Il Temporary Management per affrontare situazioni di discontinuità gestionale

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1 per affrontare situazioni di discontinuità gestionale Angelo Vergani Caratteristiche distintive del Temporary/Contract Management Attività svolta da società specializzate Per il contract manager sono state coniate numerose definizioni: manager di pronto intervento, dirigente in affitto, manager in leasing, manager a tempo, temporary manager, interim manager, manager pro tempore, addirittura green berets aziendali. Il contract manager é un manager di alto livello che gestisce un impresa o parti di essa per un periodo di tempo limitato con l obiettivo di risolvere problemi gravi e contingenti, di ristabilire l equilibrio Assunzione della responsabilità dell'intervento di temporary management Manager adatti al temporary management economicofinanziario e di porre le basi per lo sviluppo futuro. Il contract management é nato in Italia verso la fine degli anni 80 soprattutto con l obiettivo di coprire delle temporanee carenze di management. Questo scenario é andato avanti fino all inizio del 92. Oggi la situazione si è modificata sensibilmente, e ad offrire il servizio di temporary management, oltre alle società specializzate che hanno lanciato l attività in Italia, sono anche: head hunter, società di consulenza, cooperative di manager, manager free lance e una associazione per lo sviluppo del temporary management. Tutti dicono di fare lo stesso lavoro. Ma non è corretto parlare di temporary manager per il semplice fatto che un manager venga affittato ad un azienda e non venga assunto 1. ATTIVITÀ SVOLTA DA SOCIETÀ SPECIALIZZATE NEL TEMPORARY MANAGEMENT Si tratta di un lavoro che richiede una forte specializzazione e comporta che alla capacità di analisi e di diagnosi dei problemi aziendali si abbini la capacità di selezione dei manager adatti all attività manageriale temporanea. È un mestiere diverso da quello della consulenza dove bisogna essere capaci di dare buoni consigli ed è diverso dall attività di executive search, dove invece bisogna saper individuare manager per una assunzione a tempo indeterminato. Una società di temporary management quando interviene deve: effettuare sempre un check-up dell azienda prima di intervenire e fornire una diagnosi sulla situazione. Il check-up è condotto da più risorse; presentare al termine del check-up il piano di azione e discuterlo con l azienda cliente. Il piano 4

2 Cosa si intende per Contract Management? In quali contesti si può ricorrere alla collaborazione di un contract manager e in quali invece la figura di questo professionista non è indicata? Quali le procedure da seguire e le competenze e le prassi operative da valorizzare? Un compendio utile ed esaustivo per l approfondimento delle tematiche salienti di questo fenomeno. una volta approvato costituirà la base per la fase di gestione; scegliere nell ambito della squadra a disposizione della società il contract manager più adatto sia in termini professionali che personali; inserire il contract manager all interno dell azienda con la funzione definita e controllare l andamento del lavoro, garantendo il necessario supporto di altri manager del team; rispettare un codice di etica condiviso che comprende: l impegno a rimanere indipendenti dalla compagine azionaria; l interesse a gestire per un periodo di tempo limitato; l impegno ad operare con un coinvolgimento diretto nell operatività. 2. ASSUNZIONE DELLA RESPONSABILITÀ DELL INTERVENTO DI TEMPORARY MANAGEMENT Questo è sicuramente il tratto che differenzia l attività di temporary management dalla già accennata attività di semplice affitto di risorse, che tra l altro è tutt ora vietata dalla legge italiana. La società di temporary management ha un contratto per la fornitura di un servizio manageriale con l azienda cliente e ha un contratto di lavoro autonomo con il contract manager che risponde direttamente alla società di temporary management per quanto attiene al raggiungimento degli obiettivi stabiliti dal contratto stipulato con l azienda cliente. Gli interventi di management temporaneo si svolgono a livello di direzione generale e il contract manager assume di solito l incarico di procuratore o membro del Consiglio di Amministrazione. La società di temporary management si impegna a controllare l andamento dell intervento con incontri mensili di verifica dello stato di avanzamento del lavoro e si impegna a fornire al contract manager impegnato il necessario supporto integrativo mettendo a sua disposizione le risorse specialistiche necessarie. 3. MANAGER ADATTI AL TEMPORARY MANAGEMENT E qui sta la differenza. Il contract manager è un manager di alto livello che si inserisce in un impresa per un periodo di tempo limitato con l obiettivo di gestire un processo di cambiamento o coprire un vuoto manageriale temporaneo. Per poter operare con successo su problematiche di solito difficili e in tempi brevi è necessario aver maturato una grossa esperienza ai massimi livelli aziendali. Bisogna poi essere abituati a lavorare per progetti e quindi ad avere come padrone il tempo entro il quale va risolto il problema e non l azienda nella quale si è inseriti. Non tutti i manager, anzi pochissimi, sono adatti a fare il contract manager. I manager che hanno intrapreso questa attività fanno dell imprenditorialità, della flessibilità, della serietà e della onestà la loro bandiera. E si distinguono poi per: 5

3 per affrontare situazioni di discontinuità gestionale 1. gusto per l autonomia; 2. disponibilità all apprendimento; 3. facilità di inserimento nelle strutture aziendali; 4. grande professionalità; 5. conoscenze nel proprio campo di specializzazione superiori al normale; 6. doti di comunicazione e capacità persuasive. Quando è indicato il temporary management? È indicato quando un azienda, attraversando una fase di cambiamento nel suo ciclo di vita, si trova in una situazione delicata e problematica per la quale non esistono all interno le risorse professionalmente adeguate. Larry Grainer, un noto studioso di organizzazione, ha messo a punto alcuni anni fa la teoria evolution and revolution che ben si adatta alla formula del contract management. Nella vita delle aziende ci sono fasi di crescita alternate a fasi di crisi o di cambiamento. È proprio nella fase di revolution cioè di cambiamento che si inserisce naturalmente il contract manager. A CHI È DESTINATO IL CONTRACT MANAGEMENT In primo luogo alle imprese industriali o commerciali, di media dimensione. Spesso queste imprese sono cresciute rapidamente. Ma dopo la fase di crescita non sono riuscite ad affrontare efficacemente l aumento della concorrenza o la contrazione della domanda. Si trovano quindi in situazioni critiche, pur avendo ancora un potenziale di sviluppo. Sono imprese TEMPORARY MANAGEMENT 1. mancanza temporanea di direzione generale 2. ingresso nella proprietà di un socio finanziatore 3. crisi con necessità di risanamento 4. risultati scarsi in presenza di notevole potenziale di sviluppo 5. gestione di un processo di successione 6. gestione di un processo di chiusura 7. decollo di una nuova attività la cui carenza sta anche nella scarsa managerialità di chi ricopre ruoli elevati nell organizzazione. In secondo luogo, al temporary management possono essere interessati gruppi industriali di medie e grandi dimensioni o aziende pubbliche che preferiscono far gestire a risorse esterne problemi delicati e complessi, perché non hanno risorse da dedicare o perché ritengono troppo pericoloso impegnarle in problemi con alto rischio di insuccesso. I problemi che possono essere affrontati dal contract manager hanno tutti una costante: la difficoltà e la complessità del problema e l urgenza della sua soluzione. In altre parole, ci si trova di fronte a situazioni di alta turbolenza e discontinuità: connotazioni che richiedono un approccio gestionale diverso da quello utilizzato sino a quel momento e risorse manageriali su misura, che sanno operare in situazioni di difficoltà, che si esprimono meglio quando devono dare risultati in tempi brevi. I problemi che possono essere affrontati da un intervento di temporary management possono essere così sintetizzati: direzione vacante direzione vacante turn-around riorganizzazione successione chiusura take off 6

4 Il contract manager è un manager di alto livello che si inserisce in un impresa per un periodo di tempo limitato con l obiettivo di gestire un processo di cambiamento o coprire un vuoto manageriale temporaneo, per risolvere problemi gravi e contingenti, ristabilire l equilibrio economicofinanziario e porre le basi per lo sviluppo futuro QUANDO NON CONVIENE IL CONTRACT MANAGEMENT Come abbiamo visto, il temporary management ha una sua ragione d essere nei casi di discontinuità. Quando, invece, è meglio adottare altre soluzioni? Il primo caso è rappresentato dalla situazione in cui l imprenditore, pur essendo ancora coinvolto nella gestione operativa, ha deciso di affidare in parte o globalmente la gestione dell impresa a un manager col ruolo di direttore generale. Si tratta per lo più di imprese di una certa dimensione con una struttura manageriale già formata, dove però si sente ancora la presenza del titolare nelle decisioni operative. Questi rimangono affascinati dall idea del temporary management perché vedono la possibilità di avere una figura capace di gestire, che contemporaneamente offre i vantaggi del manager e la flessibilità del lavoro autonomo. In situazioni di questo genere, è meglio affrontare un problema strutturale con una soluzione strutturale, inserendo un manager a tempo indeterminato dopo aver fatto un approfondita analisi dei bisogni di direzione dell impresa e dopo aver identificato il profilo adeguato. Un altro caso in cui non è consigliabile un contract manager è quello delle imprese gestite da un imprenditore che si è fatto completamente da solo e con una scarsa cultura manageriale. Costui ha percepito le potenzialità del servizio per la sua impresa, ma nello stesso tempo non vuole assolutamente delegare parte delle sue funzioni e soprattutto non vuole creare una struttura manageriale che garantisca la successione. Questo atteggiamento, che si incontra spesso nelle imprese italiane di piccola dimensione, è alquanto spiacevole. Nella gran parte dei casi, queste aziende sono destinate a scomparire con l imprenditore o ad essere assorbite da altre imprese di maggiori dimensioni. Sovente l orgoglio dell imprenditore lo rende miope e distrugge patrimoni aziendali spesso unici. Il terzo caso è rappresentato infine da imprese che non hanno un problema di direzione generale, ma la necessità di creare strumenti manageriali per gestire e controllare l andamento dell azienda. In questi casi il rimedio migliore è il ricorso a società di consulenza di direzione. IL FUNZIONAMENTO OPERATIVO DEL TEMPORARY MANAGEMENT L intervento di temporary management si caratterizza in tre fasi: FASE UNO: IL PRIMO CONTATTO CON L AZIENDA Per l imprenditore e per la società di temporary management il primo contatto è certamente la fase più critica dell intero processo. Un primo aspetto riguarda la proprietà. Questa dovrà valutare se dare fiducia alle persone che ha interpellato: alla loro professionalità e alla loro lealtà verso l azienda. A sua volta, la società di temporary management deve capire se da parte della proprietà dell azienda esiste realmente la volontà di effettuare l intervento, se questo è veramente necessario e se è possibile creare un positivo rapporto di collaborazione. Un altro aspetto rilevante del primo contatto è l individuazione e la comprensione del problema da risolvere. Durante i primi incontri, la proprietà ed il top management enunciano i problemi nel modo in cui li valutano e li vivono. Questo è un momento unico, poiché di solito vengono spiegati i problemi senza averli ancora compiutamente razionalizzati. Un osservatore attento può così cogliere vari aspetti e sfumature, per poi sistematizzarli e razionalizzarli in un modello capace di spiegare le determinanti di fondo dei problemi, e quindi le modalità per affrontarli. Un terzo aspetto riguarda il momento in cui rivolgersi a una società di temporary management. Evidentemente, questo è funzione dell urgenza della soluzione del problema. Per esempio, nel caso di improvvisa mancanza di direzione generale non bisogna perdere tempo: occorre attivare tutti i canali informativi disponibili: colleghi imprenditori, società di consulenza, amici manager, commercialisti, società di temporary management, e così via. Nel caso di crisi con necessità di risanamento bisogna agire con ancora maggiore tempestività, perché il tempo perso può essere fatale per la sopravvivenza dell impresa. Superata la barriera del primo contatto e deciso di fissare un incontro con la società di temporary management, si entra nel vivo delle informazioni che servono per capire il problema e individuare la soluzione più adatta. 7

5 per affrontare situazioni di discontinuità gestionale mercato andamento del mercato situazione competitiva tendenze della domanda e della concorrenza principali minacce e opportunità dati di inquadramento dell azienda evoluzione storica dell attività numero di dipendenti per livello fatturato degli ultimi tre anni prodotti e marketing vendite per linee di prodotto plus e minus dei prodotti strategie di marketing organizzazione commerciale e politiche di vendita disfunzioni percepite, problemi e orientamenti di soluzione aree critiche cause delle criticità tentativi di soluzione compiuti nel tempo I temi che vengono affrontati durante i primi contatti sono di solito i seguenti: produzione organizzazione della produzione capacità produttiva e criteri di utilizzazione livello di utilizzo della capacità produttiva utilizzo di terzisti esterni organizzazione struttura organizzativa funzioni e ruoli chiave competenze distintive dell impresa sistemi di programmazione e controllo dati economico-finanziari redditività livello di indebitamento bilanci legali degli ultimi tre esercizi FASE DUE: IL CHECK-UP ED IL PIANO DI INTERVENTO Il temporary management inizia di solito con il check-up, cioè con l analisi e la diagnosi dello stato di salute dell impresa a livello economicofinanziario, organizzativo e competitivo. Il check-up serve per conoscere la realtà dell impresa, per capire i suoi problemi e per valutare la fattibilità operativa e le modalità dell intervento di temporary management. Chiunque entri in azienda, indipendentemente dalle dimensioni di questa, prima di prendere delle decisioni di cambiamento abbisogna di un iniziale periodo di comprensione. A maggior ragione per l effettuazione di un temporary management è necessaria una presa di coscienza dei problemi. La maggior parte delle imprese vede nel check-up un valido momento di confronto e di partenza per la fase di gestione. Gli obiettivi della fase di check-up sono così sintetizzabili: formulare una diagnosi sullo stato di salute dell azienda a livello economico-finanziario, competitivo e organizzativo; valutare la fattibilità operativa e le principali modalità dell intervento di contract management; definire le premesse a livello organizzativo, gestionale e finanziario che permettono il corretto svolgimento dell intervento; mettere a punto il piano di azione. Gli aspetti che di norma vengono affrontati in questa fase sono un approfondimento ed un ampliamento di quelli già presi in considerazione negli incontri iniziali. Di solito il check-up viene svolto da un gruppo ristretto di professionisti della società di contract management. Il check-up si sostanzia in un documento nel quale, per ogni area funzionale, vengono evidenziate le principali criticità individuate, le cause che le hanno determinate e le correlazioni esistenti tra queste. Tale analisi conduce agevolmente ad una sintetica diagnosi sullo stato di salute dell impresa. Un altra parte del documento è costituita dal piano di intervento e dalle condizioni di ingresso, cioè dalle premesse organizzative, finanziarie e gestionali necessarie per la realizzazione del contract management. Per il successo del piano è importante che ci sia un confronto con la proprietà e con il management sulle modalità dell intervento. Il coinvolgimento del management è comunque elevato nella fase tre dell intervento, cioè nella gestione. FASE TRE: LA GESTIONE DELL AZIENDA Si è già accennato a quanto sia fondamentale la costruzione di un rapporto di fiducia tra l impresa e il contract manager. In primo luogo questa fiducia si costruisce discutendo, con le necessarie interazioni ed in maniera schietta ed approfondita, i risultati del check-up. Una volta che si è concordato il piano di azione e che si è verificata l esistenza delle necessarie premesse si dà inizio alla gestione vera e propria. Questa fase coincide con l ingresso in azienda del 8

6 Per poter operare con successo ed in tempi brevi su problematiche difficili è necessario aver maturato una grossa esperienza ai massimi livelli aziendali. Bisogna essere abituati a lavorare per progetti e quindi ad avere come padrone il tempo entro il quale va risolto il problema. Solo pochissimi manager sono adatti a ricoprire il ruolo di contract manager. I manager che hanno intrapreso questa attività fanno dell imprenditorialità, della flessibilità, della serietà e dell onestà la loro bandiera contract manager e con l assunzione da parte sua delle responsabilità gestionali. Il primo passo da compiere è ufficializzare l ingresso del contract manager, radunando l intero personale, o quanto meno i dirigenti e tutti i quadri, per comunicare loro il significato dell inserimento del contract manager: il perché, gli obiettivi, i tempi, il ruolo, i compiti e le eventuali dipendenze gerarchiche. Già in questa sede, o in una immediatamente successiva, viene presentato al personale il piano d azione. Starà quindi al contract manager conquistarsi la collaborazione del personale per il raggiungimento degli obiettivi prefissati. E saranno innanzitutto i risultati delle sue prime decisioni a condizionare il proseguimento dell intervento. Nei primi mesi di gestione è importante: 1. capire in fretta l azienda, il suo modo di operare, la sua cultura, i suoi problemi e le relative cause interne ed esterne; 2. individuare le persone capaci, costruttive e disponibili al cambiamento; 3. agire con rapidità coinvolgendo il personale anche ai livelli operativi e creando energia e consenso intorno agli obiettivi prefissati; 4. non sbagliare le prime decisioni: è da queste che si inizia a costruire un rapporto di stima e di fiducia; 5. allontanare quei collaboratori che non condividono la nuova strategia, che mantengono un atteggiamento critico ma non costruttivo, che ostacolano, che non sono pronti e capaci di imparare; 6. guardare al futuro e non al passato cercando i colpevoli. Così afferma François Michelin: il modo migliore per ricordare chi siamo e da dove veniamo è quello di andare avanti ; 7. creare un rapporto costruttivo e non antagonistico con la proprietà; 8. sdrammatizzare le situazioni, anche quando sono difficili. LE TIPOLOGIE DI INQUADRAMENTO DEL CONTRACT MANAGER Due sono le tipologie di inquadramento che l esperienza mette maggiormente in risalto: 1. totale responsabilità gestionale; 2. coaching. 1. Il primo inquadramento è il più tipico ed è quello che differenzia la figura del contract manager dal consulente. La proprietà dell impresa da gestire rilascia al contract manager una procura limitata alle operazioni di ordinaria amministrazione o lo nomina consigliere di amministrazione. Così il contract manager rappresenta l azienda verso le terze terzi ed, in particolare, nei confronti di banche, clienti, fornitori, sindacati, agenti e verso tutto il personale. L assunzione della responsabilità gestionale è necessaria nei casi in cui manca un riferimento gestionale valido in azienda. Altri casi nei quali è necessaria l assunzione della responsabilità della gestione sono, per esempio, quelli legati alla mancanza improvvisa dell imprenditore o del direttore generale; oppure il caso di un imprenditore che, per vari motivi, non può più occuparsi di una unità operativa; oppure ancora, l acquisizione di una azienda e quindi la necessità di inserire un manager che faccia da punto di riferimento. 2. Il secondo tipo di inquadramento è il coaching. In questo caso, il contract manager affianca l imprenditore nello svolgimento dell attività di direzione. Si tratta quindi di un supporto molto operativo al responsabile, supporto che però non richiede l assunzione di responsabilità formali di direzione. Questa è la tipologia di contract management che più si avvicina alla consulenza di direzione. Pur non ricoprendo una carica formale verso i terzi, svolgendo un attività di supporto alla direzione il contract manager gestisce e prende decisioni. Di fatto è il riferimento operativo per il personale. La differenza fondamentale tra il consulente di 9

7 per affrontare situazioni di discontinuità gestionale direzione e il contract manager è che il primo consiglia e supporta qualcuno nelle decisioni; il secondo invece supporta qualcuno, ma nello stesso tempo gestisce e prende decisioni. A questo proposito, un imprenditore venuto a conoscenza della formula del contract management afferma: Finalmente abbiamo a che fare con un professionista che si assume le responsabilità ed i rischi di ciò che fa. Di consulenti ne abbiamo avuti tanti. Mai nessuno però che, in modo formale o informale, si è preso la responsabilità di ciò che faceva. Quando è indicato il temporary management? È indicato quando un azienda, attraversando una fase di cambiamento nel suo ciclo di vita, si trova in una situazione delicata e problematica per la quale non esistono all interno le risorse professionalmente adeguate. Nella vita delle aziende ci sono fasi di crescita alternate a fasi di crisi o di cambiamento. È proprio nella fase di revolution cioè di cambiamento che si inserisce naturalmente il contract manager. I problemi che possono essere affrontati dal contract manager hanno tutti una costante: la difficoltà e la complessità del problema e l urgenza della sua soluzione. In altre parole, ci si trova di fronte a situazioni di alta turbolenza e discontinuità. Il temporary management inizia di solito con il check-up, cioè con l analisi e la diagnosi dello stato di salute dell impresa a livello economico-finanziario, organizzativo e competitivo. Il check-up serve per conoscere la realtà dell impresa, per capire i suoi problemi e per valutare la fattibilità operativa e le modalità dell intervento di temporary management. Il coaching viene utilizzato in quei casi in cui non è necessario che un esterno assuma la responsabilità formale verso i terzi. Tipicamente è il caso della successione, dove c è il titolare che non vuole ancora passare il testimone e c è un successore ormai pronto a sostituirlo. LA SUCCESSIONE DEL CONTRACT MANAGER Che cosa succede al termine del periodo stabilito? Chi prende in mano la gestione e fa funzionare i nuovi meccanismi impiantati dal contract manager? L obiettivo del contract manager è quello di risolvere i problemi dell azienda attraverso la gestione e metterla in condizione di lavorare da sé una volta terminato l intervento: in altre parole, di creare un management capace di proseguire le iniziative intraprese e di gestire l impresa secondo le modalità che il contract manager ha impiantato. Pertanto, sin dall inizio il contract manager deve preoccuparsi di creare le premesse per lo sviluppo futuro dell azienda. Questo in sostanza significa individuare gli uomini capaci di continuare sulla strada tracciata, in grado di utilizzare gli strumenti manageriali inseriti in azienda e di migliorarli, interpretarli e adattarli di continuo in relazione all evoluzione dimensionale e qualitativa dell impresa. Il più delle volte il sostituto del contract manager viene cercato - e spesso individuato - all interno dell azienda: il figlio dell imprenditore o un manager con potenzialità di direzione generale. Solo nel caso in cui ciò non fosse possibile è necessario svolgere una ricerca mirata all esterno, in modo da garantire la continuità che il contract manager ha sostanzialmente contribuito a ridare all impresa. Il temporary management, che rappresenta una grossa opportunità per i manager dotati degli specifici requisiti e per le aziende che si trovano nella necessità di management straordinario per tempi definiti, si svilupperà se si manterrà alta la qualità degli interventi e la serietà degli operatori e se verrà a modificarsi il quadro legislativo attuale per quanto attiene la normativa del lavoro. Per concludere, il temporary manager non deve essere interpretato da parte dei manager come un modo più efficace di vendersi e da parte delle aziende come un modo per fuggire dalle normative relative all assunzione dei dirigenti. Deve piuttosto essere inteso quale nuovo strumento manageriale utile per affrontare situazioni di particolare discontinuità della gestione. Per approfondimenti sul tema del temporary management consultate il sito 10