REGOLAMENTO INTERNO PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI CONTABILI

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1 REGOLAMENTO INTERNO PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI CONTABILI Il presente regolamento interno intende definire gli aspetti procedurali e di responsabilità relativi al trattamento dei documenti a rilevanza contabile, alle relative procedure di acquisizione e di registrazione. 1. PERSONALE COINVOLTO E RELATIVE RESPONSABILITA IN RELAZIONE ALLA CONTABILITA NOMINATIVI Dott.ssa Lorella Palladino Rag. Salvatore Petrone Dott. Luca Marracino RUOLI Direttore Responsabile Servizio Amministrazione, Contabilità e Acquisti Economo Si precisa che per quanto attiene agli adempimenti e agli obblighi di natura contabile e fiscale e che attengono ai rapporti con il Collegio dei Revisori la responsabilità è in capo al Responsabile Amministrativo/contabile. 2. GESTIONE DEI DOCUMENTI Si opera una distinzione tra: 1. documenti contabili riferiti alla gestione interna dell Unione 2. documenti contabili relativi a progetti e a specifiche attività 1. documenti contabili riferiti alla gestione interna dell Unione: a) gestione stipendi: FASI TEMPISTICA RESPONSABILITA L dell Unione controlla le presenze, calcola gli Entro il giorno 20 del mese Responsabile Amministrativo/contabile eventuali straordinari fuori orologio, calcola i rimborsi spese per le missioni e consegna allo Studio De Simio Predisposizione buste paga Entro il giorno 23 del mese Studio Rag. De Simio dipendenti e collaboratori Unione Preparazione ordinativi di pagamento per stipendi e firma degli stessi Invia telematicamente gli ordinativi di pagamento all Istituto Tesoriere Accredito degli stipendi Entro il giorno 27 del mese Entro ultimo giorno lavorativo del mese Entro il giorno 5 del mese successivo Direttore Responsabile Amministrativo/contabile Responsabile Amministrativo/contabile Istituto Tesoriere 1

2 b) gestione buoni pasto: Richiesta dei buoni pasto da acquistare in base ai fogli presenze dei dipendenti Ordine di acquisto dei buoni pasto Distribuzione dei buoni pasto al personale con firme per ricevuta c) gestione fatture relative ad utenze e servizi vari (energia elettrica, gas, telefono, pulizia ecc.): Fattura di acquisto - La fattura viene protocollata e inviata in originale all Ufficio Ragioneria; - l Ufficio Ragioneria annota la fattura nello scadenziario dei pagamenti; - l Ufficio Ragioneria provvede alla scadenza all emissione dell ordinativo di pagamento, all invio al Responsabile Amministrativo e al Direttore per la firma digitale e all invio telematico dello stesso all Istituto Tesoriere; - l Ufficio Ragioneria registra la fattura in contabilità Iva, generale ed industriale. d) acquisti di beni, servizi e attrezzature non collegati ad uno specifico progetto (ad esempio acquisto di cancelleria): Richiesta di acquisto provvedono a predisporre una richiesta all. Richiesta preventivi Ordine di acquisto l provvede ad acquisire i preventivi di spesa o ad indire una gara nel rispetto del Regolamento dell Ente per le forniture di beni, servizi e lavori in economia. - l provvede all emissione dell ordinativo di acquisto, all invio al Responsabile Amministrativo e al Direttore per 2

3 la firma digitale e all invio dello stesso al fornitore. Fattura di acquisto - La fattura viene protocollata e inviata in originale all Ufficio Ragioneria; - l Ufficio Ragioneria annota la fattura nello scadenziario dei pagamenti e la invia all Ufficio Economato; - l dopo aver riscontrato la regolarità della fornitura o del servizio appone il Visto si liquidi e la rinvia all Ufficio Ragioneria; - l Ufficio Ragioneria provvede alla scadenza all emissione dell ordinativo di pagamento, all invio al Responsabile Amministrativo e al Direttore per la firma digitale e all invio telematico dello stesso all Istituto Tesoriere; - l Ufficio Ragioneria registra la fattura in contabilità Iva, generale ed industriale. - gestione fondo di cassa economato: Tipo di documento Chi lo gestisce o predispone Chi lo controlla Fondo cassa L Economo ha a disposizione un fondo cassa per spese di ridotto importo ed urgenti; - il reintegro del Fondo avviene con richiesta a firma dell Economo da inoltrare al Responsabile Amministrativo/contabile; alla richiesta vanno allegati gli originali di tutti i documenti giustificativi di spesa tranne per le fatture che si allegano in copia; - Il Responsabile Amministrativo/contabile effettua il controllo della documentazione con il rendiconto dell Economo e dispone l emissione dell ordinativo di pagamento; - l Ufficio Ragioneria provvede all emissione dell ordinativo di pagamento, all invio al Responsabile Amministrativo e al Direttore per la firma digitale e all invio telematico dello stesso all Istituto Tesoriere; - L Economo provvede a riscuotere il reintegro presso l Istituto Tesoriere; - l Ufficio Ragioneria registra il reintegro in contabilità generale ed industriale. Responsabile Amministrativo/contab. 3

4 2. documenti contabili relativi ai progetti e a specifiche attività: a) acquisti di beni e servizi collegati ad un progetto o ad una specifica attività: Scheda progettuale con attività previste e relativo budget I Budget in formato elettronico per l annotazione dei relativi impegni finanziari I Cartella condivisa Unione Lettere d incarico ai consulenti predispongono le lettere d incarico ai consulenti, nel rispetto del Regolamento dell Ente per il conferimento di incarichi di collaborazione professionale, e le inviano al Responsabile Amministrativo/contabile; - Il Responsabile Amministrativo/contabile controlla e acquisisce copia; protocollano e inviano le lettere di incarico alla firma del Direttore; successivamente le inviano ai rispettivi consulenti per la firma di accettazione; annotano l impegno di spesa nel budget del progetto; - La fattura viene protocollata e inviata in originale all Ufficio Ragioneria e per copia tramite il protocollo informatico al Responsabile di progetto o di ; - l Ufficio Ragioneria annota la fattura nello scadenziario dei pagamenti e la invia al Responsabile di progetto o di ; - Il Responsabile di progetto o di dopo aver riscontrato la regolarità della prestazione appone il Visto si liquidi e la rinvia all Ufficio Ragioneria; - l Ufficio Ragioneria provvede alla scadenza all emissione dell ordinativo di pagamento, all invio al Responsabile Amministrativo e al Direttore per la firma digitale e all invio telematico dello stesso all Istituto Tesoriere; - l Ufficio Ragioneria registra la fattura in Ufficio Ragioneria 4

5 Richiesta di acquisto beni e servizi Richiesta preventivi Ordine di acquisto contabilità Iva, generale ed industriale. provvedono a predisporre una richiesta all, indicando in casi particolare i nominativi dei fornitori a cui richiedere il preventivo di spesa. l provvede ad acquisire i preventivi di spesa o ad indire una gara nel rispetto del Regolamento dell Ente per le forniture di beni, servizi e lavori in economia. - l provvede all emissione dell ordinativo di acquisto, all invio al Responsabile Amministrativo e al Direttore per la firma digitale e all invio dello stesso al fornitore. Fattura di acquisto - La fattura viene protocollata e inviata in originale all Ufficio Ragioneria e per copia tramite il protocollo informatico al Responsabile di progetto o di ; - l Ufficio Ragioneria annota la fattura nello scadenziario dei pagamenti e la invia al Responsabile di progetto o di ; - Il Responsabile di progetto o di dopo aver riscontrato la regolarità della fornitura o della prestazione appone il Visto si liquidi e la rinvia all Ufficio Ragioneria; - l Ufficio Ragioneria provvede alla scadenza all emissione dell ordinativo di pagamento, all invio al Responsabile Amministrativo e al Direttore per la firma digitale e all invio telematico dello stesso all Istituto Tesoriere; - l Ufficio Ragioneria registra la fattura in contabilità Iva, generale ed industriale. Rendiconto predispongono il rendiconto del progetto o dell iniziativa allegando copia dei giustificativi di spesa; - il Responsabile di progetto o di protocollano e inviano il rendiconto al Direttore per la firma digitale; successivamente lo inviano all Ente che eroga il finanziamento. 5

6 b) emissioni fatture per prestazioni di servizi: Elenco prestazioni di servizio da fatturare Fattura emessa mensilmente inviano all l elenco delle prestazioni di servizi da fatturare con i relativi importi e con i dati dei clienti. - L provvede all emissione e alla spedizione delle fatture emesse. Campobasso, 11/03/2011 IL DIRETTORE (Dott.ssa Lorella Palladino) La stampa del presente documento, costituisce copia del documento informatico firmato digitalmente in osservanza delle relative disposizioni di legge ed è conservato presso l'archivio informatico dell Unioncamere Molise secondo quanto previsto dalle disposizioni vigenti in materia. 6

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