GESTIONE TESSERATI MANUALE UTENTE (PER I SODALIZI) REVISIONE 1.1 AGOSTO 2016

Transcript

1 GESTIONE TESSERATI MANUALE UTENTE (PER I SODALIZI) REVISIONE 1.1 AGOSTO

2 INTRODUZIONE Questo manuale intende fornire una guida pratica per l'utilizzo della nuova procedura informatizzata per la gestione dei Tesserati. N.B. Le figure fanno riferimento alla versione test della piattaforma e potrebbero non coincidere con le schermate del sistema in esercizio 2

3 REQUISITI E MODALITÀ DI ACCESSO IMPOSTAZIONI DEL BROWSER La procedura web è stata testata con i seguenti browser: 1) Google Chrome Versione * 2) Internet Explorer versione 11* * Per le corrette operazioni dell utilizzo della procedura effettuare la corretta configurazione del browser nel capitolo CONFIGURAZIONE BROWSER Pertanto, per un corretto funzionamento della procedura, si suggerisce di aggiornare il proprio browser. Inoltre, il browser dovrà consentire l esecuzione di script in linguaggio javascript. Usualmente i browser sono configurati per consentire tale modalità (default). Qualora questa modalità non fosse disponibile verrà visualizzato il seguente messaggio d errore all interno delle varie maschere dell applicazione: MODALITÀ DI ACCESSO Per accedere al sistema occorre collegarsi al sito gtweb.csain.it Una volta raggiunto il sito viene presentata la seguente schermata: L accesso per i Sodalizi è disponibile al punto 2 3

4 In questa sessione è descritto l accesso del sodalizio che ha già ricevuto le utenze per il collegamento ed ha già inviato i documenti obbligatori. L accesso per i sodalizi con affiliazione scaduta nuovi sodalizi o sodalizi senza utenza di accesso saranno presi in considerazione nei paragrafi successivi. Selezionando (Accedi se si dispone di nome utente e password) verrà proposta la seguente maschera di accesso: Inserire come nome utente il codice del sodalizio e la password comunicata 4

5 La home page del sodalizio verrà così proposta con le scelte di menù. Dal menù in alto a destra selezionando il codice del sodalizio sarà possibile accedere al cambio della password. Inserire la password corrente, la nuova password e la conferma della nuova password. 5

6 Dal menù in alto a sinistra e dal menù sulla destra sono disponibili le scelte elencate: Sostanzialmente si tratta delle stesse scelte sul menù di destra si può anche consultare l anagrafica del sodalizio con il consiglio direttivo e le discipline praticate. Nella versione 1.1 viene inserito un accesso per la gestione delle tessere open. GESTIONE DOCUMENTI Dal menù gestione documenti verrà proposta la seguente schermata: I documenti nell esempio sono i documenti obbligatori precedentemente inseriti. E possibile inserire altri documenti nella seguente maschera: 6

7 Selezionare il tipo di documento che si vuole inserire, scegliere il file in formato PDF, inviare il documento dal tasto Invia documento. La gestione dei documenti viene spiegata in modo completo nei paragrafi successivi. 1) SELEZIONE E RICERCA GESTIONE TESSERATI Sempre dal menù principale si accede al menù Gestione Tesserati. All interno troviamo l elenco dei tesserati inseriti dal sodalizio. Andiamo a vedere singolarmente le funzioni eseguibili su questa pagina. In alto troviamo il menù di scelta della selezione: La griglia dei tesserati può essere selezionata in base alle opzioni del menù: 1) Tutti i tesserati 2) Solo nuovi (inseriti non ancora inviati al comitato, non ancora tesserati) 3) Inviati al comitato 4) Già tesserati 5) Ricerca tesserato per cognome 6) Ricerca tesserato per codice fiscale 7) Tutti i tesserati con tessera scaduta 8) Ricerca per disciplina praticata 9) Ricerca avanzata La selezione ricerca avanzata apre un nuovo sottomenù con le seguenti scelte: Si possono selezionare una o più opzioni. Dalle selezioni effettuate verranno proposti solo i tesserati scelte dalle opzioni. I tesserati selezionati saranno elencati e citati in una totalizzazione separata per tesserati da inviare e tesserati in attesa della tessera che dovrà essere emessa dal comitato. Lo stato del tesseramento viene proposto con un icona a semaforo con le seguenti opzioni: 7

8 Nel caso di ricerca per cognome del tesserato o codice fiscale verrà visualizzata l icona di ricerca La ricerca del cognome del tesserato può essere effettuata inserendo solo alcune lettere per la ricerca Inserendo ad esempio pe verranno visualizzati tutti i tesserati nel cui cognome siano presenti le lettere pe sia in qualsiasi punto del cognome. Per quanto riguarda la ricerca del codice fiscale questo va inserito per intero. La selezione può inoltre essere effettuata per disciplina praticata: Nell esempio verranno visualizzati tutti gli atleti che nel sodalizio praticano quella disciplina sportiva. La selezione effettuata può essere stampata Verrà visualizzato un link per accedere alla stampa effettuata Eseguendo Apri documento verrà visualizzato il report emesso 8

9 Oppure esportata in un file Excel Aprire il file esportato Per visualizzarne il contenuto Il file esportato in excel potrà essere successivamente utilizzato per importare dopo la riaffiliazione tutti i tesserati del sodalizio. I tesserati elencati possono inoltre essere ordinati per cognome, nome, codice fiscale o data di tesseramento. 9

10 2) INVIO TESSERATI AL COMITATO Per l invio dei tesserati al comitato questi devono essere prima selezionati. La selezione può avvenire in modo cumulativo dal tasto di spunta in alto a destra sulla griglia dei tesserati Questo tasto seleziona e deseleziona tutti i tesserati che non sono ancora stati inviati. La selezione può essere fatta riga per riga a seconda se si vuole o meno inviare il tesserato per il tesseramento. Dopo aver effettuato la selezione è possibile effettuare l invio al comitato per l emissione delle tessere. 3) INSERIMENTO NUOVI TESSERATI Inserire l anagrafica del nuovo tesserato 10

11 Il codice fiscale potrà essere calcolato dopo l inserimento del cognome, nome data di nascita, luogo di nascita e sesso. Dal tasto di calcolo verrà visualizzato il codice fiscale completo del tesserato. E possibile comunque inserire manualmente il codice fiscale. L inserimento manuale non sarà soggetto di alcun controllo. Selezionare quindi recapiti ed il tipo di tessera da emettere. La sessione successiva riguarda i tecnici, istruttori e dirigenti Se il tipo di tessera selezionata riguarda i quadri tecnici, i campi settore sportivo e qualifica sono obbligatori. Questa sessione potrà essere modificata sono nel caso non risulti ancora inviata al comitato per il tesseramento, in caso contrario i suddetti campi non potranno essere modificati. 11

12 Dopo l inserimento verranno visualizzate le discipline praticate dal sodalizio Seleziona una o più discipline che possono essere praticate dall atleta. Dopo la selezione si può ritornare in inserimento o nella lista dei tesserati 4) VISUALIZZAZIONE E MODIFICA TESSERATI 12

13 Dalla griglia dei tesserati selezionando Dettagli viene visualizzato in dettaglio il tesserato con le discipline. Da questa maschera è possibile modificare i dati del tesserato Nel caso in cui l atleta non sia ancora stato tesserato accanto a modifica viene visualizzato anche il tasto elimina. Le condizioni per l eliminazione del tesserato sono due: 1) Il tesserato non ha ancora il numero di tessera 2) Il tesserato non ha nessuna disciplina caricata In questo caso il tesserato ha un numero di tessera per cui non verrà visualizzato il tasto elimina In questo caso il tesserato ha una disciplina caricata per cui non verrà visualizzato il tasto elimina 13

14 In questo caso il tesserato non ha ancora acquisito un numero di tessera e non è stata caricata nessuna disciplina per cui il tasto elimina è disponibile Dal tasto modifica è possibile effettuare la modifica dei dati 14

15 Dopo l aggiornamento è possibile anche modificare le discipline inserite. Le discipline in elenco possono essere eliminate oppure si può aggiungere una nuova disciplina. 5) Importazione elenco tesserati 15

16 Dal menù importazione selezionare il file excel relativo al modulo tesserati compilato in tutte le sue parti GESTIONE TESSERE OPEN Nella versione 1.1 viene introdotta la funzione Tessere Open Tessere Open è una funzione supplementare al programma che consente al sodalizio di avere dal comitato n tessere numerate non associate a nessun atleta. Questo consente di avere immediatamente un certo numero di tessere e di assegnarle man mano che gli atleti richiedono il tesseramento. 16

17 Sulla parte sinistra viene visualizzata la griglia con le tessere emesse, sulla parte destra la lista degli atleti non ancora tesserati. Dal tasto associa si assoceranno in modo automatico tutte le tessere emesse con gli atleti non ancora tesserati naturalmente deve corrispondere il tipo di tessera. Se come nel caso presentato nessuna tessera open corrisponde agli atleti presenti, otterremo questo messaggio. Di contro se almeno una tesser corrisponderà agli atleti presenti. Avremo questo risultato. Se andiamo in gestione tesserati troveremo l atleta prima non tesserato con il tesseramento completato 17

18 INSERIMENTO NUOVO SODALIZIO Se il sodalizio non ha mai effettuato l affiliazione con lo CSAIN per la prima affiliazione procedere come segue: Inserire nome utente e password temporanei forniti dal comitato Dopo l accesso si avrà la seguente maschera: Selezionare compila documento di richiesta: Inserire tutti i campi (i campi in giallo sono obbligatori) 18

19 Il codice fiscale inserito è soggetto ad una ricerca nel database CSAIN. Se il codice fiscale è già presente non è possibile effettuare l affiliazione ma solo la re affiliazione. Dopo l inserimento dell anagrafica è possibile modificare i dati inseriti. 19

20 E adesso possibile inserire il consiglio del sodalizio 20

21 Il calcolo del codice fiscale del membro del consiglio può essere fatto automaticamente dopo aver inserito nome, cognome data e luogo di nascita e sesso. I dati inseriti vengono riportati su una riga in griglia. E obbligatorio nella prima riga selezionare il ruolo del presidente ed spuntare legale rappresentante. Successivamente possono essere inseriti gli altri membri del consiglio. Inserire adesso le discipline praticate dal sodalizio Selezionare quindi stampa documento. A questo punto aprire il documento stampato. In formato cartaceo il foglio va firmato timbrato scansionato e quindi allegato. In formato digitale il file va salvato in formato PDF firmato digitalmente ed allegato. 21

22 INSERIMENTO DI UN SODALIZIO GIA AFFILIATO Se il sodalizio ha già un codice CSAIN procedere come segue: Cerca Invia richiesta dati di accesso al sito Il sodalizio riceve una mail di conferma avvenuta registrazione nel sito con allegata la password per l accesso. La username sarà il codice del sodalizio stesso. A questo punto possono insorgere due scenari: 1) L affiliazione del sodalizio è attiva 2) L affiliazione del sodalizio risulta scaduta SCENARIO 1 (affiliazione attiva) Nel caso di affiliazione attiva dopo l accesso con nome utente e password inviata con si presenterà la seguente maschera: La data di affiliazione in verde indica che si tratta di una affiliazione attiva. In questo scenario la prima cosa da fare per poter accedere al menù principale è quella di inserire i documenti obbligatori. Da questo maschera è possibile accedere al menù di cambio password. Le indicazioni per il cambio della password sono segnalate dal tasto info cambio password. 22

23 Per l inserimento dei documenti procedere nel seguente modo: Selezionare il documento che si sta caricando Scegliere il file in formato PDF che contiene il documento selezionato 23

24 Inviare il documento. Il file qualunque sia il nome di origine verrà rinominato e caricato nella griglia in stato (non ancora convalidato). Un messaggio informa che l inserimento dei documenti obbligatori non è ancora stato completato. Questa operazione va ripetuta per tutte e quatto il documenti obbligatori da allegare fino alla seguente maschera: Dopo aver completato l operazione disconnettersi ed attendere l esito da parte del comitato. Se il comitato scarta un documento questo verrà segnalato con il semaforo rosso. Per capire perché il documento è stato scartato da parte del comitato avvicinare il mouse alla casella Scarto per vedere la motivazione. 24

25 Eliminare il documento scartato e ricaricarlo. Una volta che tutti i documenti obbligatori sono stati caricati e convalidati dal comitato si avrà la seguente visualizzazione: L eliminazione dei documenti sarà attiva nella posizione in cui i documento risulta non ancora convalidato o scartato. Non è possibile eliminare i documenti già convalidati. SCENARIO 2 (affiliazione scaduta) Nel caso di affiliazione attiva dopo l accesso con nome utente e password inviata con si presenterà la seguente maschera: La data di affiliazione in rosso indica che si tratta di una affiliazione scaduta. In questo scenario la prima cosa da fare per poter accedere al menù principale è quella di effettuare la riaffiliazione. Per poter effettuare la re affiliazione seguire gli step indicati. 1) Selezionare l anno della nuova affiliazione 2) Modificare o confermare i dati del sodalizio 25

26 26

27 3) Inviare richiesta di re affiliazione 4) Stampare la richiesta Dopo aver stampato in cartaceo il documento e firmato, oppure firmare il PDF con firma digitale, allegare Il file per l invio. A questo punto sarà il comitato a confermare la re affiliazione. Nessun tipo di accesso sarà consentito se non dopo la conferma da parte del comitato. 27

28 CONFIGURAZIONE BROWSER GOOGLE CROME Selezionare in alto a destra Selezionare Impostazioni Selezionare Mostra impostazioni avanzate - 28

29 Togliere il flag su Attiva la Compilazione automatica Chiudere il browser. INTERNER EXPLORER Questa modifica è necessaria solo se il comitato gestisce anche i sodalizi. Il programma lavorando con i cookies memorizza delle informazioni che possono essere riportati da un accesso all altro. In questi casi prima di accedere come sodalizio dopo aver lavorato con la parte comitato, eliminare i cookies oppure selezionare il flag che azzera i cookies dopo l uscita da internet explorer Selezionare in alto a destra 29

30 Selezionare opzioni internet 30

31 COMPILAZIONE FOGLIO EXCEL PER L INSERIMENTO MASSIVO ATLETI Scaricare il foglio excel modulo inserimento tesserati Il foglio excel si presenta in questo modo, i campi gialli sono i campi obbligatori quelli azzurri i campi facoltativi. Dopo l inserimento di nome, cognome, luogo di nascita, data di nascita e sesso verrà automaticamente calcolato il codice fiscale, dopo l inserimento del comune di residenza verrà visualizzata automaticamente la provincia. Per quanto riguarda i tesserati nati in uno stato estero compilare il campo LUOGO DI NASCITA con (NAZIONALITA ESTERA) testuale senza accenti. Il codice fiscale anche se visualizzato non sarà corretto per cui il campo codice fiscale va modificato. Sesso, tipo tessera e disabile vanno inseriti dal menù a tendina 31