CONVENZIONE SISTEMA BIBLIOTECARIO VALLE SERIANA. Approvata da con atto n nella seduta del CONVENZIONE SISTEMA BIBLIOTECARIO VALLE SERIANA

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1 CONVENZIONE SISTEMA BIBLIOTECARIO VALLE SERIANA Approvata da con atto n nella seduta del 1

2 TITOLO I - ISTITUZIONE E FINALITA ART. 1 - ISTITUZIONE 1. Ai sensi dell articolo 8 della legge regionale 14 dicembre 1985 n. 81, è istituito il Sistema Bibliotecario Valle Seriana il cui ambito territoriale è definito nella delibera di Giunta della Provincia di Bergamo n 560 del 15 novembre Il sistema bibliotecario è costituito formalmente e funzionalmente tra gli enti che provvedono all approvazione della presente convenzione a mezzo dei propri organi, autorizzati ad agire in nome e per conto dei rispettivi comuni in base alla legislazione vigente. 3. La funzionalità del sistema è garantita attraverso la progressiva adesione degli enti che di volta in volta entrano a far parte del sistema e, quindi, attraverso la progressiva e automatica riconfigurazione degli organi del sistema previsti ai successivi articoli. 4. Il sistema bibliotecario intende porsi all interno del bacino territoriale come sistema aperto, promuovendo forme di collaborazione convenzionata con enti e istituzioni, anche di titolarità diversa, presenti nel territorio (biblioteche scolastiche, biblioteche speciali e specialistiche, archivi storici pubblici e privati, centri di documentazione, studio e formazione, ecc ) che ne condividano gli obiettivi. ART.2- FINALITA 1. Il Sistema Bibliotecario è lo strumento mediante cui gli enti aderenti, fatta salva l autonomia di ciascuno, coordinano l accesso alle informazioni, l acquisizione, la conservazione, la pubblica fruizione dei beni librari e dei documenti posseduti dalle biblioteche realizzano un sistema informativo integrato, con il risultato di mettere a disposizione dei cittadini un più vasto e valido servizio di pubblica lettura, di documentazione e di informazione. Compito del sistema sarà anche analizzare le procedure di lavoro e sperimentare iter più efficienti e efficaci anche attraverso la centralizzazione di alcune procedure amministrative. 2. Il Sistema Bibliotecario per il raggiungimento dei propri scopi elabora progetti annuali e pluriennali. ART. 3 BIBLIOTECA CENTRO SISTEMA, SEDE, DURATA E RECESSO 1. Il Sistema Bibliotecario Val Seriana fa capo alla Biblioteca Comunale di Albino che assume la funzione di Biblioteca Centro-Sistema e, come tale, provvede ad adottare tutte le attività, le procedure e gli atti di gestione necessari al funzionamento del sistema, secondo quanto previsto dall art. 9 della L.R. 81/ Il Comune di Albino assume il ruolo di ente capofila e provvede a fornire alla Biblioteca Centro-Sistema quanto necessario per il suo funzionamento, avvalendosi delle risorse ordinarie (locali, personale, mezzi) di cui dispone normalmente la Biblioteca Comunale e delle risorse straordinarie assegnategli dal Sistema. 3. La presente convenzione ha durata sino al e potrà essere rinnovata, salvo disdetta, entro il 30 ottobre per tre anni a partire dal 2011 e per i trienni successivi. 4. La presente Convenzione potrà essere annullata per volontà espressa da almeno meta più uno dei membri aventi diritto di voto della ASSEMBLEA dei Sindaci. 5. L amministrazione comunale di Albino ha la possibilità di respingere e quindi di non attuare tutte quelle proposte sia previste nella presente convenzione sia decise in seguito dall assemblea dei sindaci che non siano coperte da adeguate entrate; 6. L eventuale recesso di un Comune dovrà essere comunicato almeno entro il 30 giugno. Il Comune sarà tenuto comunque a pagare le quote per l anno in corso e in tale anno potrà 2

3 ancora godere dei servizi del sistema. Detta norma tende a salvaguardare la programmazione delle attività annuali sulla base di entrate certe da parte dei Comuni. 7. Il recesso non comporta lo scioglimento della Convenzione anche qualora si trattasse del Comune Centro Sistema, a condizione che entro sei mesi un altro Comune convenzionato dichiari di voler far assumere alla propria biblioteca il ruolo di Biblioteca Centro Sistema. In tal caso i beni del Sistema vengono trasferiti al nuovo Comune Centro Sistema e della modifica vengono informate la Provincia di Bergamo e la Regione Lombardia. ART. 4 COMPITI E FUNZIONI 1. Il sistema bibliotecario si propone di svolgere i seguenti compiti: a) coordinamento dei programmi delle biblioteche; b) coordinamento e centralizzazione degli acquisti di beni librari e documentari, fatta salva l autonomia di ciascun ente aderente; c) costituzione di un sistema informativo integrato tra le biblioteche, gli archivi storici e le istituzioni museali convenzionati; d) promozione e coordinamento di attività culturali correlate con i beni librari e documentari; e) collaborazione con la Provincia di Bergamo per l attuazione delle funzioni di sua competenza (catalogazione del patrimonio librario, prestito interbibliotecario, formazione del personale, scelte di architettura informatica); f) supervisione e aggiornamento del personale dei servizi bibliotecari e documentari; g) rilevamento periodico dei dati statistici per la conoscenza e la valutazione dello stato delle strutture, dei servizi e dell utenza; h) collaborazione con altri sistemi bibliotecari e con strutture e servizi socioculturali; i) promozione di forme di collaborazione e integrazione con realtà bibliotecarie omogenee sia a livello nazionale che internazionale. TITOLO II- ORGANI DEL SISTEMA ART. 5 ORGANI DEL SISTEMA Sono organi del Sistema Bibliotecario: A. la ASSEMBLEA dei Sindaci B. la Giunta del sistema C. il Presidente del Sistema Bibliotecario D. la Commissione Tecnica E. il Coordinatore del Sistema Gli organi di gestione amministrativa del Sistema bibliotecario sono gli organi istituzionali dell ente capofila. ART. 6 ASSEMBLEA DEI SINDACI La consultazione e la partecipazione degli enti convenzionati all amministrazione del sistema si realizza mediante la ASSEMBLEA dei Sindaci che è composta dai Sindaci dei Comuni convenzionati o dai loro delegati. Spetta alla ASSEMBLEA dei Sindaci: - indicare i criteri di conduzione e di sviluppo del Sistema, secondo le finalità di cui all'art. 2 - approvare il bilancio di previsione ed il conto consuntivo - approvare i piani pluriennali ed annuali predisposti dalla Giunta e dal Coordinatore sulla base delle esigenze di funzionalità del Sistema 3

4 - stabilire i criteri generali per la utilizzazione dei fondi ed i criteri normativi di carattere generale L assemblea si riunisce di regola almeno due volte all anno per approvare i bilanci ed i piani di attività ed è convocata dal Presidente. Può inoltre essere convocata qualora ne faccia richiesta un terzo dei suoi componenti. La convocazione viene effettuata con almeno cinque giorni di preavviso. Per la validità dell assemblea, è necessaria in prima convocazione la presenza di almeno la metà più uno dei componenti che rappresentino almeno il 50% della popolazione degli enti convenzionati. In seconda convocazione, è necessaria la presenza di un almeno un terzo dei componenti che rappresentino un terzo della popolazione del sistema. La seconda convocazione è normalmente effettuata nello stesso giorno, a distanza non inferiore ad un ora dalla prima convocazione. L assemblea dei Sindaci delibera a maggioranza dei presenti aventi diritto di voto. Alle riunioni partecipa di diritto il coordinatore del sistema con compiti consultivi, di assistenza tecnica e di redazione dei verbali. Per quanto non previsto nella presente convenzione, per il funzionamento della ASSEMBLEA si fa riferimento al decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267 e, in quanto compatibile, al regolamento degli organi istituzionali del comune di riferimento. ART. 7 GIUNTA DEL SISTEMA La Giunta è un organo esecutivo che coadiuva il Coordinatore del Sistema; delibera inoltre su tutte le materie per le quali è delegata dall assemblea dei sindaci ed in particolare approva i progetti che riguardano l'espletamento di tutta l'amministrazione ordinaria. La Giunta del Sistema è composta dal Presidente del Sistema e da quattro rappresentanti dei comuni eletti dall assemblea dei Sindaci. Alle riunioni, che hanno luogo di norma presso la Biblioteca Centro Sistema di Albino, partecipa di diritto il Coordinatore del Sistema con compiti consultivi, di assistenza tecnica e di redazione dei verbali. Si riunisce su convocazione del Presidente o qualora ne facciano richiesta almeno due membri. ART.8 COMPITI DEL PRESIDENTE DELLA ASSEMBLEA DEI SINDACI Presidente del Sistema Bibliotecario è il Sindaco dell Ente Capofila o suo delegato. 1. Il Presidente: a) convoca la ASSEMBLEA dei Sindaci; b) nomina un vice presidente all interno della ASSEMBLEA in caso di sua assenza o impedimento; c) sovrintende all attuazione dei programmi pluriennali e del piano attuativo annuale di attività; d) presiede la Giunta del Sistema; e) ha compiti di rappresentanza del Sistema ART.9 COORDINAMENTO DEL SISTEMA BIBLIOTECARIO Presso l ente capofila è istituito l Ufficio di coordinamento del sistema bibliotecario, con il compito di dare attuazione agli atti di indirizzo e di programmazione del sistema e di gestirne i servizi centralizzati. L ente capofila, sentita la Commissione Tecnica, determina la dotazione organica del personale dell Ufficio, nei limiti di spesa autorizzati dalla ASSEMBLEA dei Sindaci con i programmi delle attività pluriennali in base alle entrate del sistema. Il rapporto di lavoro di tale personale è disciplinato dal regolamento di organizzazione degli uffici e dei servizi dell ente capofila. Alla direzione dell Ufficio è preposto il coordinatore del sistema bibliotecario, selezionato tra soggetti con documentate capacità ed esperienza nel settore dell organizzazione della pubblica lettura. Alla 4

5 copertura del posto di coordinatore provvederà l amministrazione del comune di riferimento, secondo la normativa vigente in materia. Il coordinatore: a) assiste alle sedute della ASSEMBLEA dei Sindaci e della Giunta e ne redige i verbali; b) convoca e presiede la Commissione Tecnica del sistema e ne assicura la redazione dei verbali; c) cura la realizzazione dei programmi e l organizzazione dei servizi centralizzati del sistema; d) predispone la relazione annuale conclusiva sulle attività svolte e sui servizi resi, il bilancio preventivo, il conto consuntivo annuali; e) cura, in collaborazione con il personale degli enti associati, le verifiche periodiche sui servizi ed i risultati degli interventi effettuati; f) promuove richieste di contributi e di sponsorizzazioni presso enti pubblici e privati per particolari progetti del sistema e ne coordina eventuali attribuzioni; g) coordina la politica delle risorse; h) cura che vi siano i mezzi e le attrezzature necessarie per lo svolgimento dei compiti istituzionali del Sistema, ordinando strumenti, lavori, materiale e quanto altro serve per il buon funzionamento all interno del budget stabilito annualmente dall assemblea dei sindaci; i) sulla base delle indicazioni della Giunta, stabilisce i compiti del personale bibliotecario, tecnico, amministrativo e ausiliario del Sistema, ne coordina l assegnazione alle biblioteche e ne pianifica l'attività tra gli enti convenzionati; j) il coordinatore risponde della gestione organizzativa, finanziaria, tecnica e amministrativa delle attività affidate e dei relativi risultati; ART. 10 COMMISSIONE TECNICA La Commissione Tecnica è composta dai responsabili, o loro delegati, delle biblioteche, anche se non di ruolo e dal coordinatore del sistema bibliotecario. La Commissione Tecnica è convocata e presieduta dal coordinatore del sistema ed opera a maggioranza dei voti dei presenti. La Commissione può essere convocata anche da un terzo dei responsabili degli enti aderenti al sistema. I compiti della Commissione Tecnica sono di carattere consultivo e propositivo in merito a tutta l attività del Sistema. Il parere della Commissione Tecnica è obbligatorio in merito al programma pluriennale ed annuale del Sistema. TITOLO III- PROGRAMMI E MODALITA DI FUNZIONAMENTO ART.11 PROGRAMMI PLURIENNALI E PIANO ATTUATIVO ANNUALE DELLE ATTIVITA I programmi pluriennali ed annuali del sistema redatti sulla scorta delle indicazioni dei programmi regionali e provinciali di norma individuano : a) gli interventi da realizzare per il consolidamento, la promozione e lo sviluppo del Sistema, anche attraverso interventi su singole realtà bibliotecarie, archivi storici o musei che svolgono azioni significative degli enti convenzionati; b) i servizi da sviluppare e da privilegiare per lo svolgimento dei compiti di cui all articolo 4; c) le ipotesi di cooperazione con soggetti pubblici o privati mediante la stipula di apposite convenzioni; d) le previsioni di spesa per gli interventi e i servizi del Sistema e) le previsioni dei contributi annuali a carico degli enti aderenti destinati agli interventi e ai servizi di cui alle precedenti lettere a), b) e c); f) le modalità di verifica dei risultati rispetto ai programmi regionale e provinciale. 5

6 2. Il comune di riferimento, tramite i suoi organi, inserisce i Piani di cui al presente articolo nei propri documenti di programmazione e iscrive a bilancio le spese e le entrate previste per l anno di competenza. 3. Le singole biblioteche e i comuni di riferimento si impegnano a garantire il raggiungimento dei seguenti obiettivi: a) standard annuale per acquisto libri ogni 1000 abitanti: n. abitanti Standard entro 2006 entro 2008 entro Meno altri 250 Entro la fine dell anno precedente l assemblea dei sindaci determinerà il costo medio del libro per permettere ai comuni di inserire lo stanziamento corretto nel proprio bilancio di previsione. b) approvare la politica delle risorse del sistema bibliotecario in modo tale da incrementare le entrate del sistema stesso per portare a termine gli obiettivi contenuti nel piano triennale. Il sistema bibliotecario attuerà i progetti indicati nel piano triennale solo su entrate certe e sicure. 4. Le biblioteche dei comuni che non aderiranno alla presente convenzione saranno esclusi dall interprestito e dai contributi regionali e provinciali assegnati ai sistemi bibliotecari oltre naturalmente ai proventi derivati dalla politica delle risorse. ART FINANZIAMENTI 1. Al finanziamento del Sistema si provvede con fondi costituiti da: a. le eventuali quote dei Comuni convenzionati, determinate dal piano annuale approvato dall assemblea dei sindaci; b. i contributi assegnati dalla Regione e dalla Provincia; c. i contratti di sponsorizzazioni gestiti dal sistema; d. altre entrate ordinarie e straordinarie. 2. Ciascun ente eroga la quota annuale di propria competenza in due soluzioni : un acconto del 70 % entro il mese di aprile e il restante 30 % entro il 30 novembre. 3. Gli enti comunicano al comune capofila entro 28 febbraio il numero degli abitanti riferito al 31 dicembre dell anno precedente, per determinare le quote di partecipazione alle spese ed il quorum per le votazioni all interno della ASSEMBLEA dei Sindaci. TITOLO IV NORME FINALI E TRANSITORIE ART. 13 BENI DEL SISTEMA BIBLIOTECARIO 1. I beni acquistati con i finanziamenti del sistema sono di proprietà del Sistema, il quale provvederà ad una inventariazione separata. 2. In caso di scioglimento del sistema dovranno essere determinati i criteri e le modalità di rimborso, da parte del comune capo convenzione ai comuni associati, delle quote dei beni acquistati. ART. 14 DISPOSIZIONI TRANSITORIE 1. La presente convenzione intercomunale sostituisce ed annulla tutte le precedenti convenzioni tra i comuni aderenti per la costituzione di sistemi bibliotecari. 2. Il programma pluriennale del sistema bibliotecario viene approvato contestualmente alla presente convenzione (allegato a). 6

7 ART. 15 NORMA TRANSITORIA Per il 2004: 1. il costo medio di ogni libro acquistato è fissato in euro 9, Il rimborso per il Comune di Albino per tutte le attività inerenti alla gestione del sistema e per la predisposizione dell ufficio del coordinatore (scrivania, dotazione hardware, telefono, ecc.) è di ,00. euro. 3. Il tetto massimo di spesa per il compenso al coordinatore è fissato in euro , La previsione di spesa per tutto il sistema per il 2004 è di euro ,00 meno le entrate da parte della Regione Lombardia e Provincia di Bergamo diviso il numero degli abitanti di tutti i comuni aderenti al sistema. 7