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1 Relazione A.S Statistiche, linee di lavoro, considerazioni finali circa la gestione del sito web dell IC 16 Valpantena. Mariacristina Filippin 16 giugno

2 Piano della comunicazione Il processo di comunicazione è uno dei principali tra quelli che soggiaciono al quotidiano svolgersi dell attività all interno dell IC 16 Valpantena. Si tratta, inoltre, di uno fra i processi di supporto individuati all interno di quelli che interagiscono e sviluppano i processi principali già elencati nel Piano dell Offerta Formativa attualmente in via di realizzazione. La Dirigente Scolastica ha voluto sottolineare l importanza della Comunicazione all interno dell IC 16, affidandone anche quest anno con sua delega specifica il coordinamento alla sua prima collaboratrice, che si è occupata in prima persona della gestione del Sito di Istituto, assieme al secondo collaboratore. Obiettivi Migliorare la circolazione e la diffusione delle informazioni; Garantire la trasparenza; Garantire il processo di dematerializzazione voluto dalla norma; Potenziare i canali di informazione per la comunicazione interna; Valorizzare (anche all esterno) i progetti e le iniziative svolte dall Istituto. Scopo La comunicazione interna permette il raggiungimento delle finalità e degli obiettivi che il sistema si è dato o che gli sono propri come Istituzione. La comunicazione esterna contribuisce a migliorare la qualità del servizio ed è al tempo stesso lo strumento fondamentale per garantire la partecipazione alle scelte e alle decisioni. L implementazione del processo di dematerializzazione, definito dalle norme riguardanti l Amministrazione Digitale, deve tendere a rendere più semplice ed efficace la comunicazione sia interna che esterna e a realizzare un risparmio nella spesa dell IC. Attività svolte nel Ecco le linee di sviluppo che erano state proposte per il corrente anno scolastico. Esse sono state portate a compimento solo in parte, poiché l implementazione del registro elettronico e del sistema per le prenotazioni dei colloqui on-line presso la scuola secondaria di primo grado, ha richiesto più energie del previsto: potenziare la comunicazione interna, usufruendo delle caselle di (realizzato); implementare l uso della sezione didattica multimediale (realizzato); completare l archivio modulistica (parzialmente realizzato); completare la bonifica del d-base degli utenti registrati (non realizzato); 2

3 progettare e realizzare una newsletter periodica solo per docenti, alunni, genitori e/o altri utenti interessati (non realizzato); incrementare tra i docenti l uso degli strumenti di lavoro collaborativo (soprattutto forum) nell area riservata (parzialmente realizzato); potenziare il canale video d Istituto (realizzato); implementare il sistema di prenotazione on-line dei colloqui genitori-insegnanti (realizzato); adozione di un registro elettronico web-based, raggiungibile dal sito, accessibile dai genitori e installato sulle strutture tecnologiche del sito (realizzato). Periodo e criteri di gestione Nel corso del , si è continuata l evoluzione positiva delle attività e si è incrementata la complessità del sistema di comunicazioni di cui il sito è il perno e forza principale. Il periodo di osservazione delle statistiche presenti in questa relazione va dall 1 settembre 2013 al 14 giugno La prospettiva di gestione condivisa dei contenuti ha continuato ad improntare il lavoro all interno del sito. L account redazionale creato allo scopo ha continuato ad essere il riferimento per tutti coloro che avevano ed hanno articoli da pubblicare. Alcuni insegnanti ed alunni del nostro Istituto hanno collaborato regolarmente ed hanno fatto da punto di riferimento per il proprio plesso, altri hanno interpellato la redazione solo in occasione di fatti rilevanti o di iniziative per loro significative. Sono stati raccolti e pubblicati tutti i contributi, man mano che arrivavano. Anche alcuni genitori hanno inviato materiale, soprattutto foto, per dare il loro costruttivo apporto alla creazione di gallerie. Oltre alla gestione diffusa e condivisa degli articoli, l organizzazione del sito ha previsto una più puntuale amministrazione del materiale documentale dell Istituto. Come nello scorso anno, il sito, grazie al suo archivio, si pone come punto di raccolta, e contemporaneamente di consultazione, di tutta la modulistica dell IC, dei verbali dei vari organi, delle circolari più importanti e di quanto sia effettivamente necessario al funzionamento della nostra Istituzione scolastica. In quest ottica è diventato il centro del processo di comunicazione che, all interno dell Istituto, coinvolge tutte le realtà in un ottica di piena circolarità e condivisione delle informazioni. All interno del processo di comunicazione delle informazioni, il sito ha assunto un importanza strategica, cui viene delegata anche parte della gestione e della realizzazione del Percorso Qualità dell I.C. stesso. Le stesse valutatrici Vales hanno messo sotto analisi attenta il sito nel tuo complesso, andando a verificare che la documentazione fosse presente, disponibile ed aggiornata. Hanno controllato che tutto fosse come era stato dichiarato e hanno concluso che le evidenze sono corrispondenti a quanto previsto. La sezione riservata all Autovalutazione d Istituto, continua a mettere costantemente a disposizione tutti i dati relativi alla valutazione, all autovalutazione e alla formazione interna 3

4 dell I.C.. Sono fruibili report su studi specifici, dati Invalsi, monitoraggi di gradimento generale e sui Progetti. Sono inoltre accessibili tutti i dati riguardanti la sperimentazione Vales, cui il nostro I.C. ha aderito. Tra dicembre 2013 e gennaio 2014 è stato implementato un sito gemello, riservato unicamente alla gestione della Trasparenza. All interno di questo sito si trova una sezione gestita direttamente dalla Dsga, tramite user e pwd personali, che mette a disposizione dell Avcp i dati xml per il controllo automatizzato di tutte le gare d appalto e dei contratti in essere all interno dell IC. Quest anno l area riservata è stata usata unicamente per l accesso al registro elettronico da parte di tutti i docenti della secondaria di primo grado e da alcune insegnanti della primaria. Sono stati compiuti altri passi avanti nell ottica della Scuola Digitale, dell Innovazione delle Pubbliche Amministrazioni e del Codice Digitale delle Amministrazioni. Il sito viene a configurarsi come uno strumento agile che può facilitare alcune procedure. Ogni comunicazione ufficiale viene comunicata all utenza tramite l home page del sito, prima ancora che attraverso supporti cartacei. Importante rilievo ha avuto il servizio di prenotazione dei colloqui per la secondaria di primo grado. La prima versione è stata migliorata dopo averne verificato il funzionamento ed aver testato in concreto l andamento delle attività. La seconda versione è stata sperimentata con successo nel secondo quadrimestre. Sono state implementate sezioni attraverso le quali fornire specifici servizi all utenza: compiti delle vacanze, programmi d esame, calendario scolastico, libri di testo adottati. I genitori hanno già espresso apprezzamento per questo servizio e chiedono che sia aumentato per il futuro. 4

5 Visite Analizziamo ora i numeri relativi al sito. Iniziamo dalle visite. Per rendere possibile il raffronto e la costruzione di una linea di trend, forniamo i dati statistici degli ultimi tre anni. Tutti gli indicatori sono positivi e indicano un miglioramento delle performance. Nonostante il trend generale annuo sia in netto calo rispetto agli anni precedenti, in termini assoluti i numeri mostrano un miglioramento rilevante. 5

6 6

7 L analisi dei dettagli mensili delle visite evidenzia un calo delle visite nei mesi in cui si vengono a concentrare periodi di ferie e ponti particolarmente lunghi, mentre in coincidenza delle scadenze didattiche principali (iscrizioni, schede di valutazione, adozione dei libri di testo, colloqui genitori/docenti) le visite subiscono rapide impennate. 7

8 Distribuzione delle visite Il trend orario delle visite ha subito una stabilizzazione. Il sito è molto visitato nell arco dell intera giornata, dalle 7 di mattina fino alla mezzanotte, ma con una decisa prevalenza dei contatti in orario scolastico. La distribuzione delle visite durante la settimana riflette l andamento della vita dell Istituto. Dal lunedì al venerdì l attività didattica funge da catalizzatore delle visite. Sabato e domenica, quando l attività lavorativa diminuisce o cessa completamente, si rileva una comprensibile flessione nei contatti. Anno scolastico Anno scolastico

9 Anno scolastico Anno scolastico Anno scolastico Anno scolastico

10 Pagine viste 10

11 Prospettive future Il sito dovrà migliorare ancora e diventare sempre più uno strumento utile per tutti coloro che se ne servono. Ecco alcune linee di sviluppo per il prossimo anno scolastico: potenziare la comunicazione interna, usufruendo delle caselle di per l inoltro di circolari e documenti vari; completare l archivio modulistica; completare la bonifica del d-base degli utenti registrati; progettare e realizzare una newsletter periodica solo per docenti, alunni, genitori e/o altri utenti interessati; incrementare tra i docenti l uso degli strumenti di lavoro collaborativo (soprattutto forum) nell area riservata in vista del probabile progetto per la costruzione di libri digitali di Istituto; potenziare ancora e riordinare il canale video d Istituto; perfezionare e stabilizzare il sistema di prenotazione on-line dei colloqui genitoriinsegnanti; estendere l adozione del registro elettronico all intero Istituto; implementare un calendario on-line attraverso il quale coordinare le attività delle varie componenti dell Istituto Ringraziamenti Come lo scorso anno, voglio ringraziare tutti coloro che hanno collaborato, volontariamente e solo per spirito di cooperazione, alle attività del sito. Siamo arrivati a superare le centomila visite. Si tratta di un successo che è stato costruito grazie alla preziosa opera di tutti noi. Grazie di cuore! Mariacristina Filippin 11

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