) Proposta di acquisto L'ordine può essere stampato e ripreso in un secondo momento (all'arrivo merce) per il carico delle giacenze. b) Acquisto caricato L'ordine viene registrato e le giacenze caricate. Ad ogni sostanza acquistata verrà assegnato un numero di flacone, che sarà applicato poi sul contenitore. In questo modo, ogni lotto di ogni sostanza ( con prezzo di acquisto e data di scadenza ) sarà identificabile univocamente. Tra tutti i lotti di una stessa sostanza, ne esisterà sempre uno preferenziale, da cui si preleverà fino ad esaurimento. Quando l'ordine sarà caricato, quindi all'atto del ricevimento merce, si potrà accedere alla scheda tecnica di acquisto, con il tasto mostrato.

6 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia Documentazione di acquisto DOCUMENTAZIONE DELLE MATERIE PRIME La documentazione delle materie prime deve contenere almeno le seguenti informazioni: denominazione comune e/o nome chimico, quantità' acquistata, data di arrivo, numero di lotto, nome del produttore e nome dell eventuale distributore; eventuale numero di riferimento interno attribuito dal farmacista, certificato di analisi, datato e sottoscritto dal responsabile di qualità' del produttore, che riporti la rispondenza ai requisiti di farmacopea o alle specifiche di qualità' del produttore, la data limite di utilizzazione/o di rititolazione, le condizioni di conservazione e di manipolazione, tipo e risultati degli eventuali controlli eseguiti dal farmacista, accettazione o rifiuto per l utilizzazione nella preparazione,datata e firmata dal farmacista responsabile. TABELLA C: DOCUMENTAZIONE DELLE MATERIE PRIME Questa scheda deve essere compilata per ogni lotto acquistato. E' buona pratica procedere ad un controllo obiettivo delle caratteristiche delle sostanze che vengono caricate in magazzino e tenere traccia dei controlli effettuati così come delle schede tecniche che accompagnalo le sostanze. Facendo doppio click sullo spazio produttore (o premendo il tasto ENTER) è possibile inserire il nome del produttore. IMMAGINE 17: DOCUMENTAZIONE DI ACQUISTO

7 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia 19 Il riferimento alla scheda tecnica del produttore è libero : può quindi essere inserito un progressivo assegnato dalla farmacia oppure utilizzare quello originale del documento. Con il tasto "importa dati generici" verranno copiati i dati standard della sostanza (prelevati dalla scheda sostanza). Su questi si potrà poi intervenire liberamente. CONSERVAZIONE DELLE MATERIE PRIME La conservazione delle materie prime deve essere fatta seguendo le indicazioni del produttore. Prima dell uso nella preparazione, le materie prime devono essere sottoposte a controlli allo scopo di accertarne la qualità' e l'idoneità' all uso. Il controllo deve comprendere l analisi quali-quantitativa sia del principio attivo (purezza del composto) che delle sostanze correlate (impurezze) la cui concentrazione deve essere contenuta nei limiti di accettabilità' menzionati dalle specifiche di qualità'. Può' essere accettata la certificazione dettagliata della ditta produttrice/fornitrice, ma rimane comunque responsabilità' del farmacista accertare l'identità', lo stato di conservazione, la data limite di utilizzazione per ogni materia prima impiegata. TABELLA D: CONSERVAZIONE DELLE MATERIE PRIME Al termine della introduzione dei dati si dovrà stampare un documento che andrà controfirmato dal responsabile e conservato insieme al certificato tecnico del produttore. Questa scheda viene mostrata sia per un singolo lotto di sostanza che per tutti i lotti contenuti in un acquisto. In questo caso sarà possibile la stampa di tutti i documenti in una unica sessione. L'immagine mostra un esempio di documentazione cartacea obbligatoria, contenente tutte le informazioni richieste dalla normativa.

8 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia 20 IMMAGINE 18: STAMPA DOCUMENTAZIONE DI ACQUISTO Stampa / ordine La stampa di un ordine da inviare al fornitore avviene tramite la produzione di un file esterno. Se nella scheda del fornitore è stata specificata a sarà possibile inviare l'ordine via . Se il file viene salvato per essere modificato in seguito, si dovrà assegnare un nome.

9 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia 21 Il file creato è di tipo RTF (Rich Text Format). In genere per la modifica di questi file viene usato WordPad (programma in dotazione windows).