Obiettivi 2011 Biblioteca di Ateneo. Valutazione finale. 27 marzo Maurizio di Girolamo

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1 Obiettivi 2011 Biblioteca di Ateneo Valutazione finale 27 marzo 2012 Maurizio di Girolamo con la collaborazione di Annalisa Bardelli, Federica De Toffol, Giovanna Geppert, Luisanna Saccenti, Ilaria Moroni, Roberta Bassetti

2 Obiettivo di struttura Per il 2011 l obiettivo di struttura comprende tutte le attività ordinarie così come definite nel sistema di rilevazione attività adottato dalla Biblioteca (peso: 50%): Verifica delle attività Definizione dei valori obiettivo (risparmio potenziale solo per attività core ) Confronto con l anno precedente Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 2

3 Verifica delle attività Mappatura delle attività (da progetto Carta dei Servizi) Scelta delle attività oggetto di valutazione Prestito (attività core) ILL/DD passivo (intervento organizzativo) Formazione utenti (attività in crescita) Ricalcolo dei dati di costo 2010 sulla base delle nuova mappatura Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 3

4 Risultati raggiunti Risparmio potenziale sulle tre attività Prestito: ,00 ILL/DD passivo: ,00 Formazione utenti: ,00 Risparmio potenziale Biblioteca Costo per utente potenziale: - 2,96 Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 4

5 Costo attività 2011 Output 2011 Costo/ output 2011 Costo attività 2010 Output 2010 Costo/ output 2010 Scostamento Benchmark Confronto Gestione monografie , ,72 0, Gestione periodici Gestione RER Catalogazione tesi , ,13 3, , ,21 0, , ,76 5, Prestito Utenti , ,61-0, Reference strutturata , ,95 14, ILL / DD attivo , ,39 0, ILL / DD passivo , ,70 0, Formazione utente , ,44-22, Gestione web , , Gestione infrastruttura , ,15 9, Gest. aleph , , Gestione progetti innov , , Presidio e gestione sala , , Altre attività Attività extra , , , ,00 0, Totale Gestione new (totale costi attività/totale spese) , ,52-0, Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 5

6 Utenti Utenti potenziali potenziali Costo/ utente 2011 Costo/ utente 2010 Scostamento Benchmark Confronto Risparmio potenziale o maggior costo / utente (su utenza pot.) Gestione monografie ,70 8,78-1, ,08 Gestione periodici ,96 2,88 0, ,08 Gestione RER ,74 2,29 0, ,46 Catalogazione tesi ,35 0,23 0, ,13 Prestito Utenti ,77 5,54 0, ,23 Reference strutturata ,76 0,61 0, ,16 ILL / DD attivo ,17 1,08 0, ,09 ILL / DD passivo ,97 2,50-0, ,53 Formazione utente ,30 0,23 0, ,07 Gestione web ,27 0,25 0, ,02 Gestione infrastruttura ,29 0,21 0, ,08 Gest. aleph ,51 0,91-0, ,39 Gestione progetti innov ,62 3,26-1, ,63 Presidio e gestione sala ,85 2,42 0, ,43 Altre attività ,71 9,25-0, ,54 Attività extra ,82 1,35-0, ,52 Totale ,81 41,77-2, ,96 Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 6

7 Efficienza ILL/DD passivo Costo attività 2011 Output 2011 Costo/ output 2011 Costo attività 2010 Output 2010 Costo/ output 2010 Scostamento Benchmark Confronto Richieste andate a buon fine (GIM - Statistiche) Totale richieste pervenute (Good Practice - Rilevazione attività) , ,70 0, , ,67-3, Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 7

8 Obiettivi di progetto - 1 Progetto di valutazione delle attività e dei servizi della Biblioteca mediante i differenti strumenti di indagine quali-quantitativa disponibili, al fine di contenere i costi di gestione e di aggiornare la Carta dei Servizi definendo gli standard di prestazione Responsabile: Maurizio di Girolamo Peso: 33% Raggiungimento: 100% Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 8

9 Progetto BIB01: Valutazione delle attività e Carta dei Servizi Analizzare il funzionamento della Biblioteca nell ultimo triennio attraverso i dati abitualmente monitorati e già disponibili. Monitorare il funzionamento della Biblioteca durante l anno in corso attraverso report periodici. Razionalizzare la struttura contabile del Centro di costo Biblioteca e i relativi processi, ai fini di ridurne i costi di gestione. Analizzare la collezione di Risorse Elettroniche Remote ai fini di una razionalizzazione della spesa. Definire gli standard di performance per i diversi servizi/attività della Biblioteca. Redigere una nuova Carta dei Servizi aggiornata nei contenuti e nell impostazione. Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 9

10 Progetto BIB01 Misurazione quantitativa Predisposizione di un report in serie storica con i dati (FTE, Output, Indicatori). Predisposizione di un «repertorio» dei dati disponibili per il triennio per ogni attività/servizio. Mappatura delle attività oggetto di rilevazione e verifica metodologie di rilevazione di output e dati statistici. Monitoraggio dell andamento della Biblioteca attraverso report trimestrali sulla rilevazione attività. Partecipazione a GIM (collaborazione alle attività del Gruppo e compilazione del questionario). Partecipazione a Good Practice (raccolta dati per benchmarking con altri Atenei). Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 10

11 Progetto BIB01 - Misurazione e valutazione qualitativa Le attività di misurazione e valutazione qualitativa hanno seguito tre direttrici: Elaborazione di rapporti di indagini rivolte agli utenti rispetto al reference (2009, 2010, 2011), ai seminari (2010, 2011) e a tutti i servizi e le risorse offerte (autointerviste post seminari 2010, Good Practice 2011). Partecipazione al progetto GIM - sottogruppo preposto alla stesura di Linee Guida sulla Customer Satisfaction: coordinamento e supervisione redazionale del volume, stesura di diversi paragrafi. Comunicazione interna ed esterna dei rapporti di indagine, revisione volantini, pagine web ed standard alla luce delle novità sui servizi e loro promozione online e in loco. Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 11

12 Progetto BIB01 Gestione contabile Semplificazione gestione contabile fondi aree disciplinari (11-5- ) Perfezionamento degli strumenti interni di controllo del bilancio delle singole aree Valutazione affidabilità degli strumenti interni di rendicontazione Accorpamento fondi aree in un unico fondo (11-5-1) Gestione analitica bilanci singole aree mantenuta solo lato interno biblioteca Flessibilità nella gestione dei fondi Razionalizzazione spesa Eliminazione dell avanzo a competenza Riduzione costi di gestione Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 12

13 Progetto BIB01 RER L analisi della Collezione di RER è stata condotta attraverso tre filoni principali: Sondaggio proposto ai membri del CdB sulle risorse ritenute irrinunciabili e analisi dei risultati. Monitoraggio costante dei costi 2011 della collezione RER in rapporto alle altre voci di spesa per materiale bibliografico. Rilevazione dei dati di utilizzo/costo 2010 di tutte le risorse Counter Compliant secondo le indicazioni fornite da GIM. Elaborazione dei dati di uso/costo/if del pacchetto di riviste Springer per individuare una possibile correlazione tra questi fattori in vista del rinnovo del contratto ( ). Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 13

14 Progetto BIB01 - Redazione Carta dei Servizi Esame della normativa e della letteratura: Reperimento e analisi della normativa sulle carte dei servizi Reperimento e analisi di letteratura sulle carte dei servizi Reperimento e analisi di carte dei servizi di biblioteche di università aggiornate Preparazione del «catalogo dei servizi»: Individuazione dei servizi offerti dalla Biblioteca Scelta dei servizi cui applicare indicatori di performance Stesura: Stesura di una prima bozza di testo Condivisione con Direttore e capi settore Stesura del testo definitivo Invio al settore Programmazione e controllo Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 14

15 Obiettivi di progetto - 2 Progetto pilota per la gestione collaborativa di alcuni servizi di Front Office allo scopo di garantire una maggiore flessibilità di intervento, anche trasversalmente alle sedi fisiche in cui è articolata la Biblioteca Responsabile: Federica De Toffol Peso: 7% Raggiungimento: 100% Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 15

16 Progetto BIB02: Gestione collaborativa del Front Office Promuovere la mobilità di personale tra le Sedi per rispondere in modo flessibile alle esigenze di garanzia di erogazione dei servizi. Introdurre modalità di gestione collaborativa e trasversale alle Sedi per i servizi che lo consentono. Individuare attività che possano essere svolte centralmente per migliorare l omogeneità delle procedure e gli standard di servizio agli utenti. Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 16

17 Progetto BIB02 - Attività 12 reference di Medicina presso la Sede Centrale. Gestione unificata dei servizi interbibliotecari passivi per la la Sede Centrale e la Sede di Scienze. Centralizzazione delle procedure automatiche per la messaggistica agli utenti presso la Sede di Medicina. Report periodici sui servizi interbibliotecari [FTE impiegato, n. di richieste gestite, tempi medi di evasione]. Stesura di una relazione finale. Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 17

18 Obiettivi di progetto - 3 Progetto pilota per il miglioramento della collezione di Scienze della Formazione Responsabile: Giovanna Geppert Peso: 5% Raggiungimento: 100% Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 18

19 Progetto BIB03: Collezione Scienze della Formazione Assicurare uno sviluppo della collezione (pubblicazioni correnti) rispondente alle esigenze in particolare della ricerca, compatibilmente con le risorse economiche disponibili Colmare le lacune più gravi nella collezione retrospettiva Stabilire flussi comunicativi tra la comunità dei docenti dell area e la biblioteca Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 19

20 Progetto BIB03 - Attività Analisi delle collezioni Analisi dell utenza e dell uso Analisi della spesa storica Mappatura delle aree di interesse per la ricerca In fase di attuazione il progetto è stato circoscritto alle attività di analisi a cura dei bibliotecari, stralciandone la fase di interazione con i docenti (che andrà sviluppata nel 2012). Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 20

21 Obiettivi di progetto - 4 Progetto finalizzato all avvio del servizio di consultazione delle tesi di laurea in microfiche conservate dalla Biblioteca e predisposizione dell apposito Regolamento da sottoporre agli organi competenti Responsabile: Annalisa Bardelli Peso: 5% Raggiungimento: 100% Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 21

22 Progetto BIB04: Regolamento consultazione tesi di laurea Redazione del Regolamento per la gestione e la consultazione delle tesi di laurea in conformità con le norme esistenti. Armonizzazione con le norme in essere, stesura della bozza di Regolamento da sottoporre ad approvazione. Revisione del catalogo delle tesi di laurea per l eliminazione degli errori pregressi. Predisposizione del servizio di consultazione delle tesi in microfiche. Predisposizione di un template per la catalogazione delle tesi di dottorato cartacee. Inizio della catalogazione delle tesi di dottorato cartacee. Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 22

23 Progetto BIB04 Attività Regolamento sulla gestione delle tesi di laurea: completato e inviato al Direttore Amministrativo per parere preliminare. Sarà da rivedere alla luce di nuovi sviluppi sulla possibile consegna delle tesi in formato digitale. Servizio: predisposto presso Sede di Scienze e pronto a partire quando sarà approvato il Regolamento. Template di catalogazione: predisposti, rivisto il pregresso per eliminare gli errori più gravi. Tesi di dottorato cartacee: avviata la catalogazione e predisposta la consultazione presso la Sede di Scienze. Obiettivi 2011 Area Biblioteca di Ateneo 23

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