L autonomia nella governance dei processi: il caso dei Musei Vaticani

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Bonaventura Marrone
7 anni fa
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: Luca Della Giovampaola Responsabile Ufficio Supporto Tecnologico Direzione dei Musei Vaticani I Musei Vaticani: 5.078.

1 : Luca Della Giovampaola Responsabile Ufficio Supporto Tecnologico Direzione dei Musei Vaticani I Musei Vaticani: di visitatori nel 2011 (5 posto mondiale, 3 musei a pagamento) 7 Km di gallerie, opere esposte 620 dipendenti tra: Curatori, Restauratori, Amministrativi, Tecnici, Ausiliari e Custodi 250 postazioni informatizzate Active Directory, SQL, Office Pag. 1

2 Il Governatorato SCV Costituito da Presidenza, Direzioni e Uffici Le Direzioni forniscono servizi alle altre: Direzione Servizi Tecnici Direzione TLC Ufficio Sistemi Informativi Servizio Internet Vaticano Etc.. Per gestire la complessità normalmente si sviluppano applicazioni informatiche a supporto del lavoro quotidiano con verticalizzazioni più o meno spinte. Sistemi ERP, Documentali, Gestionali, Verticali Un problema = una applicazione (Una volta era 1 problema = 1 piattaforma..) Pag. 2

3 Sarebbe bello avere uno strumento che ci consentisse di disegnare i nostri processi e di implementarli mediante procedure informatizzate Visio + Windows Workflow Foundation? JOSH L incontro con IT Consult e Josh è nato dietro indicazione del nostro fornitore del sistema di turnazione del nostro Corpo di Custodia, Archimede s.r.l. L esperienza da loro fatta con le WWF presso un cliente era stata negativa e si erano quindi orientati su JOSH. Nasce il rapporto. Pag. 3

4 OPPORTUNITA : 1. Disegno dei Processi 2. Formalizzazione dei Processi 3. Raccolta e analisi di dati 4. Autonomia 5. Standardizzazione degli strumenti 6. Creazione di conoscenza 7. Condivisione 8. Tracciabilità delle istanze di processo Il fabbisogno Pag. 4

5 L ATTACCO AL FABBISOGNO Tutte le richieste all interno dei Musei e verso le altre Direzioni utilizzavano il modulo di fabbisogno. Il modulo di fabbisogno, con eventuali allegati, presentato in Segreteria di Direzione veniva protocollato (non sempre) e smistato a seconda delle richieste. Ogni tanto si perdeva. Rompere il muro del fabbisogno: 1. Ha fatto il fabbisogno? 2. Ha firmato il fabbisogno? 3. Il fabbisogno è al protocollo? 4. Il fabbisogno è in amministrazione? 5. Dov è il mio fabbisogno? 6. Ma quanti sono i fabbisogni? Aiuto!!!! Pag. 5

6 RAZIONALIZZARE LE RICHIESTE Per incominciare ad utilizzare JOSH abbiamo usato i seguenti criteri 1. Partire dalle richieste più numerose 2. Partire dalle richieste più trasversali 3. Partire dalle richieste più semplici DOVE SI INSERISCE JOSH A. Josh è uno strumento di razionalizzazione del lavoro che si pone nelle fasi di processo precedenti agli strumenti informatici classici (ERP etc..) B. Josh è uno strumento di supporto che ben si adatta ai processi decisionali in cui più attori sono coinvolti Pag. 6

7 A. La richiesta di Movimentazione Opere d Arte (MOA) Con Josh è stato realizzato il processo di richiesta di Movimentazione delle Opere d Arte che, una volta portato a termine nelle fasi di verifica, porta all emissione del numero MOA tramite sistema verticale e alla comunicazione all utente dell avvenuta emissione tramite . A questo punto l opera si muove B. richieste di intervento della squadra manutenzione Con Josh viene gestita la raccolta delle richieste, l autorizzazione all intervento, la sua schedulazione, la creazione delle schede lavoro e la chiusura dell intervento. I dati raccolti sono utilizzati per la contabilizzazione delle ore lavorate In futuro vorremmo chiudere gli interventi in loco via tablet Win8 collegati in 3G Pag. 7

8 B. richieste di intervento della squadra manutenzione Presentato il processo ad un altra Direzione che normalmente esegue le nostre richieste hanno voluto l accesso a Josh A breve al processo verranno aggiunti i task relativi alle loro competenze. Uno dei vantaggi di Josh è la possibilità di ridisegnare rapidamente i processi e metterli in linea velocemente. Processi attivi Richiesta Materiale Informatico Richieste Manutenzione e Supporto Richieste Squadra Manutenzione Richiesta ore straordinario Processi in rilascio Richiesta guardie custodia Richiesta accesso per visitatori Processi in sviluppo Richieste di acquisto materiali per i restauri Pag. 8

Vantaggi ottenuti Rapidità e autonomia di sviluppo Facile gestione degli utenti/ruoli/task con Josh Mapper Creazione della Intranet dei Musei

9 Vantaggi ottenuti Rapidità e autonomia di sviluppo Facile gestione degli utenti/ruoli/task con Josh Mapper Creazione della Intranet dei Musei Creazione di raccolte documentali Analisi dei dati raccolti tramite i processi Drastica riduzione dei tempi di esecuzione e c è di mezzo la pausa pranzo! Pag. 9

10 Analisi dei dati raccolti Richieste per settore Ore lavorate per Commessa % Ripartizione richieste per Direzione Ore di straordinario richieste per Settore etc Pag. 10

11 9% 0% 3% 1% 3% 1% COMPLETED (accettata) Direz. dei Servizi di Sicurezza e Protezione Civile COMPLETED (accettata) Direzione dei Musei COMPLETED (accettata) Direzione dei Servizi Tecnici COMPLETED (accettata) Direzione delle Telecomunicazioni COMPLETED (accettata) Direzione Ville Pontificie COMPLETED (accettata) Segreteria Generale 83% COMPLETED (accettata) Servizi Generali Grazie per l attenzione! Luca Della Giovampaola st.musei@scv.va Pag. 11

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