Tecniche di Project Management: la struttura analitica del project (WBS) nel processo edilizio

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Arturo Bianco
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1 Università degli Studi di Cagliari Facoltà di Ingegneria Tecniche di Project Management: la struttura analitica del project (WBS) nel processo edilizio di Alberto Melis Relatore: prof. Carlo Argiolas Correlatore: prof.ssa Emanuela Quaquero A. A

2 9 Introduzione Il lavoro di tesi ha l obiettivo di fornire una visione globale di uno degli strumenti più importanti utilizzati nella gestione dei progetti, la Work Breakdown Structure (WBS); tradotto letteralmente: Scomposizione strutturale del lavoro. Il tema della WBS è estremamente ampio e spazia in molteplici campi di applicazione. Nel nostro caso, in ingegneria, quando si pensa alla pianificazione ed al monitoraggio del progetto ci si riferisce naturalmente al diagramma di Gantt; in altre parole si associa la gestione del progetto al suo sviluppo temporale, certamente importante, ma assolutamente non sufficiente. Questo tipo di approccio equivale a predisporsi a cucinare un tacchino arrosto pensando ai tempi di cottura e dimenticando o improvvisando gli ingredienti e le lavorazioni. 1 Quale sarà il risultato finale? Ci saremo ricordati del sale? Questo è certamente un esempio semplice dal quale però si può apprendere; dopo tutto cucinare un tacchino arrosto è un piccolo progetto. Nei libri di cucina troviamo le ricette normalmente così strutturate: gli ingredienti e la descrizione delle varie lavorazioni suddivise per ciascuna componente della pietanza, senza dimenticare le lavorazioni che serviranno per mettere assieme le varie parti. Come si può notare, questa metodica considera il progetto dal punto di vista dei contenuti, degli elementi che lo compongono e, successivamente, della tempificazione delle attività. Questa è la base della metodologia della WBS. 1 La metafora è tratta dal capitolo 14 (Work Breakdown Structure: lo strumento cardine della gestione di un progetto) di Giorgio Beghini Università di Padova.

3 10 La realizzazione della WBS è legata in modo particolare al processo di pianificazione di un progetto ed è lo strumento che tramite la logica di scomposizione del progetto in parti più semplici da gestire, ci permette un sostanziale successo ed un raggiungimento degli obiettivi prefissati. Essendo una tecnica principalmente legata alla fase iniziale di pianificazione di un progetto, la WBS si pone come perno delle successive analisi del project: tempi costi rischi organigrammi e decisioni l intero ordinamento del management. Durante l intero processo edilizio la logica di scomposizione può essere dunque orientata in base alle diverse esigenze: per prodotti, attività, risorse, costi, rischi. Un importante applicazione della Wbs si rinviene nella gestione della documentazione, infatti nel corso dell intero processo, dalla fase d appalto sino ad arrivare al collaudo dell opera architettonica, si produce una quantità smisurata di documenti di qualsiasi genere. La WBS tramite la sua struttura ad albero rovesciato e ad un apposita codifica, può facilitare la conservazione ed il reperimento dei documenti di progetto, con una conseguente crescita della comunicazione ed iterazione tra i vari membri del team. Nel caso studio preso in esame (ampliamento facoltà d Ingegneria) la scomposizione della WBS può essere utile per gestire con particolare attenzione la fase documentale passando nelle tre diverse fasi: 1. Concezione architettonica; 2. Ingegnerizzazione del progetto; 3. Realizzazione in cantiere; In questo modo avremo a disposizione dopo la fase realizzativa di un opera architettonica, un database di informazioni e documenti per ciascun prodotto che compone l edificio, opportunamente studiato per migliorare la fase di gestione dell edificio.

4 11 Capitolo 1 Tecniche di project management in edilizia 1.1 Il progetto Nella letteratura specializzata sono reperibili numerose definizioni di progetto, fra loro spesso discordanti. Tra queste, quella più incisiva è senza dubbio quella fornita da Archibald: un impresa complessa, unica e di durata determinata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costi tempi qualità. 2 La prima connotazione evidenziata nella definizione è quella della complessità che si impone come peculiarità del progetto. Alla sua realizzazione, infatti, partecipano numerosi attori di estrazione tecnica differente che pur svolgendo attività diverse concorrono insieme per il raggiungimento di un unico obiettivo: la realizzazione del progetto. Oltretutto il carattere di complessità viene amplificato dall insorgere di eventuali fenomeni esterni imprevisti, che tendono a modificare il normale andamento del lavoro, rendendo così ancor più intricato il quadro complessivo. La caratteristica di complessità del progetto va di pari passo con quella di unicità: ogni progetto infatti è diverso l uno dall altro, risulta dunque impossibile proporre una rappresentazione schematica già collaudata nel passato. 2 La definizione è tratta dal libro Project management: la gestione di progetto e programmi complessi Franco Angeli Milano 1989.

5 12 Risultano dunque necessarie tecniche di project management che minimizzino l insuccesso finale del progetto. 1.2 I molti volti del successo Il successo di un progetto comprende l esecuzione del lavoro entro i limiti di tempi, costi e qualità (vedi figura 1.1). Utilizzando questa definizione standard, il successo è indicato come un punto nella griglia dei tempi, dei costi e della qualità. Tuttavia numerosi progetti, in particolar modo quelli che richiedono processi altamente tecnologici per la loro realizzazione, non vengono portati a termine in questo punto. Pochi progetti vengono ultimati senza alcun cambiamento di obiettivi che possono essere rivisti e modificati per giungere comunque al successo finale. Per questo motivo il successo può verificarsi anche senza coincidere con il singolo punto ma intersecando un cubo, che rappresenta un area più estesa di successo, come illustrato nella figura 1.2. Il successo di un progetto è molto importante non solo per l output che si produce e la conseguente soddisfazione del cliente, ma anche per il futuro dell organizzazione che ha la possibilità tramite esperienze positive acquisite nel tempo, di migliorarsi e acquistare fiducia da parte degli stakeholders (tutti coloro che hanno degli interessi sul progetto). Il successo dipende dalle capacità di applicare una metodologia efficace e dunque seguire le tecniche di project management, che si basa appunto nel rispetto dei parametri indicati nel triangolo in figura. Fig. 1.1 Il triangolo qualità Da dati forniti da una ricerca effettuata nell arco di dieci anni su migliaia di progetti dalla società statunitense Standish Group, si è potuto notare che solo il 29% dei

6 13 progetti era di successo, mentre il restante 71% si era rivelato fallimentare in quanto non rispettavano tempi e costi. In ogni caso il Project Management riesce a garantire, se utilizzato in modo appropriato, l equilibrio tra tutti gli elementi che determinano il successo finale del progetto. E importante utilizzare una metodologia di riferimento, come la metodologia dei 12 step, che, sintetizzando, si concentra su alcune aree chiave: 1. Utilizzare una metodologia ben definita; 2. Investire nella pianificazione; 3. Restare nello scopo definito; 4. Evitare di creare mostri ingestibili; 5. Coinvolgere il cliente del progetto; 6. Creare un team ad alte perfomance; 7. Valutare e controllare i rischi (Risk Management); 8. Comunicare in maniera efficace; 9. Migliorare la propria organizzazione aziendale; 10. Misurare il successo.

7 Fig. 1.2 Il successo 14

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