CSA Carriere e Stipendi di Ateneo

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1 CSA Carriere e Stipendi di Ateneo Marzo 2007

2 Indice 1. IL SISTEMA CSA... 3 MODULI DI CSA IL MODULO CARRIERE... 4 FUNZIONALITÀ IL MODULO STIPENDI... 7 FUNZIONALITÀ IL MODULO MISSIONI IL MODULO RIVALUTAZIONE MONETARIA IL MODULO ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI IL MODULO A SERVIZI HELP DESK...14 FORMAZIONE...14 CONSULENZA...14 HOSTING

3 1. Il sistema CSA CSA è la soluzione che offre alle Università per il trattamento giuridico ed economico del personale universitario e del personale a contratto (sia esso nazionale o locale). CSA nasce dall esperienza che ha maturato dal 1990 in questo ambito. Garantisce un adeguata risposta alla necessità di supportare da una parte il controllo e la gestione del personale in termini di risorse, conseguente al decentramento amministrativo contabile, e dall altra la complessità degli adempimenti fiscali e contributivi richiesti dal legislatore all Università in qualità di Sostituto d Imposta. Moduli di CSA CSA si compone di due moduli principali integrati tra loro ed inscindibili: - Carriere - Stipendi Sono inoltre disponibili i moduli opzionali aggiuntivi quali: - Missioni - Rivalutazione Monetaria - Archiviazione documenti - A770 (Gestione della dichiarazione annuale del Sostituto d Imposta nel Modello 770) Quest ultimo modulo non è integrato in CSA e dispone di una banca dati separata. 3

4 2. Il modulo Carriere Il modulo Carriere ha come obiettivo la gestione dei dati giuridici del personale che costituiscono anche la base propedeutica alla gestione economica di ogni dipendente. Esso prevede la memorizzazione delle informazioni in un formato funzionale a divenire strumento valido di supporto alla gestione delle risorse umane dell Ateneo per la produzione dei documenti e delle stampe che vengono solitamente richieste ed elaborate dagli Uffici preposti (stati matricolari o di servizio, certificati, elenchi del personale). La carriera di ogni dipendente viene vista come l insieme degli avvenimenti giuridici ed economici che lo riguardano a partire dall inizio del suo rapporto di lavoro con l Amministrazione fino alla sua cessazione. Dall interpretazione della carriera, la procedura CSA è in grado in automatico di determinare l inquadramento e gli emolumenti spettanti secondo le regole ed i meccanismi definiti dai contratti vigenti per tutte le figure professionali previste. Le informazioni giuridiche gestite dal modulo Carriere costituiscono la base propedeutica alla corretta gestione economica del dipendente e in tal senso sono disponibili anche a tutti coloro che utilizzano il solo modulo Stipendi. Gli eventi scaturiscono da un provvedimento emesso a carico di un dipendente o più dipendenti contemporaneamente. Il legame di uno o più eventi di una carriera con l atto amministrativo da cui discendono consente l interrogazione dei dati sul contenuto e l applicazione dei provvedimenti ai dipendenti. L elaborazione dell insieme degli eventi di un dipendente ne determina l inquadramento giuridico economico di cui sono definite e codificate le modalità di avanzamento nella carriera (progressione) ed il trattamento economico fisso (emolumenti). 4

5 La progressione della carriera di un dipendente viene elaborata dalla procedura secondo regole e meccanismi, sanciti dal contratto in vigore, che consentono in automatico: - la determinazione dell inquadramento ad una certa data - il reperimento degli emolumenti spettanti ad una certa data - l esposizione di eventi, quando necessario (ad es. nello stato matricolare), relativi agli avanzamenti determinati dall anzianità Tali automatismi valgono per l insieme degli eventi con decorrenza uguale e/o successiva all applicazione delle leggi D.P.R. 382/80, per il personale docente e L. 312/80, per il personale tecnico amministrativo, che hanno introdotto gli attuali inquadramenti giuridici del personale. In particolare, la procedura distingue la gestione precedente e successiva le date di entrata in vigore delle suddette normative denominando la prima, per convezione, carriera pregressa o pre-80. L estrema flessibilità delle impostazioni e la varietà delle funzioni del modulo Carriere di CSA conferiscono all Ufficio del Personale un carattere autonomo con grandi potenzialità ed ampi margini di movimento nel contesto lavorativo diminuendo notevolmente i normali tempi di elaborazione e produzione. Funzionalità Il modulo Carriere dispone delle seguenti funzioni principali: Eventi di carriera Ad ogni cambiamento si esegue l interpretazione della intera carriera del dipendente per verificarne la correttezza e fornire indicazioni all operatore circa le cause delle eventuali incongruenze. Consultando lo stato giuridico/economico l operatore può individuare la causa e rimuoverla immediatamente. Interpretazione della carriera Interpreta solo i dati della carriera attuale ignorando quelli della carriera PRE80; può gestire più anzianità riconosciute in diversi istanti e consente la sovrapposizione di più variazioni di attività. 5

6 Consultazione dello stato giuridico economico Utilizzando diversi criteri di selezione, visualizza l intero insieme delle variabili di stato della posizione del dipendente: attività, part time, supplenze, funzioni. E uno strumento utile per individuare e risolvere gli errori di interpretazione dovuti alla immissione di sequenze non corrette di eventi, senza attendere l elaborazione del cedolino. Elenchi del personale La stampa degli elenchi del personale è improntata alla massima flessibilità, consentendo in maniera estremamente facilitata e di immediato riscontro di individuare i contenuti e disporli nelle aggregazioni e nella forma desiderata. I dati selezionati sono sempre disponibili in un file consultabile con Microsoft Excel. Stato matricolare di servizio e certificati Produce lo Stato matricolare di servizio estraendo gli eventi di carriera dall archivio ed utilizzando Microsoft Word per produrre la stampa vera e propria. Il modello di stampa può essere opportunamente personalizzato dall Ateneo. Produzione documenti Produce, utilizzando i dati giuridici caricati nelle carriere e negli incarichi didattici, vari tipi di documenti in particolare provvedimenti, lettere, attestati. 6

7 3. Il modulo Stipendi Il modulo Stipendi comprende tutte le funzioni necessarie per le attività mensili finalizzate alla produzione dei cedolini per gli emolumenti spettanti. Nell ambito delle operazioni di fine mese, consente agli Uffici stipendi di produrre tutte le stampe ed i rendiconti occorrenti alla Ragioneria ed i file da inviare mensilmente al MiUR per l alimentazione della banca dati sui dipendenti pubblici. In particolare alle Università che utilizzano anche il sistema di contabilità CIA, è fornita la comunicazione automatica dei dati di liquidazione ai fini contabili. Particolare attenzione è stata posta alla produzione dei cedolini risultanti dal calcolo degli stipendi per consentire personalizzazioni degli Uffici anche con materiale iconografico e la maggior flessibilità possibile in risposta a particolari esigenze derivanti dalla modalità di consegna ai dipendenti (postel, a mano con imbustamento automatico, ecc.). Il modulo Stipendi comprende anche tutte le funzioni atte a gestire gli adempimenti fiscali e contributivi che l Ateneo è tenuto a sostenere in qualità di Sostituto d Imposta. CSA esegue il conguaglio fiscale di fine anno e produce anche la corrispondente certificazione da inviare al dipendente (CUD). In caso di cessazione del dipendente, gestisce il trattamento di fine rapporto (TFR) consentendo di calcolare l accantonamento mese per mese, calcolare ed applicare l imposta sostitutiva sia come acconto sia come saldo, nonché controllare l avvenuta liquidazione del TFR stesso sia delle relative imposte che su esso gravano. In sede di assistenza fiscale CSA calcola sia gli interessi di rateizzazione sia quelli per ritardato pagamento (mora) e fornisce la possibilità di rideterminare il piano di rateizzazione a fronte di incapienza nello stipendio di un mese. 7

8 Funzionalità Il modulo Stipendi dispone delle seguenti funzioni principali: Posizioni economiche Consentono di gestire, in modalità storica: - il centro di costo su cui grava il dipendente; - la selezione, durante la liquidazione, dei comportamenti del motore di calcolo; - i doppi trasferimenti; - la personalizzazione della descrizione dell inquadramento. Voci personali Consentono di: - indicare la frequenza di esecuzione della voce (Mensile, Bimestrale, Trimestrale, Quadrimestrale, Semestrale, Annuale); - specificare la modalità di frequenza: anticipata o posticipata; - definire uno stato, cosicché la liquidazione prende in considerazione solo quelle esecutive; - indicare il centro di costo su cui si vuole far gravare la voce, una volta liquidata. Voci variabili Consentono di: - definire uno stato, cosicché la liquidazione prende in considerazione solo quelle esecutive; - indicare il centro di costo su cui si vuole far gravare la voce, una volta liquidata; - specificare l importo comprensivo degli oneri a carico amministrazione, per le voci abilitate; - condizionare l esecuzione nel periodo di mese in cui ricade. Calcolo liquidazione Esegue il calcolo degli emolumenti stipendiali o di compensi a soggetti assimilati. Il calcolo può essere di mese corrente, con conguaglio nell anno dei mesi precedenti, di arretrati di anni precedenti. Consultazione liquidazione 8

9 Consente di accedere immediatamente all ultima liquidazione calcolata e stampare direttamente quanto consultato a video mostrando il dettaglio arretrati. Stampa del cedolino Consente di stampare il cedolino offrendo un ampia possibilità di parametrizzazione del formato da parte degli Uffici. Riepiloghi, versamenti e file per tesoriere Consente di produrre riepiloghi di liquidazione e versamenti anche per liquidazione al fine di agevolarne il controllo da parte degli Uffici, sia essa consolidata o meno, e non solo per accredito. Conguaglio fiscale e contributivo Esegue il conguaglio fiscale di fine anno per il personale in servizio oppure al momento della cessazione del rapporto. Determina in automatico le voci da liquidare per la sua applicazione. Assistenza fiscale Consente di memorizzare più comunicazioni rettificative susseguitesi nel tempo e le eventuali voci di interessi sia per rateizzazione sia per ritardato pagamento. Adempimenti MiUR Consente l estrazione della banca dati giuridica ed economica richiesta dal MiUR. Adempimenti INPDAP, INPS, INAIL Le funzioni provvedono alle elaborazioni mensili ed annuali richieste dagli enti. 9

10 4. Il modulo Missioni Il modulo implementa l insieme delle operazioni per il pagamento di una missione dal calcolo dell anticipo alla liquidazione comprensiva di diaria e rimborso spese. I dati anagrafici e di inquadramento contrattuale (necessari per la determinazione della diaria) sono derivati da CSA, nella quale possono essere travasati i risultati dei calcoli per il pagamento contestuale allo stipendio. In alternativa c è la possibilità di produrre un documento per un pagamento autonomo, esterno cioè alla procedura. Il programma gestisce le missioni in Italia secondo le modalità stabilite dalla Circolare del Ministero del Tesoro del 10/9/1996 e le missioni all estero secondo le modalità stabilite dal decreto del 27/8/1995 del Ministero del Tesoro e dal decreto del 13/1/2003 del Ministero dell Economia e delle Finanze. 10

11 5. Il modulo Rivalutazione Monetaria Rivalutazione Monetaria è un modulo opzionale che attinge da CSA le informazioni anagrafiche e può riversare nel modulo Stipendi i risultati ottenuti al fine del pagamento e del conguaglio fiscale. Gli importi soggetti a rivalutazione devono essere inseriti in relazione al periodo in cui sono sorti, il calcolo deve essere effettuato sulle cifre nette. In caso siano noti gli importi lordi, il programma dispone di un procedimento di nettizzazione per le casse previdenziali INPS e INPDAP. Il calcolo degli importi di rivalutazione monetaria e/o interessi sulle somme nette può essere effettuato secondo varie modalità, da scegliere caso per caso in base alla sentenza. I criteri implementati sono: - circolare n. 83 del 23/12/1998 del Ministero del Tesoro, Bilancio e Programmazione Economica - rivalutazione e interessi - il più favorevole tra rivalutazione e interessi. 11

12 6. Il modulo Archiviazione Documenti È uno strumento per la distribuzione automatica dei documenti ufficiali da consegnare ai dipendenti (per CSA cedolini stipendiali e CUD) e contestualmente far fronte alle esigenza di storicizzarli in maniera strutturata. L Archiviazione Documenti possiede le funzionalità necessarie per gestire con semplicità ed efficacia tutte le fasi che caratterizzano il processo di archiviazione e di consegna dei documenti ufficiali. Il modulo base, completamente integrato a CSA, fornisce la possibilità di archiviare documenti prodotti con CSA ma anche provenienti da altri sistemi. Il modulo di consultazione via web consente alle Amministrazioni di dare ai dipendenti la possibilità d accedere ai documenti mediante il proprio browser. L interfaccia web può essere personalizzata e inserita all interno del Portale d Ateneo, integrandosi con altri servizi eventualmente erogati dall Amministrazione. Nella casella postale elettronica del dipendente potrà essere recapitata, a richiesta, l avviso d avvenuta pubblicazione del documento. E anche disponibile un modulo che sfrutta il servizio Postel. L utilizzo del servizio consente di spedire i documenti all indirizzo di riferimento del dipendente fornendo una soluzione per l Amministrazione anche per la consegna verso il personale cessato o in aspettativa. 12

13 7. Il modulo A770 A770 gestisce tutte le fasi che caratterizzano la produzione della dichiarazione fiscale. È il sistema che ha sviluppato per far fronte alle esigenze delle amministrazioni universitarie che, in qualità di Sostituto d Imposta, devono comunicare all Agenzia delle Entrate i dati relativi al Modello 770 Semplificato. Il Modello 770 Semplificato contiene i dati inseriti nelle certificazioni rilasciate ai soggetti cui sono stati corrisposti redditi da lavoro dipendente ed assimilati, indennità di fine rapporto, prestazioni in forma capitale erogate da fondi pensione, redditi da lavoro autonomo nonché i dati contributivi, previdenziali ed assicurativi e quelli relativi all assistenza fiscale. Nel caso in cui il Sostituto non debba presentare il Mod. 770 Ordinario, contiene anche i dati dei versamenti effettuati e delle compensazioni operate. La generazione della dichiarazione fiscale contenente i dati del Modello 770 è da sempre uno degli adempimenti fiscali più onerosi per le Università. Le principali cause sono da ricercare, in primo luogo, nella natura stessa dei dati che compongono la dichiarazione che quasi sempre provengono da svariati sistemi e, in secondo luogo, nella gran mole di informazioni di cui la dichiarazione è composta. Di qui la necessità di avere un supporto capace di assemblare i dati provenienti da varie fonti e gestire le varie problematiche che caratterizzano la produzione dell intera dichiarazione. Infine consente di generare i file nel formato previsto per l invio telematico e la stampa dell intera dichiarazione rispetto ai modelli richiesti dal Ministero delle Finanze. 13

14 8. Servizi Help Desk Il compito del servizio di help desk è di raccogliere e indirizzare le problematiche degli utenti CSA verso i centri di assistenza interni a, garantendo così un supporto specializzato in tempi brevi. Il servizio è realizzato attraverso l assistenza telefonica e indirizzi di posta elettronica. Tramite l help desk mette a disposizione degli utenti CSA un servizio di assistenza tecnica e uno di assistenza applicativa di base. L assistenza tecnica si occupa della soluzione di tutte le problematiche inerenti i sistemi e la loro infrastruttura tecnologica. L assistenza applicativa di base si occupa della manutenzione correttiva tesa ad eliminare le eventuali malfunzioni del sistema. Allo stesso tempo si fa carico di inviare gli aggiornamenti della procedura che, vista la frequenza con cui avvengono cambiamenti in materia normativa o nei dati che l utente utilizza, hanno per CSA una cadenza settimanale. Formazione Per tutti gli utenti delle proprie soluzioni, offre corsi di formazione con una struttura e un programma predefiniti o personalizzabili sulle esigenze dell'ateneo. I servizi di formazione di si spingono anche oltre la preparazione legata all'uso delle applicazioni del Consorzio, e possono affrontare argomenti di più ampio respiro, come tematiche di natura tecnica/tecnologica o di natura funzionale sull'area Risorse Umane. Consulenza Il servizio di consulenza gestisce lo sviluppo di progetti e implementazioni personalizzate, le attività di assistenza applicativa avanzata e la formazione specialistica su tematiche funzionali di area, non necessariamente legate all utilizzo degli applicativi. 14

15 Dalla collaborazione quotidiana con gli Atenei il gruppo trae spunto per l evoluzione di CSA. L analisi delle esigenze raccolte è il punto di partenza per lo sviluppo di nuove funzionalità e per l estensione a nuovi ambiti. L'attività di consulenza specialistica viene inoltre richiesta in progetti di integrazione con altri sistemi dell ateneo e nelle aree di definizione di prassi operative e di interpretazione di normative, che hanno impatto sull'area amministrativa delle Risorse Umane. Hosting L offerta di nell ambito delle applicazioni gestionali per l Ateneo comprende un servizio di hosting dei sistemi. L hosting permette a tutti gli Atenei di utilizzare le applicazioni del Consorzio senza sostenere gli oneri di gestione dell'infrastruttura tecnologica e delle componenti applicative appoggiandosi al data center di per la messa in opera e la conduzione di tutti i sistemi informatici necessari. si fa carico di tutte le problematiche connesse alla gestione di una tale struttura: dall amministrazione e manutenzione del sistema tecnologico, al monitoraggio della sicurezza, alle problematiche di backup e disaster recovery. I punti di forza dell offerta di hosting possono riassumersi in: un basso impatto tecnico-organizzativo nell infrastruttura informatica d Ateneo la garanzia di un servizio con alti standard di sicurezza, alta disponibilità ed alte prestazioni un servizio di supporto tecnico dedicato la flessibilità e la rapidità di attivazione del servizio. 15

16 Titolo White Paper:. Marzo 2007 S0-5 Livello di sicurezza: pubblico Autori: Collaborazione di: Audience: Gruppo consulenza CSA, Nicola Bertazzoni, Giuliana Ponti Maurizio Galotti. Direttori amministrativi, Prorettori dell area Risorse Umane, Dirigenti/Responsabili dell area Risorse Umane, Capi Ufficio dell area Risorse Umane. Consorzio Interuniversitario Via Magnanelli 6/ Casalecchio di Reno (BO) Dipartimento Soluzioni e Servizi per l Amministrazione Universitaria Ufficio Relazioni Esterne Tel: Mail: re.univ@cineca.it Copyright 2007,. Tutti i diritti riservati. Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati senza previo avviso. Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di.