PROVINCIA FORLI - CESENA

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1 PROVINCIA FORLI - CESENA SISTEMA PER LA GESTIONE DELLA QUALITA UNI EN ISO 9001:2000 Software per la Misurazione dei Tempi MANUALE OPERATIVO Aggiornato alla versione software 3.0 Il presente manuale è stato aggiornato da: Taioli Luca, Servizio Sistema Informativo, Tel di 22

2 INDICE Capitolo 1 - Come accedere al programma Misurazione Tempi...3 Capitolo 2 - Descrizione della Videata Principale...5 Capitolo 3 - b) Come accedere alla gestione delle Abilitazioni c) Come CONCEDERE o RIMUOVERE un'autorizzazione ad un utente...8 Capitolo 4 - Come creare una nuova pratica...9 Capitolo 5 - Come SOSPENDERE, RIPRENDERE e CHIUDERE la misurazione dei tempi...13 Capitolo 6 - Come DUPLICARE una Pratica...14 Capitolo 7 - Come MODIFICARE i dati di una Pratica...16 Capitolo 8 - Come CANCELLARE una Pratica...18 Capitolo 9 - Come VISUALIZZARE i dati di riepilogo di ogni pratica...19 Capitolo 10 - Ricerche Avanzate...20 Versioni - Tabella delle versioni rilasciate di 22

3 CAPITOLO 1 COME ACCEDERE AL PROGRAMMA MISURAZIONE TEMPI Accedere al programma tramite il browser posizionandosi all'indirizzo: 1 Premere il pulsante Misurazione Tempi. 2 Inserire Id Utente e Password. 1 Premere il pulsante Misurazione Tempi per accedere al programma per la misurazione dei tempi. 2 Iserire ID Utente e Password. (la stessa definita per l accesso alla rete di questo Ente). 3 di 22

4 RUOLI L accesso al programma è subordinato all autenticazione da parte dell utente tramite Login (la stessa User ID e Password definita per l accesso alla rete di questo Ente). Dopo tale procedura viene associato all utente in ingresso un ruolo attraverso il quale esso potrà operare solo limitatamente ai permessi assegnati così come descritto nella tabella sotto riportata: Ruolo in ordine gerarchico Ambito d applicazione Responsabile Gestione Qualità (RGQ) Tutti i processi Dirigente (DIR) Solo per i processi del Servizio di appartenenza PO Solo per i processi del Servizio di appartenenza Responsabile processo (RSP) Incaricato di processo (TMP) Solo per i processi di cui è il responsabile come definito nelle schede processo Solo per quei processi per i quali è stato abilitato dal responsabile di processo Ad ogni ruolo è consentito eseguire le seguenti operazioni : - Inserimento nuova pratica, - Modifica dei dati inseriti - Duplicazione della pratica - Eliminazione - Sospensione, Ripresa e Chiusura della misurazione dei tempi E' possibile assegnare più ruoli ad un singolo dipendente, in questo caso in fase di accesso al programma occorre scegliere il ruolo specifico con il quale si vuole operare: ATTENZIONE: L accesso a questo Software non è consentito se l utente in ingresso non rientra tra le categorie sopra citate. 4 di 22

5 CAPITOLO 2 DESCRIZIONE DELLA VIDEATA PRINCIPALE Dopo l autenticazione dell utente tramite User ID e Password si accede al programma Misurazione Tempi. Di seguito è riportata la videata principale. Nome Utente e Ruolo assegnato Pulsanti di Riepilogo Pratiche Pulsanti Utilità N progressivo assegnato dal sistema. Numero/Anno Pulsante Ordinamento Elenco Grafico del tempo trascorso 5 di 22

6 - PULSANTI DI RIEPILOGO PRATICHE Consentono di ottenere un elenco delle pratiche come descritto nella tabella sottostante: L elenco delle pratiche compare nell apposita area di riepilogo della videata principale. Questa tabella è consultabile premendo il pulsante informativo riepilogo. presente sotto i pulsanti di - PULSANTI UTILITA Consentono di effettuare operazioni sulle singole Pratiche come indicato a fianco di ciascuno di essi nella tabella sottostante: Pulsante Descrizione Modifica i dati della pratica. Cancella la pratica. Sospensione del conteggio dei tempi. Riprende il conteggio dei tempi (compare solo a fianco delle pratiche nell elenco di riepilogo Sospese ) Termina il conteggio dei tempi. Duplicazione della pratica. 6 di 22

7 CAPITOLO 3 GESTIONE DELLE ABILITAZIONI UTENTE Ogni responsabile di processo può abilitare uno o più collaboratori alla gestione delle operazioni di monitoraggio dei propri processi, questi collaboratori devono essere stati precedentemente assegnati al ruolo TMP da parte del servizio sistema informativo. Per operazioni di monitoraggio si intende : Creazione di nuove pratiche, Modifica dei dati inseriti, Cancellazione dell intera pratica, Sospensione, Ripresa e Chiusura della misurazione dei tempi. Tale abilitazione si esegue per singolo processo. Le abilitazioni possono essere concesse anche da chi possiede il Ruolo Dirigente e Responsabile Gestione Qualità COME ACCEDERE ALLA GESTIONE DELLE ABILITAZIONI Premendo l apposito pulsante riportato nella Videata Principale si accede alla videata sottostante attraverso la quale sarà possibile gestire le abilitazioni per singolo utente. 1 Selezionare, dall apposito campo, il processo per il quale si vogliono abilitare gli utenti. Nell elenco a discesa compariranno solo i processi legati al responsabile che sta effettuando le abilitazioni. 2 Premere il pulsante Visualizza Utenti Abilitati. Comparirà il relativo elenco. 1 - Selezionare il processo. 2 - Premere il pulsante per visualizzare gli utenti abilitati. Se ci sono utenti già abilitati essi compaiono qui, sotto forma di elenco. 7 di 22

8 COME CONCEDERE O RIMUOVERE UN AUTORIZZAZIONE AD UN UTENTE - COME ABILITARE UN UTENTE: Dall elenco di destra selezionare l utente desiderato e premere il pulsante <<AGGIUNGI Il nominativo si sposterà nella casella di sinistra che contiene gli utenti autorizzati. - COME RIMUOVERE L ABILITAZIONE AD UN UTENTE Selezionare l utente che compare nella casella di sinistra ed agire sull apposito pulsante RIMUOVI>>. Il nominativo si sposterà nella casella di destra che contiene l elenco di tutti gli utenti. Alla fine delle procedure premere il pulsante SALVA per rendere attive le operazioni eseguite in precedenza. Elenco degli utenti abilitati Elenco Generale Utenti 1 - Agire su questi pulsanti a seconda dell operazione da eseguire 2 Premere qui per salvare le operazioni eseguite 8 di 22

9 CAPITOLO 4 COME CREARE UNA NUOVA PRATICA Premendo l apposito pulsante riportato nella Videata Principale si accede alla maschera sottostante. Codice attribuito automaticamente dal sistema Accesso alla procedure di caricamento automatico dei dati provenienti da IRIDE ATTENZIONE: E' necessario completare l'inserimento dei dati della pratica premendo il pulsante SALVA entro 20 minuti. Le sezioni sopra riportate e i relativi campi devono essere compilati in ORDINE CRONOLOGICO (Es.: prima i campi della sezione n.1, poi quelli della sezione 2 ecc.) Il sistema attribuisce in automatico un CODICE PROGRESSIVO per ANNO solare per identificare ogni singola pratica. Si consiglia di annotare detto numero per facilitare le successive operazioni di identificazione della stessa quando comparirà negli elenchi (In Corso, Sospese, ecc.) della videata principale. I campi PROCESSO e INIZIO CONTEGGIO sono campi obbligatori, in caso di mancata valorizzazione comparirà un messaggio di errore: 9 di 22

10 INSERIMENTO MANUALE Completare i campi della videata con i dati richiesti. Sezione n. 1 PROTOCOLLO (campi non obbligatori): In questa sezione vengono inseriti eventuali dati di riferimento ad un protocollo. Questi dati non sono obbligatori, è infatti possibile inserire pratiche anche in mancanza di un riferimento di protocollo, la pratica sarà identificate dal codice pratica (anno/numero) Anno : Anno del numero di protocollo; Numero : Di norma, il numero di protocollo assegnato da questo Ente; Oggetto : L oggetto a cui si riferisce la pratica; Mittente : I dati del mittente/destinatario che può essere sia interno che esterno. Sezione n. 2: - PROCESSO Selezionare il processo: Scegliere dall elenco a discesa il processo a cui si riferisce la pratica. Compariranno solo i processi a cui si è stati abilitati a seconda del Ruolo di appartenenza. In automatico saranno visualizzati anche i dati Codice processo, Responsabile, ecc. IMPORTANTE : I dati di questa sezione vengono copiati dalla Scheda Processo così come in essa compaiono. Nel campo Erogazione verranno inseriti i giorni necessari per la misurazione dei tempi così come sono stati valorizzati nel campo Tempo di erogazione della scheda processo. Sezione n. 3: - PRATICA Nome : assegnare un nome alla pratica per meglio identificarla quando apparirà nell elenco riepilogativo della videata principale; Inizio conteggio : di default viene proposta la data corrente ma è possibile modificarla; non è possibile inserire pratiche antecedenti al 1 gennaio dell'anno corrente. GG per avviso scadenza: ll valore immesso definisce quanti giorni prima della scadenza la pratica comparirà anche nell'elenco "In Scadenza; Note : Spazio riservato per ulteriori informazioni esplicative. 10 di 22

11 INSERIMENTO AUTOMATICO Se i dati identificativi della pratica (sezione n.1 e sezione n.3 sopra riportate) sono già presenti in IRIDE (programma di protocollo dei documenti) è possibile copiarli automaticamente tramite il pulsante 1 - Inserire l anno di riferimento e il numero di protocollo; 2 - Premere il pulsante RICERCA Compariranno i dati acquisiti da IRIDE i quali potranno essere copiarli automaticamente premendo il pulsante CARICA DATI Area grigia : dati acquisiti da IRIDE 1 Inserire i dati negli appositi campi Come indicato nel campo Data Documento del programma IRIDE. Verrà copiato nel campo Inizio Conteggio 2 Premere qui per attivare la ricerca dei dati 3 Premere qui per caricare automaticamente i dati nella pratica Dopo aver premuto il pulsante CARICA DATI si ritornerà alla maschera NUOVA PRATICA con i campi della sezione n.1 e sezione n. 3 già compilati così come indicato nella videata seguente. Per default il campo Nome viene impostato con gli stessi dati del campo Oggetto. 11 di 22

12 Resterà pertanto da scegliere il processo dall elenco a discesa previsto nella sezione n.2. N.B.: Tutti i dati contenuti nei campi possono essere modificati. 12 di 22

13 CAPITOLO 5 COME SOSPENDERE, RIPRENDERE E CHIUDERE LA MISURAZIONE DEI TEMPI 1 - Individuare la pratica per la quale si vuole Sospendere; Riprendere o Chiudere il conteggio dei tempi, deve trattarsi di una pratica in corso, in scadenza o scaduta; 2 - Premere il pulsante appropriato all azione da compiere riportato in fondo alla riga della pratica su cui si intende agire. Chiude Sospende? 1 Identificare la pratica per la quale si vuole sospendere, riprendere o chiudere il conteggio dei tempi 2 Premere il pulsante appropriato. N.B.: Il pulsante RIPRENDERE compare solo nell elenco sospese Apparirà la seguente videata. 3 - Completare i dati richiesti e premere il pulsante che appare in calce alla videata. 13 di 22

14 CAPITOLO 6 COME DUPLICARE UNA PRATICA 1 - Individuare la pratica che si vuole duplicare, deve essere una pratica in corso oppure chiusa; 2 - Premere il pulsante DUPLICA riportato in fondo alla riga della pratica su cui si intende agire.? 1 Identificare la pratica sulla quale si vuole agire 2 Premere il pulsante appropriato Il sistema chiede CONFERMA dell azione da intraprendere tramite una finestra di Messaggio. 3 Premere il pulsante appropriato 3 - Se si vuole proseguire con la duplicazione della Pratica premere il pulsante OK. Comparirà la videata di seguito riportata: 14 di 22

15 4 - Completare i dati richiesti e premere il pulsante che appare in calce alla videata. 4 Se necessario modificare la data proposta. 5 Premere il pulsante per Duplicare la pratica Comparirà un Messaggio di conferma dell operazione appena effettuata. Per Modificare i dati della pratica appena duplicata vedere il capitolo relativo. 15 di 22

16 CAPITOLO 7 COME MODIFICARE I DATI DI UNA PRATICA 1 - Individuare la pratica che si vuole modificare, non deve essere una pratica già chiusa; 2 - Premere il pulsante MODIFICA riportato in fondo alla riga della pratica su cui si intende agire.? 1 Identificare la pratica sulla quale si vuole agire 2 Premere il pulsante MODIFICA Comparirà la videata di seguito riportata: 3 Eseguire la modifica dei dati. 4 Premere il pulsante SALVA per memorizzare le modifiche effettuate 16 di 22

17 Comparirà un Messaggio di conferma dell operazione appena effettuata. ATTENZIONE : I dati della Sezione Processo e il campo Inizio conteggio non sono modificabili. Se fosse necessario cambiarli dovrà essere CANCELLATA l intera Pratica e ricreata una NUOVA. 17 di 22

18 CAPITOLO 8 COME CANCELLARE UNA PRATICA 1 - Individuare la pratica che si vuole eliminare, non deve essere una pratica già chiusa; 2 - Premere il pulsante CANCELLA riportato in fondo alla riga della pratica su cui si intende agire.? 1 Identificare la pratica sulla quale si vuole agire 2 Premere il pulsante CANCELLA Il sistema chiede CONFERMA dell azione da intraprendere tramite una finestra di Messaggio. 3 Premere il pulsante appropriato 3 - Se si vuole proseguire con la CANCELLAZIONE della Pratica premere il pulsante OK. Comparirà la videata di seguito riportata: Comparirà un Messaggio di conferma dell operazione appena effettuata. N.B.: Questa procedura è da eseguirsi solo per mero errore materiale di inserimento dati. La cancellazione del record è solo logica e non effettiva. 18 di 22

19 CAPITOLO 9 COME VISUALIZZARE I DATI DI RIEPILOGO DI OGNI PRATICA Per accedere ai dati riepilogativi della pratica premere il nome della pratica presente nella colonna Pratica. Premere qui per visualizzare i dati riepilogativi della pratica Comparirà la seguente videata. N.B.: Per le pratiche in Sospeso il conteggio dei giorni trascorsi non verrà eseguito finché non verranno riattivate con l apposita procedura. 19 di 22

20 CAPITOLO 10 RICERCA DELLE PRATICHE MEMORIZZATE Tramite il pulsante Ricerca Avanzata presente nella videata principale si accede alla relativa sezione tramite la quale è possibile rintracciare, apponendo gli adeguati criteri di ricerca, le pratiche memorizzate a sistema. 20 di 22

21 TABELLA DELLE VERSIONI RILASCIATE N. Revisione Descrizione 0 Prima versione 1 Rilascio versione 2.1 del software riportanti le seguenti integrazioni: - 1) Introdotta la possibilità di cancellare anche le pratiche già Chiuse ; 2) Riprogettato l'algoritmo per il calcolo corretto della data di scadenza delle pratiche Sospese. Per tali pratiche il conteggio dei giorni trascorsi non verrà eseguito finché non verranno riattivati con l apposita procedura; Data rilascio Manuale: 01/01/2008 Software vers 2.0 : 01/01/2008 Manuale : 12/05/2008 Software vers. 2.1: dal 04/4/08 al 09/05/08 per test pubblico Operativo dal 12/05/ ) Migliorata la legenda; 4) Visualizzati i valori relativi al protocollo negli elenchi a video delle pratiche In corso, Sospese, Chiuse ecc.; 5) Inserito l'ordinamento crescente e decrescente negli elenchi a video; 6) Inserita la gestione dinamica dell avviso di scadenza per ogni pratica. E ora possibile, da parte dell operatore, indicare quanti giorni prima della scadenza effettiva la pratica comparirà nell apposito elenco Pratiche in scadenza ; 7) L'elenco delle pratiche chiuse comprende solo quelle chiuse nei 30 giorni precedenti; 8) E' stato inserito un campo per discriminare il tipo di protocollo (iride, siler, ecc...). Tale discriminante è solo visibile nella struttura dati e non accessibile all'utente. 9) Introdotta la ricerca avanzata delle pratiche memorizzate con possibilità di impostare criteri multipli di ricerca. 2 3 Rilascio versione 2.2 del software comprendente le funzioni di STAMPA per RGQ Eliminata la funzione Statistiche per processo nella sezione ricerca avanzata poiché sostituita dalla procedura STAMPE. Implementata la gestione del ruolo PO Manuale : 30/10/2008 Software vers. 2.2: dal 09/10/08 al 29/10/08 per test pubblico Operativo dal 30/10/2008. Software ver. 3 dal di 22

22 SPAZIO PER EVENTUALI NOTE 22 di 22