innovation & governance

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1 innovation & governance PROPOSTA DI VALORE PER L UFFICIO CONTRATTI E APPALTI TECNOLINK S.r.l. Sede legale: Via Goffredo Casalis, Torino Sede operativa: Via Vandalino, Torino Tel Fax C.F. e P.IVA CCIAA Reg. Soc. Trib. TO n /98 Cap. Sociale i.v.: ,00

2 LA PROPOSTA DI VALORE PER L UFFICIO CONTRATTI E APPALTI. Il contesto di riferimento La disciplina degli appalti pubblici è particolarmente complessa, è sottoposta a continui aggiornamenti e regola un aspetto delicato del rapporto tra istituzioni pubbliche e ambiente economico. Le attività richieste all ufficio Contratti e Appalti sono molteplici e dipendono da svariati fattori, come ad esempio il tipo di gara, l importo, il criterio di aggiudicazione. I tempi di esecuzione dell iter sono predeterminati e vincolanti. Per la delicatezza e la rilevanza delle decisioni che ne scaturiscono, l attività dell ufficio è sottoposta a verifica interna ed esterna, con richieste anche estemporanee di dati e statistiche. Inoltre, la crisi economica spinge un numero più alto di aziende a partecipare alle gare indette dalle amministrazioni pubbliche e in aggiunta, gli occhi degli operatori economici sono sempre più attenti a valutare la regolarità di tutto il procedimento. strategy-innovation-governance Pag. 2

3 Problemi e aspettative Anche se innovazione ed efficienza sono diventate due parole chiave per la Pubblica Amministrazione italiana, nella quasi totalità dei casi negli uffici Contratti e Appalti non sono entrati nuovi strumenti tecnologici. Infatti la complessità della normativa e la frequenza degli aggiornamenti non hanno favorito la nascita di software applicativi per la gestione degli iter delle gare. In genere, l informatica si è limitata a fornire un supporto per la creazione e in qualche caso per la condivisione, dei documenti connessi agli iter delle gare o ad eseguire velocemente il calcolo di aggiudicazione, utilizzando fogli elettronici all uopo preparati. Osservando e dialogando ormai da circa 10 anni con i nostri clienti abbiamo compreso che i problemi degli uffici Contratti e Appalti si concentrano principalmente in 4 aree: 1. gran parte delle attività dell ufficio è riferita alla creazione di documenti quasi fotocopia, il che richiede molta attenzione a non commettere errori banali ma che possono avere implicazioni molto serie; 2. nonostante la buona base di conoscenza archivistica all interno degli uffici, spesso risulta difficoltoso ricostruire il dossier di una gara e in moltissimi casi si ricorre ad una doppia archiviazione: elettronica e cartacea, con tutti i problemi e i rischi che ciò comporta; 3. con le informazioni quasi totalmente gestite all interno di file di tipo testo, è quasi impossibile generare report automatici o estrarre dati per audit interni o per enti di controllo esterni. Quando ciò è richiesto si innesca un surplus di lavoro, quasi mai preventivato, che va in conflitto con la rigidità delle scadenze e che genera tensione e malumore negli addetti; 4. difficoltà ad esercitare un ruolo di supervisione e controllo da parte del responsabile dell ufficio, il quale non riesce a mantenere costantemente aggiornata la visione di insieme di quello che sta accadendo: quali e quante sono le gare in corso, a che punto dell iter esse sono giunte, quali criticità si prospettano all orizzonte, ecc.. Se questi sono i problemi, di converso le aspettative sono quelle di poter disporre di strumenti per: agevolare, snellire, semplificare e ridurre le attività di redazione, classificazione, archiviazione, ricerca e condivisione dei documenti, in modo da poter concentrare l attenzione del personale su aspetti più professionalizzanti automatizzare la produzione dei report e relativa trasmissione rendere possibile il monitoraggio in tempo reale degli iter di gara in corso strategy-innovation-governance Pag. 3

4 Come la nostra soluzione software risolve i problemi e soddisfa le aspettative dell Ufficio Appalti La nostra soluzione in uso ormai da 7 anni, permette al personale autorizzato di impostare e modificare nel tempo i modelli dei diversi procedimenti, individuando le attività necessarie (a partire dal decreto o dalla determina, fino alla stipula del contratto) e associando ad esse i modelli di documento che devono essere prodotti in ogni fase. In occasione dell attivazione di una gara, si sceglie il modello di riferimento (procedura aperta, ristretta, ecc) ed in automatico il sistema genera l elenco delle attività che dovranno essere svolte in funzione dei diversi parametri di cui bisogna tener conto. Eventualmente, le attività possono essere assegnate in automatico o manualmente ai diversi operatori. Ad ogni attività è associato il modello di documento Word che eventualmente deve essere generato. Con un semplice clic, il documento viene creato e archiviato nel fascicolo elettronico della gara. Naturalmente, il sistema esegue il calcolo dell aggiudicazione scegliendo tra gli oltre 40 criteri, ma può anche accettare nuovi criteri che fanno riferimento a normative specifiche di carattere nazionale o locale. Avendo strutturato il flusso, diventa molto semplice poter monitorare le attività dell ufficio: a quale punto dell iter si trova ogni singola gara, quali sono le prossime scadenze. Il sistema produce veri e propri calendari consultabili o stampabili, a scelta per le attività di tutto l ufficio, di una persona dell ufficio, di ogni singola gara, ecc. Gestendo i dati significativi della gare all interno di una base dati, il sistema fornisce la possibilità di estrarre tutti i dati per comporre i report necessari a soddisfare le più diverse esigenze di informazione provenienti da uffici o organi, sia interni che esterni. strategy-innovation-governance Pag. 4

5 Caratteristiche Tecniche L applicazione è realizzata in ambiente IBM/Lotus Domino (supportate la versioni dalla 6.5 alla 8.5 in uso) per la gestione degli iter procedurali ed è integrata con MS OFFICE (dalla versione 2003) per la creazione dei fascicoli documentali; poggia su Crystal Reports (V.11) per la generazione dei report L utente usa come interfaccia il client Lotus Notes (V. 6.5 e successive) Referenze Citiamo di seguito alcuni clienti che utilizzano la nostra applicazione: ALER, Azienda Lombarda Edilizia Residenziale di Milano ASSB, Azienda Servizi Sociali di Bolzano ATS, Autostrada Torino Savona strategy-innovation-governance Pag. 5