ALLEGATO ALLA RACCOMANDAZIONE N R (87) 15. Ambito di applicazione e definizioni

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1 CONSIGLIO D EUROPA RACCOMANDAZIONE N. R (87) 15 DEL COMITATO DEI MINISTRI AGLI STATI MEMBRI RELATIVA ALLA DISCIPLINA DELL USO DI DATI PERSONALI NELL AMBITO DELLA PUBBLICA SICUREZZA (adottata dal Comitato dei Ministri il 17 settembre 1987, nel corso della 410a riunione dei Delegati dei Ministri) Il Comitato dei Ministri, ai sensi dell art. 15b dello Statuto del Consiglio d Europa, Considerando che scopo del Consiglio d Europa è quello di realizzare una unione più stretta tra i suoi membri; Consapevole dell utilizzo crescente di dati personali sottoposti ad un trattamento automatizzato nel campo della pubblica sicurezza, e degli eventuali vantaggi derivanti in questo settore dal ricorso al computer e ad altri mezzi tecnici; Considerando inoltre la preoccupazione suscitata dalla possibile minaccia di un abuso dei procedimenti di trattamento automatizzato per quanto concerne la vita privata del cittadino; Riconoscendo, da un lato, la necessità di conciliare l interesse della società alla prevenzione e repressione dei reati penali e al mantenimento dell ordine pubblico e, dall altro, gli interessi del singolo e il diritto al rispetto della sua vita privata; Tenendo conto delle disposizioni della Convenzione per la protezione delle persone rispetto al trattamento automatizzato di dati personali del 28 gennaio 1981, ed in particolare delle deroghe previste all art. 9; Avendo presenti le norme dell art. 8 della Convenzione sulla salvaguardia dei diritti dell uomo e delle libertà fondamentali, Raccomanda ai governi degli Stati membri: - di ispirarsi nella legislazione e nella prassi nazionali ai principi enunciati nella presente raccomandazione, e - di far conoscere le disposizioni contenute nell'allegato alla presente raccomandazione, e in particolare i diritti conferiti al singolo dalla sua attuazione. 1

2 ALLEGATO ALLA RACCOMANDAZIONE N R (87) 15 Ambito di applicazione e definizioni I principi enunciati nella presente raccomandazione si applicano alla raccolta, alla registrazione, all utilizzazione e alla comunicazione per fini di pubblica sicurezza dei dati personali sottoposti a trattamento automatizzato. Ai fini della presente raccomandazione, l espressione dati personali indica ogni informazione relativa ad una persona fisica identificata o identificabile. Una persona fisica non è considerata identificabile se tale identificazione comporta tempi, costi e attività irragionevoli. L espressione a fini di pubblica sicurezza indica l insieme dei compiti che ricadono sulle autorità di pubblica sicurezza per la prevenzione e la repressione dei reati penali e per il mantenimento dell ordine pubblico. L espressione organo responsabile (titolare dell'archivio) designa l autorità, il servizio o qualsiasi altro organismo pubblico che è competente, in base al diritto interno, a decidere sulle finalità di un archivio automatizzato, le categorie di dati personali che devono essere registrate e le operazioni che saranno loro applicate. Uno Stato membro può estendere i principi enunciati nella presente raccomandazione ai dati relativi a raggruppamenti, associazioni, fondazioni, società, corporazioni o ad ogni altro organismo, dotato o meno di personalità giuridica, che riunisca direttamente o indirettamente persone fisiche. Le disposizioni della presente raccomandazione non potranno essere interpretate come limitanti o altrimenti lesive della facoltà di ciascuno Stato membro di estendere, all occorrenza, alcuni dei principi qui enunciati alla raccolta, alla registrazione e all utilizzazione dei dati personali per fini di sicurezza dello Stato. Principi fondamentali Principio 1 - Controllo e notificazione 1.1 Ogni Stato membro dovrebbe disporre di un'autorità di controllo indipendente ed esterna alla polizia, incaricata di vigilare sul rispetto dei principi enunciati nella presente raccomandazione L introduzione di nuovi mezzi tecnici per il trattamento dei dati dovrebbe essere consentita solo se sono state prese tutte le misure ragionevoli atte ad 2

3 assicurare che il loro utilizzo sia conforme allo spirito della legislazione vigente sulla protezione dei dati L organo responsabile dovrebbe consultare preventivamente l autorità di controllo ogniqualvolta l introduzione di procedimenti di trattamento automatizzato sollevi interrogativi riguardanti l attuazione della presente raccomandazione Gli archivi automatizzati di tipo permanente dovrebbero essere dichiarati all autorità di controllo. Tale dichiarazione dovrebbe specificare la natura di ogni archivio, l organo responsabile del trattamento in questione, le sue finalità, i tipi di dati in esso contenuti e i destinatari ai quali vengono comunicati tali dati. Anche gli archivi ad hoc, costituiti in occasione di casi particolari, dovrebbero essere dichiarati all autorità di controllo secondo le modalità stabilite d accordo con la stessa autorità, tenendo conto della loro specificità, ovvero in conformità alla legislazione nazionale. Principio 2 - Raccolta dei dati 2.1. La raccolta di dati personali per fini di pubblica sicurezza dovrebbe limitarsi a quanto necessario per la prevenzione di un pericolo concreto o per la repressione di uno specifico reato penale. Ogni eccezione a questa disposizione dovrebbe essere prevista da una norma specifica del diritto interno Qualora dati relativi ad un soggetto siano stati raccolti e registrati all'insaputa di tale soggetto, questi dovrebbe essere informato, se i dati non vengono distrutti e ciò risulta possibile, dell'esistenza di dati che lo riguardano, e ciò una volta che non vi sia più il rischio di recare pregiudizio alle attività della polizia La raccolta di dati attraverso dispositivi tecnici di sorveglianza o altri mezzi automatizzati dovrebbe essere prevista da disposizioni specifiche Dovrebbe essere proibito raccogliere dati relativi a singoli soggetti per il solo fatto che tali soggetti hanno una determinata origine razziale, determinate convinzioni religiose, determinati comportamenti sessuali o determinate opinioni politiche ovvero perché appartengono a determinati movimenti o organizzazioni che non sono vietati dalla legge. La raccolta di dati relativi a tali aspetti può essere effettuata solo se assolutamente necessaria per le esigenze di un'indagine specifica. Principio 3 - Registrazione dei dati 3.1. Nei limiti del possibile, la registrazione di dati personali per fini di pubblica sicurezza dovrebbe riguardare solo dati esatti e limitarsi ai dati necessari per permettere agli organi di polizia di svolgere i compiti affidati loro per legge nell'ambito del diritto interno e degli obblighi derivanti dal diritto internazionale. 3

4 3.2. Le diverse categorie di dati registrati dovrebbero essere differenziate, nei limiti del possibile, in funzione del grado di esattezza o di affidabilità e, in particolare, i dati fondati su fatti dovrebbero essere differenziati da quelli basati su opinioni o valutazioni personali Qualora dati raccolti a fini amministrativi siano destinati ad una registrazione permanente, essi dovrebbero essere registrati in un archivio distinto. In ogni caso, si dovrebbero prendere misure affinché i dati amministrativi non siano soggetti alle norme applicabili ai dati di polizia. Principio 4 - Utilizzazione dei dati da parte della polizia 4. Salvo quanto stabilito nel principio 5, i dati personali raccolti e registrati dalla polizia per fini di pubblica sicurezza dovrebbero essere utilizzati esclusivamente a tali scopi. Principio 5 - Comunicazione dei dati 5.1. Comunicazione all interno della polizia La comunicazione di dati tra servizi di polizia al fine di una loro utilizzazione per scopi di pubblica sicurezza dovrebbe essere consentita solo in presenza di un interesse legittimo relativo a tale comunicazione nel quadro delle attribuzioni legali di questi servizi. 5.2.i. Comunicazione ad altri organi pubblici La comunicazione di dati ad organi pubblici dovrebbe essere permessa solo se, in un caso determinato,: a. esistono obblighi o autorizzazioni legali chiare ovvero autorizzazioni dell autorità di controllo, o b. tali dati sono indispensabili al destinatario per svolgere le funzioni che gli sono riconosciute per legge e nella misura in cui lo scopo della raccolta o del trattamento effettuato da tale destinatario non sia incompatibile con quello inizialmente previsto e gli obblighi legali dell organo che effettua la comunicazione non vi ostino. 5.2.ii Inoltre, la comunicazione è eccezionalmente ammessa se, in un caso determinato,: a. la comunicazione è chiaramente nell interesse del soggetto e quest'ultimo vi ha acconsentito ovvero le circostanze consentono di presumere in modo inequivoco tale consenso, ovvero se b. la comunicazione è necessaria per evitare un grave e imminente pericolo. Eliminato: viene senza alcun dubbio Eliminato: della persona interessata Eliminato: nel caso in cui abbia dato il proprio consenso oppure, in base alle circostanze, è possibile presumere senza equivoci un tale consenso, o Eliminato: pericolo 4

5 5.3.i. Comunicazione a privati La comunicazione di dati a soggetti privati dovrebbe essere permessa unicamente qualora, in un caso determinato, sussista un obbligo o un'autorizzazione di legge specifica o un autorizzazione dell autorità di controllo. 5.3.ii. La comunicazione a soggetti privati è eccezionalmente permessa se, in un caso determinato,: a. la comunicazione è chiaramente nell interesse del soggetto e quest'ultimo vi ha acconsentito ovvero le circostanze consentono di presumere in modo inequivoco tale consenso, ovvero se b. la comunicazione è necessaria per evitare un grave e imminente pericolo. Eliminato: soggetti Eliminato:. Eliminato: Eliminato: vi sia Eliminato: una obbligazione Eliminato: a Eliminato: legali Eliminato: specifiche 5.4. Comunicazione internazionale La comunicazione di dati ad autorità straniere dovrebbe limitarsi a servizi di pubblica sicurezza. Essa dovrebbe essere permessa unicamente: a. in presenza di una esplicita disposizione di legge derivante dal diritto interno o internazionale, b. se, in mancanza di tale disposizione, la comunicazione è necessaria per la prevenzione di un grave ed imminente pericolo o per la repressione di un grave reato penale di diritto comune, e nella misura in cui essa non rechi pregiudizio alle norme interne in materia di protezione degli interessati. 5.5.i. Richieste di comunicazione Fatte salve specifiche disposizioni della legislazione nazionale o di accordi internazionali, le richieste di comunicazione di dati dovrebbero contenere indicazioni relative all'organo o ai soggetti da cui originano, nonché all oggetto e alla motivazione rispettiva. 5.5.ii. Condizioni della comunicazione Nei limiti del possibile, si dovrebbe controllare la qualità dei dati non oltre il momento precedente la loro comunicazione. Nella misura del possibile, si dovrebbe fare menzione delle decisioni giudiziarie nonché di quelle di non luogo a procedere, e i dati basati su opinioni o valutazioni personali dovrebbero essere verificati alla fonte prima di essere comunicati; si dovrebbe indicarne il grado di esattezza o di affidabilità. Qualora risulti che i dati non sono più esatti e aggiornati, essi non dovrebbero essere comunicati; se sono stati comunicati dati obsoleti o inesatti, l organo che effettua la comunicazione dovrebbe, per quanto possibile, informare della loro non conformità tutti gli organi ai quali tali dati sono stati trasmessi. 5

6 5.5.iii. Garanzie riguardanti la comunicazione I dati comunicati ad altri organi pubblici, a soggetti privati o ad autorità straniere dovrebbero essere utilizzati solo per gli scopi specificati nella richiesta di comunicazione. Qualsiasi utilizzazione per altri fini dovrebbe essere subordinata all assenso dell organo che effettua la comunicazione, fatte salve le disposizioni dei paragrafi da 5.2. a Collegamento tra archivi e accesso diretto (accesso on line) Il collegamento tra archivi utilizzati per scopi diversi è subordinato ad una delle seguenti condizioni: a. concessione di un'autorizzazione da parte dell organo di controllo per fini di indagine su un particolare reato, oppure b. conformità ad una precisa disposizione di legge. L accesso diretto (accesso on line) ad un archivio dovrebbe essere ammesso solo se è conforme alla legislazione interna, la quale dovrebbe tener conto dei principi da 3 a 6 della presente raccomandazione. Principio 6 - Pubblicità, diritto di accesso agli archivi di polizia, diritto di rettifica e di ricorso 6.1. L autorità di controllo dovrebbe prendere misure per accertarsi che il pubblico sia informato dell esistenza di archivi soggetti a notificazione nonché dei propri diritti rispetto a tali archivi. Nell'attuazione di questo principio si dovrebbe tener conto della specificità degli archivi ad hoc, in particolare della necessità di evitare che venga ostacolato gravemente lo svolgimento di un compito affidato per legge agli organi di polizia L' interessato dovrebbe poter ottenere l accesso ad un archivio di polizia ad intervalli ragionevoli e senza tempi eccessivi, secondo le modalità previste dalla legislazione interna L'interessato dovrebbe poter ottenere, all occorrenza, la correzione dei dati che lo riguardano contenuti in un archivio. I dati personali che l esercizio del diritto di accesso ha rivelato essere inesatti o che si sono dimostrati eccessivi, inesatti o non pertinenti in applicazione di uno degli altri principi contenuti nella presente raccomandazione, dovrebbero essere cancellati o corretti oppure essere oggetto di una dichiarazione di rettifica da aggiungere all'archivio. Tali provvedimenti di cancellazione o di correzione dovrebbero estendersi, nei limiti del possibile, a tutti i documenti allegati agli archivi di polizia, e se non sono eseguiti immediatamente, dovrebbero esserlo al più tardi al momento della registrazione o della comunicazione di dati successivi. 6

7 6.4. L esercizio dei diritti di accesso, di rettifica o di cancellazione può essere limitato solo nella misura in cui ciò si renda indispensabile per l espletamento da parte della polizia di un compito stabilito dalla legge ovvero necessario per la protezione dell'interessato o dei diritti e libertà altrui. Per il bene dell'interessato, in casi specifici può essere esclusa per legge una comunicazione per iscritto Un rifiuto o una limitazione di tali diritti dovrebbero essere motivati per iscritto. La comunicazione della motivazione potrebbe essere rifiutata solo nella misura in cui ciò si renda indispensabile per l espletamento da parte della polizia di un compito stabilito dalla legge ovvero necessario per la protezione dei diritti e libertà altrui Nel caso in cui l accesso fosse rifiutato, l'interessato dovrebbe disporre di mezzi di ricorso dinanzi all autorità di controllo o ad un altro organo indipendente che accerterà la fondatezza del rifiuto. Principio 7 - Periodo di conservazione e aggiornamento dei dati 7.1. Si dovrebbero prendere misure affinché i dati personali conservati per fini di pubblica sicurezza siano cancellati se non sono più necessari per gli scopi per i quali essi erano stati registrati. A tale scopo, è opportuno prendere in considerazione i criteri seguenti: necessità di custodire i dati alla luce delle conclusioni di un'indagine su un caso specifico; pronuncia di una decisione definitiva, in particolare di assoluzione; riabilitazione; prescrizione; amnistia; età dell'interessato; categorie particolari di dati Si dovrebbero definire, d'accordo con l'autorità di controllo ovvero in conformità alla legislazione interna, norme atte a stabilire i periodi di conservazione per le varie categorie di dati personali, così come controlli periodici sulla loro qualità. Principio 8 - Sicurezza dei dati 8. L organo responsabile dovrebbe adottare tutte le misure necessarie a garantire ai dati un'adeguata sicurezza fisica e logistica, e ad impedire l accesso o la comunicazione non autorizzati o l alterazione dei dati stessi. A tale scopo sarebbe opportuno tenere conto dei differenti contenuti e delle diverse caratteristiche degli archivi. 7

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