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1 GECO GESTIONE COMMESSE Data: Aprile 2006 Revisione: 2.0 Pagina: 1 / 15

2 Indice INTRODUZIONE...3 COMMESSA...5 PROGETTI / ATTIVITÀ / INCARICHI...7 PROSPETTO ATTIVITÀ MENSILE...9 ANOMALIE...10 REPORT...11 PIANO COMMESSA...11 PIANO PROGETTI...12 PIANIFICAZIONE RISORSE...13 SITUAZIONE RIUNIONI...14 GANTT...15 Data: Aprile 2006 Revisione: 2.0 Pagina: 2 / 15

3 Introduzione GECO è un software sviluppato da Syrea su piattaforma Web che offre le funzionalità necessarie per la pianificazione ed il monitoraggio delle commesse. Con GECO il Responsabile della Commessa ha uno strumento di semplice utilizzo con cui monitorare in tempo reale la consuntivazione delle ore utilizzate dai suoi collaboratori sulle singole Attività a loro assegnate. Con GECO è possibile verificare ogni giorno l'andamento delle commesse con un click! Tutto questo con la produzione in automatico della reportistica richiesta dalla Norma ISO 9001:2000 per la gestione del Servizio/Progetto (Pianificazione Risorse, Piano di Commessa, Piano di Progetto, Gestione Anomalie, Riesami ) Data: Aprile 2006 Revisione: 2.0 Pagina: 3 / 15

4 Le principali funzioni svolte dall applicativo sono: Fornire un ambiente per l inserimento di dati di Commessa/Progetto, e il controllo di tali dati. Suddivisione gerarchica della Commessa in Progetti ed Attività. Assegnazione Monte Ore e relativo controllo in corso d opera. Assegnazione delle Attività ai collaborati. Inserimento, da parte dei collaboratori, dell impegno orario quotidiano a consuntivo per ogni Attività a loro assegnata. Gestione del ciclo di approvazione dei Prospetti Attività da parte dei responsabili di ciascuna Commessa. Produzione automatica del Piano Commessa e Piani di Progetto. Pianificazione Risorse. Pianificazione Riesami. Gestione Anomalie. Produzione automatica del grafico di Gantt. Alarm personalizzati. Protezione dei dati inseriti mediante l assegnazione di livelli di accesso agli utenti. L accesso al programma è controllato da un processo di autenticazione mediante login e password che sono assegnate, a ciascun collaboratore, dall amministratore del sistema; durante l inserimento dei dati di un nuovo utente, l amministratore definisce il suo ruolo aziendale e conseguentemente il suo livello di accesso con i relativi permessi. L utente ha accesso solo alle funzioni consentite dal ruolo con cui si è collegato. Data: Aprile 2006 Revisione: 2.0 Pagina: 4 / 15

5 Commessa Il responsabile della Commessa (Capo Commessa) inizialmente introduce tutte le informazioni necessarie alla gestione di quest ultima. Il Capo Commessa crea uno o più Progetti all interno della Commessa, assegna ad ognuno un Capo Progetto, e suddivide il Monte Ore Commessa tra tutti i Progetti ed Attività. Le commesse (suddivise tra aperte e chiuse) sono organizzate in un menù ad albero; selezionando l icona Progetti ed Attività: è possibile specificare il monte ore previsto per Commessa, Albero Commesse / Monte Ore Data: Aprile 2006 Revisione: 2.0 Pagina: 5 / 15

6 Selezionando una Commessa nell albero vengono visualizzati i seguenti sheet: Dati Commessa E possibile pianificare le Review indicandone la frequenza, ed il periodo entro cui il Capo Progetto deve ricevere l alarm di preavviso. Data: Aprile 2006 Revisione: 2.0 Pagina: 6 / 15

7 Progetti / Attività / Incarichi Il Capo Progetto definisce le singole Attività all interno del Progetto, ed assegna le risorse necessarie al loro sviluppo. Il Capo Progetto ha il compito di monitorare le Attività in corso, e di chiudere i vari Progetti dopo averne verificato la conclusione nel rispetto degli obiettivi contrattuali. Un Progetto sarà definitivamente chiuso solo a fronte dell approvazione del Responsabile Qualità. Dati Progetto Data: Aprile 2006 Revisione: 2.0 Pagina: 7 / 15

8 Dati Attività / Incarico Creazione Incarico I mesi editabili dell Incarico sono i mesi compresi tra la data di inizio e fine dell Attività; sotto ogni mese viene riportata la percentuale di occupazione del Collaboratore selezionato, già allocata su altre Attività per quel mese. Data: Aprile 2006 Revisione: 2.0 Pagina: 8 / 15

9 Prospetto Attività Mensile I Collaboratori devono compilare il Prospetto Attività Mensile inserendo le ore di lavoro effettuate ogni giorno, dettagliate sulle singole Attività a loro assegnate. Tale modulo deve essere Consegnato ogni mese, dopo essere stato approvato dai Responsabili dei Progetti su cui il collaboratore ha caricato le ore. Prospetto attività mensile Le ore giornaliere possono essere inserite direttamente nelle caselle (la matrice è attiva). L inserimento delle ore non è consentito nei giorni in cui il Progetto risulta chiuso (evidenziati in blu scuro), e nei giorni in cui l Attività non è in corso (evidenziati in azzurro). Data: Aprile 2006 Revisione: 2.0 Pagina: 9 / 15

10 Anomalie Il Capo Progetto ha a disposizione un ambiente dove poter redigere e monitorare le Anomalie di Progetto e Gestionali. Data: Aprile 2006 Revisione: 2.0 Pagina: 10 / 15

11 Report Piano Commessa Il Piano Commessa riassume tutti i dati essenziali relativi alla Commessa, compresa la situazione aggiornata delle Ore Utilizzate rispetto a quelle Preventivate per ogni singolo Progetto. Data: Aprile 2006 Revisione: 2.0 Pagina: 11 / 15

12 Piano Progetti E possibile navigare lungo la linea temporale del Progetto utilizzando le apposite frecce Il report Piano Progetti dettaglia la Consuntivazione Ore fino alla singola risorsa, consentendo di valutare in ogni istante l avanzamento in modo preciso ed efficace. Data: Aprile 2006 Revisione: 2.0 Pagina: 12 / 15

13 Pianificazione Risorse Il report Pianificazione Risorse riassume la somma delle percentuali di occupazione assegnate ad ogni collaboratore mensilmente. La diversa colorazione dei numeri consente di evidenziare la presenza di collaboratori sovra-occupati o sotto-occupati. Selezionando le percentuali si accede ad una maschera in cui viene visualizzato il dettaglio dell occupazione mensile. Data: Aprile 2006 Revisione: 2.0 Pagina: 13 / 15

14 Situazione Riunioni In questo report è descritta la situazione delle riunioni per ogni Commessa. Nella riga Calendario, sono riportati tutti i mesi dalla data di inizio alla data di fine prevista per la Commessa. Nella riga Riunioni Pianificate, viene riportato un asterisco in corrispondenza dei mesi in cui è prevista una riunione (in base alla frequenza scelta nei dati generali della Commessa). Nella riga Riunioni Fatte, sono riportate le riunioni registrate, ed il numero di riunioni per ogni tipologia (vedi legenda). Data: Aprile 2006 Revisione: 2.0 Pagina: 14 / 15

15 GANTT Il report Scheduling per Commessa consiste in un diagramma di Gantt che consente di visualizzare graficamente la pianificazione temporale dei Progetti, e delle Attività della commessa. All interno delle barre colorate sono riportate le percentuali di impegno richieste al collaboratore per l attività relativa. Data: Aprile 2006 Revisione: 2.0 Pagina: 15 / 15

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