IL BUDGET E GLI ASPETTI AMMINISTRATIVI. Serena Borgna - APRE BIO NMP - ERC National Contact Point Venezia,

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1 IL BUDGET E GLI ASPETTI AMMINISTRATIVI Serena Borgna - APRE BIO NMP - ERC National Contact Point Venezia,

2 Costi* (principali novità) IVA (se non recuperabile) diventa eleggibile Costi del personale: costo reale o costo medio Calcolo tempo produttivo: ore reali o monte ore fisso (1720 ore) Bonus payment: fino a 8000 l anno Overheads calcolati al 25% dei costi diretti (esclusi i subcontratti) Certificate on Financial Statement (CFS): dovuto solo alla fine del progetto e solo se il contributo a 325,000 Interessi sul pre-financing non sono più da dichiarare * Comuni per H2020, non solo ERC

3 Cost table

4 Quanto è grande un progetto Starting Grant: 1,5 M per 5 anni (max 2 M nei casi previsti) Consolidator Grant: 2 M per 5 anni (max 2,75 M nei casi previsti) Advanced Grant: 2,5 M per 5 anni (max 3,5 M nei casi previsti) Proof of Concept: max per 18 mesi Per progetti di durata inferiore il budget va calcolato pro rata

5 Costi eleggibili - Costi Diretti (direct costs) I costi diretti sono direttamente legati al progetto perché necessari alla realizzazione delle attività progettuali I costi diretti sono rimborsati al 100%, senza distinzioni tra tipologia di attività

6 Costi eleggibili - Costi Diretti (direct costs) Categorie: Costi di personale (personnel) Costi per l acquisto di attrezzature durevoli (equipment) Subcontratti (subcontrating) Spese di viaggio (travel) Costi per l acquisto di materiali di consumo (consumables) Altri costi diretti (other goods and services)

7 Costi eleggibili - Costi Indiretti (indirect costs) Per costi indiretti (overheads) si intendono tutti quei costi eleggibili che il beneficiario non può attribuire direttamente al singolo progetto. Si tratta di costi strutturali e di supporto alle attività del beneficiario (costi amministrativi, tecnici, logistici) trasversali ai vari progetti/attività nei quali il beneficiario è impegnato. I costi indiretti in ERC corrispondono ad un rimborso forfettario pari al 25% dei costi diretti eleggibili, esclusi i subcontratti

8 Costi non eleggibili - alcuni esempi IRAP Interessi passivi Accantonamenti per perdite o passività future Perdite sui crediti Costi relativi ad altri progetti cofinanziati dall UE Rendimenti del capitale investito Debiti Spese ingiustificate o comunque non necessarie

9 Costi di personale Principal Investigator: Commitment minimo: 50% StG e CoG, 30% AdG e SyG Team members (senior/junior staff, post-doc, ecc. della HI ed eventuali additional participant) Other (personale non di ricerca: amministrativi, tecnici, ecc.) Staff non appartenente a HI o additional participants: non fa parte del team (non è possibile prevedere costi di personale, inquadrabili come visiting/external experts )

10 Come si determina il costo del personale? Tre parametri : 1. costo annuale lordo 2. tempo produttivo 3. ore direttamente impiegate nell attività progettuale

11 Come si determina il costo del personale? Paramentro 1 : costo annuale lordo: stipendio, comprensivo di TFR, oneri previdenziali ed assistenziali, a carico dell Ente e del percipiente (esclusa l IRAP), fatta eccezione di eventuali straordinari, arretrati o altre somme che non fanno parte della retribuzione ordinaria di competenza del periodo

12 Come si determina il costo del personale? Paramentro 2 : Tempo produttivo: ore che il lavoratore può dedicare all attività lavorativa (attività sul progetto/progetti ed attività istituzionale) durante l anno, calcolate sulla base dei parametri del CCNL di riferimento. Il tempo destinato ad attività istituzionali (tipo didattica/formazione), non possono essere considerate nel calcolo del tempo produttivo

13 Come si determina il costo del personale? Paramentro 3 : Costo orario: costo annuale lordo/ tempo produttivo Costo del personale rendicontabile = costo orario X ore effettivamente lavorate sul progetto

14 Travel Le spese sono sostenute per viaggi del PI e dei team members Tali viaggi sono necessari allo svolgimento delle attività del progetto I costi sono sostenuti nel corso del progetto Le spese e i relativi giustificativi siano adeguatamente registrati, in accordo con le pratiche usuali del beneficiario Viaggi per i visiting experts rientrano in other degli other goods and services

15 Equipment Attrezzature e strumentazioni di ricerca acquistate e/o utilizzate per le attività del progetto Costo da calcolare e spalmare secondo le pratiche contabili e il sistema di ammortamento abituale del beneficiario. L ammortamento non può mai eccedere il costo totale del bene ed è considerata eleggibile solo la percentuale di utilizzo del bene destinata al progetto stesso I costi di ammortamento per beni acquistati prima dell inizio del progetto (ma utilizzati per il progetto) sono eleggibili secondo le condizioni dell Articolo II.14.1 ECGA

16 Other goods and services Equipment Attrezzature quali PC, laptop, stampanti, ecc., non rientrano nella categoria equipment, in quanto sono considerati attrezzature ordinarie da ufficio e, pertanto, rientreranno nella categoria dei costi indiretti

17 Other goods and services- Consumables Materiale da laboratorio necessario allo svolgimento della ricerca spese di cancelleria, toner, carta per stampanti e fotocopiatrici sono normalmente considerate spese generali e quindi costi indiretti

18 Other goods and services- Publications Costi per Open Access Costi relativi alla pubblicazione e divulgazione scientifica dei risultati del progetto Disseminazione in generale (es. leaflet, poster, ecc.)

19 Other goods and services- Publications Costi per Open Access Costi relativi alla pubblicazione e divulgazione scientifica dei risultati del progetto Disseminazione in generale (es. leaflet, poster, ecc.)

20 Other goods and services- Other Viaggi/rimborso spese per visiting experts Eventi/workshop Costi per esperimenti Costi per brevetti Altro

21 Subcontratti No core activities Attività non puramente di ricerca affidate ad esterni (es. website, Certificate on Financial Statement) Contratto stipulato a condizioni di mercato I risultati (IP) rimangono alla HI Non concorrono al calcolo dei costi indiretti

22 Subcontratti - Certificate on Financial Statement Audit dei costi Per i beneficiari il cui finanziamento richiesto è a 325,000, è obbligatorio produrre a fine progetto il Certificate on financial statement CFS, che è un costo eleggibile, sotto la voce subcontratti La certificazione deve essere effettuata da: Un Auditor esterno indipendente dal beneficiario Qualificato ai sensi VIII Dir. 84/253/CEE del 10 aprile Per l Italia v. Registro dei revisori contabili, Istituito dal D.Lgs. n. 88/1992 presso il Ministero di Giustizia

23 Costi indiretti 25% dei costi diretti esclusi i subcontratti Costi generali relativi all amministrazione e management Costi degli spazi di laboratorio o ufficio es. affitto, utenze etc Costi di manutenzione, assicurazioni e sicurezza Communication expenses, spedizioni postali, etc Attrezzatura ordinaria da ufficio, PC, laptops, office software.

24 Gestione* (principali novità) Model Grant Agreement: unico documento senza annexes Model Grant Agreement: riferimenti ai diritti del PI Model Grant Agreement: disposizioni su open access (obbligatorie!) Paperless management: firma elettronica dei documenti Research Clearance Committee + altri documenti per interpretazione regole finanziarie Audit: fino a due anni dal pagamento finale * Comuni per H2020, non solo ERC

25 Aspetti amministrativi ERCEA prepara il Grant agreement Non è prevista una negoziazione sugli aspetti scientifici o tecnici Il Pi e la HI devono fornire, se richieste, tutte le informazioni aggiuntive sul progetto, sul management e sulle ethical issues E previsto un Supplementary Agreement tra HI e PI Flessibilità del budget Portabilità del Grant: motivata

26 Aspetti amministrativi Scientific reporting mid-term & final report = progresso delle attività e risultati ottenuti; principali outputs es. pubblicazioni Scientific report rivisto da uno scientific review panel nominato dall ERC Il review panel può dare indicazioni sul futuro andamento del progetto Financial management reporting L HI deve mandare il financial mgt report periodicamente (solitamente ogni 18 mesi) Giustifica le spese sostenute

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