L'Università di Bologna tra innovazione e cambiamento organizzativo: l'esperienza degli Spazi Virtuali di Collaborazione

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Silvia Salvadori
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Università di Bologna Direzione e Sviluppo

innovazione e cambiamento organizzativo:

Collaborazione Imola, 29 maggio 2007 ALMA MATER

SVILUPPO DELLE ATTIVITA WEB (DSAW) TEL. +39 051 20.

1 Università di Bologna Direzione e Sviluppo Attività Web L'Università di Bologna tra innovazione e cambiamento organizzativo: l'esperienza degli Spazi Virtuali di Collaborazione Imola, 29 maggio 2007 ALMA MATER STUDIORUM, UNIVERSITA DI BOLOGNA DIREZIONE E SVILUPPO DELLE ATTIVITA WEB (DSAW) TEL FAX luca.garlaschelli@unibo.it Materiale riservato e strettamente confidenziale

2 Premesse Da due anni l Università di Bologna ha avviato il Progetto Spazi Virtuali di Collaborazione (SVC) Contesto di partenza Servizi legacy non integrati, posta elettronica usata come principale strumento di comunicazione e collaborazione, cartelle condivise, ftp.. Il Progetto SVC Dai primi Spazi Virtuali (Giurisprudenza in rete, ARL) a più di 10 SVC in meno di 2 anni, un team di 2 persone, richieste continue e ora nuovi servizi (vedi SVC on demand, alberi iperblici ecc.) ed evoluzione dell attuale piattaforma tecnologica. 2

3 Spazi Virtuali di Collaborazione Gli Spazi Virtuali di Collaborazione vogliono essere uno strumento di cambiamento organizzativo (A) incentrato sulle persone e (B) che vede le persone quale elemento del tessuto sociale e connettivo dell Organizzazione. 1 Caratteristiche del Progetto SVC Strategia veloce e partecipata, costruita su Governance, Semplificazione tecnologica, Sviluppo di nuove competenze e trasferimento di know-how, Comunità; Ambiente di lavoro virtuale integrato con i sistemi informativi di Ateneo e con gli strumenti di Office Automation (MS Office e MS Outlook) in dotazione al personale; Servizi Intranet con una spinta granularità dei diritti per accedere e utilizzare contenuti e servizi in rete, fino a far collassare l intera Intranet sulla singola persona (in base all utilità funzionale e all interesse della persona). 2 Scopo degli SVC Luogo di comunicazione, scambio e interazione oltre i confini dell Organizzazione; Strumento di supporto alle informazioni strutturate ma anche destrutturate, finalizzato alla creazione di una conoscenza (knowledge) che appartiene in primis alle strutture; Laboratorio per sperimentare soluzioni applicabili all intero sistema informativo. 3

L approccio metodologico Aspetto qualificante del progetto SVC che siti e servizi web non sono la semplice combinazione di tecnologia e patrimoni

4 L approccio metodologico Aspetto qualificante del progetto SVC che siti e servizi web non sono la semplice combinazione di tecnologia e patrimoni informativi. Ogni sito e servizio nasce da: Strategia Organizzazione Processi Architetture informative Patrimoni digitali Piattaforma tecnologica 4

5 Opportunità da cogliere e rischi da evitare Analisi (prima) e il governo (poi) dei processi coinvolti I benefici attesi da uno spazio di lavoro collaborativo sono strettamente legati alla capacità d individuazione dei processi fondamentali della struttura e all impatto che il nuovo ambiente dovrebbe avere sui processi stessi, sull organizzazione e sulle persone. Adeguata gestione dei patrimoni informativi La strutturazione e l archiviazione delle risorse prodotte le rende reperibili e consultabili successivamente. La cattura e la condivisione della conoscenza intangibile e nascosta (conoscenza tacita) permette progressivamente di recuperare e trasmettere un valore che altrimenti andrebbe perso. Nonostante l innovazione, la crescita tecnologica e l esperienza più che decennale data dallo studio di casi analoghi sempre più numerosi, ancora oggi le cause principali del fallimento rimangono la mancanza della analisi dell'identità della struttura, delle risorse che produce e di una corretta gestione del cambiamento. 5

6 Opportunità da cogliere e rischi da evitare Opportunità: Creare consenso interno mediante il coinvolgimento di chi può determinare il successo dell iniziativa; Collaborare con le altre strutture che detengono servizi, informazioni, data la natura interorganizzativa del progetto; Sviluppare nuove competenze nell uso dello strumento, nella gestione dell organizzazione e del suo cambiamento; Rendere la struttura capace di creare nuovi processi, assecondando il cambiamento, e formalizzare procedure prima lasciate al caso. Rischi: La tecnologia amplifica la mancanza di organizzazione e, nello specifico, un ambiente di lavoro collaborativo rivela la sua completa inefficacia se non nasce su processi effettivamente esistenti; La struttura non si adegua al cambiamento prodotto dai nuovi strumenti di lavoro. In generale tutta la ricchezza della produzione materiale e concettuale di una struttura se non governata può essere definitivamente persa o non adeguatamente sfruttata. Organizzare i patrimoni informativi, tracciandone la gerarchia interna (tassonomie) e chiarendone l architettura logica; Rendere fruibile la conoscenza tacita tramite lo scambio, l interazione e la formalizzazione. 6

7 La logica di sviluppo: Mattoncini (Building blocks) Nome dello spazio virtuale di collaborazione Document management condivisione moduli, circolari, immagini, ecc. tutti categorizzati Content management informazioni, articoli, manuali, report, procedure, ecc. Comunicazione blog, notizie, eventi, bacheca, banner, ecc. Comunità forum, sondaggi, elenco componenti della comunità, ecc. Aree collaborative gestione progetti, gestione delle attività collaborative e di gruppo Integrazione con sistemi informativi Unibo e non Unibo 7

8 Flessibilità in base alle esigenze della struttura Nome dello spazio virtuale di collaborazione 8

9 Integrazione anche oltre i confini dell Organizzazione Nome dello spazio virtuale di collaborazione Integrazione con sistemi informativi Unibo Integrazione con sistemi informativi Unibo Integrazione con sistemi informativi Unibo Integrazione con sistemi informativi non Unibo Integrazione con sistemi informativi non Unibo Integrazione con sistemi informativi non Unibo 9

10 Giurisprudenza in rete Missione Mettere in contatto gli Uffici del contenzioso degli Atenei italiani, offrendo loro un ambiente web ad accesso riservato e protetto dove condividere risorse utili e scambiare conoscenze ed esperienze. Target Uffici del Contenzioso e Uffici legali degli Atenei italiani. Sfida Creare uno spazio in grado di abbattere le barriere tra luoghi, competenze e persone e dare senso e spessore alla comunicazione interna e alla collaborazione per obiettivi comuni. Componenti tecniche Focus su componenti SVC di Document Management, Comunicazione e Comunità. Vai al progetto Giurisprudenza in rete 10

11 Alma Research Link Missione Promuovere la partecipazione dei gruppi di ricerca dell Ateneo ai programmi di finanziamento europei per la ricerca scientifica (VII Programma Quadro). Target Comunità dei docenti e ricercatori dell Università (oltre persone, dislocate in 70 Dipartimenti su Bologna e i Poli Scientifico-didattici della Romagna). Sfida Creare uno spazio in grado di abbattere le barriere tra luoghi, competenze e persone e dare senso e spessore alla comunicazione interna e alla collaborazione per obiettivi comuni. Componenti tecniche Focus su componenti SVC di Comunicazione, Content management e Comunità. 11

12 Altri esempi di SVC Area amministrativa (Spazio Pubblico e Spazio Privato) Servizi condivisi Comunità ristrette (es. Dirigenti-DA) E-forms per raccolta dati in modo strutturato Formazione di Ateneo Collaborazione documentale su Progetti trasversali di Ateneo Piattaforma per sperimentare soluzioni innovative 12

13 L'Università di Bologna tra innovazione e cambiamento organizzativo ARL: livelli di accesso in base alle esigenze dei target 1 livello Home Page del Portale ARL Meta livelli My Portal Area di lavoro sui documenti 2 livello Home Page della Area tematica 3 livello Home Page della Piattaforma 4 livello Area di lavoro collaborativo Materiale riservato e strettamente confidenziale 13

14 ARL: meta livello incentrato sulla persona Meta livelli My Portal 14

15 ARL: meta livello incentrato sui documenti Meta livelli Area di lavoro sui documenti 15

16 ARL: livelli di accesso in base alle esigenze dei target 1 livello Home Page del Portale ARL 16

17 ARL: livelli di accesso in base alle esigenze dei target 2 livello Home Page della Area tematica 17

18 ARL: livelli di accesso in base alle esigenze dei target 3 livello Home Page della Piattaforma 18

19 ARL: livelli di accesso in base alle esigenze dei target 4 livello Area di lavoro collaborativo 19

20 Nuove prospettive: gli alberi iperbolici Rich Internet Application Adobe Flex 20

21 Premesse Grazie Gabriella Crafa Direzione e Sviluppo delle Attività Web gabriella.crafa@unibo.it 21

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