CICLO ACQUISTI. F209 Ciclo acquisti Valutazione definitiva della procedura 1. PRINCIPALI CONTI LEGATI AL CICLO ACQUISTI:

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1 F209 Ciclo acquisti Valutazione definitiva della procedura CICLO ACQUISTI 1. PRINCIPALI CONTI LEGATI AL CICLO ACQUISTI: A) CONTI PATRIMONIALI: B) CONTI ECOMICI: Rimanenze finali Acquisti Risconti attivi Sconti e ristorni sugli acquisti Immobilizzazioni Altri costi per acquisti esterni Debiti verso fornitori Variazione delle rimanenze Altri debiti... Fornitori per fatture da ricevere OBIETTIVI DI CONTROLLO GNIFICATIVI: Valutazione preliminare Obiettivi VERIFICARE SE: Affidabile Non affidabile A) TUTTI GLI ACQUISTI CHE DEVO ESSERE CONTABILIZZATI LO SO VERAMENTE B) OGNI ACQUISTO CONTABILIZZATO È UN ACQUISTO EFFETTIVO C) OGNI ACQUISTO CONTABILIZZATO VIENE CORRETTAMENTE VALUTATO D) OGNI ACQUISTO VIENE CONTABILIZZATO NEL PERIODO DI COMPETENZA E) L IMPUTAZIONE DEGLI ACQUISTI AVVIENE CORRETTAMENTE F) TUTTE LE FATTURE CONTABILIZZATE SO CORRETTAMENTE TOTALIZZATE G) TUTTI GLI ACQUISTI SO CORRETTAMENTE RIPORTATI A MASTRO H) ESTE SEPARAZIONE DEI COMPITI ALL INTER DELLA PROCEDURA 3. VALUTAZIONE PRELIMINARE SULL AFFIDABILITÀ DELLA PROCEDURA: AFFIDABILE Commenti: N AFFIDABILE

2 4. NTE DELLE VERIFICHE PROGRAMMATE:... OBIETTIVO A): Controllare se tutti gli acquisti che devono essere contabilizzati lo sono veramente CONDERAZIONI: Verificare se esistono procedure atte a prevenire o a rilevare che non sia stata omessa la contabilizzazione di importi effettivamente dovuti a fornitori per merci o servizi ricevuti o dovuti da fornitori per resi di merci o servizi contestati QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché nessun prodotto sia ricevuto senza che sia predisposta un bolla di carico merce? - Esistono procedure manuali o EDP in atto che prevedono la predisposizione di un documento interno per ogni servizio ricevuto dalla Società? - Chi o che cosa garantisce che la contabilità fornitori sia informata ad ogni ricevimento di merce o servizio? - Chi o che cosa garantisce che la contabilità fornitori sia informata ad ogni spedizione diretta di merce dal fornitore al cliente? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché tutte gli acquisti di merce e le prestazioni di servizi siano correttamente contabilizzati nei conti corrispondenti Acquisti, Fornitori, IVA acquisti, IVA vendite, ecc.? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché venga predisposto un documento interno per la merce resa al fornitore al momento della consegna o in un momento successivo? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché venga predisposto un documento interno per ogni servizio non accettabile reso alla Società?

3 - Chi o che cosa garantisce che la contabilità fornitori sia informata ogni volta che la merce non viene accettata, o viene resa o i servizi resi non sono accettabili? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché venga emessa la nota di addebito o ricevuta la nota di accredito per le merci o i servizi non accettabili? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché tutte le note di addebito emesse (o le note di accredito ricevute) siano correttamente contabilizzate nei conti corrispondenti? VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto? OBIETTIVO B): CONDERAZIONI: Controllare se ogni acquisto contabilizzato è un acquisto effettivo Verificare se esistono procedure in atto che non consentano né la contabilizzazione di acquisti, resi, acquisti non inerenti all oggetto sociale che non siano reali né la plurima contabilizzazione di una stessa operazione QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché non si acquistino merci o servizi non inerenti l oggetto sociale? - Esistono procedure manuali o EDP affinché il servizio ricevimento merci non accetti merci che non siano state ordinate? - Esistono procedure manuali o EDP affinché le merci non siano accettate senza essere sottoposte a controlli di quantità e qualità? - Chi o che cosa garantisce che il servizio di ricevimento merce non prepari bolle di carico merce se la merce stessa non è stata ricevuta? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché le fatture non contengano errori di quantità delle merci o servizi effettivamente ricevuti, di termini di pagamento, ecc.? - Esistono procedure manuali o EDP in atto che garantiscano che la contabilità fornitori non rilevi il debito senza avere ricevuto notifica che le merci o i servizi sono stati regolarmente ricevuti?

4 - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché la contabilità fornitori non rilevi più volte una stessa fattura d acquisto? - Chi o che cosa garantisce che, per gli acquisti contestati, la contabilità fornitori non ometta la predisposizione delle note di addebito malgrado vi sia una specifica ragione che ne giustifichi l emissione, o viceversa sia emessa una nota di addebito senza che ve ne sia la ragione? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché le note di addebito o di accredito non contengano errori nella quantità delle merci o dei servizi contestati? preparate più note di addebito (ricevute più note di accredito) a fronte dello stesso reclamo? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché vengano rilevate eventuali differenze tra quanto contestato e le note di addebito o note di accredito emesse dal fornitore? VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto? OBIETTIVO C): CONDERAZIONI: Controllare se ogni acquisto contabilizzato viene correttamente valutato Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che non siano attribuiti valori errati agli acquisti ed ai resi

5 QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché si rilevino gli eventuali errori nei prezzi unitari nelle fatture dei fornitori, nelle note di addebito e nelle note di accredito dei fornitori? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché si rilevino gli eventuali errori di quantità e di moltiplica per il prezzo unitario? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché si rilevino errori in altri dati contenuti nelle fatture dei fornitori, nelle note di addebito e nelle note di accredito dei fornitori, quali sconti per pagamento a pronti, IVA e riconoscimento di anticipi o di depositi? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché vengano rilevati errori di somma nelle fatture dei fornitori, nelle note di addebito e nelle note di accredito dei fornitori? VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto? OBIETTIVO D): CONDERAZIONI: Controllare se ogni acquisto viene contabilizzato nel periodo di competenza Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che gli acquisti, i resi ed il relativo debito siano contabilizzati nel periodo di competenza QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché alla contabilità fornitori sia notificato tempestivamente ogni caso di merce resa o di merce o servizi contestati? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché i documenti interni di carico, le fatture dei fornitori e le note di addebito riflettano le date reali delle operazioni (es.: la data di ricevimento)? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché si rilevino tempestivamente le merci ricevute e i resi di merci? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché le informazioni per la contabilizzazione per competenza (cut-off) siano raccolte ed usate?

6 VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto? OBIETTIVO E): CONDERAZIONI: Controllare se l imputazione degli acquisti avviene correttamente Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che gli acquisti ed i resi siano correttamente imputati ai conti QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché vengano rilevati eventuali errori sulle fatture e sulle note di accredito dei fornitori relativamente alla descrizione delle merci o dei servizi ricevuti? commessi errori sulle note di addebito (o sulle note di accredito ricevute) relativamente al nome del fornitore ed alla descrizione delle merci o dei servizi contestati? commessi errori nell imputare l acquisto o il reso ai conti di mastro (acquisti di materie prime, altri acquisti, fornitori terzi ed infragruppo)? commessi errori nell imputare l acquisto o il reso al Libro Giornale e/o ai sezionali? commessi errori nell imputare l acquisto o il reso ai registri obbligatori (IVA acquisti e vendite)? VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto? OBIETTIVO F): CONDERAZIONI: Controllare se tutte le fatture contabilizzate sono correttamente totalizzate Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che il dare e l avere delle scritture contabili relative agli acquisti e resi a fornitori siano correttamente totalizzati QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI - Esistono procedure manuali o EDP in atto che assicurano che non siano commessi errori nel totalizzare i sezionali ed i registri obbligatori (IVA acquisti e vendite)? VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto?

7 OBIETTIVO G): CONDERAZIONI: Controllare se tutti gli acquisti sono correttamente riportati a mastro Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che i totali dei sezionali siano correttamente riportati a mastro QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI - Esistono procedure manuali o EDP in atto che assicurano che non avvengano errori di riporto a mastro? - Esistono procedure manuali o EDP in atto che assicurano che non avvengano errori di doppio riporto a mastro? VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto? OBIETTIVO H): CONDERAZIONI: Controllare se esiste separazione dei compiti all interno della procedura Per il raggiungimento degli obiettivi dei controlli, le funzioni di emissione ordini, ricevimento merci, contabilizzazione e pagamento delle fatture fornitori devono essere separate in quanto una adeguata separazione dei compiti aumenta la probabilità di rilevare errori o irregolarità. A tal fine proponiamo un elenco di funzioni per le quali occorrerà individuare il soggetto che effettivamente le esplica. FUNZIONI OPERATIVE SOGGETTO PREPOSTO COMMENTI - Approvazione richieste di approvvigionamento - Emissione ordini di acquisto - Autorizzazione all accesso agli archivi dati dei fornitori - Approvazione ordini di acquisto - Autorizzazione all accesso agli archivi inerenti gli acquisti - Emissione delle note di addebito ai fornitori - Controllo merce in entrata e riscontro con i documenti accompagnatori dei beni - Emissione e siglatura delle bolle di entrata merce - Riscontro delle fatture fornitori con gli ordini di acquisto e

8 con le bolle di entrata merce - Imputazione delle fatture fornitori in contabilità analitica - Approvazione del pagamento delle fatture ai fornitori - Predisposizione degli assegni o delle disposizioni di bonifico per il pagamento - Firma degli assegni o delle disposizioni di bonifico - Invio degli assegni o delle disposizioni di bonifico - Contabilizzazione degli acquisti - Contabilizzazione nei conti dei fornitori - Riscontro del sezionale fornitori (o delle fatture da liquidare) con la contabilità generale - Controllo della correttezza dei conti inerenti gli acquisti e l accesso ai relativi programmi ed archivi dati VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto?