Fondo Pensione dei dipendenti delle società del Gruppo Zurigo Politica in materia di gestione dei conflitti di interesse

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1 Fondo Pensione dei dipendenti delle società del Gruppo Zurigo Politica in materia di gestione dei conflitti di interesse 1. Introduzione Il Fondo pensione dei dipendenti delle Società del Gruppo Zurigo, (d ora in avanti, Fondo ) è finalizzato all erogazione di trattamenti pensionistici complementari del sistema previdenziale obbligatorio, ai sensi del d.lgs. 5 dicembre 2005, n Il Fondo è iscritto all albo tenuto dalla COVIP con il n Il Fondo è rivolto ai dipendenti delle imprese appartenenti al gruppo assicurativo Zurich Italia in attuazione di quanto stabilito da Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro del settore assicurativo (CCNL) e dal Contratto integrativo aziendale (CIA), per realizzare il trattamento previdenziale dei dipendenti stessi. A tal fine, come previsto dal CCNL e dal CIA, il Fondo stipula apposite convenzioni con le imprese dalle quali dipendono i lavoratori ad esso iscritti, affinché i contributi degli stessi siano impiegati in contratti di assicurazione di rendita vitalizia differita rivalutabile a premio puro, (RAMO I) quindi senza applicazione di costi direttamente a carico dell iscritto. Il Fondo è una forma pensionistica collettiva operante in regime di contribuzione definita (l entità della prestazione pensionistica è determinata in funzione della contribuzione effettuata e dei relativi rendimenti), dotato di autonoma soggettività giuridica. Il Fondo è riservato esclusivamente all adesione del Personale dipendente nonché del personale non più dipendente a vario titolo. Il presente Documento ha lo scopo di definire il processo di attuazione della gestione degli eventuali conflitti di interesse del Fondo, tenendo conto di quanto stabilito dal CCNL e dal CIA. Esso è sottoposto a revisione periodica almeno ogni tre anni. I fattori considerati ai fini dell eventuale modifica sono riportati in apposita deliberazione. Il Documento è trasmesso, in sede di prima definizione e, in seguito, in occasione di ogni sua modificazione: agli organi di controllo della forma pensionistica ; alla COVIP, tempestivamente dalla sua approvazione. Pagina 1 di 6

2 Il Documento è a disposizione degli aderenti che ne facciano richiesta per iscritto, a mezzo posta ordinanria o elettronica, al seguenti indirizzi: Fondo Pensione dei dipendenti delle società del Gruppo Zurigo Via Benigno Crespi, Milano Oppure ITZ-FONDO-DIPENDENTI (fondopensione.dipendenti@it.zurich.com) Scopo La presente Politica (o Policy) è predisposta in ottemperanza ai requisiti regolamentari previsti dal Decreto MEF 2 settembre 2014, n Regolamento di attuazione dell articolo 6, comma 5-bis del decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252, recante norme sui criteri e limiti di investimento delle risorse dei fondi pensione e sulle regole in materia di conflitti di interesse (in vigore dal 28 novembre 2014). Lo scopo del presente documento è quello di identificare i potenziali conflitti di interesse nell ambito delle attività del Fondo Pensione al fine di garantire che gli stessi siano identificati, comunicati, analizzati, registrati e correttamente gestiti. In particolare, la normativa vigente richiede ai Fondi Pensione di mantenere ed applicare disposizioni organizzative e amministrative efficaci al fine di adottare tutte le misure ragionevoli destinate ad evitare che i conflitti di interesse incidano negativamente sugli interessi dei suoi aderenti, attraverso: 1. il mantenimento di un efficace politica di gestione dei conflitti di interesse, elaborata per iscritto, ed adeguata alle dimensioni e all organizzazione della Fondo pensione e alla natura nonché alle dimensioni e alla complessità della sua attività; 2. lo svolgimento di una gestione indipendente, sana e prudente finalizzata ad adottare misure idonee a salvaguardare i diritti degli aderenti e dei beneficiari. Il presente documento ha pertanto lo scopo di descrivere le circostanze che generano o potrebbero generare un conflitto di interesse, le procedure da seguire e le misure da adottare per la gestione dei conflitti stessi. La presente Policy si applica al Fondo Pensione, al suo Consiglio di Amministrazione, al Collegio Sindacale, e ai collaboratori del Fondo a qualunque titolo. 2. Informazioni di contesto 2.1 Riferimenti normativi D.Lgs. 252/ Disciplina delle forme pensionistiche complementari; Pagina 2 di 6

3 Deliberazione COVIP del 16 marzo Disposizioni sul processo di attuazione della politica di investimento. Decreto MEF 2 settembre 2014, n Regolamento di attuazione dell articolo 6, comma 5-bis del decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252, recante norme sui criteri e limiti di investimento delle risorse dei fondi pensione e sulle regole in materia di conflitti di interesse (in vigore dal 28 novembre 2014). D.lgs. 196/2003 Codice Privacy; D.lgs. 231/2001 Responsabilità amministrativa degli enti; Art del codice civile; Art del codice civile. Definizioni 2.2 Definizioni Conflitto di Interessi: è la situazione in cui un interesse personale interferisce, ovvero potrebbe tendenzialmente interferire (o appare avere la potenzialità di interferire), con la capacità di un soggetto ad agire in conformità con l interesse della Fondo pensione e dei Aderenti al Fondo; Organo Amministrativo: il consiglio di amministrazione; Organo di Controllo: il collegio dei revisori; Responsabile del Fondo : il soggetto previsto dal dlgs 252/2005 avente lo scopo primario di vigilare affinchè il Fondo, nello svolgimento della sua attività, ponga in essere correttamente tutto quanto è previsto dalla normativa; tale vigilanza è orientata al fine della miglior tutela degli aderenti al Fondo Aderenti al Fondo: ai fini della presente policy si considerano aderenti al Fondo, gli aderenti tutti, beneficiari delle prestazioni assicurative e pensionistiche cui il Fondo è finalizzato. 3. Requisiti e Linee Guida Principi generali Come evidenziato, obiettivo del presente documento è quello di individuare le circostanze che generano o potrebbero generare un conflitto di interessi che possa: ledere gravemente gli interessi di uno o più aderenti al Fondo; comportare possibili sanzioni da parte delle Autorità, danni di qualsiasi natura o azioni legali; generare un danno reputazionale o di immagine. Pagina 3 di 6

4 3.1 Governance Governance Il Consiglio di Amministrazione è tenuto all implementazione e all aggiornamento, nel continuo, della presente Policy e della sua conformità ai requisiti previsti Identificazione 3.2 Linee guida Su base annuale, il Consiglio di Amministrazione, identifica i potenziali conflitti di interesse all interno del Fondo nell ambito delle seguenti aree di potenziale conflitto: 1. Potenziali operazioni -, palesemente al di fuori di standard di mercato, che possono determinare un danno al Fondo o agli aderenti 2. Modello di struttura organizzativa, che determina l insorgere di conflitti di interesse tra singoli soggetti e funzioni (ad esempio, laddove vengano affidati ad uno stesso presidio organizzativo compiti di natura operativa e di controllo). 3. Processi di attribuzione delle cariche consigliari incompatibili con i meccanismi interlocking, fissati dal legislatore. 4. Processi di attribuzione delle cariche consigliari incompatibili con il disposto dell art 9 del Decreto MEF n.166/2014 e/o nell interesse degli aderenti al Fondo. 5. Politiche di outsourcing o di gestione di servizi affidate senza tenere conto di opportuni standard sia qualitativi che di onerosità degli stessi. Il Consiglio di amministrazione del Fondo, è responsabile di: Analisi e registrazione esaminare la natura del potenziale conflitto di interessi e dei rischi ad esso correlati; predisporre la documentazione necessaria per consentire la gestione appropriata del conflitto stesso; mantenere ed aggiornare un apposita mappatura dei potenziali Conflitti di Interesse (Cfr. All. 1). Tale mappatura viene presentata e discussa, almeno ogni tre anni, dal Consiglio di Amministrazione. Come detto in precedenza,in considerazione della natura e delle dimensioni del Fondo, esso non procede direttamente alla gestione del proprio patrimonio ma ne affida la gestione tramite opportune Convenzioni assicurative di RAMO I alla Zurich Investments Life SpA ; per quanto attiene quindi a tutti gli aspetti inerenti la Policy dei conflitti di interesse relativa alla gestione finanziaria- assicurativa si precisa che il Fondo ha preso visione del Documento predisposto dalla Compagnia. La relativa documentazione è a disposizione e potrà essere consultata in ogni momento dagli Organi di Controllo. Pagina 4 di 6

5 4. Monitoraggio e reporting Consiglio di Amministrazione Il Consiglio di Amministrazione del Fondo è incaricato della gestione del Fondo stesso. In particolare, approva l assetto organizzativo e l attribuzione di compiti e responsabilità alle unità operative, curandone l adeguatezza nel tempo, assicura che siano adottati e formalizzati adeguati processi decisionali e che sia attuata una appropriata separazione di funzioni. E inoltre responsabile di approvare la presente Policy e, su base triennale, i relativi aggiornamenti. 5. Informativa agli Aderenti al Fondo in merito ai conflitti di Interesse Il Fondo pensione provvede a fornire adeguata informativa scritta agli aderenti riguardo alle eventuali situazioni di Conflitto di Interesse anche derivanti da rapporti con il gestore assicurativo o con fornitori esterni. 6. Disposizioni finali Per qualsiasi necessità di supporto in relazione alla presente Policy, contattare il Fondo Pensione, anche attraverso l indirizzo di posta elettronica: ITZ-FONDO-DIPENDENTI (fondopensione.dipendenti@it.zurich.com) Approvata dal Consiglio di Amministrazione. Pagina 5 di 6

6 7. Allegato 1 Mappatura di potenziali Conflitti di Interesse (esemplificativi e non esaustivi) TIPOLOGIA DESCRIZIONE Requisiti di indipendenza Garantire il rispetto dei requisiti di indipendenza rispetto alla Compagnia Incarico di un dipendente con ruolo apicale presso la Tutti gli incarichi devono essere comunicati ed Compagnia gestore delle risorse del Fondo approvati tramite i canali preposti. Garantire il rispetto di quanto disposto dall art 9 del Palesi anomalie in termini di efficienza o costi nell utilizzare sempre lo stesso Provider a scapito di altri competitors. Interessi personali e per conto terzi Interessi degli amministratori del Fondo che si discostano dagli interessi degli aderenti al Fondo Arbitraria assegnazione del livello di priorità delle operazioni richieste dagli aderenti o favoritismi nella gestione delle richieste. Decreto Mef 166/2014 Garantire il rispetto di requisiti di standard di servizio e costi dello stesso che siano identificabili nella fascia alta di mercato Art c.c.: disclosure da parte degli amministratori di interessi propri o per conto terzi rispetto ad una determinata operazione oggetto di delibera. Art. 8 Decreto 2 settembre 2014, n Garantire il rispetto della evasione cronologica delle richieste evitando qualsivoglia favoritismo temporale Pagina 6 di 6

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