PROCEDURA AZIENDALE. PA SQ-21 Rev. N. 01del

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1 Il Budget Aziendale PA SQ-21 Rev. N. 01del Certificat N 9122 AOLS Data applicazine Redazine Verifica Apprvazine Dtt Fabrizi Rugarli Dr.ssa G. Sapretti Dr. F. LAurelli MA SQ-17/PA SQ-01 rev. 6 _

2 Pagina 2 di 13 STATO DELLE REVISIONI Rev n Data Descrizine mdifica Redazine Verifica Apprvazine 00 31/10/2011 Prima Emissine Dtt. F. Rugarli Dtt. Callist Bravi Dtt. Callist Bravi 01 31/10/2014 Secnda Emissine Dtt. F. Rugarli Dr.ssa G. Sapretti Dr. F. Laurelli INDICE 1. OGGETTO E SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. RIFERIMENTI NORMATIVI 4. DOCUMENTI INTERNI DI RIFERIMENTO 5. DEFINIZIONI 6. RESPONSABILITA 7. MODALITA OPERATIVE 8. INDICATORI 9. MODULI / ALLEGATI

3 Pagina 3 di OGGETTO E SCOPO Nell impstazine tradizinale riferita al sistema di prgrammazine e cntrll si pssn individuare tre fasi: la pianificazine strategica, il cntrll direzinale, il cntrll perativ. Cn la pianificazine strategica si definiscn le finalità dell azienda e le principali linee strategiche. Cn il cntrll direzinale, la Direzine Strategica si assicura che l azienda metta in att le prprie strategie in md efficace ed efficiente. Cn il cntrll perativ l azienda si assicura che i cmpiti specifici sian sempre svlti in maniera efficace ed efficiente. Seguend questa l impstazine il prcess di budget si cllca all intern del cntrll direzinale. Il cntrll direzinale riceve sia le finalità sia le strategie definite in fase di pianificazine strategica. All intern del prcess di cntrll direzinale, fra le altre, si individuan le fasi di prgrammazine e di budgeting. La fase di prgrammazine definisce le attività che devn essere intraprese per perseguire le prprie strategie; la fase di budget traduce le attività in biettivi di breve perid assegnati a specifici Centri di Respnsabilità (C.d.R.). Il prcess di budget è l strument cn il quale, gni ann, i prgrammi aziendali sn tradtti in specifici biettivi articlati rispett alla struttura delle respnsabilità rganizzative ed ecnmiche dell azienda. Le regle del Sistema Sanitari Reginale (S.S.R.), ltre alle strategie ed ai prgrammi interni appena visti, influenzan gli biettivi individuati ed assegnati ai centri di respnsabilità nel crs del prcess di budget. In questa ttica il budget aziendale può essere cnsiderat un degli elementi fndanti la predispsizine del Bilanci Preventiv Ecnmic aziendale (B.P.E.). La frmalizzazine dei risultati attesi degli biettivi assegnati ai C.d.R. durante il prcess di budget rappresenta un efficace cllegament tra i sistemi di incentivazine ed il sistema di prgrammazine e cntrll. L integrazine, svlta attravers il prcess di budget, tra sistemi di prgrammazine cntrll e sistemi di incentivazine e permette di cllegare la prgrammazine aziendale a specifici biettivi, misurabili e valutabili ggettivamente, assegnati ai C.d.R. e/ a specifiche figure aziendali. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La prcedura viene applicata a tutte le Unità Operative Aziendali. 3. RIFERIMENTI NORMATIVI D. Lgs 502 del e s.m.i. D. Lgs 229 del e s.m.i. D. Lgs 286 del e s.m.i. L.R. 31 del e s.m.i. L.R. 33 del e s.m.i.

4 Pagina 4 di 13 D.G.R. 7780/2002. Pian di Organizzazine Aziendale.. 4. DOCUMENTI INTERNI DI RIFERIMENTO Manuale Aziendale del Sistema di Gestine per la Qualità MAQ sez.8

5 Pagina 5 di DEFINIZIONI BDG BPE CDG CB CDR DLgs DMP DSTA LR POA SITRA Budget Bilanci Preventiv Ecnmic aziendale Cntrll di Gestine Cmitat di Budget Centr/i di Respnsabilità Decret Legislativ Direzine Medica di Presidi Direzine Strategica Aziendale Legge Reginale (Regine Lmbardia). Pian di Organizzazine Aziendale Servizi Infermieristic e Tecnic Riabilitativ Aziendale

6 Pagina 6 di RESPONSABILITÀ 6.1 ORGANI DEL PROCESSO DI BUDGET Livelli rganizzativi del prcess di budget. Cme già accennat spra, il prcess di budget è l strument cn il quale, gni ann, i prgrammi aziendali sn tradtti in specifici biettivi articlati rispett alla struttura delle respnsabilità rganizzative ed ecnmiche dell azienda. La definizine degli biettivi è principalmente riservata alla Direzine Srtategica Aziendale (DSTA) che, attravers mmenti successivi, le diffnde ai livelli di direzine sttstanti e ne recepisce le cnsiderazini apprtand i crrettivi se li ritiene in linea cn i prgrammi aziendali. Livell Azienda: si tratta della DSTA e del CdG in qualità di supprt perativ alla DSTA e del COMITATO DI BUDGET (CB) Livell Dipartiment: si tratta di quella funzine cmplessa che ha le finalità di crdinare i CdR assegnati e ai, fini del budget, ha cme referente il Direttre di Dipartiment. Livell CdR: le unità minime rganizzative per le quali si cmpila, si distribuisce la reprtistica e che sn cmprese nel prcess di budget sn i Centri di Respnsabilità (CdR). A quest livell viene predispst, negziat e frmalizzat la dcumentazine che illustra il prcess di budget. Ai fini del prcess di budget i CdR sn individuati nelle tiplgie di unità Le U.O. Cmplesse Le U.O. Semplici dipartimentali, Le U.O. Semplici aziendali Articlazine del sistema di budget Il budget è articlat su tre livelli di respnsabilità: Budget Aziendale Il budget aziendale è la smmatria dei budget di dipartiment e di quei CdR che nn sn inseriti all intern di un dipartiment ma che, cmunque, rientran nella definizine data, ai fini del prcess di budget, di CdR. Budget di Dipartiment Il budget di Dipartiment è determinat dalla smmatria dei budget di CdR che ne fann parte, integrat da eventuali biettivi/prgetti gestiti direttamente dal Dipartiment. Budget di CdR Il budget dei CdR è di tip perativ: la frmulazine degli biettivi si basa sulla definizine di risrse dispnibili e/ certe e riguarda il miglirament nell ergazine delle prestazini sanitarie/servizi e nel razinale impieg delle risrse assegnate (persnale, materiale di cnsum, tecnlgia e spazi), mediante l esplicitazine di biettivi d attività (quali - quantitativi) e di indici d assrbiment di risrse.

7 Pagina 7 di PROCESSO DI BUDGET Sggetti che partecipan al prcess di budget. Sn direttamente cinvlti nel prcess di budget La Direzine Strategica, cstituita dal Direttre Generale, dal Direttre Amministrativ e dal Direttre Sanitari; Il Cmitat di Budget cmpst dai Direttri delle UU.OO. Direzine Medica di Presidi S.I.T.R.A. Farmacia Cntrll di Gestine; Qualità I Direttri di Dipartiment; I Direttri di CdR. La Direzine strategica può, a sua discrezine, far partecipare al prcess di BDG Dirigenti e/ Funzinari che per specifica cnscenza e cmpetenza pssn frnire un utile supprt alla definizine/negziazine del budget di Dipartiment/CdR (p.es: Dirigenti Medici cn specifiche aree di respnsabilità, Direttri/Respnsabili di C.d.R. Area di Staff/Amministrativi, Crdinatri Infermieristici, Capsala ) Cmpiti dei sggetti cinvlti nel prcess di budget. Tutti i sggetti descritti al punt precedente partecipan al prcess di budget cn ruli definiti e ben differenziati: La Direzine Strategica, csì cstituita: Direzine generale: - definisce le linee guida, - indica gli biettivi, i criteri, i vincli ed i parametri per la frmulazine del budget. - apprva il budget d azienda, - apprva mdifiche nel crs d attuazine del budget, - negzia (direttamente attravers l istitut della delega) risrse ed biettivi cn i respnsabili di Dipartiment, Direzine Amministrativa e Direzine Sanitaria: - supprtan la Direzine Generale nella definizine delle linee guida, cn particlare riferiment all area di cmpetenza; - analizzan le prpste presentate dai Dipartimenti al fine di segnalare le criticità da affrntare nella fase di negziazine - partecipan alla negziazine cn i Direttri di Dipartiment, - svlgn funzini di cntrll, mnitraggi e verifica peridiche, cn cadenza almen trimestrale, dei risultati infrannuali, e attravers incntri cn i Dipartimenti, a cui pssn eventualmente partecipare i Direttri di CdR direttamente interessati,

8 Pagina 8 di 13 - prmuvn azini crrettive al fine di ririentare i risultati vers gli biettivi negziati, - prpngn alla Direzine Generale, per l area di prpria cmpetenza, mdifiche degli biettivi di budget, quand nell ambit delle peridiche verifiche rilevan scstamenti significativi nn direttamente imputabili ai C.d.R. Cntrll di Gestine: - Prgetta il sistema di budget, cn particlare riferiment agli strumenti tecnic-cntabili ed infrmativi, e l mdifica quand si rilevi inefficace, - Prmuve press i CdR l elabrazine delle prpste ed il rispett delle scadenze previste, frnisce infrmazini ai dirigenti ai vari livelli, cllabra alla valutazine delle prpste e cnslida le prpste apprvate nel budget aziendale, durante le fasi di cntrll, mnitraggi e verifiche, redige rapprti peridici nei quali segnala gli scstamenti tra cnsuntiv e budget e li presenta ai dirigenti interessati, li aiuta ad interpretare i dati e trarne le cnseguenze sul pian perativ. Dipartimenti: - supprtan la Direzine Strategica nella definizine delle linee guida permettend csì di prcedere ad una prima allcazine delle risrse aziendali dispnibili per l esercizi in cerenza cn gli indirizzi della Direzine Strategica, valutan le prpste di budget frmulate dai Direttri di CdR afferenti il Dipartiment rispett alle linee guida aziendali, garantend l integrazine tra gli biettivi dei due livelli rganizzativi - negzian cn la Direzine Strategica il Budget di Dipartiment, - svlgn funzini di cntrll, mnitraggi e verifica dei risultati direttamente cn i respnsabili dei CdR. Nal cas in cui si manifestin scstamenti tra i risultati e gli biettivi imputabili a cause esterne e nn gvernabili dai CdR prmuvn azini crrettive. - cn riferiment ai CdR afferenti al Dipartiment predispngn, cn peridicità semestrale, una sintetica relazine sull attività e sugli biettivi raggiunti, e sulle iniziative adttate per la realizzazine degli biettivi di bdg. CdR: - sttpngn alla valutazine del Dipartiment il prpri budget, includend le richieste di mdifica/integrazine degli biettivi nn ritenuti in linea cn quelli del Dipartiment stess. - negzian il prpri budget cn la DSTA cn la presenza del Dipartiment che svlge appunt una funzine di supprt al CdR e di garanzia di integrazine degli biettivi del singl CdR cn quelli dell inter Dipartiment. Il Dipartiment ed i CdR sn respnsabili del rapprt fra risrse impiegate e risultati ttenuti e degli eventuali scstamenti tra biettivi e risultati che si sn evidenziati in fase di verifica. 7. MODALITA OPERATIVE 7.1 LE FASI DEL PROCESSO DI BUDGET Una vlta che sn stati individuati: i diversi attri che partecipan al prcess di budget, il cmpit specific degli attri, il rul svlt dagli attri nel prcess decisinale riferit al budget, è pssibile definire la successine di fasi attravers le quali si sviluppa il prcess di budget. Le regle che cnsentn di arrivare alla frmalizzazine degli biettivi di budget sn definite all intern della successine di fasi in cui il prcess di budget si articla. Le fasi sn:

9 Pagina 9 di Fase 1: La Fase 1 cnsiste nella frmulazine e diffusine delle linee guida aziendali che includn le regle di sistema (Pian Sci Sanitari Reginale, Regle di Reginali annuali, piani strategici pluriennali aziendali) da tradurre pi negli biettivi di budget intesi cme biettivi perativi aziendali attravers la definizine dei criteri, dei vincli e dei parametri. Le linee guida hann un rizznte temprale di un ann. Tale dcument è predispst dalla Direzine Strategica, supprtata dall U.O. Cntrll di Gestine, e cstituisce il mment d avvi del prcess di budget. Le linee guida aziendali sn rese nte a tutti i Direttri e/ Respnsabili cinvlti nel prcess di budget; Fase 2: Traduzine delle direttive aziendali cntenute nelle linee guida in indirizzi ai Dipartimenti ed ai CdR. In questa fase la Direzine Strategica definisce le prpste di biettivi e le inserisce nelle schede di budget sia per i Dipartimenti sia per i CdR Fase 3: Predispsizine e diffusine, da parte del Cntrll di Gestine, delle schede di BDG ai ai Dipartimenti ed ai CdR cntenenti le prpste d biettivi espressi dalla Direzine Strategica. I Dipartimenti, cadiuvati dai CdR, frmulan delle prpste sia per Dipartiment sia per CdR sulla base della prgrammazine interna e su quant indicat dalla Direzine Strategica negli biettivi di budget. Sn cmpilate le schede di budget sia dei Dipartimenti sia dei CdR Fase 4: Trasmissine da parte dei Dipartimenti delle schede di BDG sia di Dipartiment sia di CdR al Cntrll di Gestine. Il CdG verifica la cmpatibilità delle prpste di budget dei Dipartimenti e dei CdR cn le linee guida cn particlare attenzine sul rispett degli indirizzi, sul livell di assrbiment delle risrse richiest e sull integrazine delle prpste. Il Cntrll di Gestine presenta alla Direzine Strategica il quadr di sintesi delle prpste di budget predispste dai Dipartimenti e dai CdR in md da evidenziare le eventuali criticità da affrntare nella fase di negziazine; Fase 5: Effettuazine degli incntri tra Direzine Strategica ed i Direttri di Dipartiment e, se ritenut pprtun da parte della Direzine Strategica, dei Direttri di CdR per la definizine degli biettivi di budget.

10 Pagina 10 di Fase 6: Predispsizine da parte del Cntrll di Gestine delle schede di negziazine di budget definitive. Le schede di negziazine di budget definitive cntengn gli biettivi negziati cn gli eventuali biettivi integrativi cncrdati in sede di negziazine ed i pesi che determinan il legame del sistema incentivante agli biettivi stessi Fase 7: Analisi, da parte della Direzine Strategica cn il supprt del Cntrll di Gestine, del budget cnslidat; verifica del rispett delle linee aziendali e dei vincli di risrse; predispsizine del cnslidat aziendale definitiv; Fase 8: Frmalizzazine delle schede di budget definitive, sttscrizine delle stesse da parte della Direzine Strategica del Direttre di Dipartiment e del Direttre di CdR e deliberazine del budget dell Azienda. 7.2 PROCESSO DI CONTROLLO E REVISIONE DEGLI OBIETTIVI Cntrll peridic Al fine di favrire il raggiungiment degli biettivi di budget il Cntrll di Gestine prvvede al mnitraggi cntinu dei risultati intermedi cnseguiti ed il lr sistematic cnfrnt cn quelli previsti, prcede alla stesura almen trimestrale di un reprt cn i dati quantitativi per gni C.d.R., trasmettendne cpia ai rispettivi respnsabili ed alla Direzine Strategica Incntri peridici In particlare in presenza di scstamenti tra biettivi e risultati nn imputabili a cause esterne ma di respnsabilità del C.d.R., le due Direzini (amministrativa e sanitaria), rganizzan incntri cn i C.d.R. per analizzare situazini particlarmente critiche e prmuvn azini crrettive per ririentare i risultati effettivi vers gli biettivi negziati Prcess di revisine degli biettivi Nell iptesi in cui, durante l esercizi di riferiment, si dvesse verificare una differenza tra risultati effettivi ed attesi, dvuta a cause esterne e nn gvernabili dai C.d.R. e/ dall Azienda, si rende necessari attivare una fase di revisine degli biettivi. La mdificazine degli biettivi di budget può avvenire nei seguenti mdi: su iniziativa dei Direttri amministrativ e sanitari, per le aree di prpria cmpetenza, quand, nell ambit delle prprie funzini di cntrll, mnitraggi e verifica dei risultati infrannuali, rilevan differenze significative tra biettivi e risultati effettivi; su prpsta mtivata del C.d.R interessat, cn cmunicazine da inviare, entr 15 girni dal riceviment del reprt dei risultati infrannuali cnseguiti, alla Direzine Sanitaria e Amministrativa alla Direzine

11 Pagina 11 di 13 Generale e all U.O. Cntrll di Gestine al fine di attivare il prcess di revisine cn le Direzini interessate Attuazine della revisine degli biettivi La revisine infrannuale del budget è prevista limitatamente alle seguenti situazini: risultati effettivi d attività/qualità che si scstan in md significativ dall biettiv e, cmunque, in direzine ppsta rispett alle attese e/ che cmprtan una riallcazine interna delle risrse strutturali; indici effettivi di cnsum di risrse che si scstan in md significativ dall biettiv e, cmunque, in direzine ppsta rispett alle attese; mdificazini significative nelle risrse strutturali (persnale, materiale di cnsum, tecnlgia e spazi) assegnate ad inizi esercizi; spravvenuta impssibilità di avviare e/ prtare a cmpiment prgetti specifici. In gni cas nn è pssibile mdificare gli biettivi di budget per fenmeni gestinali relativi all ultim trimestre dell esercizi di riferiment. 8. METODOLOGIA ADOTTATA - INDICATORI Attività Gli biettivi assegnati tendn a cnslidare l attività cn lievi incrementi per quei CDR che evidenzian sstanziali margini incrementali rilevabili dal Tass d ccupazine. I dati sn ricavati dai reprt cnsultabili nell applicativ Khalix presente nella intranet aziendale. Gli indicatri utilizzati per la definizine degli biettivi sn: Csti Psti Lett Medi Degenza Media Ttale Tass Occupazine Indice di rtazine; Num. Ricveri Ordinari - DRG Medici Num. Ricveri Ordinari - DRG Chirurgici Pes Medi DRG Ricv. Ord. Numer Girnate in D.H. Num. Casi Day Hspital TOTALE PUNTI DRG RO + DH Materiale sanitari. L biettiv di cst si limita al cnteniment dei csti cntrllabili del CDR in particlare il cst dei farmaci distinti per classe mercelgica.

12 Pagina 12 di 13 L indicatre è il cst in variazine percentuale rispett all ann in crs. Per quest biettiv si è utilizzat il criteri del cnfrnt per CDR mgenei rientand i CDR al raggiungiment della perfrmance miglire rilevata all intern dell area. Si sttlinea che la rilevazine delle giacenze 2010 ha frnit una serie d infrmazini utili per analizzare i cnsumi dei CDR e megli prgrammare gli acquisti e cnsegne ai reparti per gli esercizi successivi. Prestazini intermedie interne Il medesim criteri è stat utilizzat per le prestazini intermedie di labratri e radilgia in quest cas il cnteniment dei csti riguarda il materiale d impiegat, tuttavia l biettiv che s intende raggiungere è duplice ltre al cnteniment dei csti si intende stimlare il razinale us delle risrse. Per quant riguarda i servizi amministrativi, le direzini amministrative e sanitarie di presidi l biettiv di cst si riferisce al livell di spesa assegnat e cntenut nel bilanci di previsine. Cst del persnale Per quant riguarda il cst del persnale, strutturat e nn, si ritiene necessari per il 2015 ptenziare il gvern di questa risrsa assegnand ai CDR e alle Direzini Sanitarie e Amministrative di presidi specifici biettivi di razinalizzazine. Qualità Gli biettivi di qualità tendn ad assumere un rul sempre maggire all intern del BDG. In questa categria rientran in particlare gli biettivi d apprpriatezza delle prestazini, misurabili attravers le risultanze di NOC e dai cntrlli interni; Negli biettivi di qualità rientran anche buna parte gli biettivi di rilevanza reginale cntenuti nelle linee guida e assegnati ai CDR: L attuazine del SISS; Il debit infrmativ reginale; Rispett dei tempi d attesa per le prestazini ambulatriali; Pian di frmazine; Valutazine e cntrll della dmanda sanitaria da attuarsi in cllabrazine cn l ASL; Pian di prevenzine delle infezini spedaliere. Al fine di cinvlgere maggirmente il persnale del cmpart nella attività di prgrammazine e cntrll aziendale in questa sezine sn stati inseriti n 3 biettivi esclusivi del persnale infermieristic: Cartella infermieristica, prtclli di gestine dei rifiuti spedalieri e prentazine pasti.

13 Pagina 13 di MODULI / ALLEGATI Cd I CdG 01 M 01 - CdG M 02 CdG M 03 CdG M 04 a CdG M 04 b CdG M 04 c CdG M 04 d CdG M 05 CdG M 06 CdG M 07 CdG Mdul Istruzine Operativa scheda di Preparazine al Budget Scheda di Preparazine al Budget Scheda Indicatri Attività Scheda Persnale Scheda Attività Cnsumi Scheda Attività Cnsumi Labratri Scheda Attività Cnsumi Radilgia Scheda Attività Cnsumi Sale Operatrie Scheda Frmazine Scheda Obiettivi Scheda Budget (negziata)