Come viene valutato un progetto nell ambito del programma Europe-Aid

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1 Come viene valutato un progetto nell ambito del programma Europe-Aid Principi generali e metodologia M. Flavia Di Noto - 9 dicembre 2010 Venezia

2 Fasi di una proposta di progetto presentata a Europe-Aid Pubblicazione forecast Pubblicazione della Call for proposal Preparazione della concept note/lettera di intenti Valutazione della Concept note (Pubblicazione della short list) Preparazione della proposta di progetto ( full application form) Valutazione della proposta di progetto (Pubblicazione della lista dei progetti vincitrici) 2

3 Valutazioni Europe-Aid: principi PRINCIPI BASILARI Trattamento corretto ed equo di tutti I proponenti Il testo della Call fissa tutti i criteri necessari per la presentazione delle proposte : il calendario, le risorse disponibili, le priorità, i criteri di valutazione, le modalità di presentazione 3

4 Valutazioni Europe-Aid : le fasi 5 fasi del processo di valutazione : CONCEPT NOTE 1 SESSIONE DI APERTURA E VERIFICA AMMINISTRATIVA DE LLA CONCEPT NOTE 2 VALUTAZIONE DELLA CONCEPT NOTE FULL APPLICATION FORM 3 SESSIONE DI APERTURA E VERIFICA AMMINISTRATIVA DEL FULL APPLICATION FORM 4 VALUTAZIONE DEL FULL APPLICATION FORM 5 VERIFICA DELL AMMISSIBILITA DEL RICHIEDENTE E DEI PARTNER 4

5 Valutazioni Europe-Aid : 1 fase 1 SESSIONE DI APERTURA E VERIFICA AMMINISTRATIVA DELLE CONCEPT NOTE SOLO domande on-line entro la scadenza indicata nel Bando La proposta deve essere completa in ogni sua parte seguendo i criteri menzionati nella checklist Criteri amministrativi Firma di una dichiarazione da parte dei partner La proposta deve essere redatta o in Inglese, Francese Spagnolo o Portoghese Criteri di ammissibilità Il leader partner deve essere iscritto nel PADOR Minimo 2 diversi Paesi ammissibili ( ma dipende dalle diverse call) La durata del progetto tra 24 e 60 mesi La cifra richiesta tra e Il finanziamento richiesto può essere al massimo: del 90% se il Leader partner è extra europeo del 75% se il Leader partner è europeo 5

6 Valutazioni Europe-Aid : 2 fase 2 VALUTAZIONE DELLA CONCEPT NOTE Si basa sull analisi dei contenuti delle 3 sezioni da cui è composta la concept note : 1 Rilevanza dell azione proposta, 2 Descrizione dell azione e sua efficacia 3 Sostenibilità dell azione proposta 6

7 Valutazioni Europe-Aid : 2 fase Criteri di aggiudicazione

8 Criteri e sub-criteri di assegnazione 1. Rilevanza dell azione proposta 1.1 Coerenza con le esigenze ed i vincoli esistenti nei paesi /regioni considerate e quelli dei gruppi target e beneficiari finali in particolare 1.2 Coerenza con gli obiettivi e le priorità della call 2. Efficacia e la fattibilità delle azioni 2.1 identificazione del problema e l'analisi dello stato dell arte 2.2 Valutazione delle attività proposte (la praticità e la coerenza rispetto agli obiettivi, finalità e risultati attesi). 2.3 Valutazione del ruolo e il coinvolgimento di tutti gli stakeholder e partner proposti. 3. La sostenibilità dell azione proposta 3.1 Identificazione dei principali presupposti e dei rischi, prima della partenza e durante tutto il periodo di attuazione. 3.2 identificazione impatto sostenibile a lungo termine sui gruppi destinatari e beneficiari finali.

9 Criteri di assegnazione e sotto criteri 1. Rilevanza dell azione proposta 1.1 Coerenza con le esigenze ed i vincoli esistenti nei paesi /regioni considerate e quelli dei gruppi target e beneficiari finali in particolare Gli obiettivi proposti sono compatibili con le esigenze degli attori chiave del paese coinvolto? L azione proposta quali barriere contribuisce a superare per lo sviluppo del paese? Qual è la qualità e l importanza dei risultati attesi? La proposta deve dunque: identificare le barriere esistenti allo sviluppo del mercato a cui ci si vuole rivolgere e come il progetto intende superare tali barriere contribuendo così a migliorare la situazione attuale spiegare perchè tali necessità sono specifiche per le aree geografiche coinvolte nel progetto e quali barriere impediscono un adeguato sviluppo in queste aree Dimostrare che le azioni proposte nel progetto possono soddisfare tali necessita e come esse permetteranno di superare le barriere individuate.

10 Criteri di assegnazione 1.2 Coerenza con gli obiettivi e le priorità della call 1. Rilevanza dell azione proposta L azione proposta è coerente con le priorità della call? L azione proposta è complementare ad altre azioni /iniziative /progetti realizzati a livello europeo nazionale /regionale? La proposta deve dunque: Spiegare bene perchè il progetto risponde alle priorità indicate dalla call 2010 spiegare come il progetto si costruisce sulle attività esistenti ( nazionale, regionale).

11 Criteri di assegnazione 2. Efficacia e la fattibilità delle azioni 2.1 Identificazione del problema e l'analisi dello stato dell arte L azione proposta riflette lo stato dell arte? L azione proposta identifica in modo coerente i problemi? La proposta deve dunque: Spiegare qual è lo stato dell'arte e la situazione nei paesi obiettivo NB: Non pianificare nelle attività una parte importante sul riesame della 'stato dell'arte'.

12 Criteri di assegnazione 2. Efficacia e la fattibilità delle azioni 2.2 Valutazione delle attività proposte (la praticità e la coerenza rispetto agli obiettivi, finalità e risultati attesi). Le attività descritte sono chiare? logiche? Le attività proposte sono verificabili nel tempo attraverso chiari deliverables? La proposta deve dunque: Impostate e descrivete un programma di lavoro chiaro proponendo azioni che siano facilmente monitorabili. Definire una terminologia propria da usare nel corso del progetto. Assicuratevi che la vostra metodologia collimi con i vostri obiettivi. Riflettete su come misurare e monitorare la vostra resa.

13 Criteri di assegnazione 2. Efficacia e la fattibilità delle azioni 2.3 Valutazione del ruolo e il coinvolgimento di tutti gli stakeholder e partner proposti. Le competenze tra I partner sono ben distribuite? Chi e come farà la gestione del progetto? Come sono ripartite le competenze tra le diverse nazioni (bilancio di competenze)? La proposta deve chiaramente esprimere chi partecipa alle azioni e chi fa cosa! Il gruppo di lavoro deve essere ben suddiviso tra le diverse nazionalità ( non deve essere sbilanciato verso una nazione piuttosto che un altra) Il piano di gestione dovrebbe rispondere alla sfida

14 Criteri di assegnazione 3. Sostenibilità dell azione proposta 3.1 Identificazione dei principali presupposti e dei rischi, prima della partenza e durante tutto il periodo di attuazione. Quali sono i rischi a cui il progetto proposto va in contro? Cosa può impedire la partenza e la realizzazione del progetto? La proposta deve chiaramente individuare cosa potrebbe impedire la sua realizzazione durante il periodo del progetto e quali azioni proposte sono a rischio

15 Criteri di assegnazione 3. Sostenibilità dell azione proposta 3.2 identificazione impatto sostenibile a lungo termine sui gruppi destinatari e beneficiari finali. L azione proposta dovrebbe produrre impatti significativi sia durante il progetto che dopo la fine del progetto Le dimensioni della sostenibilità sono: Finanziaria Istituzionale Politica

16 Valutazioni Europe-Aid : le fasi PUNTEGGIO 1 Rilevanza dell azione proposta 1.1 Coerenza con le esigenze ed i vincoli esistenti nei paesi /regioni considerate e quelli dei gruppi target e beneficiari finali in particolare 1.2 Coerenza con gli obiettivi e le priorità call 2 Efficacia e la fattibilità delle azioni 2.1 Valutazione della identificazione del problema e l'analisi 2.2 Valutazione delle attività proposte (la praticità e la coerenza rispetto agli obiettivi, finalità e risultati attesi). 2.3 Valutazione del ruolo e il coinvolgimento di tutti gli stakeholder e partner proposti. 3 Sostenibilità dell azione proposta 3.1 Valutazione della identificazione delle principali presupposti e dei rischi, prima della partenza e durante tutto il periodo di attuazione. Parziale 5 5(X2) Parziale 5 5(X2) 5(X2) Parziale identificazione impatto sostenibile a lungo termine sui gruppi destinatari e beneficiari finali. PUNTEGGIO TOTALE 5 50 NB: passano solo le concept note con : - almeno 12 punti nella sezione 1 ( Rilevanza dell azione proposta) - con un minimo di 30 punti in totale 16

17 Valutazioni Europe-Aid : statistiche di successo 17

18 Valutazioni Europe-Aid : 3 fase 3 SESSIONE DI APERTURA E VERIFICA AMMINISTRATIVA DEL Full application Form SOLO domande on-line entro la scadenza indicata nel Bando La proposta deve essere completa in ogni sua parte seguendo i criteri menzionati nella checklist Criteri amministrativi Firma di una dichiarazione da parte dei partner La proposta deve essere redatta o in Inglese, Francese Spagnolo o Portoghese Criteri di ammissibilità Tutti i partner devono essere iscritto nel PADOR Minimo 2 diversi Paesi ammissibili ( ma dipende dalle diverse call) La durata del progetto tra 24 e 60 mesi La cifra richiesta tra e Il finanziamento richiesto può essere al massimo: del 90% se il Leader partner è extra europeo del 75% se il Leader partner è europeo 18

19 Valutazioni Europe-Aid : 4 fase 4 VALUTAZIONE DEL Full application Form Si basa sull analisi dei contenuti dell application form : CRITERI DI SELEZIONE - Selezione fatta da esperi interni + esperti indipendenti I proponenti devono dimostrare la loro capacità finanziaria e tecnica per realizzare l'azione ( vedi documenti richiesti nella guida ai proponenti CRITERI DI AGGIUDICAZIONE - Selezione fatta dagli esperti indipendenti + esperti interni Verifica della qualità delle proposte presentate sulla base di Coerenza con gli obiettivi fissati e le priorità, L entità del finanziamento in relazione alle azioni proposte ( rapporto costi benefici) La qualità e l'impatto atteso La sostenibilità e la redditività 19

20 Criteri di assegnazione 1. Capacità finanziaria ed operativa 2. Rilevanza dell azione proposta 3. La metodologia utilizzata 4. La sostenibilità dell azione proposta 5. Budget e rapporto costi-benefici

21 Criteri di assegnazione 1. Capacità finanziaria ed operativa 1.1 Il proponente ed i partner hanno una sufficiente esperienza nella gestione di progetti europei? 1.2 Il proponente ed i partner hanno una sufficiente esperienza tecnica? 1.3 Il proponente ed i partner hanno una sufficiente capacità di gestione (Compreso il personale, attrezzature e capacità di gestire il budget dell'azione)? 1.4 Il proponente possiede una fonte di finanziamento propria sufficiente e stabile? La proposta deve dunque: Dimostrare di avere le competenze per gestire progetti europei Avere le risorse tecniche necessarie per portare avanti le azioni di progetto senza ricorrere a subcontraenti Essere un ente che opera nel settore con adeguate attrezzature e personale qualificato.

22 Criteri di assegnazione 3. Metodologia 3.1 Le attività proposte sono adeguate, concrete e coerenti con gli obiettivi e i risultati attesi? 3.2 E coerente il disegno complessivo delle azioni (riflette l'analisi dei problemi in questione, deve tenere conto di fattori esterni)? 3.3 Il livello di coinvolgimento dei partners e degli attori chiave è soddisfacente? 3.4 Il piano delle attività è chiaro e fattibile? Curare la metodologia. Siate chiari e precisi spiegate cosa proponete di fare e con quali mezzi e come valuterete I vostri risultati Scegliere un approccio consono a raggiungere I vostri obiettivi Impegnare i gruppi obiettivo / i portatori di interesse è la chiave. Quando gli attori del mercato non sono soci, devono essere comunque coinvolti nell'attuazione del progetto ad esempio attraverso comitato direttivo o altra forma di consultazione

23 Criteri di assegnazione 3. Metodologia 3.5 La proposta contiene indicatori obiettivamente verificabili? Definite indicatori INTELLIGENTI esprimono il valore economico della vostra proposta e del vostro progetto La proposta deve dunque: Impatto entro la durata del progetto Specifico: relativo ad un obiettivo Misurabile: monitora progressi/successi dal giorno 1 Raggiungibile: realistico & sufficientemente ambizioso Pertinente: coerente con gli obiettivi di progetto Legato ai tempi: alla durata del progetto e oltre

24 Criteri di assegnazione 4. Sostenibilità 4.1 E possibile che l azione abbia un impatto tangibile sui gruppi target? 4.2 Quali sono gli effetti moltiplicatori della proposta? 4.3 I risultati attesi sono sostenibili ( sostenibilità finanziaria istituzionale e politica)? EFFETTI MOLTIPLICATORI A chi verranno trasferiti i risultati del progetto? Quali sono le modalità di trasferimento e come si può valutare l efficacia di tale azione? I risultati sono trasferibili ad altre parti del contesto geografico considerato ( regione /Nazione)? La proposta deve dunque: Mostrate un piano ed un impegno chiaro su come e a chi i vostri risultati verranno trasferiti; NB : includete attività di trasferimento

25 Criteri di assegnazione 5. Budget e rapporto costi benefici 4.1 Il rapporto tra costi e risultati attesi è soddisfacente? 4.2 Le spese previste sono necessarie per la realizzazione del progetto?!redigete un bilancio delle risorse realistico e bottom-up Finanziare con i soldi dei contribuenti va giustificato Il Valutatore deve verificare che: La descrizione dei compiti coincida con livello e allocazione delle risorse La rassegna dello stato dell arte non è compito principale in termini di tempo / budget di un progetto ma dovrebbe essere un requisito minimo per la presentazione di un progetto - dunque non deve pesare sul budget Le attività di comunicazione e disseminazione sono componente chiave anche nel budget Non ci siano subcontratti senza limiti formali ma per compiti limitati Che ci siano spese di viaggio ragionevoli Il proprio co-finanziamento necessita di un ragionamento sincero! Il progetto rappresenta un buon rapporto qualità / prezzo?

26 Note riguardanti I costi Il budget dipende dalla natura del progetto (dalla durata, le azioni devono essere coerenti con gli obiettivi, la grandezza del consorzio, costo orario dei partner etc.) I proponenti devono presentare un costo orario realistico. Non bisogna stupirsi se si scopre che le tariffe orarie variano significativamente tra organizzazioni e paesi! Anzi ciò vuole dire che il budget è stato fatto a dovere! => Controllare il numero di ore e ricordare che in generale: Ore produttive = 1 persona in un anno ore produttive = 1 persona in un mese Bilancio per riunioni e viaggi non deve essere esagerato (ma deve essere sufficiente per il consorzio di incontrare due volte l'anno)

27 Criteri di aggiudicazione - punteggi 1. Capacità finanziaria ed operativa => Punteggio deve essere Rilevanza dell azione proposta => Punteggio deve essere La metodologia utilizzata => Punteggio deve essere - 4. La sostenibilità dell azione proposta => Punteggio deve essere - 5. Budget e rapporti costi-benefici => Punteggio deve essere - => Punteggio deve essere - Se le proposte che vengono ritenute finanziabili hanno un budget che supera le risorse disponibili viene data priorità alle proposte con punteggi più alti, e il resto va in lista di riserva

28 Schede di valutazione: Punteggio totale Punteggio totale Significato Molto buono Buono Alcune importanti debolezze debole Estremamente debole (rare)

29 Metodologia

30 Valutazioni Europe-Aid : Metodologia Le modalità di valutazione di una proposta 1) Ogni concept note e ogni full application form viene valutato rispettivamente da : - un esperto esterno - un esperto interno 2) Solo in caso di forte discordanza tra le schede di valutazione degli esperti esterni ed interni si chiama in causa un terzo esperto interno 3) Il segretariato del comitato creato per la valutazione redige la scheda finale facendo una media dei giudizi avuti dai valutatori interni ed esterni 30

31 Valutazioni Europe-Aid : Metodologia Esperti indipendenti esterni Vengono selezionati dall azienda che vince l appalto sulla valutazione Non devono sussistere conflitti di interesse Il giudizio del valutatore deve essere libero da qualsiasi conflitto di interesse NB. Un conflitto di interessi sussiste quando la capacità di un valutatore è compromessa a causa di legami familiari o affettivi, da affinità politica, interesse economico o da qualsiasi altra connessione pertinente o di interesse comune con i beneficiari Deve essere riservata Alcun contatto con i proponenti Non devono essere discriminatorie Trattamento corretto ed equo di tutte le proposte 31

32 Valutazioni Europe-Aid : Metodologia Esperti interni alla Commissione Sono selezionati in base all area geografica obiettivo della proposta progettuale ( asia, africa, America latina etc.) all area tematica trattata dal progetto ( immigrazione, ambiente etc,) Deve essere riservata Alcun contatto con i proponenti Non devono essere discriminatorie Trattamento corretto ed equo di tutte le proposte 32

33 Schede di valutazione Schede di valutazione individuali: Gli esperti devono scrivere commenti e punteggi per tutti i criteri anche se uno o più sono al di sotto della soglia Gli esperti devono scrivere commenti per tutti i sottocriteri Ogni esperto deve completare una scheda di valutazione per ogni proposta

34 Fare una proposta di successo l essenziale in breve Forte competizione: siate ambiziosi Inizio: iniziate presto una proposta necessita di tempo ed evoluzione Obiettivi progetto & gruppi obiettivo: ben definiti? sufficientemente focalizzati? Indicatori: adatti a monitorare successi/problemi e valore dell investimento? Strumenti e canali di comunicazione: sufficienti risorse e capacità professionali? Su misura per questo progetto? Consorzio: adatto allo scopo? Tutti hanno un ruolo chiaro & giustificato? C è un giusto equilibrio per una vera condivisione di progetto?

35 Fare una proposta di successo l essenziale in breve Budget: efficiente nei costi e bottom-up? Basato su indicazioni chiare da ogni partner? Segue le regole base di budget? Co-finanziamento: siate trasparenti e spiegate il vostro schema di co-finanziamento non lasciate vuoti, non mettete lo stesso per tutti i partner Estensione geografica: «focus appropriato» è la chiave Trasferibilità: dimostrate che I soldi pubblici sono ben investiti nel vostro progetto mostrate come più utenti possano utilizzare I vostri risultati!! ED INFINE: Facile da leggere?: Siate chiari e completi. Solo l informazione contenuta nella vostra proposta conta, i valutatori hanno 2-3 ore per valutare

36 BUONA FORTUNA!!! e GRAZIE PER L ATTENZIONE Flavia Di Noto Unioncamere-Eurosportelloveneto

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