MEDIATORI DELL INNOVAZIONE

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1 MEDIATORI DELL INNOVAZIONE INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT Le tipologie organizzative, il project management, i clienti, le competenze del PM. 15 giugno 2011 Ing. U. Forghieri Vicepresidente Relazioni Esterne Italian Project Management Academy, associata italiana di International Project Management Association (IPMA) Introduzione al project management

2 Indice: 1Tipi di strutture organizzative 2 Progetto e management del Progetto 3Il mercato ed i clienti 1Le competenze IPMA Introduzione al project management 2

3 Tipi di strutture organizzative Gruppo di persone formalmente unite per raggiungere uno o più obiettivi comuni. Elementi di un'organizzazione Persone Struttura sociale e gerarchico-funzionale Tecnologie: insieme di mezzi e risorse per la trasformazione degli input in output Fine: rappresentazione della missione e degli obiettivi desiderati Ambiente: insieme di condizioni esterne che condizionano l organizzazione Introduzione al project management 3

4 Tipi di strutture organizzative AUTORITA : è la possibilità formale di esercitare un potere. POTERE: è la capacità di un individuo o di un gruppo di realizzare i propri desideri e le proprie mire ed obiettivi. RESPONSABILITA : è la funzione di svolgere una attività diretta verso certi obiettivi, operando le relative scelte e rispondendo dei risultati. Introduzione al project management 4

5 Tipi di strutture organizzative DELEGA è la assegnazione di propri compiti da parte di un livello gerarchicamente superiore ad un inferiore. CONTROLLO è la guida verso gli obiettivi, con correzione degli scostamenti. COLLEGIALITA è la funzione che permette di discutere argomenti ed ottenere interpretazioni e decisioni di gruppo. Introduzione al project management 5

6 Tipi di strutture organizzative gerarchica funzionale divisionale matriciale Introduzione al project management 6

7 Tipi di strutture organizzative Quale tipo di organizzazione è la più adatta per realizzare un Progetto? ORGANIZZAZIONE FUNZIONALE- GERARCHICA PRO garantisce standards per tutte le attività ogni reparto ha completo controllo e dispone degli esperti necessari CONTRO maggior lentezza esecutiva scarsa flessibilità difficoltà di comunicazione tra progetti ogni richiesta deve transitare attraverso la gerarchia la responsabilità di un Progetto si suddivide tra vari capi dipartimentali ORGANIZZAZIONE ORIENTATA AI PROGETTI rapidità di risposta e di esecuzione costi maggiori e affrontabili solo da società focus sul team e sulle sue necessità opportunamente dimensionate il team non dipende da settori maggior numero di specialisti necessari esterni al Progetto gestione più impegnativa per distribuzione le responsabilità del PM sono chiare ottimale di risorse da assegnare ai Progetti e e dirette di servizi amministrativi/generali a supporto Introduzione al project management 7

8 Tipi di strutture organizzative Accade di frequente che la combinazione tra i due tipi di strutture organizzative dà luogo alla cosiddetta operatività matriciale del Progetto Nella struttura matriciale il PM condivide con i managers gerarchico-funzionali le responsabilità di assegnazione delle priorità e di direzione delle attività del personale assegnato al Progetto Applicazioni della struttura matriciale in funzione di cultura, stile e gestione rischi dell azienda Autorità del PM e possibilità di esplicare efficacemente il ruolo alta moderata limitata inesistente In assenza di Progetti i PM disponibili sono da riciclare in altro ruolo MATRICE DEBOLE MATRICE FORTE Ruolo non coperto dal PM in modo efficace o non adeguatamente sostenuto dal top 0% Percentuale di personale impiegato su Progetti 100% Introduzione al project management 8

9 Tipi di strutture organizzative MULTIDISCIPLINARIETA MULTIFUNZIONALITA CONTROLLO RESPONSABILITA Introduzione al project management 9

10 Indice: 1Tipi di strutture organizzative 2 Progetto e management del Progetto 3Il mercato ed i clienti 1Le competenze IPMA Introduzione al project management 10

11 Progetto e management del progetto Un PROGETTO è uno sforzo delimitato nel tempo (con una data di inizio e una di termine) diretto a creare un prodotto o un servizio unico, che comporta benefici e valore aggiunto al committente. Un PROGETTO si articola in fasi di: impostazione-progettazione-predisposizione realizzazione operativa controllo-incorsoefinale- delrisultato e prevede il raggiungimento di un obiettivo prefissato (rispettando Tempi, Budget, Quantità e Qualità), mediante l utilizzo di: esperienze tecnologie risorse umane risorse materiali e immateriali proiectum (da proicere ) proiettare In sostanza progettare gettare avanti!! Ma.dove? In che direzione? Come? Quando? Introduzione al project management 11

12 Progetto e management del progetto E la gestione sistemica di un impresa complessa e di durata limitata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo predefinito, mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate e limitate, con vincoli interdipendenti di tempo, costo e qualità. E un processo gestionale basato su efficienza e su efficacia, governato da livelli di responsabilità che devono essere predefiniti, autorizzati e comunicati top - down. Introduzione al project management 12

13 Progetto e management del progetto Il pm è in sostanza quell insieme di tecniche e di comportamenti che aiutano a far bene sin dall inizio ogni attività non ripetitiva. Ritardi Ritorno dell investimento? Cammino critico? Un progetto - composto di tante sottoattività è qualcosa di nuovo che deve portare ad un risultato preciso per un prodotto/servizio, di qualsiasi genere. Perché occorre far bene sin dall inizio le attività di un progetto? I ritardi di attività concatenate con altre pregiudicano il rispetto della data finale Il committente aspetta con ansia il risultato del progetto : questo infatti serve ad uno scopo preciso, altrimenti investirebbe il suo denaro in altro modo Il concetto di cammino critico (quello in cui un ritardo di una sola delle attività si ripercuote direttamente sulla data finale) è legato all esperienza di noi tutti Extra costi!! Si perde denaro!! Ancora: i tempi previsti all inizio vanno rispettati perché i ritardi provocano extra costi, diretti - per recuperare i ritardi e indiretti perché - non arrivando il risultato - il business perderà denaro. Introduzione al project management 13

14 Progetto e management del progetto In altre parole ottimizzando l uso delle risorse necessarie Project management: applicazione di conoscenze, comportamenti e tecniche per definire e raggiungere gli obiettivi soddisfacendo bisogni e attese di tutti coloro che sono coinvolti o interessati al progetto Queste sfide infine devono essere portate avanti risolvendo i problemi e mitigando i rischi che ciascun progetto, in misura diversa, troverà comunque lungo la sua strada. Con un po' di ironia si potrebbe considerare il project management come la risposta scientifica alla nota Legge di Murphy. Introduzione al project management 14

15 Progetto e management del progetto E un imprenditore che deve possedere ed applicare ascendente (carisma) autorevolezza (non autorità) visione integrata delle necessità/ problematiche attitudine al problem solving capacità di comunicare efficacemente capacità di delega capacità di controllo Introduzione al project management 15

16 Progetto e management del progetto applicazione di comportamenti adeguati e determinati al raggiungimento di specifici obiettivi di risultato empowerment delle funzioni manageriali a contatto con il cliente (*) flessibilita : la rigidità genera clienti insoddisfatti proattivita : agire in anticipo per prevenire un evento o una difficoltà prevedibili (*) Scott, Cynthia Jaffe, Dennis, Empowerment: building a Committed Workforce, ed. Tony Hicks, Paperback Introduzione al project management 16

17 Progetto e management del progetto contratti forniture controllo termpi/qualità contenziosi gestione fornitori expediting con PRODUZIONE - LINEA OPERATIVA- CANTIERE programmi fabbisogni specifiche tecniche qualità analisi valore test accettazioni cash flow vincoli tesoreria vincoli valutari coperture a termine con APPROVVIGIONAMENTI con UFFICIO TECNICO Relazionalità interfunzionale del Project Manager con STAKEHOLDERS ESTERNI direttamente o attraverso il suo team gestione contratto con clienti istituzioni locali gestione ambientale temi socio-sindacali con AMMINISTRAZIONE-FINANZA e CONTROLLO COSTI con SETTORE LEGALE con TOP MANAGEMENT con DIREZIONE RISORSE UMANE per obiettivi strategici gestione stakeholders esterni outsourcing bilancio sociale politica pagamenti fidejussioni informazioni bancarie factoring.. scelta collaboratori formazione gestione carriere riconoscimenti clausole contrattuali forme contrattuali contenziosi Introduzione al project management 17

18 Indice: 1Tipi di strutture organizzative 2 Progetto e management del Progetto 3Il mercato ed i clienti 1Le competenze IPMA Introduzione al project management 18

19 Il mercato ed i clienti Dagli inizi degli anni 90 emergono temi di forte modifica delle condizioni di mercato: competitivita crescente riduzione margini attenzione ai bisogni del cliente personalizzazione forniture fornitura di servizi customer satisfaction partnership Introduzione al project management 19

20 Il mercato ed i clienti tempi richiesti più brevi ( time to market ) costi in crescita prezzi in calo tecnologia più sofisticata rapida obsolescenza organizzazione e non solo specializzazione Introduzione al project management 20

21 Il mercato ed i clienti Aspettativa del cliente: valore e livello di soddisfazione che il cliente si attende dal servizio. ASPETTATIVE DI BASE ASPETTATIVE DISTINTIVE Conoscenza del prodotto Cortesia Tempi ragionevoli Prezzi accettabili Onestà Professionalità Tecnologia avanzata e qualità autocontrollata e autocertificata Specializzazioni Strategia dei prezzi Assistenza e problem solving Comakership Innovazione Introduzione al project management 21

22 Indice: 1Tipi di strutture organizzative 2 Progetto e management del Progetto 3Il mercato ed i clienti 1Le competenze IPMA Introduzione al project management 22

23 Le competenze IPMA Evoluzione nel tempo del sistema di tecniche e metodologie chiamato Project Management. Il primo stadio evolutivo del project management presentava elementi fortemente caratteristici: attenzione al programma e alle attività focus su controllo di tempi e costi analisi scostamenti (ritardi, cammini critici, earned value ) reporting di progetto (ma ICT ancora solo per top e non focalizzata sul 20/80) tendenza a centralizzare il controllo di progetto mediante regole e procedure poco flessibili e prevalenti su veri obiettivi ambiente e sensibilità sempre molto tecnici PM era ancora in gran parte autoritario e le sue competenze essenzialmente tecniche Introduzione al project management

24 Le competenze IPMA Nei progetti le domande della committenza erano in effetti sempre le stesse: rispetto di tempi, qualità e budget previsti dai contratti. Realtà progettuali, tecnologiche e sociali in evoluzione richiedevano tuttavia ai PM capacità più articolate di gestione non solo verso terzi ma soprattutto all interno della propria società. Evoluzione del project management da essenzialmente tecnico a Le nuove risposte che il project management ha fornito alla gestione dei progetti sono gli strumenti sviluppati nel suo secondo stadio di evoluzione: Alle competenze tecniche si sono aggiunte le competenze comportamentali e di contesto, che IPMA ha posto alla base del proprio sistema metodologico. Nuove competenze comportamentali e di contesto. Introduzione al project management

25 Le competenze IPMA ICB version 3.0 International Project Management Association Competence Baseline Competenze Contestuali Competenze relative al Comportamento Competenze Tecniche Introduzione al project management 25

26 Le competenze IPMA Competenze tecniche del Project Manager: le Competenze Tecniche trattano in modo dettagliato i temi e gli approcci fondamentali per la impostazione e la gestione dei progetti: Successo del Project Management Parti Interessate Requisiti ed Obiettivi del Progetto Rischi ed Opportunità Qualità Organizzazione di Progetto Lavoro di Gruppo Risoluzione dei Problemi Struttura di Progetto Scopo e Risultati Programmazione Tempi e Fasi del Progetto Risorse Costi e Finanza Approvvigionamenti e Contratti Varianti Controllo e Rapporti di Progetto Informazione e Documentazione Comunicazione Avviamento del Progetto Chiusura del Progetto Introduzione al project management 26

27 Le competenze IPMA Ognuna delle iniziative che abbiamo preso in considerazione ha semplicemente bisogno di: Identificare i compiti elementari necessari a produrre i risultati associati a ciascuna attività e le loro dipendenze rappresentare la scomposizione di compiti/attività in un diagramma temporale, evidenziando le interrelazioni tra i diversi elementi del progetto in termini di inizio-durata-fine valorizzare la quantità di lavoro necessaria a completare ogni attività, determinando la tipologia di risorse (umane e non) necessarie alla loro realizzazione determinare i costi del personale di ciascun task moltiplicando la quantità di lavoro stimato per i costi medi della tipologie di risorse individuate; aggiungere i costi degli altri materiali e/o servizi necessari determinare il percorso critico in base alle dipendenze tra le attività calcolare il tempo totale sommando i tempi di tutte le attività che si trovano all'interno del percorso critico determinare il costo totale sommando i costi (personale + materiali + servizi) di tutte le attività task WBS Gantt effort I paroloni. deliverable cammino critico Introduzione al project management

28 Le competenze IPMA Le Competenze Comportamentali che il Project Manager deve applicare per assicurare il raggiungimento degli obiettivi del Progetto: Leadership Coinvolgimento e Motivazione Autocontrollo Ascendente Approccio Sereno Apertura Creatività Orientamento ai Risultati Efficienza Consultazione Negoziazione Conflitti e crisi Affidabilità Apprezzamento dei Valori Etica Introduzione al project management

29 Le competenze IPMA Approccio sistemico e strutturato Determinazione al raggiungimento degli obiettivi Equilibrio personale Valorizzazione della potenzialità di espressione della squadra Gestione di sé e della propria capacità di impatto sui driver fondamentali del Progetto Approccio sistemico e determinazione sugli obiettivi: efficacia vs efficienza gestione delle priorità delega Equilibrio personale: self control gestione dello stress etica del progetto Valorizzazione delle potenzialità della squadra: apertura e franchezza l esempio affidabilità Introduzione al project management

30 Le competenze IPMA Creatività Capacità relazionali Tecniche di negoziazione Gestione dei conflitti Leadership Gestione della squadra di Progetto e degli altri stakeholders, interni ed esterni Creatività: pensiero laterale pensiero olistico Negoziazione: gestione conflitti gestione delle crisi gli acquisti per il Progetto Capacità relazionali: assertività ascolto motivazione La leadership??.. Introduzione al project management

31 Le competenze IPMA Le Competenze Contestuali del Project Manager completano il secondo stadio di sviluppo del project management: Orientamento al Progetto Orientamento al Programma Progetti Orientamento al Portafoglio Progetti Sviluppo del Progetto, Programma, Portafoglio Progetti Organizzazione Permanente Business Sistemi, Prodotti e Tecnologie Gestione del Personale Salute, Sicurezza ed Ambiente Finanza Introduzione al project management 31

32 Le competenze IPMA Applicare il pm vuol dire anche gestire quei cambiamenti che ormai caratterizzano le realtà dei mercati di oggi e sempre più saranno determinanti per domani: migliorare sempre più la qualità e la circolazione dell informazione necessità di consolidare in azienda il saper fare ed utilizzare in modo consapevole e sistematico le esperienze acquisite focus sulla complessità e gestione flessibile per far convergere tutte le diverse risorse sui reali obiettivi Management della conoscenza interconnettività da utilizzare al meglio www e. oltre i portatori di interesse aumentano di numero e occorre gestirli L etica dei progetti estensione positiva delle tecniche di pm a settori diversi dall industriale-infrastrutturale (ICT, banche-finanza, turismo, beni culturali etc) applicazione concretamente intelligente e graduale ma costante delle tecniche di pm alla trasformazione della PA italiana Aziende liquide Progetti complicati e progetti complessi ) un contributo ad reale progresso del paese. Introduzione al project management

33 Buon Project Management a tutti! Introduzione al project management 33

34 Bibliografia IPMA ICB3 versione 3.0 Dario Forti - Flavio Masella: Lavorare per progetti, Cortina Editore, 2004 Harold Kerzner Project Management: A system Approach to Planning, Scheduling and Controlling, 2005, John Wiley&Sons Alberto Fischetti, Project Management, AlphaTest Introduzione al project management 34

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