Funzioni di Audit e Sistema Duale Workshop Cetif Il sistema dei controlli interni alla luce delle nuove prospettive di gestione del rischio

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1 1 Pag. 1 Funzioni di Audit e Sistema Duale Workshop Cetif Il sistema dei controlli interni alla luce delle nuove prospettive di gestione del rischio La presentazione è stata realizzata da Banca Popolare ed è riservata esclusivamente ai soci CeTIF. La riproduzione e la diffusione anche parziale della stessa non è pertanto consentita se non previa autorizzazione. Milano, 4 ottobre 2007 Giancarlo Castelli e Roberto Danieli Audit di Gruppo

2 2 Pag. 2 Indice Il Sistema Duale nel Banco Popolare Riflessioni sul Sistema Duale Il modello di Internal Audit nel Gruppo Banco Popolare La dipendenza dell Internal Audit Prime valutazioni sull impatto del Sistema Duale nell attività di Auditing

3 3 Pag. 3 Il Sistema Duale nel Banco Popolare

4 Il Sistema Duale nel Banco Popolare 4 Pag. 4 Il Consiglio di Sorveglianza (vigilanza e controllo I) Vigila: Sull osservanza della legge e dell atto costitutivo Sul rispetto dei principi di corretta amministrazione Sull adeguatezza della struttura organizzativa, del sistema di controllo interno e del sistema amministrativo-contabile Sulle modalità di concreta attuazione delle regole di governo societario Valuta il grado di efficienza ed adeguatezza del sistema dei controlli Valuta il funzionamento dell Internal Audit Verifica il corretto esercizio dell attività di controllo strategico e gestionale sulle società del Gruppo

5 Il Sistema Duale nel Banco Popolare Il Consiglio di Sorveglianza (vigilanza e controllo II) 5 Pag. 5 Approva gli orientamenti strategici e le politiche di gestione del Rischio Svolge controlli sull andamento e sull efficienza della gestione Valuta l idoneità delle scelte gestionali rispetto al conseguimento degli obiettivi definiti nei documenti di pianificazione approvati dal Consiglio di Sorveglianza

6 Il Sistema Duale nel Banco Popolare Il Consiglio di Sorveglianza (decisioni) 6 Pag. 6 Approva il bilancio di esercizio e il bilancio consolidato Nomina e revoca il presidente ed i componenti del Consiglio di Gestione Delibera in ordine all approvazione dei piani industriali e/o finanziari ed ai Budget della Società e del Gruppo Ha potere esclusivo di deliberare in ordine al compimento da parte del Consiglio di Gestione delle operazioni strategiche riguardanti il Gruppo

7 Il Sistema Duale nel Banco Popolare 7 Pag. 7 Il Consiglio di Gestione (sistema dei controlli interni) Proposte in ordine agli indirizzi generali programmatici e strategici della Società e del gruppo da sottoporre al Consiglio di Sorveglianza Politica di gestione dei rischi e dei controlli interni Valutazione dell adeguatezza dell assetto organizzativo, amministrativo e contabile della Società Nomina e revoca del Dirigente preposto alla redazione dei documenti cintabili previo parere obbligatorio del Consiglio di Sorveglianza Nomina e revoca del responsabile della funzione di Internal Audit e dei responsabili delle funzioni la cui nomina sia di competenza esclusiva del Consiglio di Gestione

8 Il Comitato dei Controlli Il Sistema Duale nel Banco Popolare 8 Pag. 8 Compiti istruttori e referenti del Consiglio di Sorveglianza in ordine a tutte le materie attinenti alle funzioni di vigilanza e controllo Può condurre attività di verifica ed ispezione presso tutte le aree di attività del gruppo, potendo ricorrere a consulenze specialistiche esterne Costituisce l interfaccia tra l Internal Audit ed il Consiglio di Sorveglianza (vedi di seguito Consiglio di Sorveglianza (tramite il Comitato dei Controlli) )

9 9 Pag. 9 Riflessioni sul Sistema Duale

10 Riflessioni sul Sistema Duale 10 Pag. 10 Il Sistema Duale ha un indubbio ruolo di facilitatore nelle operazioni di aggregazione, ma è più macchinoso e costoso del sistema tradizionale Rischio di una non chiara distinzione di ruoli e responsabilità con pregiudizio per l efficienza e la rapidità delle decisioni Recenti studi consigliano la rigida delimitazione dei poteri macrogestori del Consiglio di Sorveglianza

11 Riflessioni sul Sistema Duale 11 Pag. 11 In presenza di strutture azionarie complesse il Consiglio di Sorveglianza, frapposto tra azionisti e manager, può consentire un controllo più efficace dell operato dei gestori Prevalenza di manager nel Consiglio di Gestione Partecipazione di membri del Consiglio di Sorveglianza alle riunioni del Consiglio di Gestione

12 12 Pag. 12 Il modello di Internal Audit nel Gruppo Banco Popolare

13 Il modello di Internal Audit nel Banco Popolare 13 Pag. 13 Strutture (I) Struttura di Audit di Gruppo presso il Banco Popolare Audit nei confronti delle strutture del Banco Coordinamento delle Funzioni di Audit presenti nelle società del Gruppo Verifiche dirette sulle società controllate Attività di audit delegate dalle società del gruppo (totali o parziali) Strutture di Audit di Rete presso le Banche Commerciali Italiane Audit in loco nei confronti della rete della Banca Commerciale Italiana

14 Strutture (II) Il modello di Internal Audit nel Banco Popolare 14 Pag. 14 Strutture di Audit presso le Banche Estere e talune controllate Attività di audit completa Ricorso alle competenze dell'audit della Capogruppo per verifiche di carattere specialistico (ad es. ICT Audit)

15 Il modello di Internal Audit nel Banco Popolare 15 Pag. 15 Deleghe all'audit di Gruppo dalle controllate Banche Commerciali Italiane (parziale) Audit nei confronti delle strutture delle strutture centrali Controlli a distanza (rete) Reclami Servizi di Investimento Altre Società controllate Italiane (totale)

16 Il modello di Internal Audit nel Banco Popolare 16 Pag. 16 Regolamenti Regolamento di Gruppo dell'internal Audit Fa parte dei regolamenti di Governance di Gruppo Definisce i principi di comportamento cui si devono attenere tutte le Funzioni di Audit del Gruppo Definisce i flussi informativi tra le diverse Funzioni di Audit e le modalità di reporting agli Organi Amministrativi Regolamento Audit di ciascuna Società del Gruppo (compresa la Capogruppo) Definito in coerenza con i principi stabiliti dal Regolamento di Gruppo dell'internal Audit Definisce compiti, modalità di lavoro e reporting aziendale nell'ambito della Società

17 17 Pag. 17 La dipendenza dell Internal Audit

18 Consigliere Delegato (I) La dipendenza dell Internal Audit 18 Pag. 18 ll Servizio Audit di Gruppo riferisce gerarchicamente al Consigliere Delegato in coerenza con quanto previsto dall Organigramma Aziendale ll Responsabile del Servizio Audit definisce, in accordo con il Consigliere Delegato, i livelli di rischio in base ai quali indirizzare l'attività e concorda con lo stesso il piano di lavoro annuale Il Consigliere Delegato può disporre verifiche specifiche

19 La dipendenza dell Internal Audit Pag. 19 Consigliere Delegato (II) Le anomalie di particolare gravità rilevate nel corso dei controlli nell'ambito del Gruppo, o quelle che coinvolgano o possano coinvolgere più società del gruppo, devono essere prontamente segnalate dall Audit di Gruppo al Consigliere Delegato Il Consigliere Delegato è destinatario dei report delle singole verifiche effettuate dall'audit di Gruppo per conto del Banco Popolare Il Consigliere Delegato è destinatario dei report periodici predisposti dall'audit di Gruppo Il Consigliere Delegato è incaricato di sovrintendere alla funzionalità del sistema di controllo interno

20 Consiglio di Gestione La dipendenza dell Internal Audit 20 Pag. 20 Propone all'approvazione del Consiglio di Sorveglianza il Regolamento di Gruppo dell'internal Audit Valuta, prima dell'approvazione dei relativi Consigli, il Regolamento di Audit delle singole Società del Gruppo Valuta le relazioni periodiche dell'audit di Gruppo

21 La dipendenza dell Internal Audit 21 Pag. 21 Consiglio di Sorveglianza (tramite il Comitato dei Controlli) (I) Il Consiglio di Sorveglianza approva il piano annuale dell'audit di Gruppo Il Servizio Audit di Gruppo assiste il Consiglio di Sorveglianza ed il Comitato dei Controlli nell espletamento delle funzioni a questi attribuite procedendo agli adempimenti ed alle attività da questi richiesti Il Responsabile del Servizio Audit di Gruppo segnala al Consiglio di Sorveglianza, per il tramite del Presidente del Comitato dei Controlli, casi di irregolarità significative

22 La dipendenza dell Internal Audit Consiglio di Sorveglianza (tramite il Comitato dei Controlli) (II) Pag. 22 Il Consiglio di Sorveglianza può disporre verifiche da parte dell'audit di Gruppo Il Consiglio di Sorveglianza è destinatario dei report delle singole verifiche effettuate dall'audit di Gruppo per conto del Banco Popolare Il Consiglio di Sorveglianza è destinatario dei report periodici predisposti dall'audit di Gruppo

23 23 Pag. 23 Prime valutazioni sull impatto del Sistema Duale nell attività di Auditing

24 Prime valutazioni sull impatto del Sistema Duale nell attività di Auditing 24 Pag. 24 Punti di forza Focalizzazione sul Sistema dei Controlli Interni di Gruppo Ampliamento della regolamentazione relativa al Sistema di Governance di Gruppo Accresciuta importanza del ruolo dell Internal Audit nell ambito del Sistema di Governance di Gruppo Prosecuzione con il Comitato dei Controlli del costruttivo rapporto di collaborazione con il Collegio Sindacale dell ex BPVN La dipendenza funzionale dell Audit di Gruppo dal Consiglio di Sorveglianza per il tramite del Comitato dei Controlli ne migliora l autonomia e l indipendenza

25 Prime valutazioni sull impatto del Sistema Duale nell attività di Auditing Punti di attenzione 25 Pag. 25 L incremento delle linee di riporto dell Audit di Gruppo appare più oneroso rispetto al sistema tradizionale precedentemente adottato Si modificano le esigenze di reporting sia analitico che di sintesi Si avverte l opportunità di un adeguamento al Sistema Duale della normativa secondaria (in particolare le Istruzioni di Vigilanza sul Sistema dei Controlli Interni)

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