Self Booking on line by e-travel Management. L importanza di un On Line Booking Tool Tailor Made, come leva per ridurre i costi dei viaggi

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1 Self Booking on line by e-travel Management L importanza di un On Line Booking Tool Tailor Made, come leva per ridurre i costi dei viaggi

2 Self Booking: cos è? È la soluzione web based che permette direttamente all Azienda di pianificare e prenotare in modo semplice le trasferte di lavoro, nel completo rispetto delle politiche di viaggio aziendali. Si possono prenotare e acquistare: VOLI DI LINEA VOLI LOW COST ALBERGHI AUTO con accesso alle migliori tariffe di mercato confrontando immediatamente i prezzi Tutto tramite un unico portale personalizzato

3 Case History I nostri clienti che utilizzano e-travel Management parallelamente al nostro servizio tradizionale

4 Il Business Travel nelle aziende La spesa per i viaggi d affari ha un peso rilevante tra le voci di costo Il risparmio impatta direttamente nel conto economico I processi legati alla trasferta sono gestiti in modo tradizionale Esistono spazi alla razionalizzazione Il controllo non è focalizzato Maggior controllo Contenimento dei costi Miglior livello del servizio

5 Efficienza nella gestione Lo strumento da utilizzare LA TRAVEL POLICY La soluzione organizzativa IL TRAVEL MANAGER La soluzione tecnologica SELF BOOKING

6 Il ciclo di vita della trasferta t r a v e l p l a n n i n g t r a v e l a c c o u n t i n g Fabbisogno di trasferta Pianificazione Prenotazione Contabilità Rimborso Controllo Si è riscontrato il fabbisogno di una trasferta d affari Si presenta la richiesta per una trasferta sottoponendola al proprio responsabile per ottenere l autorizzazione Si inserisce la destinazione e la data della trasferta. Prenotazione volo, hotel, auto attraverso un Global Distribution System (GDS) Dopo la trasferta viene creata la nota spese, successivamente. controllata ed approvata per la contabilità Viene calcolato il rimborso spese e stampata una certificazione per il dipendente. Le spese di trasferta vengono registrate in contabilità ed inviati al controlling. Tassazione tramite calcolo della retribuzione

7 Il flusso operativo SELF BOOKING Prenotazione Prenotazione AZIENDA Air Hotel Car Immediatezza delle informazioni Verifica delle alternative Scelta consapevole P N R Prenotazione in sospeso = Servizio Consulenziale agenzia Agenzia di Viaggio Prenotazione confermata = emissione e consegna titoli di viaggio

8 Vantaggi per l azienda Implementare Self Booking per l Azienda significa gestire in modo efficace le fasi del processo di organizzazione del viaggio garantendo Risparmio Efficienza

9 Risparmio RIDUZIONI DEI COSTI DIRETTI Completo rispetto della Travel Policy Controllo puntuale delle tariffe su destinazioni e compagnie utilizzate Confronto immediato dei prezzi offerti sul mercato dei viaggi Maggior potere negoziale con fornitori, grazie alle statistiche a disposizione Definizione e ampliamento delle tariffe negoziate RIDUZIONE DEI COSTI INDIRETTI Miglioramento e automazione del processo di gestione della trasferta Snellimento delle procedure Ottimizzazione delle risorse aziendali Diminuzione del tempo dedicato alla gestione delle trasferte Riduzione dei costi di telefono, mail, fax, etc

10 Efficienza In Azienda Maggior soddisfazione del personale viaggiante che riceve un servizio rapido, preciso e dedicato. Caricamento dei profili personali dei viaggiatori con carte frequent traveller, preferenze di posti a bordo, servizi speciali, scadenza passaporti, ecc.. Invio documenti di viaggi direttamente dal sistema Sincronizzazione delle trasferte con il calendario di Outlook, Notes, Palm, Lotus,.. Reportistica dettagliata e personalizzata Archivio viaggi In Agenzia L agenzia assume il ruolo di CONSULENTE supportando attivamente l Azienda per: La contrattazione di tariffe, servizi speciali e sconti con i fornitori, Lo studio e l implementazione della Travel Policy, Il maggior controllo del traffico aziendale, L individuazione dei possibili margini di risparmio, La gestione di itinerari complessi e casi speciali, L emissione dei documenti di viaggio.

11 Il portale web La Home page da dove inizia la pianificazione del viaggio

12 Il portale web La funzione di Travel Arranger consente di pianificare i viaggi per tutta l azienda ed avere un Planning di tutte le trasferte in corso, passate e future

13 Il portale web e-travel Management, successivamente alla scelta dei servizi ( Voli, HotelCar) da la possibilità all utente di chiudere la prenotazione in sospeso mantenentdo i servizi bloccati fino alla scadenza del Time Limit segnalato dal sistema

14 e-travel Management chiama risparmio Il senso di colpa visivo, viene generato dalla comparazione di più alternative di viaggio ( dalla più economica alla più costosa) all interno della stessa schermata di prenotazione. L utilizzo di e-travel Management permette di risparmiare in media il 9,1% sul L utilizzo di e-travel Management permette di risparmiare in media il 9,1% sul costo dei biglietti aerei ( fonte Amadeus Italia)

15 e-travel Management Anche se hanno in comune l uso di internet, i siti web dedicati alle prenotazioni on line non sono tutti uguali. Chi si occupa di business travel offre servizi di prenotazioni on line con alla base un agenzia vera e propria Fonte Turismo d Affari

16 Vertours Srl - Galleria Pellicciai, 13 - Verona Tel business@vertours.com