Gestione del servizio di raccolta e spedizione della corrispondenza

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1 Città di Castel Maggiore Bologna Area affari generali e servizi istituzionali Servizio segreteria generale e presidenza del consiglio Gestione del servizio di raccolta e spedizione della corrispondenza Relazione tecnica Approvato con la determinazione n. 97 del 05/11/2014 C.I.G Partita I.V.A Codice Fiscale Pag. 1 di 6

2 Indice Descrizione dell appalto... 3 Caratteristiche del servizio... 3 Corrispettivo per le attività... 4 Reportistica... 4 Valutazione dei rischi da interferenza... 4 Valutazione economica dell appalto... 4 Partita I.V.A Codice Fiscale Pag. 2 di 6

3 Descrizione dell appalto Il comune di Castel Maggiore ha sperimentato per poco più di un anno la possibilità di gestire tramite vettore privato i servizi di spedizione della corrispondenza. L esito positivo della sperimentazione ha indotto ad individuare un soggetto con cui operare per il triennio 2015/2017. L appalto prevede varie attività meglio descritte nel capitolato di gara: Ritiro giornaliero (dal lunedì al venerdì) della corrispondenza dall ufficio postale e consegna all ufficio protocollo del Comune. Ritiro giornaliero (dal lunedì al venerdì) dall Ufficio postale della corrispondenza e dei giornali destinati alla biblioteca e consegna alla stessa. Ritiro giornaliero (dal lunedì al venerdì) della corrispondenza dall ufficio protocollo del Comune e recapito ai destinatari. Lavorazione degli atti giudiziari consistente nell affrancatura e nella consegna all ufficio postale. Per la consegna delle raccomandate la ditta dovrà dotarsi di almeno un punto di ritiro nel territorio comunale, dove i destinatari dovranno recarsi quando non sia stato possibile effettuare la consegna a domicilio. Caratteristiche del servizio La consegna della corrispondenza dovrà avvenire nel rispetto dei termini indicati nel capitolato d appalto. In caso di ritardo è prevista l applicazione di penali. La gestione della corrispondenza dovrà avvenire con tecnologie che consentano al comune di conoscere via web lo stato della lavorazione. L accesso al sistema informativo, che la ditta dovrà fornire al Comune, dovrà consentire all amministrazione di conoscere in qualsiasi momento se il plico è stato affrancato, consegnato al destinatario o all ufficio postale, depositato al punto di giacenza ecc. Dalla piattaforma informatica dovrà risultare quanto meno l esatto momento della consegna al destinatario (data ed ora di ricevimento). Spetta alla ditta la compilazione delle ricevute di ritorno delle raccomandate. Queste dovranno contenere il numero di protocollo ed il Partita I.V.A Codice Fiscale Pag. 3 di 6

4 servizio mittente riportate sulla busta Corrispettivo per le attività Per il recapito della corrispondenza sarà riconosciuto all appaltatore il prezzo offerto in sede di gara. I prezzi variano secondo il formato della busta ed il peso. Non saranno applicate variazioni di prezzo in considerazione del fatto che la ditta effettui la consegna direttamente o tramite il servizio postale o eventuali sub appaltatori. Solamente per gli atti giudiziari (per i quali vi è la riserva di legge relativamente alla spedizione tramite Poste Italiane) alla ditta verrà riconosciuto quale corrispettivo il costo di lavorazione offerto in gara oltre al rimborso delle spese postali. Reportistica La ditta sarà tenuta ad inviare al Comune report periodici riepilogativi sui quantitativi e le tipologie di plichi spediti Valutazione dei rischi da interferenza Si ritiene che lo svolgimento del servizio non comporti rischi per l interferenza con le attività comunali in corso. Infatti l operatore della ditta si recherà presso le sedi comunali per la consegna dei materiali o il ritiro delle bolgette con la corrispondenza. Valutazione economica dell appalto La stima dei costi dell appalto è stata fatta sul volume della corrispondenza dell anno la tabella seguente illustra i dati utilizzati. Come in tutta la pubblica amministrazione anche nel Comune di Castel Maggiore sono in corso processi di digitalizzazione dei documenti ed implementazione dell utilizzo della PEC e della Posta elettronica che potrebbero avere ripercussioni sui volumi di corrispondenza spedita. Nel corso del 2014, il Comune ha inoltre trasferito alcune attività all Unione Reno Galliera. Ad oggi non si è in grado di quantificare gli effetti di questa operazione sui volumi complessivi di posta. Resta inteso che la tabella seguente a esclusivamente valore indicativo. Partita I.V.A Codice Fiscale Pag. 4 di 6

5 Alla ditta saranno riconosciuti i compensi per gli effettivi volumi di posta recapitata. Nulla potrà essere vantato dalla ditta qualora si verifichi una diminuzione dei volumi effettivi rispetto a quelli indicati nella tabella. Parimenti la ditta sarà tenuta ad effettuare le lavorazioni richieste anche qualora i volumi di corrispondenza siano superiori a quelli presunti PRODOTTO Lettere Italia posta prioritaria QUANTITA' ANNUE TARIFFA IMPORTO TOTALE P< , ,00 P>20< , ,70 TOTALE P ,70 M< ,90 57,00 M>20< ,90 526,30 M>50< ,10 552,30 M>100< ,60 676,00 M>250< ,20 9,60 M>350< ,20 26,00 M>1000< ,00 16,00 TOTALE M ,20 E<20 5 1,90 9,50 E>20<50 6 2,10 12,60 E>50< ,60 286,00 E>100< ,20 502,40 E>250< ,20 93,60 E>350< ,00 200,00 E>1000< ,00 40,00 TOTALE E ,10 Lettere Italia posta raccomandata Ord< ,60 111,60 Ord>20< ,65 669,60 Ord>50< ,95 19,80 Ord>100< ,35 5,35 Ord>250< ,00 6,00 Ord>350< ,35 36,75 Ord>1000< ,85 9,85 TOTALE Ord ,95 RR< , ,50 RR>20< , ,00 RR>50< ,65 627,15 RR>100< ,05 484,00 RR>250< ,70 100,50 RR>350< ,05 209,30 RR>1000< ,55 63,30 TOTALE RR ,75 Lettere posta raccomandata europa e bacino mediterraneo RR<20 5,65 0,00 Partita I.V.A Codice Fiscale Pag. 5 di 6

6 PRODOTTO QUANTITA' ANNUE TARIFFA IMPORTO TOTALE RR>20< ,25 232,00 RR>50<100 7,85 0,00 RR>100<250 9,35 0,00 RR>250<350 10,35 0,00 RR>350< ,85 0,00 RR>1000< ,85 0,00 TOTALE RR ,00 Lavorazione atti giudiziari Lavorazione atti giudiziari 174 0,30 52,20 TOTALE AG ,20 TOTALE GENERALE ,90 Partita I.V.A Codice Fiscale Pag. 6 di 6

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