La Gestione del progetto

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1 Il Laboratorio e la Professione La Gestione del progetto Padova settembre 2009 M. Iside Bruschi REGIONE VENETO AZIENDA ULSS 18 ROVIGO

2 Il Project Management è un sistema che utilizza ed applica conoscenze di tipo ingegneristico per la semplificazione di attività lavorative particolarmente complesse che richiedono la contemporanea partecipazione di professionalità, conoscenze e tecnologie anche fortemente diversificate.

3 Queste nuove tecniche e strumenti presi a prestito dal mondo imprenditoriale si stanno sviluppando in ambito sanitario soprattutto grazie al cambiamento rappresentato dal processo di aziendalizzazione. (seconda Riforma Sanitaria DLvo 502/92 e 517/93)

4 Il Project Management trova applicazione nelle imprese di ingegneria e impiantistiche, per la realizzazione di impianti, attrezzature, opere civili ecc.; nelle aziende di produzione e di servizi, per la progettazione e lo sviluppo di nuovi prodotti; in ogni azienda, per la conduzione di progetti interni di varia natura, quali:

5 cambio di sede, apertura di una filiale, installazione di un nuovo sistema informativo, preparazione di una fiera, riorganizzazione, reingegnerizzazione dei processi, progetti di miglioramento.

6 Definizione di PM Un piano, uno schema, un impresa che si svolge secondo un programma Concise Oxford Dictionary

7 Definizione di PM Studio relativo alle possibilità di attuazione o di esecuzione di qualche cosa. sinonimi: idea, disegno, piano, programma Piano o proposito più o meno definito. sinonimi: idea, disegno, programma Il complesso dei disegni relativi a un opera da realizzare. Dizionario DEVOTO OLI della lingua italiana

8 Definizione di PM Il termine deriva dal latino proiectum,, participio passato del verbo proicere,, letteralmente traducibile con gettare avanti; ; il che spiega anche l'assonanza etimologica dei verbi italiani proiettare e progettare.

9 Definizione di PM Un insieme di attività tra loro correlate e interdipendenti, volte al raggiungimento di un obiettivo preciso, con un limite di tempo determinato, un budget di risorse stabilite, che vengono avviate alla ricerca di un aumento di valore per l azienda o per il soddisfacimento delle esigenze del cliente. 1999

10 Definizione di PM Uno sforzo complesso, di regola di durata inferiore ai tre anni, comportante compiti interrelati, eseguiti con obiettivi, schedulazioni e budget ben definiti. Russel D. Archibald 1994

11 Definizione di PM secondo gli istituti internazionali di Project management Uno sforzo temporaneo sostenuto per creare un prodotto o servis ervizio unico PMI Project Management Insitute USA 1996

12 Definizione di PM secondo gli istituti internazionali di Project management Una organizzazione temporanea, per la realizzazione di un processo unico di complessità medio/alta il cui obiettivo è la creazione di un oggetto tangibile o non- tangibile IPMA International Project Management Association - Europa

13 Definizione di PM secondo gli istituti internazionali di Project management Uno sforzo temporaneo sostenuto per creare un prodotto o servizio unico Una organizzazione temporanea, per la realizzazione di un processo unico di complessità media/alta il cui obiettivo è la creazione di un oggetto tangibile o non- tangibile

14 Definizione di PM L'International Standards Organization (ISO) ha iniziato nel novembre del 2007 lo sviluppo di un nuovo standard internazionale per il project management, che sarà pronto nel settembre ISO la nuova norma dell ISO per il Project Management

15 Nozioni fondamentali: Programma iniziativa a lungo termine implicante più di un progetto Compito sforzo a breve termine eseguito per costruire un progetto Processo insieme di attività che partendo da un input permettono di raggiungere un determinato output

16 Un progetto è caratterizzato da: un obiettivo da raggiungere un momento di inizio una durata un momento di conclusione attività da svolgere risorse da impiegare specifiche responsabilità costi (preventivi e consuntivi) attività non ripetitiva

17 Creazione/Trasformazione/Miglioramento Livello B percorso Livello A progetto REGIONE VENETO AZIENDA ULSS 18 ROVIGO

18 Finalità di Project Management integrare gli obiettivi generali e parziali responsabilizzare tutti gli attori coinvolti considerare in modo realistico il progetto durante tutto il suo ciclo di vita valutare in itinere l andamento dl progetto evidenziare situazioni critiche e proporre soluzioni in tempo prevedere l evoluzione futura del progetto

19 Project Manager (Responsabile del Progetto) realizzare il risultato prendere posizioni rivolte al raggiungimento degli obiettivi conseguire gli obiettivi economici avvertire i superiori sulle difficoltà insuperabili chiudere il progetto se risulta non raggiungibile

20 Ciclo di vita del progetto PMI.it

21 Ciclo di vita del progetto : Fase di concetto evidenza del problema scelte strategiche intervento Fase di definizione progetto di massima (studio fattibilità) negoziazione con committente

22 Ciclo di vita del progetto : Fase di impostazione (messa in opera del progetto) titolo obiettivo generale, obiettivi specifici azioni condizioni organizzative indicatori di risultato

23 Ciclo di vita del progetto : Fase di implementazione (fase vera e propria del progetto) gestione del personale sistema di reporting Fase di valutazione valuta la concordanza o gli eventuali scostamenti da quanto stabilito Fase di capitalizzazione stabilizza i risultati ottenuti per produrre reddito

24 Piano del progetto : Obiettivi di progetto (COSA FARE COSA FARE) Elenco e descrizione degli obiettivi S semplici M misurabili A accettabili R rilevanti T tempificabili/tracciabili individuazione degli indicatori sia di OUTPUT che di OUTCOME

25 Piano del progetto : Attività da svolgere (COME FARE) vengono evidenziate le attività (Work Breakdown Structure - WBS) specificato come e quando devono essere svolte e chi ne è responsabile viene elaborato un elenco delle risorse materiali necessarie alle realizzazione

26 esempio di WBS TITOLO DEL PROGETTO Sottobiettivo da raggiungere Sottobiettivo da raggiungere Sottobiettivo da raggiungere Attività da svolgere Attività da svolgere Attività da svolgere Attività da svolgere Compito Compito Compito Compito

27 Piano del progetto : Strumenti di supporto in questa fase PERT, evidenzia il cammino critico GANTT, definisce inizio e fine delle attività MATRICE COMPITI RESPONSABILITA definisce il responsabile per ogni pacchetto di attività in termini di tempo, costo e qualità

28 Obiettivo generale Definizione risultati Attività Tempificazione attività 1. Obiettivo specifico indicatore A A 2. Obiettivo specifico indicatore B B 3. Obiettivo specifico indicatore C C Tempo

29 Pianificazione dei tempi Diagramma di GANTT

30 Diagramma di PERT Durata dell attività 2 c 1 a 1 d 3 3 x Evento iniziale b Percorso critico e f y Evento finale

31 Pianificazione delle responsabilità Matrice Responsabilità Direzione aziendale Respons. di progetto Controllo di gestione 1. Ricognizione attività svolte nel 2008 c R Respons. programmi settoriali Program. e sviluppo 2. Rendicontazione intermedia anno 2008 c c R c Qualità 3. Individuazione dei responsabili di progetto R 4. Definizione progetti aziendali R c c 5. Integrazione progetti con budget 2009 c c R c 6. Integr. progetti con piani settoriali 2009 c c R c 7. Approvazione DG dei progetti R c 8. Svolgimento attività progettuali 2009 R 9. Monitoraggio 1 semestre 2009 c c R 10. Monitoraggio 2 semestre 2009 c c R 11. Rendicontazione intermedia anno 2009 c c R c 12. Riesame della direzione R c c c 13. Eventuale ridefinizione dei progetti R c c 14. Integrazione progetti con budget 2010 c c R c 15. Integr. progetti con piani settoriali 2010 c c R c 16. Approvazione DG dei progetti ridefiniti R c 17. Svolgimento attività progettuali 2010 R 18. Monitoraggio 1 semestre 2010 c C R 19. Monitoraggio 2 semestre 2010 c c R 20. Rendicontazione finale c c R c

32 Piano del progetto : Competenze necessarie (QUALI CAPACITA QUALI CAPACITA ) vengono definite dettagliatamente le professionalità, in quanto il team di progetto deve essere composto non da operatori disponibili ma da persone in possesso dei requisiti professionali richiesti

33 Piano del progetto : Definizione e assegnazione (CHI FA COSA) vengono individuati degli operatori in possesso delle caratteristiche richieste Scheduling del progetto (QUANDO SI FA) determinazione esatta di tempi, strumenti utilizzati (PERT e GANTT)

34 Piano del progetto : Definizione e assegnazione risorse (QUANTO COSTA) comporta la definizione del piano economico e delle risorse necessarie

35 Pianificazione delle risorse

36 Pianificazione delle risorse Valori in euro Capitoli di spesa I anno II anno III anno Totale Attività Attività Attività TOTALE

37 Pianificazione delle risorse Piano dei costi

38 Piano del progetto : Sistema di controllo (COME VERIFICARE) prevede la serie di controlli che devono essere impiegati durante lo svolgimento del progetto e nella sua fase finale

39 Piano del progetto : Comunicazione di progetto Interna al progetto: riunioni, incontri, trasmissione di documenti Esterna al progetto: identificazione dei destinatari delle informazioni, riunioni, incontri, trasmissione di documenti (report, mail, ecc.)

40 Piano del progetto : Aspetti di attenzione e modalità di soluzione dei problemi (ANALISI DEI FATTORI DI RISCHIO) importante evidenziare le criticità di progetto ed i fattori di rischio che possono influire sullo sviluppo del progetto; variabili che dovranno sempre essere monitorate

41 Tipologie di rischio : Possono essere suddivisi in due macrocategorie rischi interni più evidenziabili e controllabili dal Project Manager rischi esterni sfuggono a questo controllo

42 Processo di Gestione dei Rischi Condotte in sede di pianificazione iniziale IDEAZIONE QUANTIFICAZIONE PIANIFICAZIONE Stesura di un elenco e descrizione delle tipologie di eventi che potrebbero verificarsi Valutazione quantitativa su frequenza dell evento e su ricadute sul progetto Azioni correttive per contrastare le minacce dovute all evento e favorire le opportunità CONTROLLO Fase che perdura l intero arco del progetto. Attuazione di azioni preventive

43 Perché i progetti FUNZIONANO?

44 obiettivi chiari e definiti coinvolgimento dell utente finale risorse adeguate aspettative realistiche supporto della direzione team motivato pianificazione/programmazione/controllo comunicazione leadership

45 Perché i progetti NON FUNZIONANO?

46 obiettivi poco chiari e definiti mancanza di coinvolgimento dell utente finale mancanza di risorse aspettative irrealistiche mancanza di impegno esplicito della direzione cambiamenti nello scopo del progetto pianificazione/programmazione/controllo scorrette non serve più mancanza di gestione dei flussi informativi project manager fantasma

47 Alcuni dati sui processi Sforamenti medi: costo % tempo % Progetti CANCELLATI 40 % Progetti CANCELLATI prima del loro completamento Progetti PROBLEMATICI 34 % Progetti PROBLEMATICI fuori budget in ritardo con risultati inferiori al previsto Progetti VINCENTI 26 % Progetti VINCENTI nei tempi nei costi con i risultati previsti Standish Gruop International, 1999

48 Chiusura di un progetto Non è una data, ma una serie di attività pianificate fin dall inizio della progettualizzazione

49 Chiusura di un progetto Identificare le attività residue post progetto Completamento della documentazione Stesura report finale da sottoporre ad approvazione del committente Riunione del Team progetto e della committenza Scioglimento del Team Trasferimento del sapere alla organizzazione base Chiusura amministrativa

50 Conclusioni Il porsi obiettivi, il raggiungimento di risultati, la responsabilizzazione del personale e la condivisione dei traguardi raggiunti, può essere elemento motivante per il personale operante all interno dei servizi sia del pubblico che del privato sociale.

51

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